コミュニケーション受信トレイでEメールを作成および返信する

コミュニケーションの受信トレイをセットアップしてチームの共有アドレスを受信トレイに接続した後、受信トレイから直接コンタクトにEメールを送信する方法について詳細をご確認ください。

HubSpotのモバイルアプリをお使いの方は、モバイルでのコミュニケーションを利用した Eメールの返信方法について学びましょう。

注意：スレッドに返信できない場合は、受信トレイのアクセス設定でチームメンバーとして追加されていることを確認してください。受信トレイを特定のユーザーやチームだけに公開すると、選択したユーザーやチームだけが受信したコミュニケーションを閲覧したり返信したりできます。U アカウントアクセスまたはスーパー管理者権限を持つユーザーは、アカウント内のすべてのカンバセーション・インボックスを見ることができますがは、チームメンバーとして追加されない限り、スレッドへの返信など受信トレイでのアクションを行うことはできません。

Eメールを作成する

受信トレイでEメールを作成し、コンタクトとコミュニケーションを開始します。

• HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］＞［受信トレイ］の順に進みます。
• 左下の「Compose」をクリックします。

• 下部のポップアップボックスで、次の手順に従います。
  • ［宛先］ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトの名前を検索して選択します。
  • ［送信者］ドロップダウンメニューをクリックして、別の接続済みチームのEメールアドレスから送信します。
  • ［件名］フィールドに件名を入力します。
  • Eメールを書いてください。
    • 挿入」ドロップダウンメニューを使用すると、既存のEメールテンプレートを使用したり、スニペット、引用、ドキュメント、ミーティングリンク、ナレッジベース記事、またはビデオを回答に挿入することができます。
    • Eメールエディターの下部にあるアイコンを使って、テキストスタイルの変更、リンクの挿入、画像の追加、ファイルのアップロードを行うことができます。

• ［送信］をクリックします。送信Eメールは、受信者のコンタクトレコードに記録されます。

コミュニケーション受信トレイの［送信済み］ビューで送信Eメールを確認できます。送信Eメールに添付ファイルが含まれている場合は、添付ファイルもレコードのタイムラインに記録されます。

ご注意： Eメールサーバーで、メール受信時に添付ファイルをスキャンするセキュリティーソフトウェアが動作している場合、HubSpotはメールの返信やチームのメールアドレスに送られる受信メールに含まれる添付ファイルを記録できないことがあります。例えば、Office 365サーバーがAdvanced Threat Protectionを実行しており、Dynamic Deliveryが有効になっている場合、添付ファイルがログに残らないことがあります。

Eメールコミュニケーションに返信する

受信トレイのチームメールアドレスに送信されたメッセージに返信します。そのEメールアドレスを使用しているコンタクトレコードがまだ存在しない場合、受信メッセージの新しいコンタクトレコードが作成されます。

注：受信Eメールがコミュニケーションの受信トレイに表示されない場合は、Office 365 Eメールアカウントのスパムフォルダーまたは迷惑メールフォルダーを調べてください。送信されたメールがOffice 365受信トレイのスパムフォルダーまたは迷惑メールフォルダーに振り分けられた場合、そのメールはコミュニケーションの受信トレイに表示されません。

• HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］＞［受信トレイ］の順に進みます。
• 左側のパネルで、Eメールコミュニケーションをクリックして開きます。
• Service Hub 有料シートが割り当てられ、訪問者にすでに応答している、またはスレッドを閲覧している他のユーザーがいる場合、そのユーザーのアバターが返信エディターに表示され、タイピングインジケーターが応答中であることを知らせます。その場合は、別の未割り当てのコミュニケーションを開いてください。

• Eメールの返信を確認します。Eメールが100KBより大きい場合は、スレッドの下部までスクロールし、［メッセージ全体を表示］をクリックします。これにより、ブラウザーの別のタブでEメール全体が開きます。
• 返信エディターで、応答を作成します。
  • Eメールエディターの下部にあるアイコンを使用してテキストスタイルを変更し、リンクの挿入、画像の追加、ファイルのアップロードを行います。自分のコンピューターから返信エディターにファイルをドラッグ＆ドロップすることもできます。
  • ドキュメント、スニペット、ミーティングリンク、ナレッジベースの記事、見積もり、または動画を応答に追加するには、［挿入］をクリックします。

• メッセージが完了したら、［送信］をクリックします。
• CCやBCCを追加したり、To フィールドに受信者を追加したり、From メールアドレスを編集する必要がある場合は、右上のメニューverticalMenuをクリックして編集オプションを拡張してください。From名の横にある下をクリックすると、接続している受信トレイのFromアドレスを切り替えることができます。

• コミュニケーションが終了したら、右上のsuCloseconversationをクリックします。会話に関連付けされたチケットがある場合、ユーザーはチケットと会話を同時に閉じるか、「その他」ドロップダウンメニューをクリックし、「会話を閉じる」を選択して、会話だけを閉じることができます。

また、会話の再割り当て、スレッドへのコメント、会話を別の受信箱に移動、Eメールを別のチームに転送、返信エディターから電話をかけることも可能です。受信トレイでのチームとのコラボレーションについて詳細をご確認ください。

注：Eメールをコミュニケーション受信トレイに転送する場合は、件名に「FW」または「FWD」を含むEメールが元の送信者のレコードに記録されることに注意してください。これらのプレフィックスが件名に含まれている場合は、HubSpotが元のEメールでコンタクト情報を検索します。HubSpotは、Eメールのプレーン テキスト バージョンでこの情報を確認します。転送設定の管理について詳細をご確認ください。