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コミュニケーション受信トレイでメッセージに回答するチームメンバーを制御する

更新日時 3月 26, 2019

コミュニケーション受信トレイで誰が受信スレッドに対応できるかを制御できます。 

受信スレッドを誰に割り当てるか決定する際に選択するオプションはいくつかあります。 

特定のユーザーおよびチーム 

受信したチャットや E メールを特定のチームおよびユーザー間で分配されるようにルーティングを設定できます。

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [受信トレイ]の順に進みます。
  • 左下の [受信トレイ設定] をクリックします。 
  • 受信 E メールへの回答を制御するには、[Eメール] を選択します。
    • 受信トレイの上にカーソルを置き、[編集] をクリックします。 
    • [割り当て先] ドロップダウンメニューをクリックし、[特定のユーザーおよびチーム] を選択して、[特定のユーザーおよびチーム] ドロップダウンメニューからユーザーとチーム名を選択します。 
    • [保存] をクリックします。 

ルール

  • 受信チャットの回答を制御するには次の手順を実行します: 
    • HubSpotアカウントにログインした状態で[コミュニケーション]>[チャットフロー]を選択します。
    • チャットフローの上にカーソルを置き、[編集]をクリックします。 
    • 左側のサイドバーメニューで、[ルーティング]を選択します。  
    • [自動的に次に割り当て] ドロップダウンメニューをクリックして、[特定のユーザーおよびチーム] を選択します。[チームメンバーを選択] ドロップダウンメニューをクリックして、ルーティングするユーザーとチームを選択します。メッセージは、最初にオンラインになったチームまたはチームメンバーにルーティングされます。
    • [保存] をクリックします。

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注: コミュニケーションを特定のユーザーにルーティングするには、受信メッセージにルーティングするために選択したユーザーが有料の Sales Hub シートまたは Service Hub シートを所有している必要があります。ユーザーが有料の Sales Hub シートまたは Service Hub シートへのアクセス権を所有していない場合、ルーティングルールに含めることはできません。 

コンタクト担当者

[割り当て先]ドロップダウンメニューで [コンタクト担当者]を選択するオプションもあります。このオプションでは、すべての受信チャットまたは E メールをコンタクトの割り当てられた担当者にルーティングします。訪問者がすでにコンタクトデータベースに存在し、担当者が設定されていて Cookie でトラッキングされている場合、訪問者がライブチャットを行うか E メールを送信すると、オンラインであれば訪問者の担当者にルーティングされます。担当者がオフラインの場合、メッセージは E メールで訪問者の担当者に送信されます。

このオプションを有効にしていて、訪問者がデータベースで担当者が設定されたコンタクトでない場合、メッセージのルーティング先としてフォールバックユーザーを設定できます。[割り当て先] ドロップダウンメニューで [コンタクト担当者] を選択した後で、[新規訪問者のフォールバック] ドロップダウンメニューをクリックしてメッセージの回答者として特定のユーザーおよびチームを選択します。選択しない場合、コミュニケーションの受信トレイでいずれかのユーザーが担当者になるまで、メッセージは未割り当てのままになります。終了したら、[保存] をクリックします。new-visitor-fallback-

未割り当て

ユーザーがコミュニケーションの受信トレイの [未割り当て] ビューから直接手動で E メールおよびチャットを自分自身に割り当てられるように、受信スレッドを[未割り当て]のままにすることもできます。そのためには、E メールまたはチャットのルーティング設定で、[割り当て先]ドロップダウンメニューから [未割り当て]を選択します。

自分自身にコミュニケーションを割り当てるには、次の手順を実行します。

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [受信トレイ]の順に進みます。
  • 左側のサイドバーメニューで [未割り当て] を選択して、未割り当てのコミュニケーションを開きます。 
  • [自分に割り当てて返信] をクリックして、コミュニケーションを自分自身に割り当て、訪問者に対応します。conversations-inbox-assign-to-me-and-reply
  • コミュニケーションを別のユーザーに再割り当てするには、自分自身に割り当てたコミュニケーションを開きます。左上の [アサイン対象者] ドロップダウンメニューをクリックし、別のユーザーを選択します。conversations-inbox-reassign-a-conversation

チャットコミュニケーションを再割り当てする 

自分自身を [離席] に設定したら、[返信を再割り当て] を有効にして、離席中に再オープンされたチャットコミュニケーションを他のオンラインのチームメンバーに再割り当てすることができます。

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [受信トレイ]の順に進みます。
  • 左下のアバタードロップダウンメニューをクリックします。クリックして [離席中モード] スイッチをオンに切り替えてから、クリックして [返信を再割り当て] スイッチをオンに切り替えます。

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