Du kan se gjennom opptak som er gjort gjennom HubSpots anropsverktøy, ved hjelp av HubSpots integrasjon med Zoom, eller ved hjelp av en tredjepartsleverandør av anrop som er integrert med HubSpot.
Hvis du er en bruker med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sete,kan du bruke Conversation Intelligence (CI) til åtranskribere og analysere opptak . Dette gjør det mulig for deg å coache teamet ditt mer effektivt og få verdifull kundeinnsikt fra opptakene og transkripsjonene.
Merk: Alle brukere som tar opp samtaler fra HubSpot, kan se gjennom og coache på samtaleopptakene. Bare opptak gjort av brukere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-seter vil automatisk bli transkribert.
Hvis du bruker HubSpot-mobilappen, kan du lære hvordan du går gjennom opptak mens du er på farten.
Før du kommer i gang
Merk: HubSpot støtter bare en utvalgt gruppe av tredjepartsleverandører. Finn ut mer om hvilke anropsleverandører som støttes i HubSpot App Marketplace.
- HubSpot-opptak av samtaler er slått på som standard. Sørg for at samtaleopptak er slått på i innstillingene dine.
- Hvis du er Sales Hub-eller Service HubProfessional- eller Enterprise-bruker , må du sørge for atConversation Intelligence også er slått på i innstillingene dine, slik at opptakene dine blir transkribert.
- Hvis du bruker Zoom til å ringe, må du sørge for at skyopptak er slått på.
- Se gjennom lovene for samtaleopptak i ditt område.
Gjennomgå opptak
Slik får du tilgang til opptaket og kan legge til notater.
- Klikk på samtalens tittel.
- For å starte opptaket klikker du på playerPlay Play til venstre på gjennomgangsskjermen. Du kan også bruke kontrollene til å playerFastForward hoppe over eller playerRewind spole tilbake. Hvis du går gjennom et Zoom-skyopptak, kan du også spille av, sette på pause eller hoppe fremover.
- Klikk på Notater nederst, og klikk deretter på Legg til notater for å legge til anropsnotater. Hvis duvil sende et varsel til et annet teammedlem, skriver du @ etterfulgt av brukerens navn. Skriv inn notatet, og klikk deretter på Lagre. Hvis du har en Sales Hub - eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også legge til innebygde kommentarer.
- Hvis du vil lage et AI-generert samtalesammendrag, klikker du på Generer samtalesammendrag (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise). Dette feltet er ikke redigerbart. Bruk tekstboksen Notater nedenfor til å legge til tilleggsinformasjon.
- Hvis du vil generere et nytt sammendrag, klikker du på Generer sammendrag på nytt.
Merk: For å kunne bruke AI Assistant-samtalesammendrag må du aktivere AI Assistant og samtaleopptak i kontoinnstillingene dine.
- Hvis du har en Sales Hub - eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du klikke mellom fanene Innsikt, Statistikk og Utskrift til høyre for å se sporede vilkår, samtalestatistikk og samtaleutskrift. Du kan bare se sporede vilkår hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto og en superadministrator har lagt til sporede vilkår.
Del opptak eller legg til opptak i spillelister
Du kan dele opptak med teammedlemmer eller legge til opptak i
spillelister for opplæring av selgere.
- Slik deler du opptaket:
- Klikk på share Share-knappen øverst til høyre.
- Klikk på rullegardinmenyen Send e-post til for å legge til teammedlemmer du vil dele opptaket med.
- Skriv inn en melding i tekstboksen.
- Bruk avspillingshåndtakene eller tekstboksene Start og Slutt til å justere hvor stor del av opptaket du vil dele.
- Klikk på Del eller Kopier lenke. Hvis du har en Sales Hub - eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også dele spesifikke utdrag av transkripsjoner.
Merk: Brukere med tillatelse til å vise et opptaksklipp kan også lytte til hele opptaket. Hensikten med klippet er å gi tydelig fokus og retning.
- Slik legger du til et opptak i en spilleliste:
- Klikk på + Legg til i spilleliste.
- Klikk på rullegardinmenyen Velg spilleliste for å legge til opptaket i forskjellige spillelister.
- Skriv inn en beskrivelse i tekstboksen.
- Bruk avspillingshåndtakene eller tekstboksene Start og Slutt til å justere hvor stor del av opptaket du vil dele.
- Klikk på Legg til.
Se gjennom sporede vilkår(Sales Hubeller Service Hub Enterprise)
Du kan opprette sporede termer for å gå til deler av transkripsjonen der termen er nevnt.
Merk: Du må være superadministrator for å legge til eller redigere sporede vilkår.
- Klikk på Innsikt-fanen i høyre panel for å vise sporede vilkår.
- Klikk på Rediger for å redigere sporede termer.
- I høyre panel kan du klikke på + Legg til kategori for å legge til kategorier for sporede termer.
- Hvis du vil legge til et sporet begrep i en kategori, klikker du på + Legg til sporet begrep og skriver deretter inn det sporet begrepet i tekstboksen.
- Klikk på Lagre nederst i høyre panel.
Legg til anropshøyttalere og se anropsstatistikk (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)
Du kan se samtalestatistikk ved å koble deltakernes kontaktposter til samtalen.
- For å koble samtaledeltakere til poster, klikker du på Deltakere øverst. I høyre panel klikker du på link lenkeknappen ved siden av høyttaleren i delen Samtalemottaker. Skriv inn navnet på kontakten i søkefeltet. Hvis det ikke finnes noen oppføring, klikker du på + Legg til kontakt for å opprette en oppføring for kontakten. Klikk deretter på Koble til. Hvis du vil oppheve koblingen til en kontakt, klikker du på link for å bryte koblingen igjen.
Merk: HubSpot vil automatisk matche høyttalernavn på transkriberte topartssamtaler som er foretatt med Zoom Basic eller Pro. Manuell samsvaring av høyttalernavn er ikke tilgjengelig for samtaler som er foretatt med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, siden disse transkripsjonene leveres av Zoom og ikke av HubSpot.
- For å få tilgang til kontaktinformasjonen til mottakeren av samtalen, klikker du på kontaktens navn i høyre panel for å gå til den aktuelle kontaktoppføringen.
- Etter at du har lagt til høyttalere, klikker du på Statistikk-fanen i høyre panel for å se følgende samtalestatistikk.
- Samtaleeierenstaletid: prosentandelen av tiden samtaleeieren snakker.
- Talehastighet: antall ord per minutt for samtaleeieren.
- Lengstemonolog: den lengste tiden samtaleeieren snakker.
- Lengste kundehistorie: den lengste tiden en kunde snakker.
- Interaktivitet : mengden interaksjon i samtalen.
- Tålmodighet: antall pauser mellom deltakerne.
Gjennomgå transkripsjoner og legg til kommentarer (Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)
Når du går gjennom transkripsjoner, kan du legge til kommentarer eller dele en kobling til en bestemt del av transkripsjonen. Representantene kan enkelt svare på kommentarer, holde samtalen fokusert og sørge for at all relevant informasjon er samlet på ett sted.
Merk: Automatisk transkripsjon er tilgjengelig for HubSpots standardspråk for innholdsproduksjon. HubSpot vil transkribere opptaket på det språket som er valgt i kontoinnstillingene. Finn ut mer om HubSpots språktilbud.
- I høyre panel klikker du på fanen Transkripsjon for å vise transkripsjonen av samtalen. Bruk søkefeltet til å slå opp spesifikke nøkkelord. Resultatene vil returnere alle deler av transkripsjonen der nøkkelordet ble brukt.
- Gjør ett av følgende for å sende et varsel til et annet teammedlem eller legge til en tidsstemplet kommentar:
- Klikk på fanen Kommentarer under avspillingen av opptaket. Skriv @ etterfulgt av brukerens navn i tekstboksen. Skriv inn kommentaren din, og klikk deretter på Lagre.
-
- Slik legger du til et tidsstempel:
- Skriv inn tidsstempelet under tekstboksen, og klikk deretter på tekstboksen for å legge til tidsstempelet. I fanen Transkripsjon til høyre hopper du til den aktuelle delen av transkripsjonen.
-
-
- Hold musepekeren over den delen av transkripsjonsutdraget du vil legge til en kommentar til. Klikk på knappen comments Kommentar. I kategorien Kommentarer under avspillingen av opptaket åpnes en tekstboks med riktig tidsstempel.
- Klikk på Kommenter.
- Klikk på Svar-knappen under en av kommentarene for å starte en tråd. Når du har skrevet svaret ditt, klikker du på Svar.
- Hvis du vil dele en bestemt del av utskriften, holder du musepekeren over utskriften og klikker deretter på knappen share Share. I dialogboksen kan du bruke håndtakene langs høyttalersporet eller skrive inn start- og sluttidspunkt for å endre lengden på opptaksklippet. Hvis du vil dele hele opptaket, må du sørge for at håndtakene langs høyttalersporet befinner seg i begynnelsen og slutten av opptaket.
Merk: Brukere med tillatelse til å vise et opptaksklipp kan også lytte til hele opptaket. Hensikten med klippet er å gi tydelig fokus og retning.
Synkroniser Zoom-opptak
Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere Zoom-skyopptakene dine for gjennomgang i HubSpot. Når skyopptak er slått på i Zoom-kontoen din, vises opptakene på tidslinjen for den tilknyttede posten. Hvis du er en bruker med et tildeltSales Hub- eller ServiceHub Professional- eller Enterprise-sete , vil Conversation Intelligence transkribere Zoom-skyopptak, og disse transkripsjonene vil også synkroniseres over til postens tidslinje.
Vær oppmerksom på dette:
- Cloud-opptak vil ikke synkroniseres med kontaktens oppføring hvis det ikke er oppgitt noen e-postadresse for møtedeltakeren i Zoom. Husk at dette kan skje hvis du slår av innstillingenOnly authenticated users can join meetings i Zoom.
- HubSpot oppretter ikke en ny kontakt i HubSpot hvis denne kontakten allerede er en bruker av HubSpot-kontoen. I dette tilfellet vil ingen ny tidslinjeaktivitet bli lagt til for denne kontakten.
- Opptak gjort av en gratisbruker vil ikke automatisk bli transkribert og importert til HubSpot.
For å sette opp Zoom-opptak ved hjelp av Conversation Intelligence må du:
Vær oppmerksom på dette:
- Når du merker av for Synkroniser data fra opptak og transkripsjoner, vil alle nye opptak og transkripsjoner automatisk synkroniseres til HubSpot for både møter og webinarer. Hvis du vil slette et samtaleopptak, kan du gjøre det fra siden Samtaleindeks.
- Alle opptak fra møter og webinarer synkroniseres automatisk med HubSpot, og vil være synlige for alle brukere av HubSpot-kontoen din basert på dine Object-tilgangstillatelser for kontakter. Les mer om brukertillatelser i HubSpot.
- Lover og forskrifter rundt opptak og transkripsjon er komplekse, så du bør samarbeide med ditt eget juridiske team for å forstå hvordan disse lovene er relatert til disse funksjonene. Du er ansvarlig for å fastslå og sikre samsvar med lovene som gjelder for deg. Finn ut mer om HubSpots funksjoner for samtaleopptak.
- For å tilordne opptak til brukere i HubSpot-kontoen din, må du sørge for at de kobler til Zoom-kontoene sine. Opptak av aktiviteter vil bli tildelt en bruker i HubSpot-kontoen din hvis e-postadressen deres samsvarer med e-postadressen til en Zoom-bruker i samtalen.
Knytt opptak til andre poster
Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte opptak til det primære selskapet som er knyttet til deltakerne i samtalen.
Du kan også knytte et opptak til andre kontakt-, selskaps-, avtale-, billett- eller møteposter i CRM-systemet ditt. Opptaket vises på den tilknyttede postens tidslinje, slik at du kan få tilgang til opptaksdetaljene for mer kontekst.
- Klikk på tittelen på samtalen.
- Klikk på Tilknytninger øverst.
- Hvis du vil legge til en tilknytning, klikker du på + Legg til ved siden av en av kontakt-, firma-, avtale-, billett- eller møtefanene i høyre panel.
De tilknyttede postene vises også på siden Samtaleindeks. Hvis de tilknyttede postene ikke vises i tabellen, kan du redigere kolonnene i tabellen.