コミュニケーション受信トレイでEメールを作成および返信する

コミュニケーションの受信トレイをセットアップしてチームの共有アドレスを受信トレイに接続した後、受信トレイから直接コンタクトにEメールを送信する方法について詳細をご確認ください。

HubSpotモバイルアプリを使用している場合は、モバイル上の会話を使用してメールに返信する方法を学びます。

注意：スレッドに返信できない場合は、受信トレイのアクセス設定でチームメンバーとして追加されていることを確認してください。受信トレイが特定のユーザーとチームのみに表示される場合、選択したユーザーとチームのみが受信コミュニケーションに表示および返信できます。アカウントアクセス権またはスーパー管理者権限を持つユーザーは、アカウント内のすべての会話受信トレイを表示できますが、チームメンバーとして追加されない限り、スレッドに返信するなどのアクションを受信トレイ内で実行することはできません。

Eメールを作成する

受信トレイでEメールを作成し、コンタクトとコミュニケーションを開始します。

• HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］ > ［受信トレイ］の順に進みます。
• 左下隅にある[作成]をクリックします。

• 下部のポップアップボックスで、次の手順に従います。
  • ［宛先］ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトの名前を検索して選択します。
  • ［送信者］ドロップダウンメニューをクリックして、別の接続済みチームのEメールアドレスから送信します。
  • ［件名］フィールドに件名を入力します。
  • あなたのメールアドレスを入力してください：
    • [挿入]ドロップダウンメニューを使用して、既存のメールテンプレートを使用するか、スニペット、見積もり、ドキュメント、会議リンク、ナレッジベースの記事、またはビデオを応答に挿入します。
    • メールエディターの下部にあるアイコンを使用して、テキストスタイルを変更したり、リンクを挿入したり、画像を追加したり、ファイルをアップロードしたりできます。

• ［送信］をクリックします。送信Eメールは、受信者のコンタクトレコードに記録されます。

コミュニケーション受信トレイの［送信済み］ビューで送信Eメールを確認できます。送信Eメールに添付ファイルが含まれている場合は、添付ファイルもレコードのタイムラインに記録されます。

ご使用のメールサーバーが、メール受信時に添付ファイルをスキャンするセキュリティソフトウェアを実行している場合、HubSpotは、チームのメールアドレスに送信されたメール返信または受信メールに含まれる添付ファイルをログに記録できない可能性があります。たとえば、Office 365サーバーが動的配信を有効にして高度な脅威保護を実行している場合、添付ファイルはログに記録されない可能性があります。

Eメールコミュニケーションに返信する

受信トレイのチームメールアドレスに送信されたメッセージに返信します。そのEメールアドレスを使用しているコンタクトレコードがまだ存在しない場合、受信メッセージの新しいコンタクトレコードが作成されます。

注：受信Eメールがコミュニケーションの受信トレイに表示されない場合は、Office 365 Eメールアカウントのスパムフォルダーまたは迷惑メールフォルダーを調べてください。送信されたメールがOffice 365受信トレイのスパムフォルダーまたは迷惑メールフォルダーに振り分けられた場合、そのメールはコミュニケーションの受信トレイに表示されません。

• HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］ > ［受信トレイ］の順に進みます。
• 左側のパネルで、Eメールコミュニケーションをクリックして開きます。
• サービスハブに有料の座席が割り当てられており、すでに訪問者に応答しているユーザーやスレッドを閲覧しているユーザーがいる場合、返信エディターにアバターが表示され、入力インジケーターがアクティブに応答していることを示します。その場合は、別の未割り当てのコミュニケーションを開いてください。

• Eメールの返信を確認します。Eメールが100KBより大きい場合は、スレッドの下部までスクロールし、［メッセージ全体を表示］をクリックします。これにより、ブラウザーの別のタブでEメール全体が開きます。
• 返信エディターで、応答を作成します。
  • Eメールエディターの下部にあるアイコンを使用してテキストスタイルを変更し、リンクの挿入、画像の追加、ファイルのアップロードを行います。自分のコンピューターから返信エディターにファイルをドラッグ＆ドロップすることもできます。
  • ドキュメント、スニペット、ミーティングリンク、ナレッジベースの記事、見積もり、または動画を応答に追加するには、［挿入］をクリックします。

• メッセージが完了したら、［送信］をクリックします。
• CCまたはBCCに受信者を追加するために［宛先］フィールドに受信者を追加したり、［送信者］のEメールアドレスを編集したり、関連付けられているレコードを管理したりする場合は、left矢印をクリックして編集オプションを展開します。

• 会話が終わったら、右上の[会話を閉じる]をクリックします。会話に関連付けられたチケットがある場合、ユーザーはチケットと会話を同時に閉じることも、[その他]ドロップダウンメニューをクリックして[会話を閉じる]を選択して会話を閉じることもできます。

コミュニケーションを再割り当てしたり、スレッドにコメントしたり、別の受信トレイにコミュニケーションを移動したり、別のチームにEメールを転送したりすることもできます。また、返信エディターから電話をかけることもできます。受信トレイでのチームとのコラボレーションについて詳細をご確認ください。

注：Eメールをコミュニケーション受信トレイに転送する場合は、件名に「FW」または「FWD」を含むEメールが元の送信者のレコードに記録されることに注意してください。これらのプレフィックスが件名に含まれている場合は、HubSpotが元のEメールでコンタクト情報を検索します。HubSpotは、Eメールのプレーン テキスト バージョンでこの情報を確認します。転送設定の管理について詳細をご確認ください。