Activiteiten koppelen aan records

Activiteiten in de tijdlijn van een record kunnen automatisch of handmatig aan andere records worden gekoppeld. Activiteiten omvatten gesprekken, één-op-één e-mails, vergaderingen, notities, taken, post, LinkedIn, SMS en WhatsApp-berichten. Wanneer een activiteit is gekoppeld aan een record van een contactpersoon, bedrijf, deal, ticket of aangepast object, verschijnt de activiteit in de activiteitentijdlijn van dat record.

U kunt ook de geschiedenis van gekoppelde activiteiten op een record bekijken, of records aan elkaar koppelen.

Let op: het aantal associaties dat een activiteit kan hebben is afhankelijk van het object, het type activiteit en je HubSpot abonnement.

Automatische activiteitenassociatie begrijpen

HubSpot associeert activiteiten op een record automatisch met bepaalde geassocieerde records. Of een activiteit automatisch associeert, hangt af van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst is gelogd en de objecten die zijn geassocieerd. Leer hieronder welke activiteiten automatisch worden geassocieerd op basis van welk object de activiteit zijn oorsprong vindt.

Bedrijfsactiviteiten

Als een gesprek, één-op-één e-mail, vergadering, notitie, taak, post, LinkedIn, sms of WhatsApp-bericht voor het eerst wordt gelogd in een bedrijfsrecord, wordt het automatisch gekoppeld aan de vijf meest recente geassocieerde open deals van het bedrijf (d.w.z. deals die zich niet in de fasen gesloten-won of gesloten-verloren deal bevinden). Verzonden e-mails en oproepen vanuit een bedrijf worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die werden gemaild of gebeld.

Contactactiviteiten

Als een gesprek, een-op-een e-mail, vergadering, notitie, taak, post, LinkedIn, sms of WhatsApp-bericht voor het eerst wordt geregistreerd bij een contactpersoon, wordt dit automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de contactpersoon en de vijf meest recente geassocieerde open deals (d.w.z. deals die zich niet in de stadia van gewonnen of verloren deals bevinden).

Er zijn enkele uitzonderingen voor bepaalde activiteiten die op contactrecords zijn vastgelegd:

• Voor één-op-één e-mails worden alle extra antwoorden in een e-mail thread geassocieerd met dezelfde records als de eerste e-mail in de thread. Bijvoorbeeld, zelfs als een contactpersoon niet is opgenomen in de antwoorden van een thread, zal dat contact nog steeds worden gekoppeld aan de antwoordmails als ze waren gekoppeld aan de eerste e-mail van de thread.
• In de HubSpot mobiele app worden oproepen die op een contactpersoon worden gedaan automatisch geassocieerd met het primaire geassocieerde bedrijf van de contactpersoon, behalve oproepen die handmatig worden gelogd in de Android app.
• Als een contactpersoon eerder was gekoppeld aan een ander bedrijf, worden de eerdere activiteiten van de contactpersoon niet automatisch gekoppeld aan het nieuwe gekoppelde bedrijf. De eerdere activiteiten blijven gekoppeld aan het vorige bedrijfsrecord.
• Taken die zijn gemaakt vanuit de HubSpot Sales Chrome-extensie voor Gmail worden niet automatisch gekoppeld aan het gekoppelde bedrijf van de contactpersoon of de vijf meest recente open deals.
• Taken die zijn gemaakt vanuit sequenties op contactrecords worden niet automatisch gekoppeld aan de gekoppelde records van de contactpersoon. Gesprekken, e-mails en vergaderingen die als gevolg van een reeks worden gemaakt , worden automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de contactpersoon en de vijf meest recente openstaande deals.

Deal-activiteiten

Als een gesprek, één-op-één e-mail, vergadering, notitie, taak, post, LinkedIn, SMS of WhatsApp-bericht voor het eerst wordt geregistreerd op een dealrecord, wordt het automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de deal. Verzonden e-mails en oproepen vanuit een deal worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die werden gemaild of gebeld.

Ticket activiteiten

Als een gesprek, een-op-een e-mail, vergadering, notitie, taak, post, LinkedIn, SMS of WhatsApp-bericht voor het eerst wordt gelogd op een ticketrecord, wordt dit automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van het ticket. Verzonden e-mails en oproepen vanuit een ticket worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die werden gemaild of gebeld.

Aangepaste objectrecord activiteiten

Activiteiten die zijn vastgelegd op aangepaste objectrecords worden niet automatisch gekoppeld aan gekoppelde records, maar verzonden e-mails en oproepen vanuit een aangepast objectrecord worden gekoppeld aan de contactpersonen die werden gemaild of gebeld.

Een bestaande activiteit aan een andere record koppelen

Als uw activiteiten niet automatisch worden gekoppeld aan bepaalde records, kunt u handmatig activiteiten koppelen aan andere contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectrecords.

• Navigeer naar uw records:
  • Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Deals: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.
• Klik op de naam van het record met de activiteit die u wilt koppelen.
• Zoek de activiteit die u aan een record wilt koppelen. Als de details van de activiteit zijn ingeklapt, klikt u linksboven op de pijl naar rechts om de activiteit uit te klappen.
• Klik rechtsonder de activiteit op [x] koppelingen.

• In het pop-upvenster kunt u op het tabblad Associaties alle records bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld, of op de objecttabbladen klikken om alleen records van dat object te bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld.

• Om extra records te koppelen, klikt u op het tabblad van het object dat u wilt koppelen en voert u de naam van het record in het veld Zoeken [object] in. Schakel het selectievakje naast het record in. De activiteit verschijnt nu in de tijdlijn van dat record.

• Om een associatie van een activiteit te verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van het record.

Leer hoe u handmatig een nieuwe activiteit maakt en associaties toevoegt.

Eerdere activiteiten koppelen aan een nieuwe deal of ticket

Wanneer u een nieuwe deal of ticket aanmaakt, kunt u de nieuwe deal/ticket koppelen aan een ander record en automatisch de eerdere activiteiten van dat record toevoegen aan de tijdlijn van de nieuwe deal/ticket.

Let op: alleen eerdere gesprekken, e-mails, notities, vergaderingen en taken worden automatisch toegevoegd aan de tijdlijn van de nieuwe deal/ticket. Alle andere soorten activiteiten (bijv. marketing e-mail clicks, formulier inzendingen, pagina views) worden niet toegevoegd.

• Navigeer naar uw deals of tickets:
  
  • Aanbiedingen: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Klik rechtsboven op [deal/ticket] aanmaken.
• Klik in het rechterpaneel, in de sectie Koppel deal/ticket aan, op devervolgkeuzemenu's [Bedrijf/Contact] en zoek en selecteer vervolgens het bedrijf/contact dat u aan het nieuwe record wilt koppelen.

• Om activiteiten op deze records aan de nieuwe record te koppelen, selecteert u het vakje Voeg tijdlijnactiviteit van [bestaande record] toe aan deze [deal/ticket]. Klik op het keuzemenu Laatste 30 dagen en selecteer het tijdsbestek waarbinnen de eerdere activiteiten van het record aan het nieuwe record moeten worden gekoppeld.

• Voer de andere velden en klik op Aanmaken. Het resulterende object zal de activiteiten bevatten van gekoppelde records op basis van het geselecteerde tijdsbestek.

Meer informatie over het aanmaken van deals, het aanmaken van tickets en het aanpassen van het formulier Creëer record.