Organisieren und verwalten Sie Ihre Workflows

Organisieren Sie Workflows, indem Sie Ihre Workflow-Tabellen verwalten und Ihre Workflows in Ordnern gruppieren. Sie können Ihre Workflows beispielsweise in separate Ordner für verschiedene Zwecke gruppieren, z. B. für die Zuweisung von Kontakten oder für Lead-Nurturing-Workflows.

Um die Gesamtleistung Ihres Workflows zu analysieren, können Sie die Registerkarte Workflow Analysierenverwenden.

Auf der Seite "Workflows" können Sie zu den folgenden Registerkarten navigieren: 

• Alle Workflows: Alle Workflows, die direkt im Workflows-Tool erstellt wurden, und Workflows, die über andere Tools wie Formulare, E-Mails, Tickets oder Deals erstellt wurden.
• Überprüfung erforderlich: Workflows, bei denen in den letzten 7 Tagen Fehler aufgetreten sind, werden angezeigt. Erfahren Sie, wie Sie häufige Workflow-Fehler erkennen und beheben können. 
• Nicht verwendet: werden Workflows angezeigt, die deaktiviert sind oder in den letzten 90 Tagen keine Aktionen ausgeführt haben. Erfahren Sie, wie Sie unter Ihre ungenutzten Workflows verwalten können. 
• Gelöscht: Workflows, die in den letzten 90 Tagen gelöscht wurden, werden angezeigt. Sie können gelöschte Workflows auf der Registerkarte Kürzlich gelöscht wiederherstellen. Erfahren Sie, wie Sie Workflows löschen und wiederherstellen. 

Verwalten Sie Ihre Workflow-Ansichten 

Um bestimmte Workflows zu finden, können Sie entweder nach Namen suchen oder Ihre Workflows filtern. Sie können auch die Spalten in den Ansichten aktualisieren, um bestimmte Workflow-Daten anzuzeigen. Bevor Sie auswählen, was in der Workflow-Ansicht angezeigt werden soll, erfahren Sie mehr über workflow details. 

Wenn Sie Ihre Workflows überprüfen, verweist ein vorhandener Workflow auf eine eingeschränkte Eigenschaft :

• Benutzer mit Leseberechtigungen können den Workflow nicht bearbeiten. Dies umfasst Aufnahme-Trigger und andere Workflow-Aktionen. Der Workflow wird im schreibgeschützten Modus angezeigt.
• Benutzer ohne Zugriff auf die Eigenschaften können nicht auf die Workflows zugreifen. Der Workflow wird auf der Indexseite ausgegraut und ist für den Benutzer nicht zugänglich. 

So verwalten Sie Ihre Workflow-Ansichten:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Geben Sie in der oberen Suchleiste ein Keyword ein, um nach einem bestimmten Workflow zu suchen. Bei der Suche wird das Keyword mit dem Namen oder der Beschreibung des Workflows abgeglichen, den Sie suchen möchten. 
3. Sie können Ihre Suchergebnisse verfeinern, indem Sie nach der Art des Workflows filtern:
   • Ein oder Aus: filtert nach Workflows, die ein- oder ausgeschaltet sind. 
   • Typ: Filter nach dem Workflow-Objekttyp, z. B. Deal oder unternehmensbasierte Workflows.
   • Marken: Wenn Sie ein Marketing Hub Enterprise-Abonnement und das Marken-Add-on haben, können Sie nach den dem Workflow zugewiesenen Marken filtern. 
   • Ersteller: Filter nach dem Benutzer, der den Workflow erstellt hat. 
   • Teams: filtern nach dem Team, dem der Workflow zugewiesen ist. 

• • Tool erstellt von: filtern Sie nach dem Tool, mit dem der Workflow erstellt wurde, z. B. dem Formular-Tool oder der Workflows-App. 
  • Aktionstyp: Filter nach den Aktionen innerhalb eines Workflows. Sie können zum Beispiel nach Workflows filtern, die eine Verzögerung oder eine Datensatz erstellen Aktion enthalten. 

• • Erweiterte Filter: filtern nach erweiterten Workflow-Details wie Workflow-Eintragungen oder Triggern. Erfahren Sie mehr über und das Filtern Ihrer Datensätze in HubSpot. 

• • • Klicken Sie im rechten Bereich auf Filter hinzufügen. 
    • Um weitere Filterkriterien hinzuzufügen, klicken Sie auf AND oder OR. Erfahren Sie mehr über mit AND und OR Logik in HubSpot. 
    • Um eine Filtergruppe zu kopieren, klicken Sie auf Clone. 
    • Um eine Filtergruppe zu löschen, klicken Sie auf Löschen.

• • • Um bestehende Filterkriterien zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Kriterien und klicken Sie auf das delete Papierkorb-Symbol.
       

4. Um die in der Ansicht angezeigten Workflow-Daten anzupassen, klicken Sie oben rechts auf Aktionen > Spalten bearbeiten. Aktualisieren Sie die Ansicht über das Dialogfeld: 
   • Wählen Sie links die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften oder Zuordnungen aus, die in der Tabelle angezeigt werden sollen. 
   • Um die Eigenschaften neu anzuordnen, klicken Sie rechts auf diese und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle in der Ansicht.
   • Um eine Eigenschaft zu entfernen, klicken Sie auf x.
   • Klicken Sie auf Speichern.
      

5. Um die ausgewählten Filter als Ansicht zu speichern, klicken Sie oben rechts auf Ansicht speichern.
6. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für Ihre Anzeige ein und wählen Sie aus, welche Benutzer auf die gespeicherte Anzeige zugreifen können. Klicken Sie dann auf Speichern. 

Workflows mit Ordnern organisieren

Organisieren Sie Ihre Workflows in Ordnern im Workflow-Dashboard. Nach der Erstellung werden die Ordner auf dem Dashboard mit Ihren Workflows angezeigt. 

Erstellen und Verwalten von Ordnern

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Registerkarte Folders.
3. Klicken Sie oben links auf Ordner erstellen. 
4. Geben Sie im Dialogfeld den Ordnernamen ein. Klicken Sie dann auf Speichern als.
    

5. Um einen Ordnernamen zu ändern, klicken Sie auf den Ordner . Klicken Sie dann auf Aktionen und wählen Sie Ordner umbenennen. Klicken Sie auf „Speichern“.
6. Um einen Ordner zu löschen, wählen Sie den Ordner . Klicken Sie dann auf Aktionen und wählen Sie Ordner löschen. Klicken Sie auf Ordner löschen.
    

Workflows in Ordner verschieben

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Registerkarte Folders.
3. So verschieben Sie einzelne Workflows in einen Ordner:
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow und klicken Sie auf Aktionen. Klicken Sie dann auf In den Ordnerverschieben.
   • Wählen Sie im Dialogfeld einen Ordner aus. 
   • Klicken Sie am unteren Rand auf Verschieben. 
      

4. So verschieben Sie Workflows in großem Umfang in einen Ordner: 
   • Aktivieren Sie auf der Registerkarte Ordner die Kontrollkästchen neben den Workflows, die Sie in den Ordner verschieben möchten.
   • Klicken Sie oben in der Tabelle auf In Ordner verschieben.
   • Wählen Sie im Dialogfeld den gewünschten Ordner aus und klicken Sie dann auf Verschieben.
      

Verwalten Sie Ihre Workflows

In der Tabelle "Workflows" können Sie Ihre Workflows bearbeiten, klonen oder weitere Aktionen für sie durchführen. 

Bitte beachten: Bei Workflows mit mehr als 500 Aktionen können beim Klonen Probleme auftreten. Wenn ein Problem aufgetreten ist, können Sie versuchen, die Anzahl der Aktionen zu reduzieren, den Workflow vor dem Klonen in kleinere Workflows aufzuteilen oder den Workflow stattdessen manuell neu zu erstellen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Um einen Workflow zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow und klicken Sie auf Bearbeiten. 
3. Um einen Workflow zu duplizieren, klicken Sie auf Klonen. 
4.  Um weitere Aktionen für Ihren Workflow durchzuführen, klicken Sie auf Mehr und wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:
   • Details anzeigen: Überprüfen Sie auf Ihrer Seite mit den Workflow-Details die Performance, die Aktionsprotokolle und den Aufnahmeverlauf Ihres Workflows. 
   • Verbindungen anzeigen: Zeigen Sie eine Liste der Verknüpfungen zu Ihrem Workflow an. Dazu gehören Elemente und Tools, die Ihr Workflow verwenden kann, wie E-Mails, Formulare und mehr, sowie alle Tools, die Ihren Workflow verwenden können. 
   • An Team zuweisen (nur Enterprise ): Weisen Sie den Workflow einem Team zu .
   • Marke zuweisen: Ordnen Sie den Workflow einer Marke zu. Sie benötigen ein Marketing Hub Enterprise-Abonnement und das Brands-Add-on.
   • In Ordner verschieben: Verschiebt Ihren Workflow in einen angegebenen Ordner. 
   • Löschen: Löschen Sie Ihren Workflow. Gelöschte Workflows können innerhalb von 90 Tagen nach dem Löschen wiederhergestellt werden. Erfahren Sie mehr über das Löschen und Wiederherstellen von Workflows . 
   • Kampagne bearbeiten: Ordnen Sie kontaktbasierte Workflows Kampagnen zu. Erfahren Sie mehr über das Zuordnen Ihres Elements und Inhalts zu Kampagnen .
     
     

Weisen Sie Ihren Workflows Marken zu

Benutzer mit Marketing Hub Enterprise-Abonnements , die das Marken-Add-on erworben haben, können Workflows mit Marken zuweisen.

Standardmäßig sind Workflows keiner Marke zugewiesen. Einem Workflow muss keine Marke zugewiesen werden. Marken sind jedoch nützlich für die Organisation Ihres Workflows.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. So weisen Sie einen einzelnen Workflow einer bestimmten Marke zu:
   • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Workflows und klicken Sie auf Mehr. Wählen Sie dann Marke zuweisen aus.
   • Wenn dem Workflow bereits eine Marke zugewiesen wurde, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Workflows, klicken Sie auf Mehr und wählen Sie dann Marke ändern aus.
      

3. Zuweisen an mehrere Workflows in der Masse:
   • Aktivieren Sie in der Tabelle Workflows die Kontrollkästchen neben den Workflows, die Sie derselben Marke zuweisen möchten.
   • Klicken Sie oben auf Marke zuweisen . Wenn der Workflow eine vorhandene Marke hat, wird sie der neuen ausgewählten Marke zugewiesen.
      

4. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Marken und wählen Sie eine Marke aus. Einem Workflow kann nur eine Marke zugewiesen werden.
5. Klicken Sie im unteren Bereich auf Speichern als.