Organiseer je workflows

Op de workflowpagina kunt u naar de volgende tabbladen navigeren:

• Alle workflows: alle workflows die rechtstreeks in de workflowtool zijn gemaakt en workflows die vanuit andere tools zijn gemaakt, zoals formulieren, e-mails, tickets of deals.
• Herziening nodig: er worden workflows weergegeven die de afgelopen 7 dagen fouten hebben vertoond. Leer hoe u veelvoorkomende workflowfouten kunt identificeren en oplossen.
• Ongebruikt: workflows die zijn uitgeschakeld of die de afgelopen 90 dagen geen acties hebben uitgevoerd, worden weergegeven. Leer hoe u uw ongebruikte workflows kunt beheren.
• Verwijderd: workflows die in de afgelopen 90 dagen zijn verwijderd, worden weergegeven. Je kunt verwijderde workflows herstellen op het tabblad Onlangs verwijderd. Leer hoe je workflows verwijdert en herstelt.

Uw workflowweergaven beheren

Om specifieke workflows te vinden, kunt u zoeken op naam of uw workflows filteren. Je kunt ook de kolommen in de weergaven bijwerken om specifieke workflowgegevens weer te geven. Lees meer over workflowdetails voordat je kiest wat je in de workflowweergave wilt weergeven.

Als u uw workflows bekijkt, kunt u zien of een bestaande workflow naar een beperkte eigenschap verwijst:

• Gebruikers met alleen weergave rechten kunnen de workflow niet bewerken. Dit geldt ook voor inschrijftriggers en andere workflowacties. De workflow wordt alleen weergegeven.
• Gebruikers zonder toegang tot de eigenschappen hebben geen toegang tot de workflows. De workflow wordt voor de gebruiker grijs weergegeven op de indexpagina en is niet toegankelijk.

Om uw workflowweergaven te beheren:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Voer in de zoekbalk bovenaan de naam in van de workflow die u wilt vinden.
• U kunt uw zoekresultaten verfijnen door te filteren op workflowtype:
  • Aan of Uit: filter op workflows die zijn in- of uitgeschakeld.
  • Type: filter op het type workflowobject, zoals deal- of bedrijfsgebaseerde workflows.
  • Business Units: als u een Marketing Hub Enterprise abonnement en de business units add-on heeft, kunt u filteren op de toegewezen business units van de workflow.
  • Creator: filter op de gebruiker die de workflow heeft aangemaakt.
  • Teams: filter op het team waaraan de workflow is toegewezen.

• • Tool aangemaakt vanuit: filter op de tool waarmee de workflow is aangemaakt, zoals de formulieren tool of de workflows app.
  • Actietype: filter op de acties binnen een workflow. Je kunt bijvoorbeeld filteren op workflows die een vertraging of een actie Record maken bevatten.

• • Geavanceerde filters: filteren op geavanceerde workflowdetails zoals workflowinschrijvingen of triggers. Meer informatie over het filteren van je records in HubSpot.

• • • Klik in het rechterpaneel op Filter toevoegen.
    • Klik op AND of OR om meer filtercriteria toe te voegen. Meer informatie over het gebruik van AND en OR logica in HubSpot.
    • Als je een filtergroep wilt klonen, klik je op Klonen.
    • Als je een filtergroep wilt verwijderen, klik je op Verwijderen.

• • • Om bestaande filtercriteria te verwijderen, beweeg je met de muis over de criteria en klik je op het pictogram delete verwijderen.
      

• Om de workflowgegevens die in de weergave worden weergegeven aan te passen, klikt u rechtsboven op Acties > Kolommen bewerken. Werk de weergave bij in het dialoogvenster:
  • Schakel links de selectievakjes in naast de eigenschappen of koppelingen die je in de weergave wilt weergeven.
  • Klik rechts op de eigenschappen en versleep ze om ze in de weergave te herschikken.
  • Klik op x om een eigenschap te verwijderen.
  • Klik op Opslaan.
    

• Om de geselecteerde filters op te slaan als weergave, klik je rechtsboven op Weergave opslaan.
• Voer in het dialoogvenster een naam in voor de weergave en selecteer welke gebruikers toegang hebben tot de opgeslagen weergave. Klik vervolgens op Opslaan.

Bedrijfseenheden toewijzen aan uw workflows

Gebruikers met een Marketing Hub Enterprise abonnement die de Business Units Add-On hebben gekocht, kunnen workflows toewijzen aan business units.

Standaard worden workflows niet toegewezen aan een business unit. Aan een workflow hoeft geen bedrijfseenheid te zijn toegewezen. Bedrijfseenheden zijn echter handig voor het organiseren van uw workflows per individueel merk.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Een individuele workflow toewijzen aan een specifieke bedrijfseenheid:
  • Ga met de muis over de naam van de workflow en klik op Meer. Selecteer vervolgens Bedrijfseenheid toewijzen.
  • Als er al een bedrijfseenheid aan de workflow is toegewezen, beweeg dan met de muis over de naam van de workflow en klik op Meer.
    

• Om meerdere workflows in bulk toe te wijzen:
  • Schakel in de tabel met workflows de selectievakjes in naast de workflows die je aan dezelfde bedrijfseenheid wilt toewijzen.
  • Klik bovenaan op Bedrijfsafdeling toewijzen. Als de workflow een bestaande bedrijfseenheid heeft, wordt deze opnieuw toegewezen aan de nieuwe geselecteerde bedrijfseenheid.
    

• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bedrijfseenheden en selecteer een bedrijfseenheid. Er kan maar één bedrijfseenheid aan een workflow worden toegewezen.
• Klik onderaan op Opslaan.
  

Uw workflows organiseren met mappen

Organiseer je workflows in mappen op het workflows dashboard. Eenmaal aangemaakt, worden de mappen met je workflows weergegeven op het dashboard.

Mappen maken en beheren

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik rechtsboven op het tabblad Mappen.
• Klik linksboven op Map maken.
• Voer in het dialoogvenster de naam van de map in. Klik vervolgens op Opslaan.
  

• Om een mapnaam te wijzigen, klik je op de map. Klik vervolgens op Acties en selecteer Map hernoemen. Klik op Opslaan.
• Als u een map wilt verwijderen, selecteert u de map. Klik vervolgens op Acties en selecteer Map verwijderen. Klik op Map verwijderen.
  

Mappen maken en beheren

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik rechtsboven op het tabblad Mappen.
• Individuele workflows naar een map verplaatsen:
  • Ga met de muis over de workflow en klik op Acties. Klik vervolgens op Naar map verplaatsen.
  • Selecteer een map in het dialoogvenster.
  • Klik onderaan op Verplaatsen.
    

• Om workflows in bulk naar een map te verplaatsen:
  • Schakel op het tabblad Mappen de selectievakjes in naast de workflows die je naar de map wilt verplaatsen.
  • Klik in de kopregel op Verplaatsen.
  • Selecteer in het dialoogvenster de gewenste map en klik op Verplaatsen.