Activiteiten koppelen aan records

Activiteiten in de tijdlijn van een record kunnen automatisch of handmatig worden gekoppeld aan andere records. Activiteiten omvatten gesprekken, één-op-één e-mails, vergaderingen, notities, taken, post, LinkedIn, SMS- en WhatsApp-berichten. Als een activiteit is gekoppeld aan een record van een contactpersoon, bedrijf, deal, ticket of aangepast object, verschijnt de activiteit op de activiteitentijdlijn van dat record.

Je kunt ook de geschiedenis van gekoppelde activiteiten op een record bekijken of records aan elkaar koppelen.

Let op: het aantal koppelingen dat een activiteit kan hebben is afhankelijk van het object, het type activiteit en je HubSpot abonnement.

Automatische activiteitenassociatie begrijpen

Activiteiten op een record worden automatisch gekoppeld aan bepaalde gekoppelde records. Of een activiteit automatisch wordt geassocieerd, hangt af van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst werd gelogd en de objecten die worden geassocieerd. Lees hieronder welke activiteiten automatisch worden gekoppeld op basis van het object waar de activiteit oorspronkelijk werd gelogd.

Bedrijfsactiviteiten

Als een gesprek, één-op-één e-mail, vergadering, notitie, taak, post, LinkedIn, sms of WhatsApp-bericht voor het eerst wordt gelogd op een bedrijfsrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan de vijf meest recente gekoppelde openstaande deals van het bedrijf (d.w.z. deals die zich niet in de fasen Gesloten-winnen of Gesloten-verloren deal bevinden). Eén-op-één e-mails en oproepen vanuit een bedrijf worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.

Contactactiviteiten

Als een gesprek, één-op-één e-mail, vergadering, notitie, taak, post, LinkedIn, sms of WhatsApp-bericht voor het eerst wordt geregistreerd op een contactpersoonrecord, wordt dit automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de contactpersoon en de vijf meest recente geassocieerde open deals (d.w.z. deals die zich niet in de fasen met gewonnen of verloren deals bevinden).

Er zijn enkele uitzonderingen voor bepaalde activiteiten die op contactrecords worden vastgelegd:

• Eén-op-één e-mailantwoorden die zijn verzonden vanuit een record op de desktop-app, worden gekoppeld aan dezelfde records als de eerste e-mail in de thread (bijv. als een contactpersoon de eerste e-mail van de thread heeft ontvangen, maar niet de antwoorden op de thread, wordt die contactpersoon nog steeds gekoppeld aan de antwoorden op de e-mails). Als een nieuwe e-mail of antwoord wordt verzonden vanuit een contactpersoonrecord in de HubSpot mobiele app, wordt de e-mail alleen geassocieerd met de contactpersonen die een e-mail hebben ontvangen. Het wordt niet automatisch gekoppeld aan andere gekoppelde records, zelfs niet als de records waren gekoppeld aan de eerste e-mail van de thread. Leer hoe je de koppelingen van een e-mail op desktop bewerkt.

• Als een contactpersoon eerder aan een ander bedrijf was gekoppeld, worden de eerdere activiteiten van de contactpersoon niet automatisch gekoppeld aan het nieuwe gekoppelde bedrijf. De eerdere activiteiten blijven gekoppeld aan het vorige bedrijfsrecord.
• Taken die zijn gemaakt vanuit de HubSpot Sales Chrome-extensie voor Gmail worden niet automatisch gekoppeld aan het gekoppelde bedrijf of de vijf meest recente open deals van de contactpersoon.
• Taken die zijn gemaakt vanuit sequenties op contactrecords worden niet automatisch gekoppeld aan de gekoppelde records van de contactpersoon. Gesprekken, e-mails en vergaderingen die worden gemaakt als gevolg van een reeks worden automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf en de vijf meest recente openstaande deals van de contactpersoon.

Deal-activiteiten

Als een gesprek, één-op-één e-mail, vergadering, notitie, taak, post, LinkedIn, sms of WhatsApp-bericht voor het eerst wordt gelogd op een dealrecord, wordt dit automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de deal. Eén-op-één e-mails die zijn verzonden en oproepen die zijn gedaan vanuit een deal worden ook geassocieerd met de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.

Ticketactiviteiten

Als een gesprek, één-op-één e-mail, vergadering, notitie, taak, post, LinkedIn, sms of WhatsApp-bericht voor het eerst wordt gelogd op een ticketrecord, wordt dit automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van het ticket. Verzonden één-op-één e-mails en oproepen vanuit een ticket worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die werden gemaild of gebeld.

Aangepaste objectrecordactiviteiten

Activiteiten die zijn gelogd op aangepaste objectrecords worden niet automatisch gekoppeld aan gekoppelde records, maar één-op-één e-mails die zijn verzonden en oproepen die zijn gedaan vanuit een aangepaste objectrecord worden gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.

Een bestaande activiteit aan een ander record koppelen

Als uw activiteiten niet automatisch aan bepaalde records worden gekoppeld, kunt u handmatig activiteiten koppelen aan andere contactpersonen-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectrecords.

• Navigeer naar uw records:
  • Contacten: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot account naar Service > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.
• Klik op de naam van de record met de activiteit die je wilt koppelen.
• Zoek de activiteit die je wilt koppelen aan een record. Als de details van de activiteit zijn samengevouwen, klik dan op de pijl naar rechts right linksboven de activiteit om deze uit te vouwen.
• Klik rechtsonder de activiteit op [x] koppelingen.

• In het pop-upvenster kunt u alle records bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld op het tabblad Associaties, of klik op de objecttabbladen om alleen records van dat object te bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld.

• Om extra records te koppelen, klikt u op het tabblad van het object dat u wilt koppelen en voert u de naam van de record in het veld [object] zoeken in. Schakel het selectievakje naast het record in. De activiteit verschijnt nu in de tijdlijn van die record.

• Als u een koppeling van een activiteit wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de naam van het record uit.

Leer hoe u handmatig een nieuwe activiteit kunt maken en koppelingen kunt toevoegen.

Eerdere activiteiten koppelen aan een nieuwe deal of ticket

Wanneer u een nieuwe deal of ticket aanmaakt, kunt u de nieuwe deal/ticket koppelen aan een ander record en de eerdere activiteiten van dat record automatisch toevoegen aan de tijdlijn van de nieuwe deal/ticket.

Let op: alleen eerdere gesprekken, e-mails, notities, vergaderingen en taken worden automatisch toegevoegd aan de tijdlijn van de nieuwe deal/ticket. Alle andere soorten activiteiten (bijv. klikken op marketinge-mails, ingediende formulieren, bekeken pagina's) worden niet toegevoegd.

• Navigeer naar uw deals of tickets:
  
  • Deals: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot account naar Service > Tickets.
• Klik rechtsboven op [deal/ticket] maken.
• Klik in het rechterpaneel in de sectie Koppel deal/ticket aan op devervolgkeuzemenu's [Bedrijf/Contact] en zoek en selecteer het bedrijf/de contactpersoon dat u aan de nieuwe record wilt koppelen.

• Om activiteiten op deze records aan de nieuwe record te koppelen, schakelt u het selectievakje Tijdlijnactiviteit van [bestaande record] aan deze [deal/ticket] toevoegen in. Klik op het vervolgkeuzemenu Laatste 30 dagen en selecteer het tijdsbestek waarbinnen de eerdere activiteiten van het record aan het nieuwe record moeten worden gekoppeld.

• Voer de andere veldenin en klik op Aanmaken. Het resulterende object bevat de activiteiten van gekoppelde records op basis van het geselecteerde tijdsbestek.

Meer informatie over het maken van deals, het maken van tickets en het aanpassen van het formulier Creëer record.