Je workflows organiseren en beheren

Organiseer workflows door je workflow tabellen te beheren en je workflows te groeperen in mappen. Je kunt je workflows bijvoorbeeld groeperen in aparte mappen voor verschillende doeleinden, zoals contactopdrachten of lead-nurturing workflows.

Om de algehele prestaties van je workflow te analyseren, kun je gebruiken op het tabblad Workflow analyseren. Als je het beheer van meerdere accounts hebt ingesteld (BETA), kun je ook workflows kopiëren tussen accounts.

Op de workflows-pagina kun je naar de volgende tabbladen navigeren: 

• Alle workflows: alle workflows die rechtstreeks in de workflows-tool zijn gemaakt en workflows die vanuit andere tools zijn gemaakt, zoals formulieren, e-mails, tickets of deals.
• Herziening nodig: er worden workflows weergegeven die de afgelopen 7 dagen fouten hebben vertoond. Leer veelvoorkomende workflowfouten herkennen en oplossen. 
• Ongebruikt: workflows die zijn uitgeschakeld of die de afgelopen 90 dagen geen acties hebben uitgevoerd, worden weergegeven. Leer hoe je ongebruikte workflows kunt beheren. 
• Verwijderd: workflows die in de afgelopen 90 dagen zijn verwijderd, worden weergegeven. Je kunt verwijderde workflows herstellen via het tabblad Onlangs verwijderd , lees hier hoe je workflows verwijdert en herstelt. 

Beheer uw workflowweergaven 

Om specifieke workflows te vinden, kun je zoeken op naam of je workflows filteren. Je kunt ook de kolommen in de weergaven bijwerken om specifieke workflowgegevens weer te geven. Leer meer over workflowdetails voordat je kiest wat je wilt weergeven in de workflowweergave. 

Wanneer u uw workflows bekijkt, moet u controleren of een bestaande workflow verwijst naar een beperkte eigenschap:

• Gebruikers met alleen weergave rechten kunnen de workflow niet bewerken. Dit omvat enrollment triggers en andere workflow acties. De workflow wordt alleen weergegeven.
• Gebruikers zonder toegang tot de eigenschappen hebben geen toegang tot de workflows. De workflow wordt voor de gebruiker grijs weergegeven op de indexpagina en is niet toegankelijk. 

Om uw workflowweergaven te beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Voer in de zoekbalk bovenaan een trefwoord in om naar een specifieke workflow te zoeken. De zoekopdracht zal het trefwoord matchen met de naam of beschrijving van de workflow die je wilt vinden. 
3. Je kunt je zoekresultaten verfijnen door te filteren op workflowtype:
   • Aan of Uit: filter op workflows die aan of uit staan. 
   • Type: filter op het type workflowobject, zoals deal- of bedrijfsgebaseerde workflows.
   • Merken: als u een Marketing Hub Enterprise-abonnement en de add-on Merken hebt, kunt u filteren op de aan de workflow toegewezen merken. 
   • Creator: filter op de gebruiker die de workflow heeft aangemaakt. 
   • Teams: filter op het team waaraan de workflow is toegewezen. 

• • Gereedschap gemaakt vanuit: filter op het gereedschap waaruit de workflow is gemaakt, zoals het formulierengereedschap of de workflow-app. 
  • Actietype: filter op de acties binnen een workflow. Je kunt bijvoorbeeld filteren op workflows die een vertraging of een actie Maak record bevatten. 

• • Geavanceerde filters: filter op geavanceerde workflowdetails zoals workflowinschrijvingen of triggers. Meer informatie over het filteren van je records in HubSpot. 

• • • Klik in het rechterpaneel op Filter toevoegen. 
    • Klik op AND of OR om meer filtercriteria toe te voegen. Meer informatie over het gebruik van AND en OR logica in HubSpot. 
    • Om een filtergroep te klonen, klik je op Klonen. 
    • Om een filtergroep te verwijderen, klik je op Verwijderen.

• • • Om bestaande filtercriteria te verwijderen, beweeg je met de muis over de criteria en klik je op het delete pictogram verwijderen.
       

4. Om de workflowgegevens die in de weergave worden weergegeven aan te passen, klik je rechtsboven op Acties > Kolommen bewerken. Werk de weergave bij vanuit het dialoogvenster: 
   • Schakel aan de linkerkant de selectievakjes in naast de eigenschappen of associaties die u in de weergave wilt weergeven. 
   • Klik rechts op de eigenschappen en versleep ze om ze opnieuw te rangschikken in de weergave.
   • Klik op x om een eigenschap te verwijderen.
   • Klik op Opslaan.
      

5. Om de geselecteerde filters op te slaan als weergave, klik je rechtsboven op Weergave opslaan .
6. Voer in het dialoogvenster een naam in voor je weergave en selecteer welke gebruikers toegang hebben tot de opgeslagen weergave. Klik vervolgens op Opslaan. 

Organiseer je workflows met mappen

Organiseer je workflows in mappen op het workflows dashboard. Eenmaal aangemaakt, worden de mappen met je workflows weergegeven op het dashboard. 

Mappen maken en beheren

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op het tabblad Mappen .
3. Klik linksboven op Map maken. 
4. Voer in het dialoogvenster de mapnaam in. Klik vervolgens op Opslaan.
    

5. Om een mapnaam te wijzigen, klik je op de map. Klik vervolgens op Acties en selecteer Map hernoemen. Klik op Opslaan.
6. Als u een map wilt verwijderen, selecteert u de map. Klik vervolgens op Acties en selecteer Map verwijderen. Klik op Map verwijderen.
    

Workflows naar mappen verplaatsen

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op het tabblad Mappen .
3. Om individuele workflows naar een map te verplaatsen:
   • Beweeg de muis over de workflow en klik op Acties. Klik vervolgens op Naar map verplaatsen.
   • Selecteer een map in het dialoogvenster. 
   • Klik onderaan op Verplaatsen.
      

4. Om workflows in bulk naar een map te verplaatsen: 
   • Schakel op het tabblad Mappen de selectievakjes in naast de workflows die je naar de map wilt verplaatsen.
   • Klik boven in de tabel op Naar map verplaatsen.
   • Selecteer in het dialoogvenster de gewenste map en klik vervolgens op Verplaatsen.
      

Beheer uw workflows

Vanuit de tabel met workflows kunt u uw workflows bewerken, klonen of verdere actie ondernemen. 

Let op: workflows met meer dan 500 acties kunnen problemen ondervinden bij het klonen. Als je een probleem hebt ondervonden, kun je proberen het aantal acties te verminderen, de workflow op te splitsen in kleinere workflows voordat je gaat klonen, of de workflow handmatig opnieuw te creëren.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Als u een workflow wilt bewerken, gaat u met de muis over uw workflow en klikt u op Bewerken. 
3. Klik op Klonen om een workflow te dupliceren. 
4.  Klik op Meer en kies een van de volgende opties om verdere actie te ondernemen met betrekking tot je workflow:
   • Details bekijken: op de detailpagina van je workflow kun je de prestaties, actielogboeken en inschrijvingsgeschiedenis van je workflow bekijken. 
   • Verbindingen bekijken: bekijk een lijst met verbindingen met je workflow. Dit omvat middelen en tools die je workflow kan gebruiken, zoals e-mails, formulieren en meer, maar ook alle tools die je workflow kunnen gebruiken. 
   • Toewijzen aan team ( alleenEnterprise ): wijs de workflow toe aan een team.
   • Merk toewijzen: koppel de workflow aan een merk. U moet een Marketing Hub Enterprise-abonnement en de invoegtoepassing Brands hebben.
   • Verplaats naar map: verplaats je workflow naar een opgegeven map. 
   • Verwijderen: uw workflow verwijderen. Verwijderde workflows kunnen binnen 90 dagen na verwijdering worden hersteld. Meer informatie over het verwijderen en herstellen van workflows. 
   • Campagne bewerken: op contact gebaseerde workflows koppelen aan campagnes. Meer informatie over het koppelen van uw bedrijfsmiddelen en inhoud aan campagnes.
     
     

Merken toewijzen aan je workflows

Gebruikers met een Marketing Hub Enterprise-abonnement die de invoegtoepassing Merken hebben gekocht, kunnen workflows met merken toewijzen.

Standaard worden workflows niet toegewezen aan een merk. Aan een workflow hoeft geen merk te zijn toegewezen. Merken zijn echter handig om je workflow te organiseren.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Een individuele workflow toewijzen aan een specifiek merk:
   • Ga met de muis over de naam van de workflow en klik op Meer. Selecteer vervolgens Merk toewijzen.
   • Als er al een merk aan de workflow is toegewezen, beweeg dan met de muis over de naam van de workflow en klik op Meer.
      

3. Om meerdere workflows in bulk toe te wijzen:
   • Schakel in de tabel met workflows de selectievakjes in naast de workflows die je aan hetzelfde merk wilt toewijzen.
   • Klik bovenaan op Merk toewijzen. Als de workflow een bestaand merk heeft, wordt het opnieuw toegewezen aan het nieuwe geselecteerde merk.
      

4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Merken en selecteer een merk. Er kan maar één merk aan een workflow worden toegewezen.
5. Klik onderaan op Opslaan.