Abonnementen bewerken die zijn gefactureerd in HubSpot

Nadat u abonnementen hebt aangemaakt, kunt u deze beheren en bewerken vanaf de indexpagina voor abonnementen, net zoals u andere CRM-records beheert. Hieronder leest u hoe u een abonnement kunt bewerken, waaronder:

• Het bijbehorende contact bijwerken.
• Het factuuradres bijwerken.
• De regelitems bewerken, inclusief prijs, hoeveelheid en kortingen.
• De volgende vervaldatum voor betaling bewerken.
• De betaalmethode bijwerken.
• Abonnementen pauzeren en hervatten.

De contactpersoon koppelen aan een

abonnement

wijzigen

Een abonnement kan slechts aan één contactpersoon tegelijk worden gekoppeld, maar als u de contactpersoon die aan een abonnement is gekoppeld wilt wijzigen, kunt u dit doen vanuit het abonnementspaneel. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u tijdens de looptijd van een contract de belangrijkste contactpersoon moet wijzigen als de oorspronkelijke koper naar een ander bedrijf is overgestapt.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op denaam van het abonnement. 
3. Scroll in het rechterpaneel naar de kaartContactpersonen en klik vervolgens op + Vervangen.
4. Zoek een bestaand contact en selecteer het, of klik op het tabblad Nieuw aanmaken om een nieuw contactrecord aan te maken.
5. Klik op Opslaan.

De volgende meldingen worden naar de nieuwe contactpersoon verzonden:

• Bevestigingen van succesvolle abonnementsbetalingen.
• E-mails met bijgewerkte betalingsmethoden voor mislukte betalingen.
• Herinneringen voor aankomende abonnementsbetalingen, als deze instelling is ingeschakeld.
• Kennisgevingen voor wijzigingen in het abonnement, waaronder upgrades, downgrades en updates van de volgende betalingsdata.
• Door de gebruiker geïnitieerde verzoeken om de betaalmethode bij te werken.
• Opzegging van abonnementen.

Het factuuradres van een abonnement bijwerken

Het factuuradres van een abonnement bijwerken. Bij het bijwerken van het factuuradres:

• Het adres wordt gekoppeld aan het abonnement en aan alle toekomstige facturen voor het abonnement.
• Het adres wordt gebruikt om eventuele automatische belastingen te berekenen.

Om het factuuradres van een abonnement te bewerken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naamvan het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven opActiesen selecteer vervolgensAbonnement bewerken.
4. Klik onderFactuuradres opBewerken.
5. Werk de adresgegevens bij in het rechterpaneel en klik vervolgens opOpslaan.
6. Klikop Opslaan om het abonnement op te slaan. Voer in het dialoogvensterAbonnement bijwerken eventuele interne opmerkingen in. Deze opmerkingen worden toegevoegd aan de bijbehorende deal-, contact- en bedrijfstijdlijnen. U kunt deze opmerkingen ook openen in andere tools, zoals segmenten, workflows en rapporten, via de eigenschap Reden laatste wijziging. Als u klaar bent, klikt u op Abonnement bijwerken.

De regelitems van een abonnement bewerken

Soms moet u de gegevens van een abonnement wijzigen zonder het op te zeggen, bijvoorbeeld wanneer een klant zijn abonnement wil upgraden of downgraden.

U kunt bijvoorbeeld:

• De prijs van bestaande regelitems wijzigen.
• Een nieuwe regel toevoegen waarvoor de klant zich heeft aangemeld.
• Een bestaande regel verwijderen waarvoor de klant zich niet meer wil abonneren.
• De hoeveelheden van de regelitems waarvoor een klant zich oorspronkelijk heeft geabonneerd, verhogen of verlagen.
• Regelitemkortingen toevoegen of verwijderen.

Beperkingen

Houd rekening met het volgende wanneer u een abonnement bewerkt:

• U kunt geen abonnement bewerken waarvoor geen facturen worden aangemaakt.
• U kunt alleen abonnementen bewerken met de status Actief ofGepland.
• U kunt een abonnement niet bewerken binnen twee dagen voor de volgende betalingsdatum, zodat klanten voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden op de volgende betalingsdatum. 
• Als u uw wijzigingen niet pro rata berekent, kunt u zoveel wijzigingen aanbrengen als nodig is vóór de volgende factureringscyclus. De volgende betaling van het abonnement wordt geïnd op basis van de laatst opgeslagen wijziging.
• Het wijzigen van een abonnement dat met PAD's wordt betaald, kan gevolgen hebben voor de naleving. Raadpleeg uw juridische team voor meer informatie.

De regelitems van een abonnement bewerken

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naamvan het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven opActiesen selecteer vervolgensAbonnement bewerken.
4. Om nieuwe regelitems toe te voegen, klikt u rechtsboven op Regelitem toevoegen en selecteert u vervolgens Selecteren uit productbibliotheek of Aangepast regelitem maken. Selecteer of stel in de rechterzijbalk de details van het regelitem in en klik vervolgensop Opslaan. Meer informatie over het toevoegen van regelitems aan abonnementen.

Let op: nieuw toegevoegde regelitems worden gefactureerd op basis van de frequentie die al in het abonnement is ingesteld. Als een abonnement bijvoorbeeld maandelijks terugkomt, worden alle regelitems die u toevoegt maandelijks gefactureerd. Dit geldt ook voor het toevoegen van producten uit uw productbibliotheek die zijn ingesteld op een andere frequentie. Nieuwe regelitems worden ook gefactureerd voor de resterende looptijd van het abonnement.

5. Om een regel te verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer op deregel, klikt u op Acties en selecteert u vervolgens Verwijderen.
6. Bewerk een regel met behulp van de kolommen in de regelbewerker of door op denaam van de regel te klikken en het rechterpaneel te gebruiken, en klik vervolgens opOpslaan.
7. Standaard worden uw wijzigingen tijdens de volgende factureringscyclus toegepast. Om de wijzigingen onmiddellijk toe te passen en het pro rata bedrag automatisch te innen of terug te betalen bij het opslaan, schakelt u de schakelaar Wijzigingen pro rata toepassen in. Pro rata berekening is niet mogelijk als er geen online betalingsoptie aan het abonnement is toegevoegd. Meer informatie over pro rata berekening van abonnementswijzigingen.
8. Klik linksonder op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
9. Voer in het dialoogvenster Abonnement bijwerken eventuele interne opmerkingen in. Deze opmerkingen worden toegevoegd aan de bijbehorende deal-, contact- en bedrijfstijdlijnen. U kunt deze opmerkingen ook openen in andere tools, zoals segmenten, workflows en rapporten, via de eigenschap Reden laatste wijziging. Als u klaar bent, klikt u op Abonnement bijwerken.

Zodra uw wijzigingen zijn opgeslagen, gebeurt het volgende:

• Er wordt een e-mail verzonden naar de contactpersoon die aan het abonnement is gekoppeld om hem/haar op de hoogte te stellen van de wijzigingen. De e-mail ziet er ongeveer zo uit als in het volgende voorbeeld:

• Het abonnementsrecord wordt bijgewerkt om de wijzigingen weer te geven:
  • De eigenschapLaatst gewijzigd op geeft de wijzigingsdatum weer. Het record geeft ook aan dat er wijzigingen in het abonnement zijn aangebracht die na de volgende betaling worden toegepast. Meer informatie over abonnementseigenschappen.
  • In het gedeelte'Regelitems' worden alle wijzigingen weergegeven die u in de regelitems hebt aangebracht. Klik op 'Huidige factureringscyclus bekijken' om te zien waarvoor uw klant momenteel betaalt. 
  • Zodra de wijzigingen van kracht worden, worden de eigenschappen 'Maandelijks terugkerende inkomsten ' en 'Jaarlijks terugkerende inkomsten' bijgewerkt om aan te sluiten bij de wijzigingen. Meer informatie over abonnementseigenschappen.

De betaalmethode voor een abonnement bijwerken

De betaalmethode van een abonnement kan worden bijgewerkt door de klant een e-mail te sturen met een link om zijn betaalmethode bij te werken, of door middel van een geautomatiseerde e-mail als de betaling mislukt.

Wanneer een betaalmethode wordt bijgewerkt, worden alle achterstallige abonnementssaldi automatisch in rekening gebracht via de betaalmethode.

Stuur de klant een link om zijn betaalmethode bij te werken

Let op: de betaalmethode kan alleen worden bijgewerkt voor abonnementen waarbij de betaling automatisch wordt geïnd. Als een abonnement bijvoorbeeld is ingesteld om een klant automatisch te factureren, maar de betaling niet automatisch wordt geïnd als onderdeel van het factureringsabonnement, is het niet mogelijk om de betaalmethode voor het abonnement bij te werken.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naamvan het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven opActiesen selecteer vervolgensBetaalmethode bijwerken.
4. Controleer de inhoud in het dialoogvenster en klik op Link verzenden. De link wordt verzonden naar het e-mailadres van de contactpersoon die aan het abonnement is gekoppeld. De klant ontvangt de link in een e-mail:
5. Wanneer de klant in de e-mail op Betaalmethode bijwerken klikt, wordt hij naar een pagina geleid waar hij zijn abonnement kan controleren en een nieuwe betaalmethode kan invoeren.
6. Een bevestigingspagina bevestigt de update. De nieuwe betaalmethode wordt gebruikt voor alle toekomstige automatische betalingen van het abonnement.

Betaalmethode bijwerken voor mislukte betalingen

Als de betaalmethode van een klant mislukt bij het voltooien van een betaling voor een abonnement, stuurt HubSpot hem een e-mail met een link om zijn betaalmethode bij te werken.

Het verzoek om de betaalmethode bij te werken maakt gebruik van door de tool gedefinieerde betaalmethoden uit de bijbehorende checkout (bijv. factuur, betalingslink of offerte). Als de factuur bijvoorbeeld alleen ACH-bankoverschrijvingen toestaat, kan de klant alleen met ACH-bankoverschrijving betalen. 

In de e-mail die naar de klant wordt gestuurd nadat een betaling is mislukt, kan hij op 'Betaalmethode bijwerken' klikken.

Hij wordt dan naar een pagina geleid waar hij zijn betalingsgegevens kan bijwerken. Alle onbetaalde abonnementsbetalingen worden in rekening gebracht via de bijgewerkte betaalmethode. Als u niet wilt dat deze e-mail automatisch wordt verzonden wanneer een betaling mislukt, kunt u dit uitschakelen in de instellingen.

De volgende vervaldatum van een abonnement wijzigen

U kunt de volgende vervaldatum van een abonnement wijzigen in het abonnementsrecord, waardoor u en uw klant meer flexibiliteit hebben voor toekomstige betalingen. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naam van het abonnement op de indexpagina van abonnementen.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Volgende factuurdatum bewerken.
4. Klik op datumkiezer en selecteer de volgende betalingsdatum. Standaard wordt de klant niet gefactureerd of terugbetaald voor de bijgewerkte factuurdatum. Om de klant te factureren of terug te betalen voor de bijgewerkte factuurcyclus, bewerkt u het abonnement en schakelt u de schakelaarPro rata in.
   
   

   Let op: alleen abonnementen met een geautomatiseerd incassoproces kunnen pro rata worden berekend. Als een abonnement bijvoorbeeld is ingesteld om een klant automatisch te factureren, maar de betaling niet automatisch wordt geïnd als onderdeel van het factureringsabonnement, is het niet mogelijk om dit abonnement pro rata te berekenen.

5. Klik op Bijwerken.

Nadat de volgende factuurdatum is bijgewerkt, stuurt HubSpot de klant een e-mail ter bevestiging van de nieuwe factuurdatum.

Het abonnementsrecord geeft ook de nieuwe factureringscyclus weer in de eigenschappenVolgende factureringsdatumenEinddatum, en er wordt eenLaatst gewijzigd-datum toegevoegd om aan te geven wanneer de betalingsdatum is bijgewerkt. Meer informatie over abonnementseigenschappen.

Een afrekeningsvergoeding verwijderen

Als er een vergoeding is toegevoegd aan de afrekening, kunt u deze verwijderen uit het abonnement. Als u een afrekeningsvergoeding verwijdert, wordt deze verwijderd voor alle toekomstige betalingen, maar worden eerdere vergoedingen niet pro rata berekend of terugbetaald. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naam van het abonnement op de indexpagina van abonnementen.
3. Klik in het rechterdeelvenster rechtsboven op Acties en selecteer vervolgensAfrekenkosten verwijderen.
4. Klik in het dialoogvenster opAfrekenkosten verwijderen.

Een abonnement pauzeren en hervatten

Als een klant vraagt om zijn abonnement te pauzeren, kunt u dit pauzeren en hervatten vanuit zijn abonnementsgegevens.

Een abonnement pauzeren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de indexpagina voor abonnementen op de naam van het abonnement.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Abonnement pauzeren.
4. Voer in het dialoogvenster Abonnement pauzeren eventuele interne opmerkingen in. Deze opmerkingen worden toegevoegd aan de bijbehorende deal-, contact- en bedrijfstijdlijnen. U kunt deze opmerkingen ook openen in andere tools, zoals segmenten, workflows en rapporten, via de eigenschap Reden laatste wijziging. Meer informatie over abonnementseigenschappen.
5. Klik op Abonnement bijwerken wanneer u klaar bent.
6. De abonnementsstatus wordt weergegeven als Gepauzeerd, met de datum waarop het abonnement is gepauzeerd. 

Er wordt een melding naar de klant gestuurd en alle facturering en betalingen worden gepauzeerd totdat het abonnement wordt hervat.

Een abonnement hervatten

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Abonnementen.
2. Klik op de naam van het abonnement op de indexpagina van abonnementen.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Abonnement hervatten.
4. Klik in het dialoogvenster op de datumkiezer en selecteer devolgende factuurdatum.
5. Klik op Hervatten.
6. De abonnementsstatus wordt bijgewerkt naar Actief en de nieuwe factuurdatum wordt weergegeven.

Als het abonnement onmiddellijk wordt hervat, wordt er een ontvangstbewijs of factuur naar de klant gestuurd. Als het abonnement op een latere datum wordt hervat, ontvangt de klant een melding met de nieuwe factuurdatum.

Pro rata berekening van abonnementswijzigingen

Wanneer u de regelitems van een abonnement bijwerkt, kunt u pro rata berekening inschakelen om het pro rata bedrag automatisch te innen of terug te betalen. Hierdoor zien u en uw klant de factureringswijzigingen onmiddellijk terug, in plaats van te moeten wachten op de volgende factureringscyclus. 

Wanneer u pro rata berekening toepast op de wijzigingen die u hebt aangebracht in de regelitems van een abonnement: 

• Als je het abonnement upgradet door meer regelitems toe te voegen of de prijzen te verhogen, brengt HubSpot automatisch het pro rata bedrag in rekening via de geregistreerde betaalmethode.
• Als u een abonnement downgradet door regels te verwijderen of prijzen te verlagen, zal HubSpot automatisch het pro rata bedrag terugbetalen via de vorige betaalmethode.