Dopo aver creato una pagina di pianificazione, è possibile condividerla con i propri contatti utilizzando un link per le riunioni. Il link alla riunione consentirà ai contatti di accedere alla pagina di pianificazione per prenotare un appuntamento con voi. Se il calendario è collegato, le riunioni prenotate si sincronizzeranno con ilcalendario Gmail o Office 365collegato, in modo chegli appuntamenti siano sempre aggiornati.
Se un calendario non è collegato, la pagina di pianificazione sarà in modalità offline, quindi le riunioni potranno essere richieste ma non saranno aggiunte automaticamente al calendario.
Per inserire gli orari suggeriti direttamente in un'e-mail, invece di condividere un link, si consiglia di leggere l'invio di proposte di orari di riunione in un'e-mail individuale.
Nota bene: se si utilizza un account sandbox, è possibile prenotare riunioni solo con altri utenti dell'account sandbox.
È possibile condividere una pagina di pianificazione per se stessi o per un altro utente utilizzando un link alla riunione. È possibile condividere il link alla riunione direttamente con il contatto in un messaggio e-mail o di live chat, oppure aggiungerlo a una CTA sul proprio sito web.
Per visualizzare la pagina di pianificazione di un altro utente, fare clic sul menu a discesa Proprietario e selezionare un altro utente.
A seconda dell'abbonamento a HubSpot, è possibile incorporare il widget di pianificazione nelle pagine di HubSpot o nelle pagine esterne.
Se si desidera monitorare i clic sul link alla riunione, imparare ad aggiungere i parametri di tracciamento prima di condividerlo. Quando un contatto prenota una riunione utilizzando un link alla riunione con parametri di tracciamento, i valori dei parametri popoleranno leproprietà Campagna dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni, Fonte dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni e Mezzo dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni del contatto.
Nota bene: se un nuovo contatto o un contatto esistente a cui non è già stato assegnato un proprietario prenota una riunione, l'organizzatore della riunione verrà impostato come proprietario del contatto.
Quando un contatto fa clic sul vostro link alle riunioni, si apre una pagina di pianificazione in un'altra scheda del browser. Il contatto può quindi selezionare una data, un'ora e una durata se sono state impostate più opzioni di durata della riunione. Dopo aver selezionato l'orario, possono inserire le informazioni di contatto e rispondere alle domande personalizzate che avete aggiunto.
Se si utilizza lo strumento di pagamento e si è aggiunto un link per il pagamento alla pagina di pianificazione, il prezzo sarà indicato sopra le fasce orarie disponibili. Dopo aver selezionato un orario e inserito le informazioni di contatto, al contatto verrà chiesto di inserire le informazioni di pagamento in una pagina di checkout.
A seconda delle impostazioni della pagina di pianificazione, quando un contatto prenota una riunione può accadere quanto segue:
Quando una riunione viene prenotata, si riceve un avviso via e-mail con l'orario di prenotazione e il nome del contatto. È possibile fare clic per visualizzare il contatto nel CRM o per visualizzare l'evento nel calendario personale predefinito collegato. Il contatto riceverà anche una notifica di conferma e un invito al calendario con tutti i dettagli della riunione. Se è stato riscosso un pagamento, apparirà un messaggio di conferma per informare il contatto che il pagamento è stato inviato e la riunione è stata programmata. Per saperne di più su cosa succede dopo l'incasso di un pagamento in HubSpot.
L'evento del calendario mostrerà che il contatto non ha risposto finché non accetta l'invito sul proprio calendario.
I contatti possono annullare o riprogrammare la riunione dall'invito o dalla notifica facendo clic su Riprogramma o Annulla. Se non si desidera includere i collegamenti all'annullamento o alla riprogrammazione nella descrizione dell'evento, è possibile disattivarli nelle impostazioni della pagina di pianificazione.
Quando la riunione viene annullata, l'esito della riunione viene aggiornato a Annullata e l'utente riceve una notifica di annullamento. Se la riunione viene riprogrammata, l'utente HubSpot riceverà una notifica e l'impegno della riunione verrà automaticamente aggiornato con la nuova data e ora.
Se si utilizza l'app mobile di HubSpot, le riunioni imminenti appariranno anche nella scheda Oggi .
Dopo che la riunione ha avuto luogo, è possibile assegnare un esito della riunione per tenere meglio traccia degli impegni con i contatti.