De importtool begrijpen

Importeer om objecten, zoals contacten, bedrijven, deals, diensten en activiteiten, toe te voegen aan HubSpot. Door een spreadsheet te uploaden en de kolommen ervan toe te wijzen aan HubSpot-eigenschappen, kun je nieuwe records aanmaken, bestaande records bijwerken en relaties tussen deze records definiëren. Bekijk het importproces en de terminologie hieronder om ervoor te zorgen dat je gegevens correct zijn opgemaakt voordat je je bestand uploadt.

Als je nieuw bent bij HubSpot en je bestaande CRM-gegevens wilt migreren naar HubSpot's CRM, kun je een gegevensmigratie aanvragen bij HubSpot's Replatforming-team.

Woordenlijst

• CRM-object: uw klanten en bedrijfsprocesinformatie, zoals contacten, bedrijven, deals en tickets. Bij het importeren is een object het type dataset dat u in HubSpot importeert.

• Record: een afzonderlijk exemplaar van een object (bijvoorbeeld 'Neal Caffrey' is een contactrecord). In een importbestand met één object vertegenwoordigt elke rij van uw bestand één objectrecord. Als u meerdere objecten in één bestand importeert, vertegenwoordigt elke rij records die aan elkaar zijn gekoppeld.

• Activiteit: een interactie die kan worden gekoppeld aan records, zoals een e-mail die naar een contactpersoon is verzonden of een notitie die is vastgelegd in een ticketrecord. Voor de importtool worden onder andere de volgende activiteiten ondersteund: telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen, notities en taken.
• Eigenschap: een veld dat is gemaakt om informatie over uw records en activiteiten op te slaan. Bij een import komen eigenschappen overeen met de kolomkoppen van uw bestand.

In het volgende voorbeeld zijn de contacten het object dat wordt geïmporteerd. Elke rij vertegenwoordigt een contactrecord en elke kolom met informatie vertegenwoordigt een contacteigenschap (voornaam, achternaam, e-mailadres).

Ondersteunde objecten en activiteiten

Hieronder volgen de soorten importen die u kunt uitvoeren en de objecten en activiteiten die voor elk daarvan worden ondersteund.

Import van één object of activiteit

U kunt importeren om één object of activiteit tegelijk te maken en/of bij te werken. Bij het importeren van één object:

• U kunt contacten, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten, oproepen, producten, projecten, bestellingen, winkelwagentjes, abonnementen en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken.

• U kunt taken aanmaken, maar niet bijwerken.

Meerdere objecten en activiteiten importeren

U kunt importeren om meerdere objecten en activiteiten tegelijk te maken, bij te werken en/of te koppelen. U kunt meerdere objecten en activiteiten in één bestand importeren, of twee objecten/een object en een activiteit in twee afzonderlijke bestanden. Wanneer u twee afzonderlijke bestanden gebruikt, moeten de bestanden een gedeelde kolom bevatten.

Bij het importeren van meerdere objecten:

• U kunt contacten, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten, telefoontjes, orders, projecten, winkelwagentjes en aangepaste objectrecords aanmaken en/of bijwerken.
• U kunt regelitems aanmaken en/of bijwerken, maar deze moeten gekoppeld zijn aan deals.
• U kunt e-mails, vergaderingen, notities en taken aanmaken, maar niet bijwerken. E-mails, vergaderingen en notities moeten gekoppeld zijn aan een object.

Voorbeeld: gebruik twee bestanden om twee objecten te importeren

U hebt twee bestanden uit een andere database die u in HubSpot wilt importeren, één met contactpersonen en één met deals. Beide bestanden hebben een kolomDealnaam, die overeenkomt met de gekoppelde contactpersoon in het contactpersonenbestand. Gebruik tijdens het importerenDealnaam als de gemeenschappelijke kolom en de unieke sleutel voor het contactbestand. Hierdoor kan de kolom de eigenschap Dealnaam vullen en tegelijkertijd de deals koppelen aan contacten in HubSpot.

Andere soorten imports

Je kunt het importproces voor andere tools ook openen vanaf de importpagina, maar hiervoor gelden andere stappen dan voor het importeren van objecten of activiteiten.

• Opt-out spreadsheetimporten
• Import van aangepaste gebeurtenissen
• Importeren van datasets

Importbestanden instellen

Voordat je een bestand uploadt naar de importtool, is het belangrijk om je bestanden correct in te stellen, zodat de gegevens correct aan je account worden toegevoegd. De volgende secties bevatten belangrijke concepten en vereisten voor het correct instellen van je bestanden.

Raadpleeg dit artikel voor vooraf gemaakte voorbeeldbestanden.

Vereisten

Raadpleeg het artikel Importbestanden instellen voor technische beperkingen en algemene vereisten.

Unieke identificatiegegevens

Een unieke identificatie is een eigenschap die HubSpot gebruikt om elk record als uniek te herkennen. Bij een import hebt u een unieke identificatie nodig om records bij te werken, dubbele records te voorkomen (bijvoorbeeld twee records voor 'Tom Smith') en records aan elkaar te koppelen (bijvoorbeeld 'Tom Smith' importeren en hem koppelen aan zijn bedrijf 'Smith Inc.'). Voor contactpersonen en bedrijven wordt aanbevolen om bij het importeren hun respectievelijke unieke identificatiegegevens te gebruiken (e-mail,domeinnaam van het bedrijf).

De unieke identificatiegegevens die bij het importeren kunnen worden gebruikt, zijn:

• E-mail: het e-mailadres van een contactpersoon. Dit is vereist bij het importeren van contactpersonen om duplicaten te voorkomen of om contactpersonen aan een ander object te koppelen. Als u geen e-mailadressen van contactpersonen hebt, gebruik dan de Record-ID om bestaande contactrecords bij te werken en te koppelen.

• Bedrijfsdomeinnaam: het websitedomein van een bedrijf (bijv. voorbeeld.com). Dit is vereist bij het importeren van bedrijven om duplicaten te voorkomen of om bedrijven aan een ander object te koppelen. Als u geen bedrijfsdomeinnamen hebt, gebruik dan de Record-ID om bestaande bedrijfsrecords bij te werken en te koppelen.
• Record-ID: een unieke eigenschapwaarde die door HubSpot aan elk record wordt toegekend. Als u bestaande records uit HubSpot exporteert, krijgt elk record een record-ID. Dit is de standaard unieke identificatiecode voor deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, services, activiteiten en aangepaste objecten, maar kan ook worden gebruikt als unieke identificatiecode voor contactpersonen en bedrijven als u geen e-mailadressen of bedrijfsdomeinnamen hebt. Als de record-ID in uw import is opgenomen, vervangt deze alle andere unieke identificatiecodes.
• Aangepaste eigenschap die unieke waarden vereist: als u een eigenschap hebt gemaakt die unieke waarden vereist, kunt u de eigenschap gebruiken als unieke identificatiecode in uw importbestanden. Dit wordt ondersteund voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten en aangepaste objecten.

Voor contactpersonen en bedrijven wordt aanbevolen om bij het importeren hun respectievelijke unieke identificatiegegevens te gebruiken (e-mail,bedrijfsdomeinnaam). Zo blijft de kwaliteit van de gegevens gewaarborgd.

Voorbeeld: gebruikRecord-ID om bestaande deals bij

te

werken

U wilt verschillende eigenschappen bijwerken voor alle bestaande deals in uw pijplijn. Exporteer die deals en neem alleen de eigenschappen op die u wilt bewerken, plus de Record-ID. Breng de gewenste wijzigingen aan in de spreadsheet en laat de kolomRecord-ID ongewijzigd. Voer een dealimport uit en gebruikde Record-ID als unieke identificatiecode in het gedeelte met de toewijzingskolommen van het proces.

Koppelingen

U kunt ook importeren om records aan elkaar te koppelen en associatielabels toevoegen om de relatie tussen records te specificeren. Dit omvat objectoverschrijdende associaties, zoals deal naar contactpersoon, of associaties binnen hetzelfde object, zoals contactpersoon naar contactpersoon.

Lees meer over hoe u associaties op de juiste manier in uw importbestanden kunt opnemen.

Voorbeeld: een associatie binnen hetzelfde object importeren

Uw bedrijf houdt de relaties tussen managers en individuele medewerkers (IC's) bij met behulp van het contactobject. De managers bestaan al in HubSpot. Configureer één importbestand met de primaire e-mailadressen van beide contactpersonen in afzonderlijke kolommen (bijvoorbeeldE-mail van manager, E-mail van IC). De waarde van de e-mailproperty van de manager moet overeenkomen met die in HubSpot. Start een contactimport, selecteer de optie om associaties tussen dezelfde objecten te maken, configureer de rest van de details en voltooi de import. U kunt ook aangepaste associatielabels gebruiken om de relatie te labelen.

Toewijzingsgids

Op de pagina Kolommen in uw bestand toewijzen aan [object]eigenschappen wijst HubSpot de kolommen in uw bestand toe aan de eigenschappen van het geselecteerde object op basis van de koptekst, de taal van de koptekst en de eigenschapnaam.

Klik in het gedeelte Toewijzingsgids op het pictogram voor uitvouwen en bekijk vervolgens het volgende:

• Eigenschappen: de eigenschappen die nodig zijn om het object te maken en/of bij te werken. Als uw bestand een van de eigenschappen mist die nodig zijn om het doel van uw import te voltooien (u hebt bijvoorbeeld gekozen om bestaande deals bij te werken, maar geen kolom Record-ID opgenomen), moet u uw importbestand corrigeren door een van de volgende handelingen uit te voeren:
  •  Corrigeer het spreadsheet en start de import opnieuw.
  • Klik in de kolom Toegewezen op [x] fouten om deze tijdens het importproces op te lossen. Meer informatie over het beheren van fouten tijdens het toewijzen. 
• Fouten: het aantal fouten dat is gevonden in maximaal 1000 rijen. Als uw bestand groter is dan dat, worden de fouten mogelijk niet weergegeven in de kaart Toewijzingsgids.

Kolommen toewijzen aan eigenschappen

Nadat je je bestand hebt geüpload naar de importtool, wordt je tijdens het importproces gevraagd om de kolomkoppen in je bestand te koppelen aan HubSpot-eigenschappen. Door correct toe te wijzen , zorg je ervoor dat je gegevens op de juiste plaats terechtkomen (d.w.z. het juiste object en de juiste eigenschap) wanneer ze aan HubSpot worden toegevoegd.

Voor een contactenbestand koppelt u bijvoorbeeld de kolom Voornaamaan de contacteigenschap Voornaam.

Voor een bestand dat meerdere objecten koppelt, selecteert u voor elke kolom het bijbehorende object en de bijbehorende eigenschap.

• • Kolomkop uit bestand: de naam van de koptekst uit uw importbestand.
  • Voorbeeldafbeelding: voorbeeldafbeelding van de eerste drie rijen uit uw spreadsheet voor de kolom.
  • Toegewezen: geeft de status weer van de kolomtoewijzing aan de HubSpot-eigenschap. Klik op het vervolgkeuzemenuAlle toegewezen statussen om de statustypen te bekijken en de tabel hierop te sorteren. Als er bepaalde fouten worden gedetecteerd, wordt er een uitroeptekenpictogram weergegeven . Klik op [x] fouten om te zien hoe u deze kunt oplossen.
  • Importeren als: vervolgkeuzemenu om de [object]eigenschappen (bijv.taakeigenschappen) te selecteren die u importeert of de optie om de kolom niet te importeren.
  • HubSpot-eigenschap: vervolgkeuzemenu om de HubSpot-eigenschap te selecteren die aan de kolom moet worden toegewezen.
  • Bestaande waarden beheren: selecteer dit selectievakje om bestaande waarden voor het record in het CRM te overschrijven. Om de toewijzingspagina te filteren op toewijzingsstatus of object, klikt u op de vervolgkeuzemenu's en selecteert u de status of het object dat u wilt bekijken. 

Importfouten

Als uw import tijdens het toewijzingsproces fouten bevat, kunt u bepaalde fouten beheren om de gegevens te corrigeren voordat ze aan uw account worden toegevoegd. Als er fouten zijn na een import, kunt u de fouten bekijken en oplossen om de betreffende gegevens toe te voegen of bij te werken.

Extra manieren om gegevens in HubSpot bij te werken

• Voor contactpersonen en bedrijven kunt u de instelling inschakelen om automatisch bedrijven aan te maken en te koppelen aan contactpersonen op basis van het e-maildomein van de contactpersoon. Als u contactpersonen hebt met e-maildomeinen die verschillen van de domeinen van hun bedrijven, of als u andere objecten importeert, volgt u de instructies om uw records via import te koppelen.
• Als je gegevens in een ander systeem hebt en een tweerichtingssynchronisatie wilt instellen, lees dan hoe je HubSpot-gegevenssynchronisatie kunt verbinden en gebruiken.