Je workflows organiseren en beheren

Organiseer workflows door je workflow tabellen te beheren en je workflows te groeperen in mappen. Je kunt je workflows bijvoorbeeld groeperen in aparte mappen voor verschillende doeleinden, zoals contactopdrachten of lead-nurturing workflows.

Om de algehele prestaties van uw workflow te analyseren, kunt u het tabblad Workflow analyseren gebruiken .

Vanaf de workflowpagina kunt u naar de volgende tabbladen navigeren:

• Alle workflows: alle workflows die rechtstreeks in de workflows-tool zijn gemaakt en workflows die vanuit andere tools zijn gemaakt, zoals formulieren, e-mails, tickets of deals.
• Herziening nodig: er worden workflows weergegeven die de afgelopen 7 dagen fouten hebben ondervonden. Leer hoe u veelvoorkomende workflowfouten kunt identificeren en oplossen.
• Ongebruikt: workflows die zijn uitgeschakeld of die de afgelopen 90 dagen geen acties hebben uitgevoerd, worden weergegeven. Leer hoe u uw ongebruikte workflows kunt beheren.
• Verwijderd: workflows die in de afgelopen 90 dagen zijn verwijderd, worden weergegeven. Je kunt verwijderde workflows herstellen via het tabblad Onlangs verwijderd. Leer hoe je workflows verwijdert en herstelt.

Uw workflowweergaven beheren

Om specifieke workflows te vinden, kunt u zoeken op naam of uw workflows filteren. Je kunt ook de kolommen in de weergaven bijwerken om specifieke workflowgegevens weer te geven. Lees meer over workflowdetails voordat u kiest wat u in de workflowweergave wilt weergeven.

Wanneer u uw workflows bekijkt, moet u controleren of een bestaande workflow naar een beperkte eigenschap verwijst:

• Gebruikers met alleen weergave rechten kunnen de workflow niet bewerken. Dit geldt ook voor inschrijftriggers en andere workflowacties. De workflow wordt alleen weergegeven.
• Gebruikers zonder toegang tot de eigenschappen hebben geen toegang tot de workflows. De workflow wordt grijs weergegeven voor de gebruiker op de indexpagina en is niet toegankelijk.

Om uw workflowweergaven te beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Voer in de zoekbalk bovenaan een trefwoord in om naar een specifieke workflow te zoeken. De zoekopdracht zal het trefwoord matchen met de naam of beschrijving van de workflow die u wilt vinden.
3. U kunt uw zoekresultaten verfijnen door te filteren op workflowtype:
   • Aan of Uit: filter op workflows die zijn in- of uitgeschakeld.
   • Type: filter op het type workflowobject, zoals deal- of bedrijfsgebaseerde workflows.
   • Merken: als u een Marketing Hub Enterprise abonnement en de invoegtoepassing Merken hebt, kunt u filteren op de aan de workflow toegewezen merken.
   • Creator: filter op de gebruiker die de workflow heeft aangemaakt.
   • Teams: filter op het team waaraan de workflow is toegewezen.

• • Gereedschap gemaakt vanuit: filter op het gereedschap waaruit de workflow is gemaakt, zoals het formulierengereedschap of de workflow-app.
  • Actietype: filter op de acties binnen een workflow. U kunt bijvoorbeeld filteren op workflows die een vertraging of een actie Record maken bevatten.

• • Geavanceerde filters: filteren op geavanceerde workflowdetails zoals workflowinschrijvingen of triggers. Meer informatie over het filteren van je records in HubSpot.

• • • Klik in het rechterpaneel op Filter toevoegen.
    • Om meer filtercriteria toe te voegen, klik je op AND of OR. Meer informatie over het gebruik van AND en OR logica in HubSpot.
    • Als je een filtergroep wilt klonen, klik je op Klonen.
    • Als je een filtergroep wilt verwijderen, klik je op Verwijderen.

• • • Om bestaande filtercriteria te verwijderen, beweeg je met de muis over de criteria en klik je op het pictogram delete verwijderen.
      

4. Om de workflowgegevens die in de weergave worden weergegeven aan te passen, klikt u rechtsboven op Acties > Kolommen bewerken. Werk de weergave bij vanuit het dialoogvenster:
   • Schakel links de selectievakjes in naast de eigenschappen of koppelingen die je in de weergave wilt laten verschijnen.
   • Klik rechts op de eigenschappen en versleep ze om ze in de weergave te herschikken.
   • Klik op x om een eigenschap te verwijderen.
   • Klik op Opslaan.
     

5. Om de geselecteerde filters als weergave op te slaan, klikt u rechtsboven op Weergave opslaan.
6. Voer in het dialoogvenster een naam in voor je weergave en selecteer welke gebruikers toegang hebben tot de opgeslagen weergave. Klik vervolgens op Opslaan.

Organiseer uw workflows met mappen

Organiseer uw workflows in mappen op het workflows dashboard. Eenmaal aangemaakt, worden mappen weergegeven op het dashboard met uw workflows.

Mappen maken en beheren

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op het tabblad Mappen.
3. Klik linksboven op Map maken.
4. Voer in het dialoogvenster de naam van de map in. Klik vervolgens op Opslaan.
   

5. Als u de naam van een map wilt wijzigen, klikt u op de map. Klik vervolgens op Acties en selecteer Map hernoemen. Klik op Opslaan.
6. Als u een map wilt verwijderen, selecteert u de map. Klik vervolgens op Acties en selecteer Map verwijderen. Klik op Map verwijderen.
   

Workflows naar mappen verplaatsen

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op het tabblad Mappen.
3. U kunt individuele workflows naar een map verplaatsen:
   • Ga met de muis over de workflow en klik op Acties. Klik vervolgens op Naar map verplaatsen.
   • Selecteer een map in het dialoogvenster.
   • Klik onderaan op Verplaatsen.
     

4. Om workflows in bulk naar een map te verplaatsen:
   • Schakel op het tabblad Mappen de selectievakjes in naast de workflows die je naar de map wilt verplaatsen.
   • Klik boven in de tabel op Naar map verplaatsen.
   • Selecteer in het dialoogvenster de gewenste map en klik op Verplaatsen.
     

Je workflows beheren

Vanuit de workflows-tabel kunt u uw workflows bewerken, klonen of verdere actie ondernemen.

Opmerking: workflows met meer dan 500 acties kunnen problemen ondervinden bij het klonen. Als je een probleem hebt ondervonden, kun je proberen het aantal acties te verminderen, de workflow op te splitsen in kleinere workflows voordat je gaat klonen of de workflow handmatig opnieuw te creëren.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Als u een workflow wilt bewerken, gaat u met de muisaanwijzer over de workflow en klikt u op Bewerken.
3. Als u een workflow wilt dupliceren, klikt u op Klonen.
4. Klik op Meer en kies een van de volgende opties om verdere actie te ondernemen met betrekking tot je workflow:
   • Details bekijken: op de detailpagina van je workflow kun je de prestaties, actielogboeken en aanmeldingsgeschiedenis van je workflow bekijken.
   • Verbindingen bekijken: bekijk een lijst met verbindingen met uw workflow. Dit omvat middelen en tools die uw workflow kan gebruiken, zoals e-mails, formulieren en meer, evenals alle tools die uw workflow kunnen gebruiken.
   • Aan team toewijzen( alleenEnterprise): wijs de workflow toe aan een team.
   • Merk toewijzen: koppel de workflow aan een merk. U moet een Marketing Hub Enterprise abonnement en de Merken Add-On hebben.
   • Verplaats naar map: verplaats uw workflow naar een opgegeven map.
   • Verwijderen: verwijder uw workflow. Verwijderde workflows kunnen binnen 90 dagen na verwijdering worden hersteld. Meer informatie over het verwijderen en herstellen van workflows.
   • Bewerk campagne: koppel contactgebaseerde workflows aan campagnes. Meer informatie over het koppelen van uw middelen en inhoud aan campagnes.
     
     

Merken toewijzen aan uw workflows

Gebruikers met een Marketing Hub Enterprise abonnement die de Brands Add-On hebben gekocht, kunnen workflows merken toewijzen.

Standaard worden workflows niet aan een merk toegewezen. Een workflow hoeft geen merk toegewezen te hebben. Merken zijn echter handig om uw workflow te organiseren.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Een individuele workflow toewijzen aan een specifiek merk:
   • Beweeg de muis over de naam van de workflow en klik op Meer. Selecteer vervolgens Merk toewijzen.
   • Als er al een merk aan de workflow is toegewezen, beweeg dan met de muis over de naam van de workflow en klik op Meer.
     

3. U kunt meerdere workflows in bulk toewijzen:
   • Schakel in de tabel met workflows de selectievakjes in naast de workflows die je aan hetzelfde merk wilt toewijzen.
   • Klik bovenaan op Merk toewijzen. Als de workflow een bestaand merk heeft, wordt deze opnieuw toegewezen aan het nieuwe geselecteerde merk.
     

4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Merken en selecteer een merk. Er kan maar één merk aan een workflow worden toegewezen.
5. Klik onderaan op Opslaan.