HubSpot tilbyr flere verktøy for å sende e-post til kontaktene dine, basert på hva slags forhold de har til bedriften din, og hvilken rekkevidde e-postene dine skal ha. Du kan for eksempel sende en én-til-én-e-post til en ny kunde som er interessert i å lære mer om et spesifikt produkt du tilbyr, eller du kan sende en markedsførings-e-post som promoterer et nyhetsbrev til eksisterende kunder som ønsker å holde seg oppdatert om de nyeste tilbudene fra organisasjonen din.
Denne artikkelen fungerer som en guide til hvordan e-postutsendelse fungerer i HubSpot. Den inneholder også en liste over viktige krav og beste praksis du bør huske på for å sikre at e-postene dine blir levert, og for å hjelpe deg med å opprettholde et godt omdømme for merkevaren din.
Når du sender en e-post ved hjelp av markedsføringsverktøyet, sendes den gjennom HubSpots eget e-postnettverk ved å åpne en SMTP-forbindelse med mottakerens innboksleverandør (ISP), for eksempel Google eller Outlook. ISP-en vil deretter gjennomgå e-posten og avgjøre om den skal utsettes, avvises eller leveres til den tiltenkte mottakeren.
En Internett-leverandørs beslutning om å godta, avvise eller utsette en e-post er basert på mange faktorer, for eksempel avsenderens omdømme, om e-posten er korrekt autentisert og om e-posten bryter med noen av Internett-leverandørens retningslinjer og policyer. Mottakere kan ha iverksatt ytterligere sikkerhetstiltak for e-post som påvirker hvorvidt en e-post blir akseptert eller avvist.
Fordi markedsføringsverktøyet for e-post sender over HubSpots eget e-postnettverk, stilles det krav til hvert forsøk på å sende en e-post. Hvis du ikke klarer å oppfylle disse kravene, kan det være lurt å vurdere om en én-til-én-e-post eller sending via en sekvens passer bedre for ditt bruksområde.
Alle kontakter du sender e-post til ved hjelp av markedsføringsverktøyet, må oppfylle følgende kriterier:
Det er også viktig å sørge for at hensikten med og innholdet i e-posten din ikke er villedende. Hvis du forkler e-poster i markedsføringsverktøyet slik at det ser ut som om de er én-til-én, er det mer sannsynlig at de blir flagget som søppelpost av mottakerens Internett-leverandør, eller de kan bryte HubSpots retningslinjer for akseptabel bruk hvis det brukes et falskt navn eller en falsk emnelinje.
Når du begynner å sende e-post ved hjelp av e-postverktøyet for markedsføring, må du huske på at du ikke bør planlegge å sende e-post fra det samme underdomenet som brukes til å være vert for innhold som bloggen, nettsidene eller destinasjonssidene dine. Du bør vurdere å bruke et underdomene som er spesifikt for e-postutsendelser, for å beskytte rotdomeneets omdømme når det gjelder e-postutsendelser.
Hvis du prøver å bruke det samme domenet til både innholdshosting og e-postutsendelse, vil du støte på feilen som vises nedenfor når du konfigurerer e-postgodkjenningen i HubSpot, og du vil bli bedt om å velge et annet domene.
Nedenfor finner du noen eksempler på kombinasjoner av domener og underdomener. Hvis du ikke er kjent med enkelte domenebegreper, kan du se ordlisten nederst i denne artikkelen.
Hvis du ikke har kjøpt dedikert IP eller tillegg for transaksjonell e-post, sendes markedsførings-e-post via HubSpots delte IP-adresser. Se tabellen nedenfor for å finne ut hvilket domene som passer best for din organisasjon:
| Domene for hosting av innhold | Domene for sending av e-post | Resultater |
| www.example.com | @example.com | De fleste delte avsendere følger dette mønsteret. Selv om det ikke oppstår DNS-konflikter med denne kombinasjonen, kan det være lurt å bruke et underdomene for e-postavsenderdomenet for å beskytte leveringsdyktigheten din. Vær oppmerksom på at |
| www.example.com | @news.example.com | Dette er HubSpots anbefalte vei for delte avsendere. Ved å bruke et unikt underdomene for hvert rotdomene unngår du DNS-konflikter og beskytter rotdomenet mot å bli påvirket av e-postmarkedsføringsaktiviteter. |
| news.example.com | @news.example.com | DNS-leverandøren din kan flagge en konflikt og ikke tillate deg å gå videre med autentiseringen. Dette kan føre til at du oppdager autentiseringsfeil og bounces. |
Hvis du har kjøpt tillegget for dedikert IP-adresse eller tillegget for transaksjonsbasert e-post, kan du se følgende eksempler på domenekombinasjoner nedenfor:
| Domene for hosting av innhold | Domene for sending av e-post | Return Path Domain (dedikert IP-domene) | Resultater |
| www.example.com | @example.com | 12345m.example.com | De fleste dedikerte IP-sendere følger dette mønsteret. Selv om det ikke oppstår DNS-konflikter med denne kombinasjonen, kan det være lurt å bruke et underdomene for e-postavsenderdomenet for å beskytte leveringsdyktigheten. |
| www.example.com | @news.example.com | 12345m.example.com | Dette er HubSpots anbefalte vei for dedikerte IP-avsendere. Ved å bruke et unikt underdomene for hvert rotdomene unngår du DNS-konflikter og beskytter rotdomenet mot å bli påvirket av e-postmarkedsføringsaktiviteter. |
| www.example.com | @email.example.com | e-post.eksempel.com | DNS-leverandøren din kan flagge en konflikt og ikke tillate deg å gå videre med autentisering. De kan også flagge en motstridende MX-post. Resultatet kan være at du oppdager autentiseringsfeil, bounces og problemer med å sende og motta e-post fra bedriftens e-postnettverk. Dette er svært risikabelt og bør unngås av dedikerte IP-avsendere. |
Hvis du ikke konfigurerer riktig autentisering i HubSpot-kontoen din, vil HubSpot bruke et e-postvariabelt dom ene som en Fra-adresse for å fullføre sendingen, noe som kan virke mistenkelig for mottakerens Internett-leverandør. Ved å konfigurere riktig autentisering kan HubSpot legge til informasjon i e-postoverskriftene for å bevise at domenet ditt har gitt HubSpot tillatelse til å sende på dine vegne.
Autentisering innebærer å sette opp DKIM, SPF og DMARC i domeneinnstillingene til HubSpot-kontoen din. Lær mer om hver av disse autentiseringsmetodene i denne artikkelen.
Når du har sendt en markedsførings-e-post, kan du analysere resultatene og se om e-posten ble levert på siden for e-postytelse. I tillegg til de samlede beregningene kan du også se leveringsresultatet for hver enkelt mottaker i kategorien Mottakere, og deretter klikke på en av de ulike resultattypene.
Hvis en Internett-leverandør ikke svarer på HubSpots tilkoblingsforespørsel, vil ikke e-posten bli ansett som avvist. I stedet vil den vises i delen Ikke sendt på siden for e-postytelse. Disse kontaktene er fortsatt kvalifisert for fremtidige utsendelser.
Når en Internett-leverandør avviser e-posten, regnes den som en avvisning. Internett-leverandøren oppgir en avvisningskode og en tilhørende årsak. Noen avvisningskoder angir en permanent avvisning, kalt hard bounce, mens andre angir en midlertidig avvisning, kalt soft bounce. Denne bounce-koden vil bli tilordnet en tilhørende kategori i HubSpot, for eksempel Ukjent bruker, Policy eller Spam. Du kan lære mer om bounces i denne artikkelen.
Når en Internett-leverandør avviser en e-post, kan de ikke godta e-posten i det øyeblikket den ankommer. Hvis dette skjer, vil de gi HubSpot en utsettelsesårsak. Avhengig av årsaken vil HubSpot fortsette å prøve å sende e-posten på nytt til Internett-leverandøren aksepterer eller avviser e-posten, eller til det har gått 72 timer fra det første forsøket.
Når en Internett-leverandør aksepterer en e-post fra HubSpot, blir den merket som levert, noe som markerer slutten på HubSpots innsyn i sendeprosessen. Internett-leverandøren vil deretter ta den aksepterte e-posten og avgjøre om den skal filtreres til den primære innboksen, kampanjer, søppelpost, karantene eller en annen innboks. Internett-leverandørene rapporterer ikke alltid innboksens plassering tilbake til avsenderne, så HubSpot kan ikke levere rapporteringsdata om plasseringsinformasjon.
Finn ut mer om hvorfor en kontakt kan være merket som levert i HubSpot, men ikke finner e-posten i innboksen sin.
Det er større sannsynlighet for at en akseptert e-post blir inkludert i den primære innboksen når avsenderen har et godt omdømme, og mottakerne har vist at e-poster fra domenet ditt er en prioritet i innboksen deres. Mottakerne viser at e-poster er prioritert ved å åpne, klikke, favorisere, svare eller videresende en e-post. Det er viktig å kun sende e-post til kontakter med verifiserbart samtykke, og å undertrykke uengasjerte kontakter.
Finn ut mer om hvordan Kampanjer-fanen fungerer for Gmail-brukere.
Det er større sannsynlighet for at en e-post blir klassifisert som søppelpost eller en annen filtrert innboks hvis avsenderen ikke har fulgt retningslinjene for opt-in-samtykke, regelmessig har sendt e-post til uengasjerte kontakter eller har inkludert mistenkelig innhold eller lenker i e-posten.
Hvis e-postene dine blir akseptert, men deretter filtreres som søppelpost, kan det være lurt å forbedre omdømmet ditt ved hjelp av en reparasjonsplan.
E-poster som sendes via en tilkoblet innboks, for eksempel innboksen for samtaler, sekvensverktøyet eller én-til-én-e-poster fra kontaktoppføringen, bruker ikke HubSpots nettverk for sending av e-post. I stedet sendes de over nettverket til innboksen du har koblet til.
Ved å koble innboksen din til HubSpot, gir du HubSpot tillatelse til å sende e-post ved hjelp av bedriftens e-postnettverk. Hvis for eksempel Outlook er innboksleverandøren din, vil Outlooks avsendernettverk fullføre sendingen.
Når du starter en sending fra en tilkoblet innboks, vil HubSpot opprette en forbindelse med innboksleverandøren din. Når innboksleverandøren godtar e-posten, vil de forsøke å levere e-posten til mottakerens innboks. Hvis e-posten din blir utsatt, avvist eller på annen måte ikke kan fullføres, kan du motta en avvisnings-e-post til din Fra-adresse. Avhengig av hvordan innboksleverandøren din deler denne informasjonen, kan det hende at HubSpot ikke kan rapportere tilbake om det tilknyttede leveringsproblemet.
Hvis du ønsker å bruke innboksen for samtaler, men ikke har mulighet til å koble innboksen din til HubSpot, kan du også sette opp en HubSpot-hostet innboks. Når den er konfigurert, vil alle utsendelser gå gjennom HubSpots e-postnettverk. Hvis du har kjøpt tillegget for dedikert IP eller tillegget for transaksjonsbasert e-post, vil e-poster som sendes fra en HubSpot-hostet innboks også bruke din dedikerte IP-adresse.
Følgende vanlige begreper for e-postutsendelse er definert nedenfor. For definisjoner av andre HubSpot-termer og -begreper, se HubSpot-ordlisten.
BIMI: en e-postspesifikasjon (Brand Indicators for Message Identification), som gir avsendere av e-post en valgfri måte å øke merkevaregjenkjenningen og tilliten til e-postene de sender ut. Når du har konfigurert BIMI, vises logoen til varemerket ditt ved siden av godkjente meldinger i innboksleverandører som støttes.
Leveringsdyktighet: evnen til å nå mottakerens primære innboks i stedet for en annen filtrert innboks, for eksempel spam eller søppelpost.
DKIM: en standard for e-postautentisering (DomainKeys Identified Mail) som brukes til å verifisere at et nettverk som sender e-post, er autorisert til å sende e-post på vegne av domenet ditt. DKIM er vanligvis konfigurert for Friendly From-adressen. Finn ut mer om DKIM i denne artikkelen.
DKIM-tilpasning: et tilleggsaspekt av DKIM der både Friendly From-adressen og returstiens domene samsvarer.
DMARC: en protokoll for e-postautentisering (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) som spesifiserer hvordan mottakerens servere skal håndtere uautorisert e-post fra ditt domene. DMARC er konfigurert for Friendly From-adressen. Finn ut mer om DMARC i denne artikkelen.
E-postklient: programvaren som mottakerne bruker til å vise e-postene sine. Mange mottakere bruker ofte den samme e-postklienten som innboksleverandøren, men de kan være forskjellige. En mottaker kan for eksempel bruke Apple Mail til å vise e-poster fra Gmail-innboksen sin.
E-posthoder: skjulte metadata i en mottatt e-post. Disse metadataene inneholder teknisk informasjon om hvordan e-posten ble sendt og hvordan den ble autentisert.
E-postavsenderdomene: domenet som brukes i Fra-adressen i e-postene dine. Du kan følge trinnene i denne artikkelen for å koble til e-postavsenderdomenet ditt ved å sette opp DKIM-autentisering i HubSpot.
Vennlig fra-adresse: e-postadressen som er valgt som fra-adresse i e-postredigeringsprogrammet.
Innboksleverandør: en tjeneste som tilbyr en innboks for mottakerens e-post. Populære ISP-er inkluderer Gmail, Yahoo og Outlook.
Returbanedomene: domen et til e-postnettverket som sender e-posten. Dette kan være forskjellig fra Fra-adressen når du bruker HubSpot. Dette kan ikke tilpasses av avsendere i HubSpots delte nettverk, men kan tilpasses hvis du har kjøpt tillegget for dedikert IP eller tillegget for transaksjonsbasert e-post.
Rotdomene: domenenavnet til organisasjonens nettsted eller e-postadresse. Det inkluderer ikke www foran navnet. URL-adressen www.hubspot.com har for eksempel hubspot.com som rotdomene. Dette kan også kalles organisasjonsdomenet eller hoveddomenet.
SMTP: et nettverksspråk (Simple Mail Transfer Protocol) som brukes av e-postservere for å overføre meldinger mellom hverandre. Når du sender en e-post i et av HubSpots e-postverktøy, åpnes det en økt med hver av mottakerens e-postservere. Disse forbindelsene kalles SMTP-transaksjoner.
SPF: en standard for e-postautentisering (Sender Policy Framework) som brukes til å verifisere at e-poster fra domenet ditt forventes å bli sendt fra et eksternt e-postsendernettverk (f.eks. HubSpot). SPF konfigureres vanligvis for returbanedomenet. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer SPF i denne artikkelen.
SPF-tilpasning: et tilleggsaspekt av SPF der både Friendly from-adressen og returbanens domene samsvarer.
Underdomene: teksten som står foran organisasjonens navn i nettadressen til nettstedet ditt. For innholdshosting er det vanligste underdomenet www. Domener som sender e-post, trenger ikke et underdomene, men kan ofte ha nytte av å ha et. For eksempel har help@emails.hubspot.com emails som underdomene.