Organice y gestione sus workflows

Organiza los workflows gestionando tus tablas de workflow y agrupando tus workflows en carpetas. Por ejemplo, puedes agrupar tus workflows en carpetas separadas para distintos propósitos, como la asignación de contactos o los workflows de captación de leads.

Para analizar el rendimiento general de tu workflow, puedes utilizar el flujo de trabajo Analizar pestaña.

Desde la página de workflows, puedes navegar a las siguientes etiquetas: 

• Todos los workflows: todos los workflows creados directamente en la herramienta de workflows y los workflows creados a partir de otras herramientas, como formularios, correos electrónicos, tickets o negocios.
• Necesita revisión: se mostrarán los workflows que hayan encontrado errores en los últimos 7 días. Aprende a identificar y solucionar errores comunes del workflow. 
• Sin usar: se mostrarán los workflows que estén desactivados o que no hayan ejecutado ninguna acción en los últimos 90 días. Aprende a gestionar tus workflows no utilizados en . 
• Eliminado: se mostrarán los workflows que se hayan eliminado en los últimos 90 días. Puedes restaurar los workflows eliminados desde la pestaña Eliminados recientemente, aprende a eliminar y restaurar workflows . 

Gestiona las vistas de tu workflow 

Para encontrar workflows concretos, puedes buscar por nombre o filtrar tus workflows. También puedes actualizar las columnas de las vistas para mostrar datos específicos del workflow. Antes de elegir qué mostrar en la vista del workflow, aprende más sobre detalles del workflow. 

Al revisar sus flujos de trabajo, si un flujo de trabajo existente hace referencia a una propiedad restringida de :

• Los usuarios con permisos Solo ver no pueden editar el workflow. Esto incluye los desencadenantes de inscripción y otras acciones del workflow. El workflow se mostrará en Solo ver.
• Los usuarios que no tengan acceso a las propiedades no podrán acceder a los workflow. El flujo de trabajo aparecerá atenuado para el usuario en la página de índice y no será accesible. 

Para gestionar las vistas del flujo de trabajo:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. En la barra de búsqueda superior, introduzca una palabra clave para buscar un workflow específico. La búsqueda hará coincidir la palabra clave con el nombre o la descripción del workflow que desea localizar. 
3. Puedes refinar los resultados de tu búsqueda filtrando por tipo de workflow:
   • Activado o Desactivado: filtra por workflows que estén activados o desactivados. 
   • Tipo: filtra por el tipo de objeto del workflow, como los workflows basados en negocios o empresas.
   • Brands: si tiene una suscripción a Marketing Hub Enterprise y el complemento Brands, puede filtrar por las marcas asignadas al workflow. 
   • Creador: filtrar por el usuario que creó el workflow. 
   • Equipos: filtra por el equipo al que está asignado el workflow. 

• • Herramienta desde la que se creó: filtra por la herramienta desde la que se creó el workflow, como la herramienta de formularios o la app de workflows. 
  • Tipo de acción: filtrar por las acciones dentro de un workflow. Por ejemplo, puedes filtrar por workflows que contengan un Retraso o una acción Crear registro.  

• • Filtros avanzados: filtra por detalles avanzados del workflow, como Inscripciones en el workflow o Desencadenantes. Más información sobre filtrando tus registros en HubSpot. 

• • • En el panel derecho, haz clic en Agregar filtro. 
    • Para Agregar más criterios de filtrado, haz clic en AND o O. Más información sobre utilizando la lógica AND y OR en HubSpot. 
    • Para clonar un grupo de filtros, haz clic en Clonar. 
    • Para eliminar un grupo de filtros, haz clic en Eliminar.

• • • Para eliminar los criterios de filtrado existentes, pasa el ratón por encima de los criterios y haz clic en el icono + Eliminar delete .
       

4. Para personalizar los datos del workflow que se muestran en la vista, en la parte superior derecha, haz clic en Acciones > Editar columnas. Actualiza la vista desde el cuadro de diálogo: 
   • A la izquierda, selecciona las casillas de verificación que están junto a las propiedades o asociaciones que quieres que aparezcan en la vista. 
   • A la derecha, arrastra las propiedades para reorganizarlas en la vista.
   • Para eliminar una propiedad, haz clic en la x.
   • Haz clic en Guardar.
      

5. Para guardar los filtros seleccionados como una vista, haz clic en Guardar vista en la parte superior derecha.
6. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre  para tu vista y selecciona qué usuarios de  pueden acceder a la vista guardada. Luego haz clic en Guardar. 

Organizar tus workflows con carpetas

Organiza tus workflows en carpetas en el panel de workflows. Una vez creadas, las carpetas se mostrarán en el panel con tus workflows. 

Crear y gestionar carpetas

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. En la parte superior derecha, haz clic en la pestaña Carpetas.
3. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear carpeta. 
4. En el cuadro de diálogo, introduce el nombre de la carpeta . A continuación, haz clic en Guardar como.
    

5. Para cambiar el nombre de una carpeta, haz clic en la carpeta . A continuación, haz clic en Acciones y selecciona Cambiar el nombre de la carpeta. Haz clic en Guardar.
6. Para eliminar una carpeta, selecciona la carpeta . A continuación, haz clic en Acciones y selecciona Eliminar carpeta. Clic en Eliminar carpeta.
    

Mover workflows a carpetas

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. En la parte superior derecha, haz clic en la pestaña Carpetas.
3. Para mover workflows individuales a una carpeta:
   • Pasa el ratón por encima del workflow y haz clic en Acciones. A continuación, haz clic en Mover a la carpeta.
   • En el cuadro de diálogo, selecciona una carpeta . 
   • En la parte inferior, haz clic en Mover. 
      

4. Para mover workflows a una carpeta en bloque: 
   • En la pestaña Carpetas , selecciona las casillas de verificación situadas junto a los workflows que quieras mover a la carpeta.
   • En la parte superior de la tabla, haga clic en Mover a carpeta.
   • En el cuadro de diálogo, selecciona la carpeta deseada, y luego haz clic en Mover.
      

Gestione sus workflows

Desde la tabla de workflows, puede editar, clonar o realizar otras acciones en sus workflows. 

Nota: workflows con más de 500 acciones pueden tener problemas al clonar. Si ha encontrado algún problema, puede intentar reducir el número de acciones, dividir el workflow en workflows más pequeños antes de clonarlo, o recrear manualmente el workflow en su lugar.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Para editar un workflow, sitúe el cursor sobre él y haga clic en Editar. 
3. Para duplicar un workflow, haga clic en Clonar. 
4.  Para realizar más acciones en su workflow, haga clic en Más y seleccione una de las siguientes opciones:
   • Ver detalles: en la página de detalles de su workflow, revise el rendimiento de su workflow, los registros de acciones y el historial de inscripciones. 
   • Ver conexiones: revise una lista de conexiones a su workflow. Esto incluye recursos y herramientas que su workflow puede utilizar, tales como correos electrónicos, formularios, y más, así como cualquier herramienta que pueda utilizar su workflow. 
   • Asignar a equipo ( sóloEnterprise ): asigna el workflow a un equipo.
   • Asignar marca: asociar el workflow a una marca. Debe tener una suscripción a Marketing Hub Enterprise y el Complemento Brands.
   • Mover a carpeta: mueve tu workflow a una carpeta especificada. 
   • Borrar: borra tu workflow. Todos los workflows eliminados pueden restaurarse en un plazo de 90 días desde su eliminación. Más información sobre cómo eliminar y restaurar workflows. 
   • Editar campaña: asocie workflows basados en contactos con campañas. Obtenga más información sobre cómo asociar sus recursos y contenidos a campañas.
     
     

Asigne marcas a sus workflows

Los usuarios con suscripciones a Marketing Hub Enterprise que hayan adquirido el Complemento Brands pueden asignar workflows con marcas.

De forma predeterminada, los workflows no se asignan a una marca. Un workflow no tiene por qué tener asignada una marca. Sin embargo, las marcas son útiles para organizar su workflow.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Para asignar un workflow individual a una marca específica:
   • Pasa el ratón por encima del nombre del workflow y haz clic en Más. A continuación, seleccione Asignar branding.
   • Si el workflow ya tiene una marca asignada, pase el ratón por encima del nombre del workflow y haga clic en Más; a continuación, seleccione Cambiar marca.
      

3. Para asignar varios workflows en bloque:
   • En la tabla de workflows, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los workflows que desea asignar a la misma marca.
   • En la parte superior, haga clic en Asignar marca. Si el workflow tiene una marca existente, se reasignará a la nueva marca seleccionada.
      

4. En el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Marcas y seleccione una marca. Sólo se puede asignar una marca a un workflow.
5. En la parte inferior, haz clic en Guardar.