E-mail registreren in je CRM met het BCC- of doorstuuradres

Met de HubSpot Sales e-mail extensie of add-in kunt u automatisch e-mails die buiten HubSpot om zijn verzonden, automatisch registreren in het CRM. Als je de verkoop-extensie of add-in niet gebruikt, kun je het BCC-adres of doorstuuradres van HubSpot gebruiken om e-mails handmatig te registreren.

E-mails die met het BCC-adres of het doorstuuradres in HubSpot worden geregistreerd, bevatten de e-mailinhoud en eventuele bijlagen in de e-mail. De geregistreerde e-mail wordt automatisch gekoppeld aan het contactrecord van de ontvanger, het primaire gekoppelde bedrijfsrecord en de vijf meest recente openstaande dealrecords die aan het contact zijn gekoppeld. Meer informatie over het registreren van e-mailreacties in HubSpot. 

Beperkingen en overwegingen

• Gebruikers met een alleen-lezen licentie kunnen geen e-mails registreren met het BCC- of doorstuuradres. Meer informatie over het beheren van licenties.
• E-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet geregistreerd in het CRM. De e-mail zelf wordt wel geregistreerd in het CRM, maar zonder bijlage. U ontvangt ook een e-mail met een afleveringsfout in uw inbox.
• E-mails groter dan 2 MB worden niet geregistreerd in het CRM. Deze limiet geldt alleen voor de inhoud van de e-mail en is exclusief de grootte van bijlagen. 

Gebruik het BCC-adres

Wanneer u een e-mail verstuurt vanuit uw e-mailclient, voegt u het BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail. De inhoud van de e-mail wordt automatisch geregistreerd in het contactrecord in HubSpot.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten> Activiteiten.
3. Klik op het tabblad E-maillogboek en -tracking .
4. Klik in het gedeelte Handmatig registreren op Kopiëren naast het veldBCC-adres .

5. Ga naar uw e-mailinbox en stel een nieuwe e-mail op.
6. Voeg het gekopieerde BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail.

De verzonden e-mail wordt geregistreerd in het contactrecord in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactrecord in HubSpot, wordt er een nieuw record aangemaakt.

Vereisten voor het registreren van e-mails in het CRM met behulp van het BCC-adres

• De gebruiker die de e-mail verstuurt, moet toegang hebben tot een persoonlijk e-mailadres.
• Het e-mailadres van waaruit u de e-mail verstuurt, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw gekoppelde persoonlijke e-mailadressen.
  • Een alias in uw e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in uw gekoppelde Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan uw profiel en voorkeuren).
• Het e-mailadres van de ontvanger staat niet in uw lijst met nooit inloggen.
• Het e-mailadres is niet eerder permanent verwijderd. 
• Als u de GDPR-privacyinstellingen in uw HubSpot-account hebt ingeschakeld, moet u een wettelijke basis hebben om met de e-mailontvangers te communiceren.

Let op: als u het BCC-adres handmatig gebruikt in een e-mailclient zonder tracking, wordt de e-mail alleen geregistreerd in een contactrecord in HubSpot. Hierdoor kunt u het openen of klikken op uw e-mails niet bijhouden.

Gebruik het doorstuuradres

Gebruik het doorstuuradres om een e-mailreactie te registreren in de tijdlijn van het contactrecord. Het doorstuuradres is handig wanneer u een e-mail moet registreren nadat u deze hebt ontvangen. Voordat u begint, moet u controleren of uw e-mailclient de doorstuurfunctie ondersteunt. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Activiteiten.
3. Klik op het tabblad E-maillogboek en volgen .
4. Klik in het gedeelte Handmatig loggen op Kopiëren naast hetveld Doorstuuradres.

5. Ga naar uw e-mailinbox en open de e-mail die u in HubSpot wilt loggen.
6. Stuur de e-mail door naar het gekopieerde doorstuuradres.

De doorgestuurde e-mail wordt geregistreerd in het contactrecord in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactrecord in HubSpot, wordt er een nieuw record aangemaakt.

Vereisten om antwoorden in het CRM te registreren met behulp van het doorstuuradres

Uw e-mail moet aan de volgende criteria voldoen om in het CRM te worden geregistreerd:

• De gebruiker die de e-mail verstuurt, moet toegang hebben tot zijn persoonlijke e-mail.

• Je stuurt de individuele antwoord-e-mail door (niet andere delen van de e-mailketen). De doorstuurkoptekst die door je e-mailclient wordt gegenereerd, moet aanwezig zijn:

• Het e-mailadres dat u gebruikt om de doorgestuurde e-mail te verzenden, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw gekoppelde e-mailinboxen.
  • Een alias in uw e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in uw gekoppelde Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan uw profiel en voorkeuren).
• Het e-mailadres van de contactpersoon staat niet vermeld in uwNooit loggen-lijst.
• Als u de GDPR-privacyinstellingen in uw HubSpot-account hebt ingeschakeld, moet u een wettelijke basis hebben om met de e-mailontvangers te communiceren.
• Als de persoon die je de oorspronkelijke e-mail heeft gestuurd niet in je CRM staat, wordt er een contactrecord aangemaakt wanneer je het bericht doorstuurt, op voorwaarde dat hun e-mailadres of e-maildomein niet in je nooit loggen-lijst staat.
• Het doorgestuurde bericht moet in een van de door HubSpot ondersteunde talen zijn opgesteld. 
• Het doorgestuurde bericht moet zowel het HTML- als het platte tekstgedeelte van de e-mail bevatten.
• Uw e-mailserver moet externe doorsturen toestaan. 

Er is geen standaardopmaak voor een doorgestuurde e-mail. Als HubSpot uw e-mailopmaak niet kan verwerken, wordt de e-mail niet geregistreerd in HubSpot. Lees hoe u een e-mail handmatig kunt registreren in HubSpot. 

Let op: als je een e-mailreactie ontvangt van een contactpersoon of prospect en zij CC-ontvangers hebben, voegt HubSpot deze gekopieerde ontvangers niet toe als contactpersonen in je account.

E-mailclients die worden ondersteund door de doorstuurfunctie

Als uw doorgestuurde e-mail aan de bovenstaande vereisten voldoet, maar nog steeds niet wordt geregistreerd in HubSpot, is uw e-mailclient mogelijk niet compatibel met de doorstuurfunctie van HubSpot. Als uw e-mailclient niet compatibel is met de doorstuurfunctie, kunt u geen e-mail doorsturen naar een record in HubSpot.

De onderstaande e-mailclients zijn compatibel met de doorstuurtool: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Afzenderattributie voor BCC- en doorgestuurde e-mails

Wanneer u e-mails verstuurt met behulp van het BCC- of doorstuuradres, bepalen de volgende regels welke gebruiker wordt toegewezen als afzender van de e-mail die in het CRM wordt geregistreerd. Deze regels, in volgorde van prioriteit, bepalen welke e-mails worden meegeteld voor de totale activiteit van een gebruiker in uw verkooprapporten. 

1. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als gekoppeld persoonlijk e-mailadres heeft, wijs het dan toe aan die gebruiker.
2. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als e-mailadres van zijn HubSpot-gebruikersaccount heeft, wijs het dan toe aan die gebruiker.
3. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als alias heeft, wijs het dan toe aan die gebruiker.
4. Als meerdere gebruikers het verzendende e-mailadres als een gekoppeld persoonlijk e-mailadres hebben, wijs het dan toe aan de gebruiker die was ingelogd toen de e-mail werd verzonden. Als je via het BCC-adres verzendt met behulp van de verkoopuitbreiding, wijs het dan toe aan de gebruiker die op het moment van verzenden was ingelogd op de verkoopuitbreiding. 

Als je een e-mail van buiten HubSpot registreert met behulp van het BCC-adres en je verstuurt deze vanaf een e-mailadres dat is gekoppeld als team-e-mailadres in HubSpot, dan wordt de e-mail altijd toegewezen aan de gebruiker die het team-e-mailaccount oorspronkelijk heeft gekoppeld. Als de e-mail echter wordt verzonden met behulp van het BCC-adres via de verkoopuitbreiding, wordt de e-mail toegewezen aan de gebruiker die op het moment van verzending was ingelogd op de verkoopuitbreiding.