収益管理エージェントの設定

HubSpot AI機能である「収益管理エージェント」を活用して、未決済の請求書を監視し、購入者への連絡を自動化しましょう。収益管理エージェントは、請求書の変更内容や顧客とのやり取りを追跡し、代金の回収を支援するための個別対応プランを提案します。収益管理エージェントは、顧客からの返信や請求書のアクティビティーに基づいて計画を調整し、社内の担当者にエスカレーションメールを送信することができます。

たとえば、請求書の支払期限が過ぎても買い手から返答がない場合、収益管理エージェントは個別のフォローアップメッセージを送信し、それでも支払いがなされない場合は、社内の担当者に案件をエスカレーションすることができます。

収益管理エージェントを設定し、企業や連絡先を登録して、アウトリーチ業務の自動化を開始しましょう。収益管理エージェントの業務内容について、詳しくはこちらをご覧ください。

注：AI設定でAI機能へのアクセスを管理し、共有するデータを設定できます。AIのセキュリティー管理、データ使用、コンプライアンスの詳細については、HubSpotのAI信頼性に関するFAQおよびAIモデルカードをご確認ください。

始める前に

要件を理解する

• The ユーザーに生成AIツールや機能へのアクセス権を付与するにはアカウントのAI設定で、このトグルをオンにする必要があります。

• 収益管理エージェントを有効にして利用するには、アカウントに個人またはチームの共有アドレスを登録しておく必要があります。

制限事項と考慮事項を理解する

• 収益管理エージェントは、請求書がどのように作成されたか、あるいはどのツールで生成されたか（例：HubSpotで作成された契約書、見積書、サブスクリプション、または外部ソースからの請求書など）にかかわらず、請求書のステータス（未処理、支払済み、延滞など）を追跡します。請求書が外部から発行されたものである場合、まずHubSpotと同期させる必要があります。

収益管理エージェントをオンにする

収益管理エージェントを有効にして、エンティティ（企業および連絡先）を登録し、プランを生成します。セットアップ完了後も、追加の企業や連絡先を登録したり、自動化設定（購入者へのメールを手動で確認するか、自動的に送信するか）を更新したりすることができます。登録および自動化の設定について、詳しくはこちらをご覧ください。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［収益］ > ［収益管理エージェント］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［収益］ > ［収益管理エージェント］に直接移動します。
2. 「送信済み受信トレイ」で、いずれかのオプションを選択してください：
   • 共有受信トレイ：チームの共有アドレスを使用してください。
   • 個人用受信トレイ：個別のメールアドレスを使用してください。

ご注意： [ 個人用受信トレイ ] を選択した場合、提案されたプランの編集や承認、および有効なプランの編集ができるのは、その個人用受信トレイの所有者のみとなります。

3. 「完了」をクリックします。
   
   
4. 「登録済み企業または連絡先」では、エージェントが、現在の未決済請求書および未払い総額に基づいて、企業や連絡先を自動的に選択します。収益管理エージェントを有効にした後、追加の企業や連絡先を登録することができます。選択内容を更新するには：
   • 「会社または連絡先を追加」をクリックしてください。
     
     
   • ダイアログボックスには、最大20社が表示されます。「連絡先」タブをクリックして、連絡先をビューします。
   • 企業や連絡先を検索するには、「名前で検索」フィールドに、企業名、連絡先名、またはメールアドレスを入力してください。
   • 登録するには、企業または連絡先の横にある「追加」をクリックしてください。
     
     
   • 会社や連絡先を削除するには、「削除」をクリックしてください。
     
     
5. 「エージェントの概要へ進む」をクリックしてください。 
6. ダイアログボックスで、「プランの確認」をクリックします。提案された計画の検討、編集、承認について、詳細をご覧ください。

企業や連絡先の登録方法を管理する

企業や連絡先を自動的に登録するか、手動で登録するかを設定します。登録に関する詳細はこちらをご覧ください。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［収益］ > ［収益管理エージェント］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［収益］ > ［収益管理エージェント］に直接移動します。
2. 右上の「登録の管理」をクリックしてください。
   
   
3. 登録方法を選択してください：
   • 「新規企業および連絡先を自動登録する」スイッチをオフにしたままにして、企業や連絡先を手動で登録してください。エンティティを手動で登録する方法について詳しくはこちらをご覧ください。
   • 「新規の企業および連絡先を自動登録する」スイッチをオンにすると、企業や連絡先が自動的に登録されます。 

エスカレーションの受信者を設定する

エスカレーションメールの送信先として、内部の受信者を設定します。収益管理エージェントは、エスカレーションを行うかどうかを決定する前に、請求書の状況、顧客からのメッセージ、これまでの連絡内容、および過去の決定事項を評価します。エスカレーションについて詳しくはこちら。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［収益］ > ［収益管理エージェント］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［収益］ > ［収益管理エージェント］に直接移動します。
2. 左側のサイドバーメニューで「設定」をクリックし、「アカウントの詳細」を選択します。
   
   
3. 「エスカレーションの受信者」フィールドに、相手のメールアドレスを入力してください。

自動化モードを設定する

自動化モードでは、購入者へのメールを手動で確認するか、自動処理するかを設定します。自動化モードの詳細については、こちらをご覧ください。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［収益］ > ［収益管理エージェント］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［収益］ > ［収益管理エージェント］に直接移動します。
2. 左側のサイドバーメニューで「設定」をクリックし、「自動化」を選択します。
   
   
3. 自動化モードを選択してください：
   • すべてのメールを確認してください：計画案を確認し、承認する必要があります。
   • 顧客からの返信があるまで自動的に送信：収益管理エージェントが、購入者への初回メールやフォローアップメール、およびエスカレーションメールを自動的に送信します。いずれも承認は必要ありません。購入者からの請求関連のメール（返信でも新規メッセージでも）が届くと、支払いプランが再作成され、承認のためにあなたに送信されます。部分的な支払いまたは全額の支払いといった請求書の更新が行われると、承認を必要とせずにプランが自動的に再生成されます。

エージェントへの指示を設定する

計画において、収益管理エージェントがメールを作成する際に従うべき指示を設定する。口調、文の構成、メールの長さ、フォローアップの回数やタイミング、および避けるべき表現を指定することができます。この手順では、請求書の金額、支払条件、顧客およびアカウント情報、添付ファイルや書類を変更することはできません。

エージェントの指示を更新すると、既存のプランは次のように更新されます： 

• 新しいメール：更新された手順が自動的に適用されます。追加のアクションは必要ありません。
• 承認待ちのプラン：保存しても自動的に更新されないようにしてください。次のプロンプトが表示されます：
  • 提案済みのすべての計画を再作成する：審査中のすべての計画を、新しい指示に基づいて更新する。
  • 再生成せずに保存：指示内容を保存し、計画書のレビュー中に個々の計画書に適用します。
• 承認済みの計画およびスケジュールされたメール：指示の変更による影響を受けません。

エージェントへの指示を設定するには：

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［収益］ > ［収益管理エージェント］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［収益］ > ［収益管理エージェント］に直接移動します。

2. 左側のサイドバーメニューで［設定］をクリックし、［エージェントの手順］を選択します。
   
   
3. 「指示」欄に、エージェントが従うべき指示を入力してください。
4. 「手順を保存」をクリックします。 
5. ダイアログボックスでオプションを選択します。
   • [x]件の計画を保存して再生成する：レビュー中のすべての計画を新しい指示に合わせて更新します。
   • 再生成せずに保存：指示内容を保存し、計画書の審査中に個々の計画書に適用します。

次のステップ

アクティブなプランの確認、企業や連絡先の登録解除、プラン履歴の確認、登録モードやフィルターの編集など、収益管理エージェントの管理について詳しくご覧ください。