De importtool begrijpen

Importeer om objecten, zoals contacten, bedrijven, deals, diensten en activiteiten, toe te voegen aan HubSpot. Door een spreadsheet te uploaden en de kolommen ervan toe te wijzen aan HubSpot-eigenschappen, kunt u nieuwe records aanmaken, bestaande records bijwerken en relaties tussen deze records definiëren. Bekijk het importproces en de terminologie hieronder om ervoor te zorgen dat uw gegevens correct zijn opgemaakt voordat u uw bestand uploadt.

Lees voordat u begint met importeren het artikel Aan de slag met importeren. 

Als je nieuw bent bij HubSpot en je bestaande CRM-gegevens wilt overzetten naar HubSpot's CRM, kun je gebruikmaken van zelfbedieningsoverdracht om je gegevens te controleren en te synchroniseren.

Woordenlijst

• CRM-object: uw klanten en bedrijfsprocesinformatie, zoals contactpersonen, bedrijven, deals en tickets. Bij het importeren is een object het type dataset dat u in HubSpot importeert.

• Record: een afzonderlijk exemplaar van een object (bijvoorbeeld 'Neal Caffrey' is een contactrecord). In een importbestand met één object vertegenwoordigt elke rij van uw bestand één objectrecord. Als u meerdere objecten in één bestand importeert, vertegenwoordigt elke rij records die aan elkaar zijn gekoppeld.

• Activiteit: een interactie die kan worden gekoppeld aan records, zoals een e-mail die naar een contactpersoon is verzonden of een notitie die is vastgelegd in een ticketrecord. Voor de importtool worden onder andere de volgende activiteiten ondersteund: telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen, notities en taken.
• Eigenschap: een veld dat is gemaakt om informatie over uw records en activiteiten op te slaan. Bij een import komen eigenschappen overeen met de kolomkoppen van uw bestand.
• Toewijzing: het proces waarbij kolommen in uw importbestand worden gekoppeld aan overeenkomstige HubSpot-eigenschappen. Tijdens een import controleert en bevestigt u hoe kolommen worden toegewezen aan HubSpot-eigenschappen. 

In het volgende voorbeeld worden contacten geïmporteerd. Elke rij vertegenwoordigt een contactrecord en elke kolom met informatie vertegenwoordigt een contacteigenschap (voornaam, achternaam, e-mailadres).

Ondersteunde objecten en activiteiten

Hieronder vindt u de soorten imports die u kunt uitvoeren en de objecten en activiteiten die voor elk daarvan worden ondersteund.

Import van één object of activiteit

U kunt importeren om één object of activiteit tegelijk te maken en/of bij te werken. Bij een import van één object kunt u:

• Contacten, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten, oproepen, producten, projecten, bestellingen, winkelwagentjes, abonnementen en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken.

• Taken aanmaken, maar niet bijwerken.

Meerdere objecten en activiteiten importeren

U kunt importeren om meerdere objecten en activiteiten tegelijk te maken, bij te werken en/of te koppelen. U kunt meerdere objecten en activiteiten in één bestand importeren, of twee objecten/een object en een activiteit in twee afzonderlijke bestanden. Wanneer u twee afzonderlijke bestanden gebruikt, moeten de bestanden een gedeelde kolom bevatten.

Bij het importeren van meerdere objecten kunt u:

• Contacten, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten, telefoontjes, bestellingen, projecten, winkelwagentjes en aangepaste objectrecords aanmaken en/of bijwerken.
• Records koppelen, zoals contacten en bedrijven, contacten en deals, of projecten en taken.
• Regelitems aanmaken en/of bijwerken, maar deze moeten gekoppeld zijn aan deals.
• E-mails, vergaderingen, notities en taken aanmaken, maar niet bijwerken. E-mails, vergaderingen en notities moeten gekoppeld zijn aan een object.

Voorbeeld: gebruik twee bestanden om twee objecten te importeren

Je hebt twee bestanden uit een andere database die je in HubSpot wilt importeren, één met contactpersonen en één met deals. Beide bestanden hebben een kolommet de naam Deal, die overeenkomt met de gekoppelde contactpersoon in het contactpersonenbestand. Gebruik tijdens het importerenDealnaam als de gemeenschappelijke kolom en de unieke sleutel voor het contactpersonenbestand. Hierdoor kan de kolom de eigenschap Dealnaam vullen en tegelijkertijd de deals koppelen aan contacten in HubSpot.

Importbestanden instellen

Voordat je een bestand uploadt naar de importtool, is het belangrijk om je bestanden correct in te stellen, zodat de gegevens correct aan je account worden toegevoegd. De volgende secties bevatten belangrijke concepten en vereisten voor het correct instellen van je bestanden.

Raadpleeg het artikel over het formaat van je importbestanden voor technische beperkingen en algemene vereisten.

Unieke identificatiegegevens

Een unieke identificatie is een eigenschap die HubSpot gebruikt om elk record als uniek te herkennen. Bij een import hebt u een unieke identificatie nodig om records bij te werken, dubbele records te voorkomen (bijvoorbeeld twee records voor 'Tom Smith') en records aan elkaar te koppelen (bijvoorbeeld 'Tom Smith' importeren en hem koppelen aan zijn bedrijf 'Smith Inc.'). Voor contactpersonen en bedrijven wordt aanbevolen om bij het importeren hun respectievelijke unieke identificatiegegevens te gebruiken (e-mail,bedrijfsdomeinnaam) om de gegevenskwaliteit te behouden.

De unieke identificatiegegevens die beschikbaar zijn voor gebruik bij het importeren zijn:

• E-mail: het e-mailadres van een contactpersoon. Voeg dit toe tijdens het importeren van contactpersonen om duplicaten te voorkomen, bestaande records bij te werken en contactpersonen aan een ander object te koppelen. Als u geen e-mailadressen van contactpersonen hebt, gebruik dan de Record-ID om bestaande contactrecords bij te werken en te koppelen.
• Bedrijfsdomeinnaam: het websitedomein van een bedrijf (bijvoorbeeld example.com). Voeg dit toe tijdens het importeren van bedrijven om duplicaten te voorkomen, bestaande records bij te werken en bedrijven aan een ander object te koppelen. Als u geen bedrijfsdomeinnamen hebt, gebruik dan de Record-ID om bestaande bedrijfsrecords bij te werken en te koppelen.
• Record-ID: een unieke eigenschapwaarde die door HubSpot aan elk record wordt toegekend. Exporteer bestaande records omhet record-ID te bekijken en te gebruiken.Dit is de standaard unieke identificatiecode voor deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, services, activiteiten en aangepaste objecten. Het kan ook worden gebruikt als unieke identificatiecode voor contactpersonen en bedrijven als u geen e-mailadressen of bedrijfsdomeinnamen hebt. Als het record-ID tijdens het importeren wordt toegewezen, vervangt het alle andere toegewezen unieke identificatiecodes.
• Aangepaste eigenschap die unieke waarden vereist: een door de gebruiker gemaakte aangepaste eigenschap die unieke waarden vereist. Je kunt de eigenschap gebruiken als unieke identificatie in je importbestanden. Deze eigenschappen zijn beschikbaar voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten en aangepaste objecten.

Voorbeeld:Record ID gebruiken om bestaande deals bij

te

werken

U wilt verschillende eigenschappen bijwerken voor alle bestaande deals in uw pijplijn. Exporteer die deals en neem alleen de eigenschappen op die u wilt bewerken, plus Record ID. Breng de gewenste wijzigingen aan in het spreadsheet en laat de kolomRecord ID ongewijzigd. Voer een dealimport uit en gebruikRecord ID als unieke identificatie in het gedeelte 'kolommen toewijzen' van het proces.

Associaties

U kunt ook importeren om records aan elkaar te koppelen en associatielabels toevoegen om de relatie tussen records te specificeren. Dit omvat objectoverschrijdende associaties, zoals deal naar contactpersoon, of associaties binnen hetzelfde object, zoals contactpersoon naar contactpersoon.

Lees meer over hoe u associaties op de juiste manier in uw importbestanden kunt opnemen.

Voorbeeld: een associatie binnen hetzelfde object importeren

Uw bedrijf houdt de relaties tussen managers en individuele medewerkers (IC's) bij met behulp van het contactobject. De managers bestaan al in HubSpot. Configureer één importbestand met de primaire e-mailadressen van beide contactpersonen in afzonderlijke kolommen (bijvoorbeeldE-mail van manager, E-mail van IC). De waarde van de e-mailproperty van de manager moet overeenkomen met die in HubSpot. Start een contactimport, selecteer de optie om associaties tussen dezelfde objecten te maken, configureer de rest van de details en voltooi de import. U kunt ook aangepaste associatielabels gebruiken om de relatie te labelen.

Toewijzingsgids

Op de pagina Kolommen in uw bestand toewijzen aan [object]eigenschappen wijst HubSpot de kolommen in uw bestand toe aan de eigenschappen van het geselecteerde object op basis van de koptekst, de taal van de koptekst en de eigenschapnaam.

Klik in het gedeelte Toewijzingsgids op het pictogram voor uitvouwen en bekijk vervolgens het volgende:

• Eigenschappen: de eigenschappen die nodig zijn om het object te maken en/of bij te werken. Als uw bestand een van de eigenschappen mist die nodig zijn om het doel van uw import te voltooien (u hebt bijvoorbeeld gekozen om bestaande deals bij te werken, maar geen kolom Record-ID opgenomen), moet u uw importbestand corrigeren door een van de volgende handelingen uit te voeren:
  •  Corrigeer het spreadsheet en start de import opnieuw.
  • Klik in de kolom Toegewezen op [x] fouten om deze tijdens het importproces op te lossen. Meer informatie over het beheren van fouten tijdens het toewijzen. 
• Fouten: het aantal fouten dat is gevonden in maximaal 1000 rijen. Als uw bestand groter is dan dat, worden de fouten mogelijk niet weergegeven in de kaart Toewijzingsgids.

Kolommen toewijzen aan eigenschappen

Nadat je je bestand hebt geüpload naar de importtool, wordt je tijdens het importproces gevraagd om de kolomkoppen in je bestand te koppelen aan HubSpot-eigenschappen. Door correct toe te wijzen , zorg je ervoor dat je gegevens op de juiste plaats terechtkomen (d.w.z. het juiste object en de juiste eigenschap) wanneer ze aan HubSpot worden toegevoegd.

Voor een contactenbestand koppelt u bijvoorbeeld de kolom Voornaamaan de contacteigenschap Voornaam.

Voor een bestand dat meerdere objecten koppelt, selecteert u voor elke kolom het bijbehorende object en de bijbehorende eigenschap.

• Kolomkop uit bestand: de naam van de koptekst uit uw importbestand.
• Voorbeeldafbeelding: voorbeeldafbeelding van de eerste drie rijen uit uw spreadsheet voor de kolom.
• Toegewezen: geeft de status weer van de kolomtoewijzing aan de HubSpot-eigenschap. Klik op het vervolgkeuzemenuAlle toegewezen statussen om de statustypen te bekijken en de tabel hierop te sorteren. Als er bepaalde fouten worden gedetecteerd, wordt er een uitroeptekenpictogram weergegeven . Klik op [x] fouten om te zien hoe u deze kunt oplossen.
• Importeren als: vervolgkeuzemenu om de [object]eigenschappen (bijv.taakeigenschappen) te selecteren die u importeert of de optie om de kolom niet te importeren.
• HubSpot-eigenschap: vervolgkeuzemenu om de HubSpot-eigenschap te selecteren die aan de kolom moet worden toegewezen.
• Bestaande waarden beheren: selectievakje om bestaande waarden voor het record in het CRM te overschrijven. Om de toewijzingspagina te filteren op toewijzingsstatus of object, klikt u op de vervolgkeuzemenu's en selecteert u de status of het object dat u wilt bekijken. 

Importfouten

Als u tijdens het importeren fouten tegenkomt, kunt u deze op de volgende manieren beheren:

• Tijdens het importeren:beheer bepaalde fouten om de gegevens te corrigeren voordat ze aan uw account worden toegevoegd.

• Na het importeren: als er fouten optreden na het importeren, controleer en los de fouten dan op om de betreffende gegevens toe te voegen of bij te werken.

Extra manieren om gegevens in HubSpot bij te werken

• Automatisch aanmaken en koppelen van bedrijven: voor contactpersonen en bedrijven met overeenkomende e-mail- en bedrijfsdomeinen schakelt u de instelling in om automatisch bedrijven aan te maken en te koppelen aan contactpersonen op basis van het e-maildomein van de contactpersoon. Als contactpersonen e-maildomeinen hebben die verschillen van de domeinen van hun bedrijven, of als u andere objecten importeert, schakelt u de instelling uit en volgt u de instructies om uw records via import te koppelen. Deze configuratie kan voorkomen dat er onjuiste bedrijven worden aangemaakt.
• HubSpot-gegevenssynchronisatie: alsu gegevens in een ander systeem hebt en een tweerichtingssynchronisatie wilt instellen, lees dan hoe u HubSpot-gegevenssynchronisatie kunt verbinden en gebruiken.

Andere soorten imports

U kunt het importproces voor andere tools ook openen vanaf de importpagina, maar hiervoor gelden andere stappen dan voor het importeren van objecten of activiteiten.

• Opt-out spreadsheetimporten
• Import van aangepaste gebeurtenissen
• Dataset-importen