コミュニケーション受信トレイのフォールバックEメールをカスタマイズする

アカウントを作成した時点でHubSpotは、コミュニケーション受信トレイをフォールバックEメールアドレスによりセットアップします。フォールバックEメールとは、まだ共有受信トレイを接続していない場合に、チケット自動化などの特定のHubSpotツールを使用できるようにするため、HubSpotによって提供されるEメールです。またフォールバックEメールは、共有受信トレイが突然コミュニケーション受信トレイから切断された場合にも使用されます。さらに、フォールバックEメールを使用することにより、受信トレイからEメール送信をすぐに開始することもできます。

フォールバックEメールの送信元アドレス、ルーティングルール、Eメール署名をカスタマイズすることができます。フォールバックEメールは、コミュニケーション受信トレイをセットアップする際に設定するか、または受信トレイ設定から有効にします。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左側のサイドバーメニューで、［コミュニケーション］>［受信トレイ］に移動します。
• ［現在のビュー］ドロップダウンメニューから、編集する受信トレイを選択します。
• 接続済みチャネルの下にフォールバックEメールが表示されます。フォールバックEメールの横にある［編集］をクリックします。

• 送信フォールバックEメールアドレスを送信用に有効にするには、［設定］タブで［メッセージの送信にHubSpot Eメールを使用］チェックボックスをオンにします。
• 次に、［送信元］の設定をします。

注：複数のフォールバックEメールに同じ名前を使用することはできません。送信者名の値は、フォールバックEメールアドレスに一意である必要があります。 

• • 表示される送信者名をカスタマイズするには、［送信者名］ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
    • エージェントと会社名：このオプションを選択すると、ユーザーの名前と会社名が表示されます。テキストフィールドに会社名を入力します。
    • 会社名：会社名のみを表示するには、このオプションを選択します。テキストフィールドに会社名を入力します。
  • 送信元アドレスをカスタマイズするには、オプションの横にあるラジオボタンを選択します。
    • 既定の使用：有料アカウントのユーザーの既定の送信元アドレスは［ユーザー名］@［サブドメイン］.hs-inbox.comとして表示されます。無料ユーザーの既定の送信元アドレスは［ユーザー名］@［サブドメイン］.hubspot.inbox.comとして表示されます。
    • 送信元アドレスをカスタマイズ：表示するEメールアドレスをテキストフィールドに入力します。［確認］をクリックして、そのEメールへのアクセス権があることを確認します。
• 自分のEメールアドレスに送信されたEメールをコミュニケーション受信トレイに自動的に転送するには、［転送先アドレス］フィールドの横にある［コピー」をクリックします。次に、メールクライアント設定で転送先アドレスとしてコピーしたEメールアドレスを追加します。
• 受信トレイから送信するEメールにチームのEメール署名を含めるには、［チーム署名を有効にする］チェックボックスをオンにします。

注：この署名は、コミュニケーション受信トレイから直接送信されたEメールにのみ適用されます。CRMでレコードからEメールを送信する場合は、［プロファイルと設定］で構成したEメール署名が適用されます。

• • • シンプルエディター内のテキストボックスで、チームのEメール署名をカスタマイズします。
      • 下部のアイコンを使用して、テキストのフォーマットの成形、リンクの挿入、または画像を挿入を行います。
      • 送信者の氏名または名前に入力するパーソナライズトークンを挿入するには、［トークンを挿入］ドロップダウンメニューをクリックして［フルネーム］または［名］を選択します。コンタクトがチームのEメールアドレスからのEメールを受信すると、Eメールを送信したユーザーの名前がEメールの署名に表示されます。
• 右側に、コンタクトの受信トレイで表示される［送信者名］、［送信元］および［Eメール署名］がプレビューとして表示されます。続いて、［保存］をクリックします。
• 既定では、Eメールが受信トレイに転送されると、そのEメールは元の送信者のコンタクトレコードに記録されます。この設定を無効にして、Eメールを転送した送信者のコンタクトレコードにEメールが記録されるようにするには、［Eメールの転送の元の送信者を選択］スイッチをオフにします。 

• ルーティングルールを設定するには、［自動化］タブをクリックします。
  • 既定では、受信したコミュニケーションは、チームがトリアージするために未割り当てのままになります。コミュニケーションを特定のユーザーとチームメンバーにルーティングする場合は、［自動的にコミュニケーションを割り当て］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
    • ［割り当て先］ドロップダウンメニューをクリックし、ルーティングオプションを選択します。
      
      • 特定のユーザーおよびチーム：受信したEメールを、選択したユーザーまたはチームにルーティングします。［特定のユーザーおよびチーム］ドロップダウンメニューから、ユーザーまたはチーム名を選択します。
      • コンタクト所有者：受信Eメールをコンタクトの担当者にルーティングします。コンタクトのレコードには担当者が割り当てられていること、コンタクトがCookieでトラッキングされることが必要です。担当者がオフラインの場合、メッセージはEメールで訪問者の担当者に送信されます。
  • 新しいコミュニケーションのチケットを作成するには、［自動的にチケットを作成］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
    • チケットのプロパティーをカスタマイズするには、［チケットを編集］をクリックします。
    • 右側のパネルでプロパティを編集し、［保存］をクリックします。
• ［保存］をクリックします。

設定またはルーティングルールに変更を加えた場合、そこから送信したEメールをコンタクトが受信すると、更新された送信者名、送信元アドレス、およびEメールの署名がコンタクトに対して表示されます。

コミュニケーション受信トレイに自動的に含まれるEメールアドレスに加え、別のチームEメールチャネルを受信トレイに接続すること、またはチームの追加のコミュニケーション受信トレイを作成することができます。