Meldingen beheren in Slack

Nadat je de Slack app hebt gekoppeld aan je HubSpot account, kun je HubSpot gebruikersmeldingen, gespreksmeldingen en gespreks- en notitiemeldingen ontvangen als Slack berichten.

Je kunt ook de tool workflows gebruiken om aangepaste meldingen naar een specifiek Slack-kanaal te sturen, of een Slack-kanaal koppelen aan een bedrijfs- of dealrecord om meldingen te ontvangen over activiteit op dat kanaal.

Let op: als je de gratis tools van HubSpot gebruikt, verschijnen meldingen alleen in de HubSpot app in Slack.

Voordat je begint

• Je moet de HubSpot-app toevoegen aan privé Slack-kanalen om meldingen te kunnen ontvangen.

HubSpot gebruikersmeldingen ontvangen

Gebruikersmeldingen in HubSpot omvatten vermeldingen over records, formulierinzendingen en taakopdrachten en herinneringen. Om HubSpot-gebruikersmeldingen in Slack te ontvangen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik op het tabblad Andere apps.
• Klik om de Slack schakelaar aan te zetten om HubSpot meldingen, taken en slash commando's in Slack te ontvangen.

• Vouw in het gedeelte Waarover je meldingen krijgt het onderwerp uit waarvoor je meldingen wilt ontvangen en schakel het selectievakje voor het specifieke meldingstype in.

Meldingen worden standaard verzonden naar de HubSpot app in Slack. Je ontvangt je HubSpot meldingen automatisch in Slack als het e-mailadres van je HubSpot gebruiker overeenkomt met dat van je Slack gebruiker. Lees wat je moet doen als het e-mailadres van je HubSpot-gebruiker niet overeenkomt met het e-mailadres van je Slack-gebruiker.

Stop het verzenden van gebruikersmeldingen naar Slack:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
• Klik op het tabblad Andere apps.
• Om specifieke meldingen te stoppen, schakelt u het selectievakje naast het type melding uit en klikt u op Opslaan.
• Om alle gebruikersmeldingen te stoppen, klik je op om de Slack-schakelaar uit te zetten om alle HubSpot-meldingen in Slack te stoppen.

HubSpot conversatie meldingen ontvangen

Na het installeren van de Slack-app kun je selecteren naar welk Slack-kanaal nieuwe live chatgesprekken van HubSpot moeten worden verzonden:

• Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
• Klik in de lijst met verbonden apps op de Slack-app.
• Klik op het tabblad Voorkeuren .
• Gebruik in het gedeelte Conversaties naar Slack brengen de vervolgkeuzemenu 's voor Slack-kanalen om te selecteren naar welk Slack-kanaal je live chats wilt synchroniseren voor elke inbox.
• Klik op de Aan/Uit-schakelaar om de synchronisatie in of uit te schakelen.

Je kunt ook het Slack-kanaal kiezen waar nieuwe conversaties direct naartoe moeten worden gestuurd nadat je Slack met de conversatie-inbox hebt verbonden.

Nadat je het Slack-kanaal hebt gekoppeld aan de inbox, ontvang je meldingen voor inkomende live chats. Je kunt ook rechtstreeks met bezoekers chatten via de Slack thread.

Klik op Beantwoorden in Postvak In om toegang te krijgen tot het gesprek in HubSpot. Je kunt ook antwoorden via de Slack thread. Het hele gesprek wordt nog steeds gelogd in de inbox.

Als je een conversatie toegewezen krijgt voordat je je HubSpot gebruikers e-mailadres aan je Slack gebruikers e-mailadres hebt gekoppeld, moet je de HubSpot gebruikersidentiteit in Slack claimen door op Claim [gebruikers e-mailadres] te klikken voordat je antwoorden verstuurt.

Je kunt je beschikbaarheidsstatus ook rechtstreeks binnen je geïntegreerde Slack-kanaal wijzigen.

• Om jezelf als afwezig in te stellen, typ je het commando /hs-chat-away en druk je op Enter.
• Om jezelf als beschikbaar in te stellen, typ je de opdracht /hs-chat-available en druk je op de Enter-toets.

Gesprekken en meldingen voor records ontvangen

Je kunt Slack meldingen ontvangen wanneer er gesprekken worden gevoerd of notities worden toegevoegd aan records in HubSpot door bedrijfs- en dealrecords te koppelen aan Slack-kanalen. Zodra een bedrijf of deal is gekoppeld aan een kanaal, zullen alle nieuwe gesprekken, notities, e-mails, taken en vergaderingen voor dat record en alle gekoppelde bedrijfs-, deal- of contactrecords een Slack-melding genereren.

• Navigeer naar een bedrijfs- of dealrecord:
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record.
• Navigeer in het rechterpaneel naar de Slack-kaart en klik op Slack-kanaal koppelen.

• Selecteer een Slack-kanaal in het dialoogvenster:
  • Om een bestaand Slack-kanaal te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Kies Slack-kanaal .
  • Om een nieuw Slack-kanaal te maken en te koppelen, klikt u op Nieuw Slack-kanaal maken. Voer een kanaalnaam, kanaalzichtbaarheid en een kanaalbeschrijving in. Om gebruikers uit te nodigen voor het kanaal, klikt u op het vervolgkeuzemenu Kies Slack-gebruikers. Klik wanneer u klaar bent op Slack-kanaal maken.
  • Vink de vakjes aan voor de typen activiteiten waarvoor u meldingen wilt ontvangen in het kanaal.
  • Klik op Slack-kanaal koppelen.

Let op: alleen uitgaande e-mails die zijn verzonden via de HubSpot UI of zijn aangemeld bij HubSpot, en e-mail doorsturen en antwoorden die zijn verzonden binnen de HubSpot UI worden verzonden naar Slack. E-mail doorsturen of antwoorden die zijn verzonden of ontvangen binnen de e-mailclient worden niet naar Slack verzonden, zelfs als je bent aangemeld bij HubSpot.

Je kunt ook workflows gebruiken om een Slack-kanaal te maken en te koppelen aan een bedrijfs- of dealrecord. Het gekoppelde Slack-kanaal van een record verschijnt in de Slack-kaart op het record.

Wanneer een gesprek begint, wordt er een Slack-melding naar het Slack-kanaal voor het gekoppelde record gestuurd. Als het gesprek eindigt en het Gesprekstype, Gespreksresultaat en Notities zijn toegevoegd, wordt de notificatie bijgewerkt.

Aangepaste Slack-meldingen verzenden via workflows (alleen Professional en Enterprise)

Je kunt aangepaste Slack meldingen vanuit je HubSpot account automatiseren met behulp van workflows.

Om een slackmelding met een workflow te verzenden:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van een workflow om een bestaande workflow te bewerken. Of klik op Werkstroom maken om een nieuwe werkstroom te maken.
• Klik in de tijdlijn van de workflowactie op het plus-pictogram om een workflowactie toe te voegen. Selecteer in het rechterpaneel Een Slack-notificatie verzenden.
• Om individuele Slack-gebruikers op de hoogte te stellen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Kennisgeving naar gebruikers verzenden en selecteert u de gebruikers die u op de hoogte wilt stellen.
• Als u een Slack-kanaal wilt verwittigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Verzend verwittiging naar kanalen en selecteert u een kanaal dat u wilt verwittigen.
• Om de eigenaar van een record op de hoogte te stellen, klik je op het keuzemenu Meldingen verzenden naar bestaande eigenaars en selecteer je een bestaande eigenaar.
• Voer in het tekstvak Bericht het meldingsbericht in. Je kunt het vervolgkeuzemenu Token gebruiken om tokens aan het bericht toe te voegen.
• Klik op het keuzemenu Eigenschappen opnemen in bericht en selecteer de deal eigenschappen die je wilt opnemen in het bericht (optioneel).
• Klik op Opslaan als je klaar bent.

• Wanneer een record is ingeschreven in de workflow en de actie wordt uitgevoerd, wordt de melding verzonden naar de geselecteerde Slack-gebruiker of het geselecteerde Slack-kanaal.

Als het Slack-kanaal een andere naam krijgt, heeft dit geen invloed op de workflow.