Abonnementen bewerken die zijn gefactureerd in HubSpot

Hieronder vindt u meer informatie over de manieren waarop u een abonnement kunt bewerken, waaronder:

• De regelitems van een abonnement bewerken, inclusief prijs, aantal en kortingen
• De volgende betaaldatum van een abonnement bewerken
• De betalingsmethode voor een abonnement bijwerken
• De contactpersoon bijwerken die aan een abonnement is gekoppeld

Let op: dit artikel gaat niet over het bewerken van het HubSpot abonnement van je account. Leer hoe je de producten beheert die deel uitmaken van je HubSpot abonnement.

De regelitems van een abonnement bewerken

Of je klant nu zijn abonnement wil upgraden of downgraden, er kunnen momenten zijn waarop je de gegevens van een abonnement wilt wijzigen zonder het abonnement te hoeven annuleren. In HubSpot kun je elk actief of gepland abonnement bewerken vanuit het zijpaneel voor abonnementen.

Je kunt bijvoorbeeld:

• de prijs van bestaande regelitems wijzigen.
• een nieuw artikel toevoegen waarop de koper zich wil abonneren.
• een bestaand artikel verwijderen waarop de koper zich niet meer wil abonneren.
• de itemhoeveelheden waarop een koper oorspronkelijk geabonneerd was, verhogen of verlagen.
• kortingen voor artikelen toevoegen of verwijderen.

Bekijk de onderstaande beperkingen bij het bewerken van een abonnement.

Een abonnement bewerken

Een abonnement bewerken:

• Klik op de indexpagina van het abonnement op de naam van het abonnement.
• Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Abonnement bewerken.
  
  
• Werk het abonnement bij in de abonnementeneditor:
  • Als u nieuwe regelitems wilt toevoegen, klikt u op Regelitem toevoegen in de rechterbovenhoek en selecteert u vervolgens Selecteer uit productbibliotheek( alleenProfessional of Enterprise ) of Maak aangepast regelitem. Stel in de rechter zijbalk de details van het lijnitem in en klik op Opslaan.

Let op: nieuw toegevoegde regelitems worden gefactureerd op basis van de frequentie die al in het abonnement is ingesteld. Als een abonnement bijvoorbeeld maandelijks terugkeert, worden alle regelitems die je toevoegt maandelijks gefactureerd. Dit geldt ook voor het toevoegen van producten uit je productbibliotheek die op een andere frequentie zijn ingesteld. Nieuwe regelitems worden ook gefactureerd voor de resterende looptijd van het abonnement.

• • Om een regelitem te verwijderen, beweeg je met de muis over het regelitem, klik je op Acties en selecteer je Verwijderen.
  • Om de prijs, hoeveelheid of korting van een regelitem te bewerken, gebruik je de kolommen in de regelitem editor.
  • Om de naam, SKU, beschrijving of eenheidsprijs van een regelitem te bewerken, klik je op de naam van het regelitem. Bewerk de details van het artikel in het rechterpaneel en klik op Opslaan.

• Standaard worden je wijzigingen toegepast tijdens de volgende factureringscyclus. Als je de wijzigingen onmiddellijk wilt toepassen en het verlaagde bedrag automatisch wilt innen of terugbetalen bij het opslaan, klik je op om de schakelaar Wijzigingen verrekenen aan te zetten. Meer informatie over het pro rata toepassen van wijzigingen in abonnementen.

Let op: als er geen online betalingsoptie aan het abonnement is toegevoegd, is pro rata niet mogelijk.

• Voer in het dialoogvenster eventuele interne notities in die u wilt achterlaten. Deze notities worden toegevoegd aan de bijbehorende tijdlijnen voor deals, contactpersonen en bedrijven. U hebt ook toegang tot deze notities in andere tools zoals lijsten, workflows en rapporten via de eigenschap Laatste wijzigingsreden. Als u klaar bent, klikt u op Abonnement bijwerken.

Zodra uw wijzigingen zijn opgeslagen, gebeurt het volgende:

• Er wordt een e-mail verzonden naar de contactpersoon die aan het abonnement is gekoppeld om hem of haar op de hoogte te stellen van de wijzigingen. De e-mail ziet er ongeveer zo uit als in het volgende voorbeeld:

• In HubSpot wordt de record van het abonnement ook bijgewerkt om de wijzigingen weer te geven:
  • Onder de Laatst gewijzigd op datum wordt aangegeven dat er wijzigingen zijn aangebracht in het abonnement die worden toegepast na de volgende betaling.
    
    
  • Het gedeelte Regelitems toont alle wijzigingen die u hebt aangebracht in de regelitems. Je kunt op Huidige factureringscyclus bekijken klikken om te zien waarvoor je koper momenteel betaalt.
    
    
  • Zodra de wijzigingen van kracht zijn, worden de eigenschappen Maandelijks terugkerende inkomsten en Jaarlijks terugkerende inkomsten ook bijgewerkt om overeen te komen met de wijzigingen.

Beperkingen

Houd rekening met het volgende wanneer u een abonnement bewerkt:

• Je kunt alleen abonnementen bewerken met de status Actief of Gepland.
• Je kunt een abonnement niet bewerken binnen twee dagen voor de volgende betaaldatum, zodat kopers voldoende worden geïnformeerd voor de volgende betaaldatum.
• Als je je wijzigingen niet verdeelt, kun je zoveel wijzigingen aanbrengen als nodig zijn voor de volgende factureringscyclus. De volgende betaling van het abonnement wordt geïnd op basis van de laatst succesvol opgeslagen wijziging.
• Het wijzigen van een abonnement dat wordt betaald met een PAD kan gevolgen hebben voor de naleving van de wet.

De betalingsmethode voor een abonnement bijwerken

Als een klant de betalingsmethode voor een abonnement moet bijwerken, kunt u hem handmatig een koppeling sturen om de betalingsmethode bij te werken.

Let op: de betaalmethode kan alleen worden bijgewerkt als het incassoproces is geautomatiseerd. Als een abonnement bijvoorbeeld is ingesteld om een klant automatisch te factureren, maar de betaling niet automatisch wordt geïnd als onderdeel van het factureringsabonnement, is het niet mogelijk om de betaalmethode voor dit abonnement bij te werken.

U kunt een klant een link sturen om de betalingsmethode bij te werken:

• Klik op de abonnementenindexpagina op de naam van het abonnement.
• Klik in het rechterpaneel op Acties rechtsboven en selecteer Betalingsmethode bijwerken.

• Bekijk de inhoud in het dialoogvenster en klik vervolgens op Link verzenden. De koppeling wordt verzonden naar het e-mailadres van de contactpersoon van het abonnement. De klant ontvangt de koppeling in een e-mail zoals hieronder:

Wanneer de koper in de e-mail op Betalingsmethode bijwerken klikt, wordt hij naar een afrekenpagina geleid waar hij zijn abonnement kan bekijken en een nieuwe betalingsmethode kan invoeren. Zodra de nieuwe betaalmethode is bijgewerkt, wordt deze gebruikt voor alle toekomstige automatische betalingen van het abonnement.

De volgende betaaldatum van een abonnement bewerken

Je kunt de volgende betaaldatum van een abonnement bijwerken vanuit het abonnementrecord, waardoor jij en je kopers meer flexibiliteit hebben voor komende betalingen. Nadat u de volgende vervaldatum opnieuw hebt gepland, ontvangt de contactpersoon die aan de betaling is gekoppeld een bevestigingse-mail en wordt de nieuwe factureringscyclus in de eigenschappen Volgende vervaldatum en Einddatum van het abonnement weergegeven.

Let op: alleen abonnementen met een automatische incassoprcoess kunnen naar rato worden aangepast. Als een abonnement bijvoorbeeld is ingesteld om een klant automatisch te factureren, maar de betaling niet automatisch wordt geïnd als onderdeel van het factureringsabonnement, is het niet mogelijk om dit abonnement te pro rata te berekenen.

De volgende vervaldatum voor facturering van een abonnement bewerken:

• Klik op de indexpagina van het abonnement op de naam van het abonnement.
• Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Volgende factuurdatum bewerken.
  
  
  
  
• Gebruik de datumkiezer om de volgende betaaldatum te selecteren.
  • Standaard wordt de klant niets in rekening gebracht of terugbetaald voor de bijgewerkte factureringsdatum. Om de klant te innen of terug te betalen voor de bijgewerkte factureringscyclus, bewerkt u het abonnement en schakelt u pro rata in.
• Klik op Bijwerken.

Als de volgende vervaldatum voor facturering is bijgewerkt, stuurt HubSpot de koper een e-mail ter bevestiging van de nieuwe volgende factureringsdatum.

Het abonnementrecord geeft de nieuwe factureringscyclus ook weer in de eigenschappen Volgende betaaldatum en Einddatum, en er wordt een Datum laatste wijziging toegevoegd om de datum aan te geven waarop de betaaldatum is bijgewerkt.

Beperkingen

• Je kunt de volgende vervaldatum alleen opnieuw plannen voor abonnementen met de status Actief of Gepland. Ontdek hoe je terugkerende betalingen kunt plannen op betaallinks en offertes.
• Je kunt de volgende betaaldatum van een abonnement niet verzetten als er een of meer betalingen voor het abonnement worden verwerkt.
• Je kunt de betaaldatum niet wijzigen op dezelfde dag als de volgende geplande betaaldatum.
• De nieuwe betaaldatum kan niet binnen drie dagen na de laatst geïncasseerde betaling vallen, zodat kopers niet achter elkaar worden gefactureerd.
• De nieuwe betaaldatum mag niet binnen twee dagen na de huidige datum vallen, zodat kopers voldoende op de hoogte zijn voor de volgende betaling.
• Het wijzigen van een abonnement dat wordt betaald met PAD's kan gevolgen hebben voor de naleving. Raadpleeg je juridische team voor meer informatie.

Een abonnement pauzeren en hervatten

Als een klant vraagt om zijn abonnement te pauzeren, kunt u het pauzeren en hervatten vanuit zijn abonnementsrecord.

Een abonnement pauzeren

• .
• Klik op de indexpagina van het abonnement op de naam van het abonnement.
• Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Abonnement pauzeren.

• Voer in het dialoogvenster in het vak Interne notities een reden in voor de pauze en klik vervolgens op Pauzeren.
  • De opmerking wordt opgeslagen in de eigenschap Reden laatste wijziging en de wijziging wordt weergegeven als activiteitgebeurtenissen op recordtijdlijnen.

• De abonnementsstatus wordt weergegeven als Gepauzeerd, met de datum waarop het werd gepauzeerd.

Er wordt een melding naar de klant gestuurd en alle facturering en inning van betalingen wordt gepauzeerd totdat het abonnement wordt hervat.

Een abonnement hervatten

Als een abonnement is gepauzeerd, maar moet worden hervat, kan dit worden gedaan vanuit het abonnementrecord.

Een abonnement hervatten:

• Klik op de indexpagina van het abonnement op de naam van het abonnement.
• Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Abonnement hervatten.

• Kies in het dialoogvenster met de datumkiezer wanneer de volgende factuurdatum moet zijn en klik op Hervatten.
• De abonnementsstatus wordt bijgewerkt naar Actief met de nieuwe factuurdatum weergegeven.

Als het abonnement onmiddellijk wordt hervat, wordt er een ontvangstbewijs of factuur naar de klant gestuurd. Als het abonnement voor een toekomstige datum wordt hervat, wordt er een kennisgeving naar de koper gestuurd met de nieuwe factuurdatum.

De contactpersoon bijwerken die aan een abonnement is gekoppeld

Een abonnement kan maar aan één contactpersoon per keer worden gekoppeld. Als u echter de contactpersoon moet bijwerken die aan een abonnement is gekoppeld, kunt u dit doen via het zijpaneel van het abonnement. Tijdens de looptijd van een contract kan het bijvoorbeeld nodig zijn om het hoofdcontact bij te werken als de oorspronkelijke koper is verhuisd naar een ander bedrijf.

Zo werkt u de contactpersoon bij die aan een abonnement is gekoppeld:

• Klik op de naam van het abonnement.
• Blader in het rechterpaneel naar het gedeelte Contactpersonen en klik op + Vervangen.
  
  
• Zoek en selecteer een bestaand contact of klik op het tabblad Nieuw maken om een nieuw contact aan te maken.
• Klik op Volgende.
• Klik optioneel op Associatielabel toevoegen om een aangepast associatielabel aan de contactpersoon toe te wijzen.
• Klik op Opslaan.

Het bijwerken van de gekoppelde contactpersoon resulteert in het volgende:

• De volgende meldingen worden naar de nieuwe contactpersoon verzonden:
  • Ontvangsten voor succesvolle abonnementsbetalingen.
  • E-mails voor het bijwerken van betaalmethoden bij mislukte betalingen.
  • Aanstaande betalingsherinneringen voor abonnementen, indien ingeschakeld.
  • Kennisgevingen voor abonnementswijzigingen, inclusief upgrades, downgrades en updates van de volgende betaaldata.
  • Door gebruiker geïnitieerde verzoeken voor het bijwerken van betaalmethoden.
  • Annulering van een abonnement.
• Alle betalingsrecords die worden gegenereerd na het bijwerken van de contactpersoon worden gekoppeld aan de nieuwe contactpersoonrecord.

Abonnementswijzigingen pro rata berekenen

Wanneer je de regelitems van een abonnement bijwerkt, kun je pro rata inschakelen om het gepro rata bedrag automatisch te innen of terug te betalen. Hierdoor zien jij en je kopers hun factureringswijzigingen onmiddellijk terug en hoeven ze niet te wachten tot de volgende factureringscyclus.

Wanneer u het pro rata toepast op de wijzigingen die u hebt aangebracht in de regelitems van een abonnement:

• Als je het abonnement upgradet door meer regelitems toe te voegen of de prijzen te verhogen, brengt HubSpot automatisch het geproportioneerde bedrag in rekening bij de betaalmethode in het bestand.
• Als je een abonnement verlaagt door regelitems te verwijderen of prijzen te verlagen, stort HubSpot automatisch het evenredige bedrag terug op de vorige betaalmethode.

Nadat je de wijzigingen hebt aangebracht, wordt het bedrag in rekening gebracht of terugbetaald in het gedeelte Geschiedenis van het betalingsrecord.