Przepływy pracy dla wielu kont, funkcja zarządzania wieloma kontami, wprowadza nową akcję w przepływach pracy, która pozwala utworzyć nowy kontakt lub edytować istniejący kontakt na innym koncie HubSpot w organizacji.
Zanim zaczniesz
Zanim rozpoczniesz pracę z tą funkcją, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej używania.
Zrozumienie wymagań
Uwaga: Zarządzania wieloma kontami nie można skonfigurować na kontach piaskownicy ani kontach próbnych.
- Po skonfigurowaniu organizacji zarządzania wieloma kontami będziesz mógł używać nowej akcji w przepływach pracy na dowolnym koncie, które ma włączone przepływy pracy z wieloma kontami jako konto źródłowe w połączeniu.
- Dostępne konta do użycia w akcji to każde konto, które zostało skonfigurowane jako konto docelowe dla przepływów pracy z wieloma kontami dla tego konta.
- Aby wyświetlić i użyć nowej akcji w przepływach pracy, musisz być super administratorem na każdym koncie w organizacji z wieloma kontami.
Poznaj ograniczenia i uwagi
- Konta przechowujące poufne dane nie mogą być źródłem dla przepływów pracy dla wielu kont.
- Włączenie przepływów pracy dla wielu kont wprowadzi nową właściwość zdefiniowaną przez HubSpot na obiekcie kontaktu o nazwie Cross-sell Opportunity, którą można ustawić na Tak lub Nie.
- Obecnie akcja przepływu pracy będzie mogła tylko tworzyć lub edytować rekordy kontaktów na innym koncie. Wyzwalacz przepływu pracy może jednak wykorzystywać dowolny typ obiektu. Na przykład, jeśli wyzwalacz używa obiektu transakcji, akcja znajdzie kontakty powiązane z transakcją, która jest zarejestrowana w przepływie pracy.
- Jeśli przepływ pracy to:
- Edytowanie kontaktów na innym koncie: będzie można ustawić tylko właściwość Cross-sell opportunity.
- Tworzenie kontaktów na innym koncie: będzie można ustawić właściwość szansy sprzedaży krzyżowej, a następnie adres e-mail, imię i nazwisko utworzonych kontaktów zostaną automatycznie ustawione na podstawie wartości z kontaktu, na którym wykonywana jest akcja.
- HubSpot określa, czy kontakt istnieje już na innym koncie, porównując adres e-mail kontaktu na bieżącym koncie i na innym koncie.
- Można wybrać tylko jedno konto na jedno użycie nowej akcji przepływu pracy. Aby edytować lub tworzyć rekordy kontaktów na wielu kontach, dodaj akcję przepływu pracy raz dla każdego konta, które chcesz uwzględnić.
- Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że zbierasz odpowiednią zgodę na przetwarzanie danych i komunikację, jeśli tworzysz rekordy na innym koncie. Jeśli przepływ pracy tworzy kontakt na innym koncie HubSpot, należy ustawić podstawę prawną przetwarzania i subskrypcje e-mail na tym koncie.
- Zaleca się utworzenie uzupełniającego przepływu pracy na koncie docelowym, który będzie uruchamiany po utworzeniu rekordów lub po zaktualizowaniu właściwości możliwości sprzedaży krzyżowej na kontakcie. Jeśli tworzysz kontakt na innym koncie i zamierzasz prowadzić działania marketingowe dla tego kontaktu, ten uzupełniający przepływ pracy powinien obejmować ustawienie kontaktu jako kontaktu marketingowego i aktualizację jego subskrypcji e-mail.
Włącz przepływy pracy zarządzania wieloma kontami
Użytkownik musi być super administratorem na każdym koncie w swojej organizacji z wieloma kontami, aby móc włączyć przepływy pracy dla wielu kont w ustawieniach. Aby włączyć przepływy pracy dla wielu kont:
- Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, skonfiguruj organizację zarządzania wieloma kontami.
- .
- W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie organizacją kliknij opcję Wiele kont.
- Kliknij opcję Edytuj połączenia kont.
- Wybierz konto z lewego panelu i włącz opcję Przepływy pracy dla wielu kont.
- Domyślnie połączenia są dwukierunkowe (funkcje działają w obie strony między kontami). Aby zmienić połączenie na jednokierunkowe (funkcje działają z jednego konta na drugie), kliknij opcję Połączenie jednokierunkowe.
- Kliknij przycisk Dalej.
- Kliknij przycisk Gotowe.
Tworzenie przepływu pracy dla wielu kont
Po włączeniu przepływów pracy zarządzania wieloma kontami, aby utworzyć przepływ pracy dla wielu kont:
- .
- Kliknij opcję Utwórz przepływ pracy.
- Kliknij opcję Utwórz przepływ pracy, a następnie wybierz opcję Od podstaw.
- U góry kliknij nazwę przepływu pracy i wprowadź nazwę.
- W lewym panelu zdefiniuj wyzwalacz.
- Kliknij + poniżej wyzwalacza.
- W lewym panelu kliknij CRM, a następnie wybierz Edytuj/utwórz kontakt na innym koncie.
- Kliknij menu rozwijane Kontakt docelowy i wybierz opcję:
- Jeśli wyzwalacz jest wyzwalaczem kontaktu, wybierz opcję Zarejestrowany kontakt.
- Jeśli wyzwalacz jest wyzwalaczem transakcji, wybierz opcję Kontakt: Ostatnio zaktualizowany, aby zaktualizować ostatnio zaktualizowany kontakt, lub Kontakty: Wszystkie powiązane, aby zaktualizować wszystkie kontakty powiązane z transakcją.
- Kliknij + Dodaj źródło danych kontaktu, aby użyć akcji przepływu pracy opartych na kontaktach.
- Kliknij menu rozwijane Edytuj kontakt na następującym połączonym koncie i wybierz konto , na którym kontakt będzie edytowany, w oparciu o wyzwalacz.
- Zaznacz pole wyboru Utwórz kontakt na wybranym koncie, jeśli nie istnieje, aby utworzyć kontakty na koncie, jeśli nie istnieją. Rekord kontaktu zostanie utworzony z adresem e-mail, imieniem i nazwiskiem podanymi w polu Target contact.
- Kliknij menu rozwijane Cross-sell opportunity i wybierz Yes (Tak ) lub No (Nie).
- Zaznacz pole wyboru Clear existing property value, aby wyczyścić istniejące wartości we właściwości Cross-sell opportunity.Configure the action:
- Kliknij przycisk Przejrzyj i opublikuj , aby przejrzeć przepływ pracy.
- Przejrzyj każdy krok, a następnie kliknij Włącz przepływ pracy, aby aktywować przepływ pracy.
Sugerowane przypadki użycia
Poniżej przedstawiamy dwa najczęstsze przypadki użycia, do których skonfigurowania zachęcamy klientów.
Przekierowywanie zgłoszeń formularzy na inne konto
- Klienci korzystający z wielu kont często tworzą formularz na jednym koncie HubSpot, który zbiera zainteresowanie różnymi markami, segmentami lub regionami, które są rozproszone na różnych kontach HubSpot.
- Aby zrealizować ten przypadek użycia przy użyciu przepływów pracy dla wielu kont:
- Utwórz nowy przepływ pracy, w którym wyzwalaczem jest przesłanie formularza.
- Użyj nowej akcji przepływu pracy, aby utworzyć rekordy kontaktów na innym koncie, jeśli jeszcze nie istnieją.
Sprzedaż krzyżowa
Firmy wielomarkowe często chcą sprzedawać lub promować produkty jednej marki osobie lub firmie, gdy wyrazi ona zainteresowanie lub kupi produkt innej marki. Aby zrealizować ten przypadek użycia przy użyciu przepływów pracy dla wielu kont:
- Utwórz nowy przepływ pracy, w którym wyzwalaczem jest wynik identyfikujący kontakt jako okazję do sprzedaży krzyżowej. Na przykład, gdy transakcja zostanie zamknięta.
- Użyj nowej akcji przepływu pracy, aby edytować właściwość możliwości sprzedaży krzyżowej na kontakcie na innym koncie, jeśli już istnieje, a jeśli nie, utwórz nowy kontakt z właściwością możliwości sprzedaży krzyżowej ustawioną na Tak.
- Zazwyczaj na koncie docelowym tworzony jest osobny przepływ pracy, który uruchamia się z właściwości możliwości sprzedaży krzyżowej kontaktu, a następnie prowadzi sprzedaż krzyżową lub marketing krzyżowy do kontaktu.
- Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że zbierasz odpowiednią zgodę na przetwarzanie danych i komunikację, jeśli tworzysz rekordy na innym koncie.