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コミュニケーション受信トレイのフォールバックEメールをカスタマイズする

更新日時 2020年 7月 28日

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アカウントを作成した時点でHubSpotは、コミュニケーション受信トレイをフォールバックEメールアドレスによりセットアップします。フォールバックEメールとは、まだ共有受信トレイを接続していない場合に、チケット自動化などの特定のHubSpotツールを使用できるようにするため、HubSpotによって提供されるEメールです。またフォールバックEメールは、共有受信トレイが突然コミュニケーション受信トレイから切断された場合にも使用されます。 

さらに、フォールバックEメールを使用することにより、受信トレイからEメール送信をすぐに開始することもできます。 

フォールバックEメールの送信元アドレス、ルーティングルール、Eメール署名をカスタマイズすることができます。フォールバックEメールは、コミュニケーション受信トレイをセットアップする際に設定するか、または受信トレイ設定から有効にします。

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューで、[コミュニケーション]>[受信トレイ]に移動します。
  • 受信トレイにカーソルを置き、[編集]をクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューで[チャネル]を選択します。
  • 接続済みチャネルの下にフォールバックEメールが表示されます。フォールバックEメールの横にある[編集]をクリックします。
  • フォールバックEメールアドレスを送信用に有効にするには、[メッセージの送信にHubSpot Eメールを使用]チェックボックスを選択してオンにします。
  • 次に、[送信元]の設定をします。
    • 表示される送信者名をカスタマイズするには、[送信者名]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
      • エージェントと会社名:このオプションを選択すると、ユーザーの名前と会社名が表示されます。テキストフィールドに会社名を入力します。
      • 会社名:会社名のみを表示するには、このオプションを選択します。テキストフィールドに会社名を入力します。customize-from-name-in-hosted-inbox
    • 送信元アドレスをカスタマイズするには、オプションの横にあるラジオボタンを選択します。
      • 既定の使用:有料アカウントのユーザーの既定の送信元アドレスは[ユーザー名]@[サブドメイン].hs-inbox.comとして表示されます。無料ユーザーの既定の送信元アドレスは[ユーザー名]@[サブドメイン].hubspot.inbox.comとして表示されます。
      • 送信元アドレスをカスタマイズ: 表示するEメールアドレスをテキストフィールドに入力します。[確認]をクリックして、そのEメールへのアクセス権があることを確認します。default-hosted-inbox-from-address
    • 自分のEメールアドレスに送信されたEメールをコミュニケーション受信トレイに自動的に転送するには、[転送先アドレス]フィールドの横にある[コピー」をクリックします。次に、メールクライアント設定で転送先アドレスとしてコピーしたEメールアドレスを追加します。
    • 受信トレイから送信するEメールにチームのEメール署名を含めるには、[チーム署名を有効にする]チェックボックスをオンにします。

    注:この署名は、コミュニケーション受信トレイから直接送信されたEメールにのみ適用されます。CRMのレコードからEメールを送信する場合は、[プロファイルと設定]で構成したEメール署名が適用されます。

      • テキストボックスで、シンプルエディターの中でのチームのEメール署名をカスタマイズします。
        • 下部のアイコンを使用して、テキストのフォーマットの成形、リンクの挿入、または画像を挿入を行います。
        • 送信者の氏名または名前に入力するパーソナライズトークンを挿入するには、[トークンを挿入]ドロップダウンメニューをクリックして[フルネーム]または[名]を選択します。コンタクトがチームのEメールアドレスからEメールを受信すると、Eメールを送信したユーザーの名前がEメールの署名に表示されます。email-signature-in-conversations
  • 右側に、コンタクトの受信トレイで表示される[送信者名]、[送信元]および[Eメール署名]がプレビューとして表示されます。続いて、[保存]をクリックします。
  • ルーティングルールを設定するには、左側のサイドバーで[自動化]を選択します。
    • 既定では、受信したコミュニケーションは、チームがトリージするために割り当て解除されます。コミュニケーションを特定のユーザーとチームメンバーにルーティングする場合は、[自動的にコミュニケーションを割り当て]スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
      • [着信コミュニケーションを自動的に割り当て]ドロップダウンメニューをクリックし、ルーティングオプションを選択します。
        • 特定のユーザーおよびチーム:受信したEメールを、選択したユーザーまたはチームにルーティングします。[特定のユーザーおよびチーム]ドロップダウンメニューからユーザーまたはチーム名を選択します。
        • コンタクト所有者:受信Eメールをコンタクトの所有者にルーティングします。コンタクトには、レコードに割り当てられている所有者が存在していなければならず、Cookieでトラッキングする必要があります。所有者がオフラインの場合、メッセージはEメールで訪問者の所有者に送信されます。
    • 新しいコミュニケーションのチケットを作成するには、[自動的にチケットを作成]スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
      • チケットのプロパティーをカスタマイズするには、[チケットを編集]をクリックします。
      • 右側のパネルでプロパティを編集し、[保存]をクリックします。
  • [保存]をクリックします。

設定またはルーティングルールに変更を加えた場合、そこから送信したEメールをコンタクトが受信すると、更新された送信者名、送信元アドレス、およびEメールの署名がコンタクトに対して表示されます。

コミュニケーション受信トレイに自動的に含まれるEメールアドレスに加え、別のチームEメールチャネルを受信トレイに接続すること、またはチームの追加のコミュニケーション受信トレイを作成することができます。

/jp/conversations/customize-your-fallback-email-in-the-conversations-inbox