Activiteiten koppelen aan records

Activiteiten in de tijdlijn van een record kunnen worden gekoppeld aan andere records, waaronder contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- en aangepaste objectrecords. Wanneer een activiteit aan een record wordt gekoppeld, verschijnt de activiteit in de tijdlijn van dat record.

Leer hoe u records met elkaar kunt associëren en hoe u uw e-mailassociaties kunt aanpassen bij het vastleggen ervan. U kunt ook de geschiedenis van geassocieerde activiteiten op een record bekijken.

Let op: het aantal associaties dat een activiteit kan hebben hangt af van het object, het type activiteit, en je HubSpot abonnement.

Automatische activiteit associatie

HubSpot zal bepaalde activiteiten in een record automatisch koppelen aan de gekoppelde objecten van het record. Of een activiteit automatisch wordt geassocieerd hangt af van het type activiteit en in welk object de activiteit zijn oorsprong vindt.

In de volgende tabel, geeft een vinkje aan dat de activiteit automatisch zal associëren met geassocieerde records van dat object. Bijvoorbeeld, een notitie gelogd op een contact record zal automatisch geassocieerd worden met het geassocieerde bedrijf van de contact record, maar niet met de geassocieerde tickets van de contact record.

Er zijn een paar uitzonderingen op het bovenstaande:

• Verzondene-mails en oproepen vanuit een objectrecord zullen ook worden gekoppeld aan de relevante contactpersonen die werden gemaild of gebeld.
• Oproepen die worden gedaan met de HubSpot mobiele app worden alleen gelogd aan het contactrecord van waaruit u belt. De oproep wordt niet gekoppeld aan de gekoppelde records van de contactpersoon.
• Voor 1:1 e-mails zal een automatische koppeling alleen gelden voor contacten die in de eerste e-mail in een thread zijn opgenomen. Alle extra antwoorden in een e-mailthread worden alleen geassocieerd met dezelfde contactpersonen als de eerste e-mail.
• Indien een contactpersoon eerder aan een ander bedrijf was gekoppeld, zullen de activiteiten uit het verleden van de contactpersoon niet automatisch aan het nieuwe geassocieerde bedrijf worden gekoppeld. De activiteiten uit het verleden blijven gekoppeld aan het vorige bedrijfsrecord.
• Taken die worden aangemaakt op basis van reeksen op contactpersonenrecords zullen niet automatisch worden geassocieerd met de geassocieerde records van de contactpersoon. Oproepen, e-mails en vergaderingen die als resultaat van een sequentie worden aangemaakt, zullen automatisch aan de gekoppelde bedrijfs- en dealrecords van de contactpersoon worden gekoppeld.

Een bestaande activiteit aan een ander record koppelen

Als uw activiteiten niet automatisch aan bepaalde records worden gekoppeld, kunt u activiteiten handmatig aan andere records koppelen.

• Navigeer naar je dossiers:
• Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Deals: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contactpersonen > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.

• Klik op de naam van het record met de activiteit die u wilt koppelen.

• Zoek de activiteit die u aan een record wilt koppelen. Als de details van de activiteit zijn samengevouwen, klikt u op depijl naar rechts pijl naar rechts in de linkerbovenhoek van de activiteit om deze uit te vouwen.

• Klik rechtsonder in de activiteit op [x] verenigingen.

• In het pop-upvenster kunt u alle records bekijken die met de activiteit zijn geassocieerd op het tabblad Associaties, of klik op de objecttabbladen om alleen records van dat object te bekijken die met de activiteit zijn geassocieerd.

• Om extra records te koppelen, klikt u op het tabblad van het object dat u wilt koppelen en voert u de naam van het record in het veld Zoeken [object] in. Schakel het selectievakje naast het record in. Deze activiteit zal verschijnen in de tijdlijn van dat record.
• Om een activiteit niet langer te koppelen, schakelt u het selectievakje naast de naam van het record uit.

Koppel meerdere activiteiten aan een nieuwe deal of ticket

• Navigeer naar uw aanbiedingen of tickets:
• Deals: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.

• Klik rechtsboven op Afspraak maken of ticket maken.

• In het rechter paneel, Associeer deal/ticket met sectie, cKlik op de Bedrijf of Contact dropdown menu's, zoek en selecteer het bedrijf of contact om te associëren met het nieuwe object.

• Om activiteiten op deze records aan het nieuwe object te koppelen, vinkt u het vakje Tijdlijnactiviteit van [bestaand record] aan deze deal/ticket toevoegen aan. Klik op het vervolgkeuzemenu Laatste 30 dagen om het tijdsbestek te selecteren waarin de activiteiten uit het verleden van het record aan het nieuwe object zullen worden gekoppeld.

• Voer de andere velden in en klik op Aanmaken. Het resulterende object zal de activiteiten bevatten van gekoppelde records op basis van het geselecteerde tijdsbestek.