Meldingen beheren in Slack

Nadat je de Slack-app aan je HubSpot-account hebt gekoppeld, kun je HubSpot-gebruikersmeldingen, gespreksmeldingen en meldingen over telefoongesprekken en notities ontvangen als Slack-berichten. Om meldingen in privé-Slack-kanalen te ontvangen, moet je de HubSpot-app eerst aan die kanalen toevoegen.

De HubSpot-app toevoegen aan een privé-Slack-kanaal

Om meldingen in een privé-Slack-kanaal te ontvangen, moet je de HubSpot-app aan dat kanaal toevoegen. Je moet dit proces afzonderlijk herhalen voor elk privé-kanaal dat je met de Slack-integratie wilt gebruiken. 

HubSpot-meldingen ontvangen in Slack

Nadat je de HubSpot-app aan het Slack-kanaal hebt toegevoegd, kun je aanpassen welke HubSpot-meldingen naar Slack worden verzonden, waaronder gebruikers-, livechat- en activiteitsmeldingen. 

HubSpot-gebruikersmeldingen ontvangen

Gebruikersmeldingen in HubSpot omvatten vermeldingen in records, ingevulde formulieren, taaktoewijzingen en herinneringen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar‘Meldingen’.
3. Klik op het tabblad'Andere apps '.
4. Schakel in het gedeelte 'Hoe je meldingen ontvangt ' de schakelaar voor Slackin om HubSpot-meldingen, taken en slash-opdrachten in Slack te ontvangen. 
5. Klik in het gedeelte 'Waarover je meldingen ontvangt' op een onderwerp om het uit te vouwen en vink vervolgens het selectievakje rechts van het meldingstype aan. Om alle meldingen binnen een onderwerp te ontvangen, vink je het selectievakje rechts van het onderwerp aan. 

6. Klik linksonder op ‘Opslaan’.

Meldingen worden standaard naar de HubSpot-app in Slack verzonden. Je ontvangt je HubSpot-meldingen automatisch in Slack als je HubSpot-gebruikers-e-mailadres overeenkomt met dat van je Slack-gebruiker. Lees wat je moet doen als je HubSpot-gebruikers-e-mailadres niet overeenkomt met je Slack-gebruikers-e-mailadres.

HubSpot-livechatmeldingen ontvangen

Nadat je de Slack-app hebt geïnstalleerd, kun je selecteren in welk Slack-kanaal nieuwe live chat-gesprekken uit HubSpot worden ontvangen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op'Slack'. 
3. Klik op het tabblad 'Algemene instellingen '. 
4. Schakel in het gedeelte 'Gesprekken naar Slack brengen' de AAN/UIT-schakelaar naast een inbox in om meldingen te ontvangen voor inkomende live chats in die inbox. 
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Slack-kanaal' en selecteer een kanaal.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Inbox-kanaaltypen' en vink hetselectievakje aan naast elk kanaaltype dat je met Slack wilt synchroniseren.

Reageer op livechats in Slack

Nadat je het Slack-kanaal aan de inbox hebt gekoppeld, ontvang je meldingen voor inkomende livechats in Slack. Je kunt ook rechtstreeks met bezoekers chatten via de Slack-thread. 

Om het gesprek in HubSpot te bekijken, klik je op ‘Beantwoorden’ in de inbox. Als het een livechat betreft, kun je ook via de Slack-thread reageren. Het volledige gesprek wordt nog steeds in de inbox geregistreerd.

Activiteitsmeldingen voor records ontvangen

Zodra een bedrijf of deal aan een Slack-kanaal is gekoppeld, zal elke nieuwe oproep, notitie, e-mail, taak of vergadering die bij dat record wordt geregistreerd, een Slack-melding activeren. Je kunt meerdere records aan hetzelfde Slack-kanaal koppelen. 

1. Ga naar een bedrijfs- of dealrecord:

• • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
  • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.

2. Klik op de naam van het record.
3. Ga in de rechterzijbalk van het record naar de Slack-kaart en klik op 'Slack-kanaal koppelen'.

4. Om een bestaand kanaal te koppelen: 

• • Klik in het dialoogvenster op hetvervolgkeuzemenu 'Slack-kanaal kiezen ' en selecteer een kanaal.
  • Schakel het selectievakje in naast elk activiteitstype waarvoor u meldingen in het kanaal wilt ontvangen. 
  • Klik op 'Slack-kanaal koppelen'. 

5. Om een nieuw kanaal te koppelen: 

• • Klik in het dialoogvenster op 'Nieuw Slack-kanaal aanmaken'.
  • Voer in het veld 'Kanaalnaam' een naam voor het kanaal in.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Zichtbaarheid van het kanaal ' en selecteer 'Openbaar ' of 'Privé'. 
  • Voer in het veld 'Kanaalbeschrijving' een beschrijving van de inhoud van het kanaal in. Dit veld is optioneel. 
  • Schakel het selectievakje in naast elk activiteitstype waarvoor u meldingen in het kanaal wilt ontvangen. 
  • Klik op 'Slack-kanaal koppelen'. 

Zodra je een Slack-kanaal hebt gekoppeld, kun je de koppeling bewerken of verwijderen.

1. Om een koppeling te bewerken, klikt u op'Acties ' > 'Koppeling bewerken'.
2. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een nieuw Slack-kanaal. Klik vervolgens op'Opslaan'. 
3. Om de koppeling te verwijderen, klik je op 'Acties ' > 'Koppeling verwijderen'. 

Let op: alleen e-mails die je verstuurt, doorstuurt of beantwoordt via je HubSpot-account, of e-mails die in HubSpot zijn vastgelegd, worden naar Slack verzonden. E-mails die je doorstuurt of beantwoordt vanuit je e-mailclient worden niet naar Slack verzonden, zelfs niet als ze in HubSpot zijn vastgelegd. 

Je kunt ook workflows gebruiken om een Slack-kanaal aan te maken en te koppelen aan een bedrijfs- of dealrecord. 

Meldingen van de helpdesk ontvangen

Bekijk hoe je de HubSpot-helpdesk aan Slack kunt koppelen om tickets te beheren en HubSpot-helpdeskmeldingen in Slack te ontvangen. 

Maak een Slack-kanaal aan met workflows

Stel een workflow in om automatisch een nieuw Slack-kanaal aan te maken. Zodra het kanaal is aangemaakt, verschijnt het bij de bijbehorende CRM-records. Op de Slack-kaart in de rechterzijbalk van records is te zien dat het kanaal door een workflow is aangemaakt. 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam vaneen bestaande workflow ofmaak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op hetplusteken (+)om een workflowactie toe te voegen.
4. Klik in het linkerpaneel onder'Geïntegreerde apps' op deSlack-sectie om deze uit te vouwen en selecteer vervolgens 'Een Slack-kanaal aanmaken'. 

• • Voer in het veld' -kanaalnaam' een naam voor het kanaal in of voeg eenpersonalisatietoken toe. Kanaalnamen mogen maximaal 80 tekens lang zijn en mogen alleen kleine letters, cijfers, koppeltekens en onderstrepingstekens bevatten.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Kanaalzichtbaarheid ' en selecteer 'Openbaar ' of 'Privé'. Een privékanaal is alleen zichtbaar voor de gebruiker die eigenaar is van het gekoppelde record.
  • Om een beschrijving aan het Slack-kanaal toe te voegen, voert u een beschrijvingin het veld 'Set channel description' in. 
  • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Gebruikers uitnodigen voor het kanaal’ en vink het selectievakje aan naast elke gebruiker die u wilt uitnodigen. 
  • Om de soorten activiteiten te selecteren waarover u het Slack-kanaal wilt informeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer activiteitsupdates om naar het kanaal te verzenden' en vinkt u het selectievakje naast elk activiteitstype aan. 

Aangepaste Slack-meldingen versturen via workflows

Je kunt aangepaste Slack-meldingen versturen vanuit je HubSpot-account met behulp van workflows. In elke Slack-melding kun je actieknoppen toevoegen waarmee gebruikers direct acties kunnen ondernemen binnen Slack, zoals het aanmaken van taken en notities, het loggen van activiteiten en het bijwerken van recordeigenschappen in HubSpot.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow ofmaak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op het plusteken (+) om een workflowactie toe te voegen.
4. Klik in het linkerpaneel onder 'Geïntegreerde apps' op de Slack-sectie om deze uit te vouwen en selecteer vervolgens 'Een Slack-melding verzenden'.
5. Om individuele Slack-gebruikers op de hoogte te stellen, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Stuur een melding naar gebruikers' en vink je vervolgens het selectievakje aan naast elke gebruiker die je wilt informeren. Alleen gebruikers die hun e-mailadres hebben gekoppeld, verschijnen in het vervolgkeuzemenu. 
6. Om Slack-kanalen op de hoogte te stellen, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Melding naar kanalen verzenden’ en vink je het selectievakje aan naast elk kanaal dat je wilt informeren. Privékanalen worden niet weergegeven, tenzij je de HubSpot-app aan die kanalen hebt toegevoegd.
7. Om de eigenaar van het record op de hoogte te stellen, selecteer je het vervolgkeuzemenu 'Melding sturen naar bestaande eigenaren' en vink je vervolgens het selectievakje aan naast elke eigenaar die je op de hoogte wilt stellen. 
8. Voer in het tekstvak 'Bericht' het bericht in dat in de melding moet verschijnen. 
9. Om actieknoppen aan de Slack-melding toe te voegen, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Acties aan de melding toevoegen' en vink je het selectievakje aan naast elke actie die je wilt opnemen. De beschikbare acties die aan een Slack-melding kunnen worden toegevoegd, zijn onder andere: 

• • • • • Een notitie aanmaken
        • Een vergadering vastleggen
        • Gesprek vastleggen
        • E-mail vastleggen 
        • Een taak aanmaken
        • Contact bellen 
        • E-mail contactpersoon
        • [object] bijwerken
        • Koppelingen weergeven

10. Om gebruikers in de Slack-melding te @vermelden, klik je op de '@-vermeldingen aan de melding toevoegen' en vink het selectievakje aan naast elke gebruiker die je wilt vermelden.
11. Om eigenschappen in de melding op te nemen, klik je op Eigenschappen toevoegen aan bericht en vink het selectievakje naast elke eigenschap die u in het meldingsbericht wilt opnemen. 

12. Als je klaar bent, klik je op ‘Opslaan’ bovenaan het linkerpaneel. 

Wanneer een record in de workflow is opgenomen en de actie wordt uitgevoerd, wordt de melding verzonden naar de geselecteerde Slack-gebruiker of het geselecteerde Slack-kanaal.

Als je actieknoppen in de melding opneemt, bevat deze, zodra deze in Slack is afgeleverd, knoppen om de bijbehorende HubSpot-acties uit te voeren en wordt de door jou geselecteerde gebruiker getagd met een @-vermelding. De melding bevat ook een knop ‘[object] samenvatten met Copilot’, die je kunt gebruiken om een door AI gegenereerde samenvatting van het record te maken. 

Let op: het actieformulier ‘Update [object]’ toont de eigenschappen van het object die zijn opgenomen in het aanmaakformulier van het object in je HubSpot-account.