워크플로 설정 관리

워크플로 설정을 구성하여 작업이 실행되어야 하는 시기, 워크플로 관련 알림 및 워크플로의 연결을 관리하세요. 워크플로 편집기에서 등록 취소 트리거를 설정하고 Salesforce 등록을 허용할 수도 있습니다.

타이밍

타이밍 설정을 사용하여 워크플로우가 등록 후 작업을 실행해야 할 때와 실행하지 말아야 할 때를 지정할 수 있습니다.

• HubSpot 계정에서 자동화 > 워크플로로 이동합니다.
• 워크플로의 이름을 클릭합니다.
• 워크플로 편집기의 왼쪽 상단에서 설정을 클릭합니다.
• 오른쪽 패널의 타이밍 섹션에서 다음을 구성합니다:
  • 워크플로 실행: 계정의 표준 시간대를 기준으로 레코드가 워크플로 작업을 실행할 수 있는 시기를 지정합니다. 기본적으로 워크플로 작업은 등록된 레코드가 해당 작업에 도달하는 즉시 실행됩니다. 실행 시간대를 지정할 때는 다음 사항에 유의하세요:
    • 워크플로우에 일시 중지 날짜가 없는 경우:
      • 레코드가 지정된 실행 시간 창 밖의 작업에 도달하면 워크플로는 다음 사용 가능한 날에 가장 빠른 시간으로 작업 일정을 다시 잡으려고 시도합니다.

• • • 워크플로우에 일시 중지 날짜가 있는 경우:
      • 레코드가 지정된 실행 시간 이후에 작업에 도달하면 워크플로는 사용 가능한 다음 날에 가장 빠른 시간으로 다시 일정을 잡으려고 시도합니다.
      • 레코드가 지정된 실행 시간 중에 지정된 실행 날짜가 아닌 작업에 도달하면 워크플로는 다음 사용 가능한 날에 같은 시간으로 다시 일정을 잡으려고 시도합니다.
    • 워크플로 과부하를 방지하기 위해 작업은 15분 이내에 실행되도록 일정이 재조정됩니다. 예를 들어, 다음 사용 가능한 시간이 오전 9:00인 경우 오전 9:00~9:15 사이에 작업이 다시 예약됩니다.
    • 지연 및 if/then 브랜치는 일정이 변경되지 않지만 다음 작업은 변경됩니다. 예를 들어 거래 기반 워크플로는 월요일부터 목요일, 오전 9시부터 오후 5시까지만 작업을 실행하도록 설정되어 있습니다. 거래는 목요일에 2일 지연에 들어갔다가 토요일에 지연을 종료합니다. 다음 작업은 월요일 오전 9:00~9:15 사이에 다시 예약됩니다.

  • 워크플로우 실행 안 함: 특정 날짜에 작업이 실행되지 않도록 워크플로우를 일시 중지합니다. 매년 일시 중지할 날짜를 설정할 수도 있습니다. 해당 날짜에 레코드가 작업에 도달하면 사용 가능한 다음 날짜까지 일시 중지됩니다. 일시 중지 날짜를 사용할 때는 다음 사항에 유의하세요:

    • 일시 중지 날짜는 작업을 다시 예약할 때 다른 날짜 설정을 고려합니다. 예를 들어 워크플로가 월요일부터 수요일 오전 9시부터 오후 5시까지만 작업을 실행하도록 설정되어 있다고 가정해 보겠습니다. 수요일에 일시 중지 날짜를 추가하면 다음 작업은 다음 월요일 오전 9시로 예약이 변경됩니다.
    • 기록은 일시 중지된 날에도 계속 등록되고 지연 및 if/then 분기를 입력합니다. 지연 또는 if/then 분기에서 벗어나면 대신 다음 작업에서 일시 중지됩니다.
  • 워크플로우가 자동으로 꺼지도록 예약: 특정 날짜와 시간이 지나면 워크플로우가 꺼지도록 예약할 수 있습니다. 워크플로우 끄기에 대해 자세히 알아보세요.
    

알림(Enterprise 전용)

워크플로 편집기에서 알림을 설정하기 전에 사용자 알림이 켜져 있는지 확인하세요. Enterprise 계정의 슈퍼 관리자는 다른 사용자에 대한 기본 알림 기본 설정을 지정할 수 있지만, 개별 사용자가 설정한 기본 설정이 기본값보다 우선합니다. HubSpot에서 사용자 알림을 설정하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

• HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 settings 설정 아이콘을 클릭합니다.
• 왼쪽 사이드바 메뉴에서 알림으로 이동합니다.
• 상단에서 이메일 탭을 클릭합니다.
• 이메일 섹션에서 클릭하여 받은 편지함으로 이메일 알림을 받도록 스위치를 켭니다.
• 아래로 스크롤하여 클릭하여 워크플로 섹션을 펼칩니다.
• 관련 알림 유형 옆의 확인란을 선택합니다.
  

워크플로 알림 설정

• HubSpot 계정에서 자동화 > 워크플로로 이동합니다.
• 워크플로우의 이름을 클릭합니다.
• 워크플로 편집기의 왼쪽 상단에서 설정을 클릭합니다.
• 오른쪽 패널의 성능 섹션에서 다음을 구성합니다:
  • 이 워크플로우에 검토가 필요할 때 알림 받기: 워크플로우의 상태가 검토 필요로 변경될 때마다 사용자와 팀에게 알림을 보냅니다.
    • 이 워크플로에서 이슈가 처음 발생할 때 알림을 받게 됩니다.
    • 이슈가 검토된 후에는 상태가 검토됨으로 변경됩니다.
    • 새 이슈가 발생하거나 이미 검토된 이슈가 다시 발생하면 상태가 다시 검토 필요로 변경되고 알림이 다시 트리거됩니다.

• • 등록률이 변경되면 알림 받기: 워크플로우의 등록률이 지정된 임계값을 초과하여 증가하거나 감소할 때마다 사용자와 팀에게 알림을 보내세요. Breeze Intelligence를 사용하여 이 임계값을 결정하거나 수동으로 증가 또는 감소 비율을 설정하여 알림을 트리거하도록 선택할 수 있습니다.
    • Breeze 인텔리전스 사용: HubSpot의 AI인 Breeze를 사용하여 등록률의 비정상적인 변화를 자동으로 감지합니다.
      • Breeze Intelligence는 매일의 등록률을 지난 한 달 동안의 등록률 패턴과 비교합니다. 등록률이 비정상적으로 급락하거나 급등하면 이메일 알림이 트리거됩니다.
      • 이 설정을 사용할 때 사용자는 임계값을 설정할 필요가 없습니다.
    • 수동 범위 사용: 이메일 알림을 트리거할 증가 또는 감소 비율을 수동으로 설정합니다. 이 옵션을 선택하는 경우 다음을 구성합니다:
      • 확인 횟수: 등록 횟수를 매주 또는 매일 확인할지 여부를 선택합니다.
        • 매주: 워크플로의 주별 등록률이 지정된 비율만큼 증가하거나 감소하면 매주 금요일 오전 10시에 내부 이메일 알림을 확인하여 보냅니다.
        • 매일: 워크플로의 일일 등록률이 지정된 비율만큼 증가하거나 감소하면 매일 오전 10시에 내부 이메일 알림을 확인하여 보냅니다.
      • 최소 증가: 등록이 증가하면 이 알림을 트리거할 백분율을 입력합니다.
        • 등록률이 이 백분율보다 더 많이 증가하면 워크플로 이메일 알림이 전송됩니다.
        • 이 옵션을 비워두면 워크플로에서 등록이 증가해도 알림 이메일이 트리거되지 않습니다.
      • 최소 감소: 등록률이 감소할 경우 이 알림을 트리거할 백분율을 입력합니다.
        • 등록률이 이 백분율보다 더 많이 감소하면 워크플로 이메일 알림이 전송됩니다.
        • 이 옵션을 비워두면 워크플로 등록 감소에 대한 알림 이메일이 트리거되지 않습니다.

• • 알림 수신자: 이 워크플로를 검토해야 할 때 알림 받기 또는 등록률 변경 시 알림 받기 옵션이 켜져 있으면 이 필드가 표시됩니다. 개별 사용자 또는 특정 팀에게 해당 알림을 보내도록 선택할 수 있습니다.

    • 다음 사용자에게 보내기: 워크플로 알림 이메일을 보낼 특정 사용자를 선택합니다. 개별 사용자가 이 이메일을 받으려면 설정에서 워크플로 이메일 알림을 사용 설정해야 합니다.
    • 다음 팀에게 보내기: 워크플로 알림 이메일을 보낼 특정 팀을 선택합니다. 해당 팀의 사용자가 설정에서 워크플로 이메일 알림을 사용 설정해야 이 이메일을 받을 수 있습니다.
      

연결

연락처 기반 워크플로우에서는 연락처가 선택한 워크플로우에 등록될 때 다른 워크플로우에서 등록을 취소할지 여부를 지정할 수 있습니다. 이 설정은 등록 시에만 적용되며, 나중에 다른 워크플로우에서 연락처의 등록을 취소하지는 않습니다. 기본적으로 이 설정은 꺼져 있습니다.

• HubSpot 계정에서 자동화 > 워크플로로 이동합니다.

• 워크플로우의 이름을 클릭합니다.
• 왼쪽 상단에서 설정을 클릭합니다.
• 오른쪽 패널의 연결 섹션에서 이 워크플로 스위치 에 등록된 경우 다른 워크플로에서 연락처 등록 취소를 토글합니다. 그런 다음 연락처의 등록을 취소할 워크플로를 선택합니다:
  • 다른 모든 워크플로우에서 등록 취소: 등록 시 연락처가 다른 모든 워크플로우에서 제거됩니다.
  • 특정 워크플로우에서 등록 취소: 등록 시 연락처가 지정된 워크플로우에서 제거됩니다.
    • 워크플로를 선택하려면 드롭다운 메뉴를 클릭하고 연락처를 제거하려는 워크플로 옆의 확인란을 선택합니다.
    • 이 설정에서 워크플로를 제거하려면 워크플로 이름 옆의 X 아이콘을 클릭합니다.
      

등록 취소

연락처 기반 워크플로에서 병합된 연락처의 등록을 관리하고, 더 이상 등록 기준에 맞지 않는 연락처를 제거하고, 특정 목록에서 연락처의 등록을 방지할 수 있습니다.

다른 워크플로 유형에서는 활성 레코드의 등록을 취소하고 등록 또는 재등록을 방지하는 기준을 설정할 수 있습니다.

연락처 기반 워크플로우에서 등록 취소 관리하기

연락처 기반 워크플로우의 등록 취소 및 억제 탭에서 등록 취소를 관리합니다:

• HubSpot 계정에서 자동화 > 워크플로로 이동합니다.
• 워크플로우의 이름을 클릭합니다.
• 워크플로 편집기에서 편집 > 등록 트리거 편집을 클릭합니다.
• 등록 탭에서 등록 설정 을 클릭하여 확장합니다. 그런 다음 다음을 구성할 수 있습니다:
  • 연락처가병합될 때 등록: 기본적으로 워크플로는 연락처가 워크플로 등록 기준을 충족하더라도 병합된 연락처를 등록하지 않습니다. 하지만 병합된 연락처가 나중에 등록 트리거를 다시 충족하고 재등록이 활성화되면 등록할 수 있습니다. 예를 들어 등록 트리거는 모든 페이지에서 모든 양식 제출을 완료한 경우입니다. 이전에 양식을 작성했던 두 연락처가 병합되면 새 연락처는 워크플로에 등록되지 않습니다. 하지만 새로 병합된 연락처가 나중에 다시 양식을 제출하면 워크플로우에 등록됩니다.
  • 연락처를 Salesforce에서 이 워크플로에 등록하도록 허용: Salesforce 연동 서비스를 설치하고 HubSpot Visualforce 창을 추가한 경우, HubSpot에 동기화된 Salesforce 리드 및 연락처를 연락처 기반 워크플로에 등록하도록 선택할 수 있습니다. Salesforce에서 직접 Salesforce 리드 또는 연락처를 HubSpot 워크플로에 등록하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.
    
    

• 등록 취소 설정을 관리하려면 왼쪽 패널에서 등록 취소 탭을 클릭합니다. 그런 다음 다음을 구성할 수 있습니다:
  
  • 연락처가 수신 거부 목록에 있거나 수신 거부 목록에 가입되어 있음: 등록하지 않으려는 연락처 목록을 추가합니다.
    • 등록 금지 목록이 제거되거나 연락처가 등록 금지 목록에서 제거되면 해당 연락처는 워크플로우의 등록 트리거를 충족하더라도 워크플로우에 자동으로 등록되지 않습니다. 해당 연락처는 다음에 워크플로의 등록 또는 재등록 기준을 충족할 때 등록할 수 있는 자격을 얻게 됩니다.
    • 워크플로우에 등록 금지 목록을 추가하면 연락처의 현재 등록 상태에 따라 다음 세 가지 중 하나가 수행됩니다:
      • 연락처가현재 워크플로에 등록 되어 있지 않고 등록금지 목록의 구성원인 경우: 연락처가 나중에 등록 트리거를 충족하더라도 워크플로에 등록되지 않으며 워크플로의 기록에 등록 금지 목록에서 발견되어 등록이 취소된 것으로 표시됩니다. 연락처는 수동으로 등록할 수도 없습니다.
      • 연락처가현재 워크플로우에 등록되어 있고 수신 차단 목록의 구성원인 경우: 연락처가 워크플로우의 다음 실행 단계(예: 이메일 보내기 작업)에 도달하면 등록이 해제됩니다. 연락처는 분기, 지연 또는 작업으로 이동 중에는 등록이 해제되지 않습니다.
      • 연락처가현재 워크플로우에 등록되어 있고 수신 차단 목록의 구성원이 아닌 경우: 연락처는 워크플로우에 그대로 유지됩니다. 그러나 나중에 수신 차단 목록의 기준을 충족하면 등록이 해제됩니다.
  • 연락처가 목표를 달성함: 연락처가 지정된 목표를 달성하면 등록을 해제합니다. 연락처 기반 워크플로우에서 목표를 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

• • 연락처가 더 이상 등록 기준을 충족하지 않음: 연락처가 등록되어 있는 동안 더 이상 등록 트리거 기준을 충족하지 않을 경우 연락처를 제거할지 여부를 결정합니다. 기본적으로 이 설정은 켜져 있지 않습니다. 이 설정은 필터 기준이 등록 트리거를 충족하는 경우에만 적용됩니다.
    • 이 설정을 선택하면 기준을 충족하지 않는 연락처는 수동으로 등록할 수 없습니다.
    • 이 설정을 켜기 전에 등록 트리거를 충족하지 않은 연락처가 워크플로우에 현재 등록되어 있는 경우에는 해당 연락처가 다음 작업(분기 및 지연 제외)에 도달할 때까지 등록이 해제되지 않습니다. 연락처의 등록을 즉시 등록 취소하려면 수동으로 등록 을 취소해야 합니다.
    • 이 설정이 사용 설정되어 있을 때 등록 트리거를 충족하지 않는 테스트 연락처를 등록하면 워크플로에서 자동으로 등록이 취소되고 어떤 단계도 실행되지 않습니다.
      

다른 워크플로 유형에 대한 등록 취소 트리거 설정하기

다른 워크플로 유형에서는 등록 취소 트리거가 워크플로에서 활발하게 등록되어 있는 레코드를 제거하고 등록 또는 재등록을 방지합니다. 회사, 거래, 티켓, 견적, 대화, 피드백 제출 및 계약자 기반 워크플로우에서 개체의 등록을 취소할 때는 아래 단계를 따르세요.

등록 취소 트리거를 설정하려면 다음과 같이 하세요:

• HubSpot 계정에서 자동화 > 워크플로로 이동합니다.
• 워크플로우의 이름을 클릭합니다.
• 워크플로 편집기에서 편집 > 등록 트리거 편집을 클릭합니다.
• 상단에서 등록 취소 탭을 클릭합니다.
• 기준 추가를 클릭합니다.
• 왼쪽 패널에서 등록 취소 트리거를 설정합니다. 그런 다음 필터 적용을 클릭합니다. 워크플로우의 등록 취소 트리거에 대해 자세히 알아보세요.
• 필요에 따라 등록 취소 트리거를 더 추가한 다음 저장을 클릭합니다.