Activiteiten koppelen aan records

Activiteiten op de tijdlijn van een record kunnen automatisch of handmatig aan andere records worden gekoppeld. Wanneer een activiteit wordt gekoppeld aan een contactpersoon, bedrijf, deal, ticket of aangepast object, verschijnt de activiteit op de activiteitentijdlijn van dat record.

U kunt ook de geschiedenis van gekoppelde activiteiten bij een record bekijken of records aan elkaar koppelen.

Automatische koppelingen

van

activiteiten

Activiteiten die daarvoor in aanmerking komen, worden automatisch aan bepaalde records gekoppeld. Om automatische koppeling mogelijk te maken, moeten de records al aan elkaar zijn gekoppeld voordat de activiteit wordt aangemaakt of geregistreerd. Of een activiteit automatisch wordt gekoppeld, hangt af van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst is geregistreerd en de objecten die zijn gekoppeld. Activiteiten die in aanmerking komen voor automatische koppeling zijn onder andere:

• Eén-op-één-e-mails
• Vergaderingen
• Notities
• Telefoongesprekken

Bekijk in uw activiteitsinstellingen de standaardkoppelingsinstellingen enpas de logica voor automatische koppeling aan, zodat deze beter aansluit bij uw zakelijke behoeften.

Standaardactiviteitskoppelingen

Hieronder volgen de standaard automatische koppelingen als u de instellingen voor activiteitskoppelingen niet hebt aangepast. Als u de automatische activiteitskoppelingen hebt aangepast, raadpleeg dan uw instellingen voor het verwachte gedrag in uw account.

• Bedrijfsactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een bedrijfsrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan de vijf meest recente openstaande deals van het bedrijf (d.w.z. deals die zich niet in de fasen ‘gesloten-gewonnen’ of ‘gesloten-verloren’ bevinden). Eén-op-één-e-mails die vanuit een bedrijf worden verzonden en uitgaande telefoongesprekken die vanuit een bedrijf worden gevoerd, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld. 
• Contactactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een contactrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijfvan het contact en de vijf meest recente gerelateerde openstaande deals (d.w.z. deals die zich niet in de fasen ‘gesloten-gewonnen’ of ‘gesloten-verloren’ bevinden).

• Dealactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een dealrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de deal en de vijf meest recente gekoppelde openstaande deals (d.w.z. deals die zich niet in de fasen ‘gesloten-gewonnen’ of ‘gesloten-verloren’ bevinden). Eén-op-één-e-mails die vanuit een deal worden verzonden en uitgaande telefoongesprekken die vanuit een deal worden gevoerd, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Ticketactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een ticketrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van het ticket. Eén-op-één-e-mails die zijn verzonden en uitgaande telefoongesprekken die vanuit een ticket zijn gevoerd, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Activiteiten in records van aangepaste objecten: activiteiten die in records van aangepaste objecten worden geregistreerd, worden niet automatisch gekoppeld aan gerelateerde records. E-mails en uitgaande telefoongesprekken die vanuit een record van een aangepast object worden verzonden, worden echter wel gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.

Automatische koppelingen voor records en activiteiten aanpassen

Pas in je activiteitsinstellingen aan met welke records activiteiten automatisch worden gekoppeld. Koppel bijvoorbeeld vergaderingen die voor contactpersonen zijn aangemaakt alleen aan de meest recente gekoppelde deal in plaats van aan de vijf meest recente deals. In aanmerking komende activiteiten (bijv. vergaderingen) die zijn aangemaakt vanuit door HubSpot gebouwde integratie-apps volgen de standaardkoppelingsinstellingen.

Lees in dit artikel hoe je aangepaste automatische activiteitskoppelingen instelt.

Een bestaande activiteit handmatig koppelen aan een ander record

Als je activiteiten niet automatisch aan bepaalde records worden gekoppeld, kun je activiteiten handmatig aan andere records koppelen.

Het aantal koppelingen dat een activiteit kan hebben , is afhankelijk van het object, het type activiteit en je HubSpot-abonnement.

1. Ga naar je records (bijv. {[local.navAppointments}}).
2. Klik op de naam van het record met de activiteit die je wilt koppelen.
3. Klik op het tabbladActiviteiten.
4. Zoek de activiteit die je aan een record wilt koppelen. Als de activiteitsdetails zijn ingeklapt, klik je op het pictogram rechtsboven links van de activiteit om deze te openen.
5. Klik rechtsonder in de activiteit op [x] koppelingen.
6. In het pop-upvenster:
   • Bekijk alle records die aan de activiteit zijn gekoppeld op het tabblad 'Geselecteerd '.
   • Klik op de objecttabbladen om alleen de records van dat object te bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld.
   • Klik op het tabblad van het object dat u wilt koppelen.
   • Voer in het veld [object] zoeken de naam van het record in om extra records te koppelen. 
   • Schakel het selectievakje naast het record in. De activiteit verschijnt nu in de tijdlijn van dat record.

1. Zoek de activiteit die u wilt beheren. Als de activiteitsdetails zijn ingeklapt, klikt u op het pictogram rechtsboven links in de activiteit om deze te openen.
2. Klik rechtsonder in de activiteit op [x] koppelingen.
3. Schakel het selectievakje naast de naam van het record uit.

Lees hoe

u

handmatig een nieuwe activiteit kunt aanmaken en koppelingen

kunt

toevoegen.

Eerdere activiteiten koppelen aan een nieuwe deal of ticket

Wanneer u een nieuwe deal of ticket aanmaakt, kunt u de nieuwe deal/het nieuwe ticket koppelen aan een ander record en de eerdere activiteiten van dat record automatisch toevoegen aan de tijdlijn van de nieuwe deal/het nieuwe ticket. 

Let op: alleen telefoongesprekken, e-mails, notities, vergaderingen en taken worden automatisch toegevoegd aan de tijdlijn van de nieuwe deal of het nieuwe ticket. Andere soorten activiteiten (bijv. klikken op marketing-e-mails, ingevulde formulieren, paginaweergaven) worden niet toegevoegd. Per gekoppeld record worden maximaal 2.000 meest recente activiteiten toegevoegd.

1. Ga naar uw deals of tickets:
   
   • Deals: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
   • Tickets: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.
2. Klik rechtsboven op [deal/ticket] aanmaken.
3. Klik in het rechterpaneel, in het gedeelte 'Deal/ticket koppelen aan', op devervolgkeuzemenu's [Bedrijf/Contactpersoon], zoek vervolgens hetbedrijf of de contactpersoon op en selecteer deze om aan het nieuwe record te koppelen.
   
4. Schakel het selectievakje 'Tijdlijnactiviteit uit [bestaand record] toevoegen aan deze [deal/ticket] ' in om geregistreerde activiteiten van het contact of bedrijf naar de deal of het ticket te kopiëren.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Laatste 30 dagen' en selecteer de periode waarbinnen de eerdere activiteiten van het record aan het nieuwe record worden gekoppeld.
6. Vul de overige velden in en klik op ‘Aanmaken’. Het resulterende record bevat de activiteiten uit de gekoppelde records op basis van de geselecteerde periode.

Lees meer over het aanmaken van deals, het aanmaken van tickets en het aanpassen van het formulier voor het aanmaken van records.