Meldingen beheren in Slack

Nadat je de Slack-app aan je HubSpot-account hebt gekoppeld, kun je HubSpot-gebruikersmeldingen, gespreksmeldingen en oproep- en notitiemeldingen ontvangen als Slack-berichten. Om meldingen in privé Slack-kanalen te ontvangen, moet je eerst de HubSpot-app aan die kanalen toevoegen.

De HubSpot-app toevoegen aan een privé Slack-kanaal

Om meldingen in een privé Slack-kanaal te ontvangen, moet je de HubSpot-app aan dat kanaal toevoegen. Je moet dit proces afzonderlijk herhalen voor elk privékanaal dat je met de Slack-integratie wilt gebruiken. 

HubSpot-meldingen ontvangen in Slack

Nadat je de HubSpot-app aan het Slack-kanaal hebt toegevoegd, kun je aanpassen welke HubSpot-meldingen naar Slack worden verzonden, waaronder gebruikers-, live chat- en activiteitsmeldingen. 

HubSpot-gebruikersmeldingen ontvangen

Gebruikersmeldingen in HubSpot omvatten vermeldingen in records, ingediende formulieren en taaktoewijzingen en herinneringen.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarMeldingen.
3. Klik op het tabbladAndere apps.
4. Schakel in het gedeelte Hoe u meldingen ontvangt de Slack-schakelaarin om HubSpot-meldingen, taken en slash-opdrachten binnen Slack te ontvangen. 
5. Klik in het gedeelte Waarover u meldingen ontvangt op een onderwerp om het uit te vouwen en vink vervolgens het selectievakje rechts van het meldingstype aan. Als u alle meldingen binnen een onderwerp wilt ontvangen, vinkt u het selectievakje rechts van het onderwerp aan. 

6. Klik linksonder op Opslaan.

Meldingen worden standaard naar de HubSpot-app in Slack verzonden. Je ontvangt automatisch je HubSpot-meldingen in Slack als je HubSpot-gebruikers-e-mailadres overeenkomt met dat van je Slack-gebruiker. Lees wat je moet doen als je HubSpot-gebruikers-e-mailadres niet overeenkomt met je Slack-gebruikers-e-mailadres.

Ontvang HubSpot-livechatmeldingen

Nadat je de Slack-app hebt geïnstalleerd, kun je selecteren welk Slack-kanaal nieuwe live chatgesprekken van HubSpot ontvangt:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik opSlack. 
3. Klik op het tabblad Algemene instellingen. 
4. Schakel in het gedeelte Gesprekken naar Slack brengen de schakelaar AAN/UIT in naast een inbox om meldingen te verzenden voor de inkomende live chats van die inbox. 
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Slack-kanaal en selecteer een kanaal.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Inboxkanaalsoorten en vink hetselectievakje aan naast elk kanaaltype dat u met Slack wilt synchroniseren.

Reageer op live chats in Slack

Nadat je het Slack-kanaal aan de inbox hebt gekoppeld, ontvang je meldingen voor inkomende live chats in Slack. Je kunt ook rechtstreeks met bezoekers chatten via de Slack-thread. 

Om het gesprek in HubSpot te bekijken, klikt u op Beantwoorden in Inbox. Als het een live chat is, kunt u ook reageren via de Slack-thread. Het hele gesprek wordt nog steeds geregistreerd in de inbox.

Ontvang activiteitsmeldingen voor records

Zodra een bedrijf of deal is gekoppeld aan een Slack-kanaal, zal elke nieuwe oproep, notitie, e-mail, taak of vergadering die in dat record wordt geregistreerd, een Slack-melding activeren. Je kunt meerdere records koppelen aan hetzelfde Slack-kanaal. 

1. Navigeer naar een bedrijfs- of dealrecord:

• • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

2. Klik op de naam van het record.
3. Ga in de rechterzijbalk van het record naar de Slack-kaart en klik op Slack-kanaal koppelen.

4. Om een bestaand kanaal te koppelen: 

• • Klik in het dialoogvenster op hetvervolgkeuzemenu Slack-kanaal kiezen en selecteer een kanaal.
  • Schakel het selectievakje in naast elk activiteitstype waarvoor u meldingen wilt ontvangen in het kanaal. 
  • Klik op Slack-kanaal koppelen. 

5. Om een nieuw kanaal te koppelen: 

• • Klik in het dialoogvenster op Nieuw Slack-kanaal maken.
  • Voer in het veld Kanaalnaam een naam in voor het kanaal.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Zichtbaarheid kanaal en selecteer Openbaar of Privé. 
  • Voer in het veld Kanaalbeschrijving een beschrijving van de inhoud van het kanaal in. Dit veld is optioneel. 
  • Schakel het selectievakje in naast elk activiteitstype waarvoor u meldingen wilt ontvangen in het kanaal. 
  • Klik op Slack-kanaal koppelen. 

Zodra je een Slack-kanaal hebt gekoppeld, kun je de koppeling bewerken of verwijderen.

1. Om een koppeling te bewerken, klikt u opActies > Koppeling bewerken.
2. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een nieuw Slack-kanaal. Klik vervolgens opOpslaan. 
3. Om de koppeling te verwijderen, klikt u op Acties > Koppeling verwijderen. 

Let op: alleen e-mails die je verstuurt, doorstuurt of beantwoordt met je HubSpot-account, of e-mails die in HubSpot worden geregistreerd, worden naar Slack verzonden. E-mails die je doorstuurt of beantwoordt vanuit je e-mailclient worden niet naar Slack verzonden, zelfs als ze in HubSpot worden geregistreerd. 

Je kunt ook workflows gebruiken om een Slack-kanaal aan te maken en te koppelen aan een bedrijfs- of dealrecord. 

Meldingen van de helpdesk ontvangen

Bekijk hoe je de HubSpot-helpdesk kunt koppelen aan Slack om tickets te beheren en HubSpot-helpdeskmeldingen te ontvangen in Slack. 

Maak een Slack-kanaal met workflows

Stel een workflow in om automatisch een nieuw Slack-kanaal aan te maken. Zodra het kanaal is aangemaakt, verschijnt het in de gekoppelde CRM-records. De Slack-kaart in de rechterzijbalk van records geeft aan dat het kanaal is aangemaakt door een workflow. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam vaneen bestaande workflow ofmaak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op hetplusteken (+)om een workflowactie toe te voegen.
4. Klik in het linkerpaneel onderGeïntegreerde apps op om hetgedeelte Slack uit te vouwen en selecteer vervolgens Een Slack-kanaal maken. 

• • Voer in het veld' -kanaalnaam' een naam in voor het kanaal of voeg eenpersonalisatietoken toe. Kanaalnamen mogen maximaal 80 tekens lang zijn en mogen alleen kleine letters, cijfers, koppeltekens en onderstrepingstekens bevatten.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Channel Visibility' (Zichtbaarheid kanaal) en selecteer 'Public' (Openbaar) of 'Private'(Privé). Een privékanaal is alleen zichtbaar voor de gebruiker die eigenaar is van het geregistreerde record.
  • Om een beschrijving aan het Slack-kanaal toe te voegen, voert u een beschrijvingin het veld 'Kanaalbeschrijving instellen' in. 
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebruikers uitnodigen voor het kanaal en schakel het selectievakje in naast elke gebruiker die u wilt uitnodigen. 
  • Om de soorten activiteiten te selecteren waarover u het Slack-kanaal wilt informeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Selecteer activiteitsupdates om naar het kanaal te verzenden en schakelt u het selectievakje naast elk activiteitstype in. 

Stuur aangepaste Slack-meldingen via workflows

Je kunt aangepaste Slack-meldingen verzenden vanuit je HubSpot-account met behulp van workflows. In elke Slack-melding kun je actieknoppen toevoegen waarmee gebruikers direct acties kunnen ondernemen binnen Slack, zoals taken en notities aanmaken, activiteiten registreren en record-eigenschappen bijwerken in HubSpot.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow ofmaak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op het plusteken (+) om een workflowactie toe te voegen.
4. Klik in het linkerpaneel onder Geïntegreerde apps op de sectie Slack om deze uit te vouwen en selecteer vervolgens Een Slack-melding verzenden.
5. Om individuele Slack-gebruikers op de hoogte te stellen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Meldingen naar gebruikers verzenden en schakelt u vervolgens het selectievakje in naast elke gebruiker die u op de hoogte wilt stellen. Alleen gebruikers die hun e-mailadressen hebben gekoppeld, worden weergegeven in het vervolgkeuzemenu. 
6. Om Slack-kanalen op de hoogte te stellen, klik je op het vervolgkeuzemenu Meldingen naar kanalen verzenden en vink je het selectievakje aan naast elk kanaal dat je op de hoogte wilt stellen. Je ziet geen privékanalen, tenzij je de HubSpot-app aan die kanalen hebt toegevoegd.
7. Om de eigenaar van het record te informeren, selecteert u het vervolgkeuzemenu 'Melding naar bestaande eigenaren sturen' en vinkt u vervolgens het selectievakje aan naast elke eigenaar die u wilt informeren. 
8. Voer in het tekstvak Bericht het bericht in dat in de melding moet verschijnen. 
9. Om actieknoppen toe te voegen aan de Slack-melding, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties toevoegen aan de melding en selecteer je het selectievakje naast elke actie die je wilt toevoegen. De beschikbare acties die aan een Slack-melding kunnen worden toegevoegd, zijn onder andere: 

• • • • • Maak een notitie
        • Vergadering loggen
        • Gesprek loggen
        • E-mail loggen 
        • Maak een taak
        • Contactpersoon bellen 
        • E-mail contactpersoon
        • [Object] bijwerken
        • Lijst associaties

10. Om gebruikers te @vermelden in de Slack-melding, klikt u op de knop At-vermeldingen toevoegen aan de melding en schakel het selectievakje in naast elke gebruiker die u wilt vermelden.
11. Om eigenschappen in de melding op te nemen, klikt u op het Eigenschappen toevoegen aan bericht en schakel het selectievakje selectievakje naast elke eigenschap die u in het bericht wilt opnemen. 

12. Als je klaar bent, klik je bovenaan het linkerpaneel op Opslaan. 

Wanneer een record in de workflow is opgenomen en de actie wordt uitgevoerd, wordt de melding naar de geselecteerde Slack-gebruiker of het geselecteerde Slack-kanaal verzonden.

Als je actieknoppen in de melding opneemt, bevat deze, zodra deze bij Slack is afgeleverd, knoppen om de bijbehorende HubSpot-acties uit te voeren en wordt de door jou geselecteerde gebruiker getagd met een @-vermelding. De melding bevat ook een knop Samenvatting [object] met Copilot, die je kunt gebruiken om een door AI aangestuurde samenvatting van het record te genereren. 

Let op: het actieformulier Update [object] geeft de eigenschappen van het object weer die zijn opgenomen in het aanmaakformulier van het object in uw HubSpot-account.