Facturen maken en beheren

Maak facturen in HubSpot om digitale betalingen te innen via Stripe-betalingsverwerking of HubSpot-betalingen, of om betalingen bij te houden die buiten HubSpot zijn gedaan. Gebruik deze installatiegids om door te lopen hoe je facturen kunt configureren voor je account, inclusief het aanpassen van voorvoegsels, het toevoegen van belastinginformatie en het instellen van facturen voor abonnementen. Je kunt ook de standaard eigenschappen van HubSpot voor facturen bekijken.

Je kunt facturen maken en afronden zonder een betalingsverwerker in te stellen, en betalingen handmatig innen. Als je echter online betalingen wilt accepteren, moet je Stripe-betalingsverwerking (beschikbaar voor alle abonnementen) of HubSpot-betalingen (alleenStarter, Professional of Professional) instellen.

De valuta van een factuur kan worden ingesteld als elke door HubSpot ondersteunde valuta. Ontdek hoe je valuta's instelt voor je account.

Een factuur maken

Er zijn een aantal manieren om een factuur te maken:

• Superbeheerders en gebruikers met objectmachtigingen voor facturen kunnen een factuur maken vanuit een contactpersoon, bedrijfsrecord, dealrecord of offerte-record, of vanuit de indexpagina voor facturen.
• Vanuit een gepubliceerde prijsopgave, om de details van de prijsopgave te kopiëren naar een nieuwe factuur.
• Automatisch terugkerende facturen maken en versturen met behulp van abonnementen.
• Facturen worden automatisch aangemaakt wanneer betalingen worden gedaan via betaallinks of prijsopgaven.

Een factuur maken vanaf de indexpagina

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik rechtsboven op Factuur maken.

Maak een factuur aan vanuit een Contactpersoonrecord, Contactpersoonrecord of Dealrecord

• Navigeer naar je records:
  • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Klik op de naam van het record.
  • Klik voor contactpersonen en bedrijven in de rechterzijbalk in de sectie Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens Factuur maken.

• • Klik voor deals in de rechterzijbalk in het gedeelte Facturen op Toevoegen en selecteer vervolgens een van de volgende:
    
    • Converteer deal naar factuur: maak een factuur met de informatie van de deal, inclusief de bijbehorende posten.
    • Maak lege factuur: maak een nieuwe factuur vanaf nul.
    • Bestaande factuur toevoegen: selecteer een bestaande factuur die je aan de deal wilt koppelen.

• • • Je kunt ook een factuur maken vanuit de Post editor van een deal.

Een factuur maken op basis van een gepubliceerde prijsopgave

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Beweeg de muis over de naam van de prijsopgave, klik op Acties en selecteer vervolgens Converteren naar factuur. Hierdoor wordt een nieuwe factuur aangemaakt met de informatie van de prijsopgave.

Vervolgens ga je naar de factuureditor om de factuurgegevens te configureren. Als je prijsopgave meer dan één contactpersoon heeft, wordt je gevraagd om extra contactpersonen te verwijderen in de factuureditor.

Let op: standaard wordt bij het maken van een factuur het gestandaardiseerde voorvoegsel INV gebruikt, gevolgd door een nummer dat oploopt voor elke factuur die wordt gemaakt (bijvoorbeeld INV-1001 en dan INV-1002). Je kunt de prefix en het startnummer van facturen aanpassen in je instellingen.

Facturering instellen

Stel in het gedeelte Facturering aan van de factuureditor eerst de gekoppelde records, betalingsvoorwaarden en meer van de factuur in.

• Tijdens het aanmaken kan elke factuur aan één contactpersoon worden gekoppeld. Eenmaal aangemaakt, kun je extra contactpersonen toevoegen met behulp van de koppelingen in de rechter zijbalk.
  
  De factuur aan een contactpersoon koppelen:
  • Klik op Contactpersoon toevoegen.
  • Zoek in het rechterpaneel naar een bestaande contactpersoon of maak een nieuwe aan.
  • Klik op Volgende en ga verder met het instellen van de benodigde koppelingslabels.
  • Klik op Opslaan.
• Tijdens het maken kan elke factuur aan één bedrijf worden gekoppeld. Eenmaal aangemaakt, kun je extra bedrijven toevoegen met behulp van de koppelingen in de rechter zijbalk.
• De factuur aan een bedrijf koppelen:
  • Klik op Bedrijf toevoegen.
  • Zoek in het rechterpaneel naar een bestaand bedrijf of maak een nieuw bedrijf aan.
  • Klik op Volgende en ga verder met het instellen van de benodigde koppelingslabels.
  • Klik op Opslaan.
• Een factuuradres toevoegen aan de factuur:
  • Klik op Bewerken onder Factuuradres.
  • Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
  • Klik op Toepassen.
• Zo voeg je een verzendadres toe aan de factuur:
  • Klik op add Verzendadres toevoegen.
  • Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
  • Klik op Opslaan.
• Standaard wordt de factuurdatum ingesteld op de huidige dag. Om dit aan te passen, klikt u op het veld Factuurdatum en gebruikt u de datumkiezer om een nieuwe datum te selecteren.
• De factuur wordt standaard betaald bij ontvangst van de factuur. Om andere betalingstermijnen te selecteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Betalingstermijnen en selecteer je een betalingstermijn. Het veld Vervaldatum wordt automatisch aangepast aan de geselecteerde termijn.
  • Als de instelling voor het verzenden van automatische herinneringse-mails is ingeschakeld, worden de e-mails op basis van deze datum verzonden.
• Alle aangepaste eigenschappen die zijn geconfigureerd in de factuurinstellingen worden aan de rechterkant weergegeven, onder Vervaldatum. Als de instelling om gebruikers toe te staan deze velden te overschrijven is ingeschakeld, kun je ze wijzigen tijdens het maken van de factuur.

Posten toevoegen

Voeg in het gedeelte Posten de items toe die je koper gaat kopen. Leer hoe je post met facturen gebruikt.

Opmerkingen toevoegen

Als je notities voor je koper wilt toevoegen aan de factuur, kun je deze toevoegen aan het veld Opmerkingen. Je kunt de tekstopties onder aan het tekstveld gebruiken om je tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een snippet in te voegen. In de factuurinstellingen kun je een standaardopmerking toevoegen die op elke factuur wordt weergegeven.

Factureringsopties configureren

Kies in het gedeelte Facturering of je online betalingen wilt accepteren, stel in welke betaalopties beschikbaar zijn voor de koper en of je informatie over factuuradressen en verzendadressen wilt verzamelen. De instellingen voor online betalingen worden overgenomen van de instellingen voor het afrekenen van betalingen.

• Als u online betalingen wilt accepteren, schakelt u de kassaknop in. Als de kassaknop is uitgeschakeld, zijn de onderstaande opties niet beschikbaar.
  • Schakel de selectievakjes in naast de betalingsvormen die u wilt accepteren (bijv. creditcard, bankpas of betalingen via een bankrekening, zoals ACH).
  • Als u bij het afrekenen informatie over het factuuradres wilt verzamelen, schakelt u het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in.
  • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in om verzendadresgegevens te verzamelen bij het afrekenen. Wanneer de koper zijn verzendgegevens invoert, kan hij alleen kiezen uit de landen die je hebt ingesteld in je betalingsinstellingen.
  • Als je klanten wilt toestaan een aangepast bedrag in te voeren op het moment van betaling, schakel je hetselectievakje De klant toestaan een bedrag te betalen dat lager is dan het verschuldigde saldo in . Als je een handmatige of bestaande betaling wilt opnemen als een gedeeltelijke betaling, kun je dit doen vanaf de indexpagina voor facturen. Aangepaste betalingsbedragen moeten lager zijn dan het totale verschuldigde saldo.

Geavanceerde instellingen

In het gedeelte Geavanceerde instellingen kun je de taal en de locale van de factuur aanpassen, evenals de URL van de factuur. Klik op Geavanceerde instellingen om de geavanceerde instellingen te openen.

• Standaard is de taal die gebruikt wordt voor titels en labels op de pagina ingesteld op Engels. Om dit aan te passen naar een andere taal, klik je op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer je een taal.
• Standaard wordt voor de datum- en adresnotatie de Amerikaanse notatie gebruikt. Om dit aan te passen naar een andere indeling, klik je op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer je een locale.
• Om een aangepaste factuur-URL in te stellen met een van je verbonden domeinen, klik je op het vervolgkeuzemenu Domein en selecteer je een domein. Je kunt ook een aangepaste slug aan het einde van de URL invoeren door een waarde in te voeren in het veld Content slug. Een voorbeeld van de factuur-URL wordt weergegeven onder de URL-velden.
• Als je Belasting ID's hebt ingesteld in je account en deze wilt opnemen in de factuur, selecteer dan de betreffende Belasting ID selectievakjes.

Opslaan en afronden

Op elk moment tijdens het maken van een factuur kun je linksboven op Opslaan klikken om de factuur als concept op te slaan. Je kunt op elk moment teruggaan naar een conceptfactuur om deze te bewerken of te verwijderen. Je kunt ook rechtsboven op Voorbeeld klikken om te zien hoe de factuur eruit zal zien voor de koper.

Als je klaar bent om de factuur af te ronden, kun je deze naar de koper sturen:

• Klik rechtsboven op Afronden. Eenmaal gefinaliseerd kan een factuur niet meer worden verwijderd.

• Bekijk de disclaimer in het dialoogvenster en klik vervolgens op Afronden.

De factuur verzenden

Nadat je de factuur hebt voltooid, verschijnt er een dialoogvenster met opties voor het verzenden van de factuur naar je koper via e-mail. Je kunt het venster sluiten door op de X te klikken en de factuur later verzenden. Herinneringse-mails worden beheerd via je factuurinstellingen.

• Stel eerst je e-mailadresvelden in:
  • Het veld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Als je dit adres wilt wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt na verzending automatisch een contactpersoonrecord voor hen aan.
  • Om een e-mailadres toe te voegen aan het veld Cc , klik je op het vervolgkeuzemenu, selecteer je de contactpersonen of voer je aangepaste e-mailadressen in. Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het CC-veld.
  • Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de factuurinstellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het gevuld met je persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers facturen te laten verzenden vanaf hun persoonlijke e-mail of andere team-e-mails waartoe ze toegang hebben is ingeschakeld, kun je een ander e-mailadres selecteren.
    • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat je selecteert het standaardadres voor toekomstige factuurverzendingen, maar dit kan voor elke verzending worden gewijzigd.
    • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar het Van-adres . Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team-e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversies inbox.
• Klik op Factuur verzenden. De koper ontvangt vervolgens een e-mail met de factuurgegevens en een koppeling om de factuur in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de factuur als bijlage.
• Om in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail met een link naar de factuur op te stellen, klik je op E-mail handmatig schrijven.

Geautomatiseerd facturen maken

Automatisch terugkerende facturen maken en versturen met behulp van abonnementen

Voer de volgende stappen uit om facturering op basis van een abonnement te automatiseren.

Facturen bekijken die automatisch worden aangemaakt vanuit betalingen via betaallinks of prijsopgaven

Wanneer automatisch een factuur wordt aangemaakt vanuit een betaallink of prijsopgave, wordt de factuur gekoppeld aan de betaling.

Je kunt de facturen bekijken op de indexpagina voor facturen of je kunt de bijbehorende factuur bekijken in het record van de betaling zelf. De factuur wordt niet automatisch naar de klant verzonden. Volg deze stappen als je de factuur wilt verzenden.

Facturen beheren

Nadat u facturen hebt gemaakt, kunt u ze beheren vanaf de factuurindexpagina, net zoals u andere CRM records beheert.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• In het rechterpaneel kun je in het veld Eigenaar de verantwoordelijke van de factuur instellen, de eigenschappen ervan bekijken, betalingen bekijken en de koppelingen van de factuur beheren, inclusief het toevoegen van extra contactpersonen en bedrijven.

Opgestelde facturen beheren

• Bewerken: verdergaan met het instellen van de factuur.
• Eigenschapgeschiedenis bekijken: controleer de waarden van de eigenschappen van de factuur in het verleden.
• Klonen: een nieuwe factuur maken met dezelfde gegevens.
• Verwijderen: het factuurontwerp verwijderen.

Afgeronde facturen beheren

Voor definitieve facturen heb je toegang tot de volgende opties door op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven te klikken:

• Bewerken: als deinstelling voor het bewerken van facturen is ingeschakeld, kunnen Superbeheerders en gebruikers met de machtiging voor het bewerken van facturen afgesloten facturen bewerken vanaf de indexpagina voor facturen. Zodra wijzigingen zijn opgeslagen, is het aan te raden om de klant te informeren dat de factuur is gewijzigd, inclusief de details van de wijzigingen.

• Betaling opnemen: markeer de factuur handmatig als betaald door een nieuw record voor betaling aan te maken of een bestaand record toe te passen. Na het selecteren van deze optie:
  • Om een nieuw betalingsrecord aan te maken, vul je de velden met betalingsgegevens in de rechterzijbalk in en klik je vervolgens op Record payment. De betaling verschijnt dan onder Betalingen wanneer je de details van de factuur bekijkt.
  • Om een bestaande betaling toe te passen op de factuur, klik je in de rechterzijbalk op het tabblad Bestaande betalingen toepassen. Zoek vervolgens naar een record van een betaling op basis van het betalingsbedrag, de ID of het e-mailadres van de contactpersoon dat aan de betaling is gekoppeld. Selecteer de betaling en klik op Betaling toepassen. De betaling verschijnt dan onder Betalingen wanneer je de factuurgegevens bekijkt.

Let op: alsje de factuur handmatig als betaald markeert, ontvangen contactpersonen niet automatisch een betalingsbewijs. Als je een ontvangstbewijs nodig hebt, kun je er een naar de contactpersoon sturen vanaf de pagina Betalingen.

• • Een betaling verwijderen:

• • • Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
    • Klik op de naam van de factuur.
    • Klik in de rechterzijbalk in het gedeelte Betalingen op Betaling weergeven.
    • Klik op het bedrag van de betaling.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven en klik op Verwijderen.
    • Klik op Record verwijderen om te bevestigen.

• Factuur bekijken: open de factuur in een apart browsertabblad.
• Eigenschapgeschiedenis bekijken: bekijk de waarden van de eigenschappen van de factuur in het verleden.
• Link kopiëren: kopieer de URL van de factuur om deze naar een koper te sturen.
• Verzenden: stuur de factuur via een e-mail. Meer informatie over het verzenden van factuure-mails.
• Downloaden: een PDF van de factuur downloaden.
• Klonen: maak een nieuwe factuur met dezelfde gegevens.

• Verwijderen: als deinstelling voor het verwijderen van facturen is ingeschakeld, kunnen Superbeheerders en gebruikers met de machtiging voor het bewerken van facturen onbetaalde, definitieve facturen verwijderen van de facturenindexpagina. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst gemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Het verwijderen van facturen kan dus een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Je moet overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.

• Leeg: markeer de factuur als leeg. Nadat je een factuur als ongeldig hebt gemarkeerd, kun je geen betalingen meer innen op de factuur of deze ongeldig maken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
  • Als er een online betaling is verricht voor de factuur, kan de factuur niet ongedaan worden gemaakt, zelfs niet als er een terugbetaling is gedaan.
  • Als er een handmatige betaling voor de factuur is geregistreerd, moet de betaling worden verwijderd voordat je de factuur ongedaan kunt maken.

Facturen filteren en exporteren

• Klik linksboven op Geavanceerde filters.
• Klik in het rechterpaneel op + Filter toevoegen om een nieuwe filter in te stellen.
• Zoek en selecteer de eigenschap waarop je wilt filteren en stel vervolgens de filtercriteria in.
• Klik op AND of ORom een andere eigenschap te selecteren. Meer informatie over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.
  
  
• Om de kolommen in de tabel te bewerken, klik je op Kolommen bewerken rechtsboven in de tabel.
• Klik op Exporteren rechtsboven in de tabel om al je facturen te exporteren, of selecteer de selectievakjes naast de facturen die je wilt exporteren en klik vervolgens op Exporteren. Meer informatie over het exporteren van records.

Facturen sturen

Nadat je een factuur hebt gemaakt, kun je deze delen via een directe link of e-mail, of facturen invoegen tijdens het opstellen van berichten over CRM records en in de gesprekken inbox.

Om de factuur in een e-mail te verzenden:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• Klik in de rechter zijbalk op Acties en selecteer Verzenden.
• Configureer in het dialoogvenster de velden voor het e-mailadres en klik vervolgens op Factuur verzenden.

• De koper ontvangt dan een e-mail met de factuurgegevens en een link om de factuur in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de factuur als bijlage.

Je kunt ook handmatig een e-mail sturen met een factuurkoppeling of de koppeling invoegen in berichten.

Let op: als je een factuur verzendt in een handmatig geschreven e-mail of door een link in te voegen, wordt de eigenschap Laatst verzonden datum niet bijgewerkt. Meer informatie over eigenschappen van facturen.

Om handmatig een één-op-één e-mail te versturen met een link naar de factuur:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• Klik in de rechter zijbalk op Acties en selecteer Verzenden.
• Klik in het dialoogvenster op E-mail handmatig schrijven. Je wordt dan doorgestuurd naar het dealrecord dat aan de factuur is gekoppeld, waar je de e-mail kunt opstellen. De e-mail bevat automatisch een link naar de factuur.
• Nadat je de e-mail hebt samengesteld, klik je op Verzenden.

Een directe link naar een factuur delen:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• Klik in de rechterzijbalk op Acties en selecteer vervolgens Koppeling kopiëren.

• Je kunt de link vervolgens invoegen in het berichtenplatform van je voorkeur en de koper kan op de link klikken om de factuur te bekijken op de URL die je hebt geconfigureerd tijdens het maken van de factuur.

Een factuur invoegen in een één-op-één e-mail of bericht in de inbox voor gesprekken:

• Klik in de Editor op Invoegen en selecteer Facturen.
• Selecteer een factuur of klik op Beheren om naar de indexpagina voor facturen te gaan.

Nadat je een factuur hebt geselecteerd, wordt er een hyperlink toegevoegd aan het bericht met het factuurnummer.

Bewerkingsgeschiedenis bekijken

Je kunt de geschiedenis van bewerkingen op een factuur bekijken, inclusief statuswijzigingen, wanneer factuure-mails zijn verzonden, welke gebruikers de actie hebben uitgevoerd en de datum en tijd waarop een actie heeft plaatsgevonden.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
• Klik op de naam van de factuur.
• Blader in het rechterpaneel omlaag naar het paneel Geschiedenis.

Let op: op dit moment ondersteunen de door HubSpot gebouwde accountintegraties, zoals Quickbooks Online en Xero, het synchroniseren van facturen vanuit Hubspot niet. Je kunt echter wel je factuur records exporteren en uploaden naar je boekhoudsysteem. Je kunt je abonneren op updates over nieuwe functies voor factuurintegratie, zoals factuursynchronisatie, door dit formulier in te vullen.