見積もりに電子署名を使用する

電子署名を使用して、買い手から見積書または過去の見積書への承諾を得る。電子署名は、特定のドキュメントの条件に合意する人物の電子表現です。 

電子署名は、米国、カナダ、欧州連合、英国、その他多くの国で有効かつ合法です。手書きの署名と同じ法的効力を持ちます。HubSpotの電子署名機能は、Dropbox Sign（旧HelloSign）を利用しています。自社の法務チームに相談して、顧客に対して電子署名を使用することの有効性を理解してください。

始める前に

要件を理解する

• HubSpot内の通常の見積書作成プロセスの一環として電子署名機能を利用する場合、Dropbox Signでアカウントを作成する必要はありません。
• 見積もりについては、RevenueHubのシートを割り当てられたユーザーが、電子署名オプションを含むように見積もりを設定できます。 コアシート が割り当てられているユーザーは見積もりを設定できませんが、別のユーザーが見積もり送信者として設定したり、 副署名者として設定したりすることはできます。
• 過去の見積もりについては、Sales Hubシートが割り当てられているユーザーは、従来の見積書に電子署名オプションを含めるように設定できます。コアシートが割り当てられているユーザーは、見積書を作成することはできませんが、他のユーザーによって見積書の送信者または副署者として指定されることは可能です。

制限事項と考慮事項を理解する

電子署名の上限について理解する

HubSpotアカウントには、ご契約プランおよびRevenue Hubシート（見積書用）またはSales Hubシート（旧式の見積書用）が割り当てられているユーザー数に基づいて設定されています。ライセンスの割り当てと管理について詳しくはこちらをご覧ください。

以下の表を使用して、電子署名数の上限の例を確認してください。

• Revenue Hub Professional アカウントで1人のユーザーが月に30件の電子署名を使用した場合、20件の電子署名が残り、その月の残りの期間中、アカウント内のどちらのユーザーも使用できます。
• Revenue HubEnterprise アカウントで1人のユーザーが1か月に50件の電子署名を使用した場合、200件の電子署名が残り、その月の残りの期間中、アカウント内の他のユーザーが使用できます。 上限は翌月の初日にリセットされます。
• あるユーザーが1か月間にSales HubProfessionalアカウントで1人のユーザーが1か月に10回の署名を行った場合、残り20回の電子署名が利用可能となり、その月の残りの期間、アカウント内の他のユーザーがそれらを利用することができます。上限は翌月の初日にリセットされます。

電子署名の制限に関する考慮事項

クレジットが使用されたとき

見積書に対して新しい署名用エンベロープが生成されるたびに、電子署名クレジットが1つ消費されます。公開済みの見積書の場合、電子署名オプションがオンになっているときに、以下の条件を満たすと、新しい署名用封筒が自動的に生成されます：

• その引用文が公開された、あるいは

• この引用文は公開後に編集されました。

「」という引用文は、クレジットとして認められるために署名が必要というわけではありません。電子署名オプションが有効になっている、有効期限が切れた、削除された、アーカイブされた、または取り消された見積書は、引き続き総数にカウントされます。確定済みの見積書の管理について詳しくはこちらをご覧ください。

複数の署名者

では、複数の署名が必要とされる場合でも、その署名は制限枠における1つの電子署名としてカウントされます。たとえば、電子署名が有効になっている公開済みの見積書で、3つの署名が必要な場合、実際に何人の署名者が署名したかに関係なく、1回の利用としてカウントされます。

見積書の再送

電子署名の依頼が含まれる見積書が有効期限切れになったり、取り消されたりした場合、その見積書を再送信すると、その回数が電子署名の利用上限に追加としてカウントされます。たとえば、見積もりを初めて送信する際にはクレジットが1つ消費され、再送信する際にはさらに1つ消費されます。

電子署名またはメールによる本人確認の手順を再度実行する

購入者が以下のいずれかのシーケンスを完了すると、電子署名クレジットが2つ消費されます：

• 購入者は見積書に電子署名するためにクリックし、その手続きを中断した後、発注番号、会社情報、または請求先情報を編集し、再度電子署名するためにクリックします。
• 購入者は、発注番号、会社情報、または請求先情報を編集し、見積書に電子署名するためにクリックした後、手続きを中断し、再度詳細を編集して、再び電子署名のためにクリックします。
• メール認証が有効になっている場合、購入者はメール認証をクリックし、見積書の電子署名を行わず、発注番号、会社情報、または請求先情報を編集した後、再度メール認証をクリックします。
• メール認証が有効になっている場合、購入者は発注番号、会社情報、または請求先情報を編集し、メール認証をクリックした後、手続きを中断し、再度詳細を編集して、再びメール認証をクリックします。

サブスクリプションにおける電子署名の上限については 、HubSpotの製品 & サービスカタログ でご確認いただけます。また、 アカウントの電子署名の使用状況もご確認いただけます。

電子署名の使用状況を監視する

見積もり設定で、今月これまでに使用した電子署名の数と月間 上限 にどれくらい近づいているかを表示します。月間上限は毎月1日にリセットされます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側のサイドバーで、［オブジェクト］［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[ 電子署名]タブをクリックします。
4. 電子署名の使用状況は、[今月の電子署名の使用状況]に表示されます。

電子署名の上限を引き上げる

アカウントで使用できる電子署名の数を増やすには、カスタマー サクセス マネージャーにお問い合わせください。

電子署名を有効にする

免責事項：Dropbox SignがeIDASに準拠しているため、HubSpotのDropbox Signの実装はeIDASに準拠しています。これは法的助言とは異なり、専門家が行う法的助言の代わりとなるものではありません。法的助言については、有資格の弁護士にご相談ください。

Dropbox Signは、EUにおける電子署名のコンプライアンス確保のために信頼できるパートナーを利用しており、eIDASの「信頼できるパートナー」ウェブサイトには明示的に掲載されません。

見積書で電子署名を有効にする

見積もりに電子署名フィールドを含めるには、 承認オプションとして[電子署名]を選択します。

従来の見積書で電子署名を有効にする

既存の見積書に電子署名フィールドを追加するには、署名オプションとして「電子署名」を選択してください。

電子署名者を再割り当てする

見積もりの電子署名者は、署名の要件を組織内の他のユーザーに再割り当てできます。電子署名の再割り当ての有効化について詳細をご確認ください。 

見積もりの再割り当てアクティビティーを確認

見積もりが新しい署名者に再割り当てされると、変更は見積もりの アクティビティ ーとして記録されます。

• HubSpotアカウントで、次の操作を行います。

  • 再割り当ては、見積もりプレビューパネルの [見積もりアクティビティー]に表示されます。

  • このアクティビティーを表示できるのは、見積もりへのアクセス権を持つユーザーのみです。

  • アクティビティーが関連付けられたレコード(コンタクトと会社など)には表示されません。

• APIアクセス:イベントの構成方法とAPIリクエストの権限によっては、再割り当てアクティビティーがAPIを介して利用できる場合があります。

見積もりを電子署名する

見積もりに電子署名が有効になっている場合、購入者と副署者は見積もりに署名を追加することができます。

• セキュリティーを強化するには、 本人確認をオンにしてください。ID確認をオンにすると、署名者に見積もりへの署名を許可する前に、署名者のIDを確認するための予備的なEメール確認ステップがHubSpotに含まれます。

• 副署名者は任意で HubSpotアカウント内から署名プロセスを開始できるため検証の手間が省けます。

購入者と副署名者の双方が、共有見積もりから電子署名プロセスを開始できます。購入者が最初に見積もりに電子署名した場合、副署名者には Eメールが送信されます 。

1. 見積もりにアクセスして電子署名:
   • 購入希望者は、共有された見積書または旧形式の見積書のリンクをクリックしてください。
   • 副署名者は、見積もり一覧ページから 公開済みの見積もりを表示して副署名 できます。
2. 見積書にパスワードが設定されている場合（見積書のみ。旧形式の見積書では利用できません）、購入者はメールアドレスと見積書のパスワードを入力する必要があります。
3. 見積書で電子署名者の再割り当てが可能な場合（この機能は新しい形式の見積書にのみ適用され、旧形式の見積書では利用できません）、購入者は「この見積書の署名者を再割り当て」をクリックして、別の署名者に見積書を割り当てることができます。
   
   
   • 購入者は、新しい署名者の詳細を入力し、右上の「再割り当て」をクリックできます。
     
     
   • 以前の見積もり署名者と新しい見積もり署名者の両方にEメールで通知されます。新規署名者は、メール内の「見積書のビュー」をクリックして、署名用の見積書を開くことができます。
     
     
4. 本人確認が無効になっている場合は、見積書の最下部にある「今すぐ署名」をクリックしてください。
   
   
5. 本人確認 が有効になっている場合は、Eメールで本人確認を行います。
   • 共有見積もりの[ 承認] セクションまでスクロールして、名前とEメールアドレスの上にある[ Eメールを確認 ]をクリックします。確認Eメールが送信されたことを確認するために、[確認が送信されました ]が表示されます。[ Eメールを認証]をクリックしてから1時間以内に署名プロセスを完了してください。「メールを確認」をクリックしてから1時間以内に見積書に署名しない場合は、共有された見積書に戻り、「メールを確認」をもう一度クリックして、新しい確認メールを生成してください。
     
     
   • Eメールの受信トレイを開き、件名のEメールを見つけます。 から 見積もりに署名するには本人確認を行ってください 。［本人確認を行い、見積もりに署名］をクリックし、署名プロセスを開始します。

注: 認証Eメールが届かない場合は、受信者のEメールアドレスを確認し、Eメールの配信ステータスまたはログ(ある場合)を確認して、すべてのEメールフォルダーを検索するよう受信者に依頼します。確認Eメールは 、success@hubspot.com または 見積もり設定で設定されているEメールアドレスから送信されます。それでも受信者がEメールを見つけられない場合は、受信者がHubSpotシステムまたは通知Eメールを受信できない理由 のトラブルシューティング手順 を確認してください。

• • 新しいブラウザータブが開き、本人確認のダイアログボックスが表示されます。［署名を開始］をクリックします。[署名を開始]をクリックしたときにエラーが発生した場合は、受信から1時間後にEメールに記載された[Eメールを認証]をクリックして、認証プロセスを再開してください。

6. 右上の「はじめに」をクリックしてください。
   
   
7. 「同意」の下にある、氏名の上にある「クリックして署名」をクリックしてください。
   
   
8. ダイアログボックスで、[ 描画]、[ タイプ]、または [アップロード ]タブをクリックし、 署名を追加します。[挿入 ]をクリックして署名を追加します。
9. 右上の［続ける］をクリックします。
10. 右上の[ 編集 ]をクリックして署名を編集します。[ 同意する] をクリックして見積もりに署名を保存します。
11. ［閉じる］をクリックします。
12. 副署名者には、見積もりが署名されたことを通知するEメールが届きます。まだ見積もりに副署名していない場合は、[ 確認して見積もりに副署名 ]をクリックして副署名プロセスを開始できます。 
13. 見積もりは署名されていますが、まだ支払われていません。請求設定がオフになっている場合、およびその「承諾された見積書から自動的に契約を作成する」設定がオンになっている場合、買い手が見積もりを承認すると、契約レコードが自動的に作成されます。HubSpotでの契約の使用について詳細をご確認ください。
14. 見積もりで オンライン支払いがオンになっている場合:
    • 請求がおよびその「承認された見積書から契約を自動的に作成する」設定が有効になっている場合、その見積書に対して契約と請求書が自動的に生成され、請求書を通じて支払いが行われます。その後、契約を用いて、継続的な請求管理、請求書の作成、および代金の回収が行われます。
    • 請求設定がオフになっている場合、見積書の最上部にある「支払いの設定」をクリックします。購入者は、見積もりを一旦成約して、後で再度開いて支払いの手続きを行うこともできます。 

見積もりインデックスページから見積もりに副署名する

副署名者は、見積もり一覧ページから見積もりに署名することもできます。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［見積もり］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞［見積もり］に直接移動します。
2. 署名が必要な見積もりのステータスは [署名待ち]になります。見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー]をクリックします。
3. 右上の「アクション」をクリックし、「副署」を選択します。
   
   
4. 見積もりへの署名を続行します。

見積もりの署名ステータスを確認する

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、収益＞［見積もり］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、収益＞［見積もり］に直接移動します。
2. 保留中の署名がある見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー]をクリックします。 
3. 右側のパネルで、「署名者」の下にある署名アクティビティーを確認してください。
   
   
4. 見積もりが署名されたら、電子署名された見積もりのPDFをダウンロードできます。

注: Dropbox Sign で署名済みの見積もりをダウンロードすると、PDF 版の カバーレター、 エグゼクティブサマリー、 利用規約 のセクションに含まれるハイパーリンクテキストからリンクが削除されます。見積もりのダウンロード後もリンクをクリックできるように、リンク先のテキストの完全なURLを見積もりセクションに含めることをお勧めします。

必要な署名と連署が全てそろったら、署名済みのドキュメントのコピーを顧客に受け取ります。受信者が受け取る通知には、見積もりの有効期限が切れると失効する署名済みドキュメントへのリンクと、レコード用の署名済みドキュメントのPDFコピーが含まれます。

次のステップ

• 見積書の作成について詳しくはこちら。
• 詳しくは、見積もり(旧)の作成についての記事をご覧ください。
• 見積書の管理について詳しくはこちらをご覧ください。