Konfiguracja połączenia

Konfigurując numer telefonu w HubSpot, użytkownicy z przypisanymi płatnymi stanowiskami Sales Hub lub Service Hub mogą skonfigurować dostarczony przez HubSpot numer telefonu, który umożliwia im wykonywanie i odbieranie połączeń, lub zarejestrować wychodzący numer telefonu w celu wykonywania połączeń wychodzących. Istnieje również możliwość integracji z zewnętrznym dostawcą połączeń.

Aby zrozumieć pełny zakres tego, co obejmuje każde stanowisko, dowiedz się więcej w katalogu produktów i usług HubSpot.

Uwaga: nie możesz skonfigurować numeru telefonu, jeśli korzystasz z bezpłatnego konta próbnego HubSpot.

Zapoznaj się z poniższą tabelą, aby dowiedzieć się więcej o różnicach między numerami telefonów dostarczonymi przez HubSpot i numerami telefonów wychodzących.

Możesz także skonfigurować nagrywanie połączeń dla swojego konta, aby rozmowy Twojego zespołu były rejestrowane i dostępne na stronie indeksu rozmów do przejrzenia. Jeśli jesteś użytkownikiem kontaSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz włączyć Analizę rozmów (CI), aby automatycznie nagrywać, transkrybować i przeglądać połączenia wykonane w HubSpot.

Uwaga: w zależności od subskrypcji HubSpot, istnieje limit liczby numerów telefonów dostarczonych przez HubSpot, które można uzyskać. Każde konto HubSpot ma również limit dostępnych minut na połączenia, które są dzielone między użytkowników w zależności od subskrypcji. Superadministratorzy nakontach Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise mogą zakupić dodatkowe minuty połączeń i numery telefonów udostępnione przez HubSpot wsekcji Dodatki na stronie cennika HubSpot lub kontaktując się ze swoim Customer Success Managerem.

Konfiguracja numerów telefonów

Aby wykonywać połączenia w HubSpot, można użyć numeru telefonu dostarczonego przez HubSpot, zarejestrować wychodzący numer telefonu lub zintegrować się z zewnętrznym dostawcą połączeń.

Skonfiguruj numer telefonu dostarczony przez HubSpot

Udostępniony przez HubSpot numer telefonu umożliwia wykonywanie połączeń wychodzących i odbieranie połączeń przychodzących przekierowanych na urządzenie osobiste. Jeśli jesteś użytkownikiem z uprawnieniami administratora o rozszerzonych uprawnieniach, możesz uzyskać numer telefonu HubSpot, a następnie przypisać go członkowi zespołu. Możesz także pozyskać numer i przypisać go później. Po uzyskaniu udostępnionego przez HubSpot numeru telefonu należy skonfigurować numer przekierowania, na który będą wysyłane połączenia przychodzące.

Numery telefonów udostępniane przez HubSpot są generowane przez zewnętrzną usługę Twilio i muszą być zgodne z przepisami obowiązującymi w danym kraju. Aby uzyskać dostęp, należy przesłać informacje o swojej firmie do Twilio, który następnie zweryfikuje i potwierdzi te informacje u lokalnego dostawcy usług telekomunikacyjnych w danym kraju. Jeśli wymagania zostaną spełnione, można zarejestrować dostarczony przez HubSpot numer telefonu. Wystarczy to zrobić tylko raz.

Ze względu na kwestie prawne i wahania popytu nie jesteśmy w stanie oferować numerów telefonów w każdym kraju. Pozyskiwanie numerów telefonów opiera się na dostępności. Jeśli numer nie jest dostępny, możesz spróbować wybrać inny region, numer kierunkowy lub prefiks. Możesz także poczekać i spróbować ponownie uzyskać numer za kilka minut.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Połączenia.
• Na karcie Numery telefonów kliknij Pobierz numer HubSpot.

• W prawym panelu przejrzyj informacje, a następnie kliknij przycisk Dalej.
• Użyj rozwijanych menu, aby wybrać kraj i numer kierunkowy, a następnie kliknij przycisk Generuj numer.

• W zależności od wybranego kraju może być konieczne zweryfikowanie firmy poprzez weryfikację adresu lub przesłanie dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności w wybranym kraju. Kliknij Rozpocznij , aby zakończyć proces weryfikacji.

• Sprawdź wyświetlony numer telefonu. Jeśli jesteś zadowolony z wygenerowanego numeru telefonu, kliknij Pobierz ten numer.

Uwaga: po kliknięciu przycisku Pobierz ten numer zostanie użyty jeden z przydzielonych numerów telefonu dostarczonych przez HubSpot.

• Kliknij Kontynuuj, aby skonfigurować.
• Wpisz nazwę, która będzie wyświetlana obok numeru telefonu.

Uwaga: ta nazwa jest wyświetlana tylko wewnętrznie na koncie HubSpot, a nie na zewnętrznym identyfikatorze dzwoniącego. Możesz rozważyć wybranie nazwy, która wskazuje cel linii. Przykłady obejmują linię wsparcia, linię zwrotów, linię hiszpańską itp.

• Kliknijmenu rozwijane Przypisanie i wybierz użytkownika z przypisanym stanowiskiem Sales Hub lub Service Hub .

• Dowiedz się, jak skonfigurować godziny pracy lub dostosować pocztę głosową.
• Kliknij przycisk Zapisz.
• Aby edytować istniejący numer telefonu:
  • Obok istniejącego numeru telefonu kliknij menu rozwijane Działania.
  • Możesz edytować nazwę lub przypisanie. Następnie kliknij Zapisz.
• Aby usunąć istniejący numer telefonu:
  • Obok istniejącego numeru telefonu kliknij menu rozwijane Akcje.
  • Kliknij opcję Usuń. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń.
• Aby przekierować połączenia przychodzące z podanego numeru telefonu HubSpot na urządzenie komórkowe lub telefon stacjonarny:

• • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne. Następnie kliknij kartę Połączenie.
  • W obszarze Dzwonienie urządzenia kliknij menu rozwijane i wybierz opcję Przekaż na numer telefonu. Następnie kliknij przycisk Add (Dodaj ) obok opcji Missing forwarding number (Brakujący numer przekierowania).

• • • W oknie dialogowym wpisz swój numer przekierowania, a następnie wybierz przycisk radiowy circleFilled obok opcji Wiadomość SMS lub Połączenie telefoniczne, aby wybrać metodę weryfikacji. W zależności od dokonanego wyboru kliknij opcję Wyślij SMS lub Połącz.

• • • Wpisz kod weryfikacyjny wysłany na Twój numer telefonu. Następnie kliknij przycisk Weryfikuj.
    • Twój numer przekierowania jest teraz skonfigurowany.
• Aby odbierać połączenia przych odzące w przeglądarce HubSpot:
  
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne. Następnie kliknij kartę Połączenie.
  • W sekcji Dzwonienie urządzenia kliknij menu rozwijane i wybierz opcję Dzwonienie w przeglądarce HubSpot.

Możesz teraz używać tego numeru telefonu do wykonywania połączeń wychodzących lub odbierania połączeń przychodzących na skonfigurowany numer przekierowania. Połączenia przychodzące pojawią się na stronie indeksu rozmów i można je przeglądać za pomocą narzędzia do przeglądania połączeń. Połączenia będą automatycznie kojarzone z rekordem, jeśli numer telefonu pasuje do istniejącego rekordu w CRM. Połączenia nie będą jednak automatycznie kojarzone, jeśli numer pasuje do usuniętego kontaktu, wielu rekordów lub jeśli połączenie nie zostało odebrane. Nadal można ręcznie połączyć połączenie z odpowiednim rekordem CRM.

Jeśli przegapisz połączenie przychodzące lub osoba dzwoniąca zostawi wiadomość głosową, rekord połączenia pojawi się w HubSpot, a poczta głosowa zostanie również uwzględniona jako część nagrania połączenia, o ile włączysz nagrywanie na swoim koncie. Dowiedz się więcej o zarządzaniu numerami telefonów dostarczonymi przez HubSpot.

Zarejestruj wychodzący numer telefonu

Numer telefonu wychodzącego można zarejestrować w ustawieniach połączeń. Umożliwia to wykonywanie połączeń wychodzących do kontaktów, a identyfikator dzwoniącego pojawi się na urządzeniu kontaktu, gdy otrzyma on połączenie od Ciebie. HubSpot nie jest jednak właścicielem zarejestrowanych wychodzących numerów telefonów, a połączenia wychodzące można wykonywać tylko przy użyciu wychodzącego numeru telefonu w HubSpot.

Proces rejestracji numeru telefonu zależy od użytkownika. Wielu użytkowników może korzystać z tego samego numeru na koncie, jeśli nie jest to numer wychodzący dostarczony przez HubSpot, ale każdy użytkownik musi zarejestrować numer telefonu indywidualnie. Przed zarejestrowaniem numeru telefonu upewnij się, że Twój kraj obsługuje połączenia.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Ogólne.
• Kliknij kartę Połączenie .
• Jeśli połączenie nie zostało włączone na koncie, kliknij Połącz połączenia.
• Aby zarejestrować swój numer telefonu, kliknij Dodaj numer telefonu.

• W oknie dialogowym wprowadź swój numer telefonu i numer wewnętrzny (jeśli dotyczy).
• Następnie zostanie wyświetlony monit o weryfikację numeru telefonu. Możesz wybrać sposób dostarczenia kodu weryfikacyjnego. Wybierz przycisk radiowy Wiadomość SMS lub Połączenie telefoniczne.
• Kliknij opcję Wyślij wiadomość SMS lub Połącz mnie.

Otrzymasz wiadomość SMS lub połączenie telefoniczne w celu weryfikacji dostępu do numeru telefonu. Po wyświetleniu monitu wprowadź kod weryfikacyjny wyświetlony na ekranie.

Twój numer telefonu zostanie następnie wyświetlony w ustawieniach połączeń użytkownika i będziesz mógł go używać do wykonywania połączeń wychodzących w HubSpot. Dowiedz się, jak zarządzać zarejestrowanymi numerami telefonów wychodzących.

Ustaw godziny pracy

Ustawienie godzin pracy pozwala użytkownikom ustawić określone godziny i daty, w których są dostępni do odbierania połączeń.

Po ustawieniu godzin pracy, wszelkie połączenia przychodzące poza tymi godzinami będą automatycznie kierowane na pocztę głosową lub do innego dostępnego członka zespołu. Dowiedz się więcej o połączeniach przychodzących w HubSpot.

Aby ustawić godziny pracy:

• Na lewym pasku bocznym kliknij Ogólne > Połączenie.
• W sekcjiGodziny pracy połączenia wybierz dzień,godzinę rozpoczęcia , godzinę zakończenia i strefę czasową z menu rozwijanego, aby ustawić godziny pracy. Kliknij + Dodaj godziny, aby jeszcze bardziej dostosować godziny pracy, i kliknijikonę delete Usuń , aby usunąć godziny pracy.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Dostosuj pocztę głosową i nagraj wiadomość o zgodzie na Rekord

Możesz utworzyć tekst na mowę lub załadowaną dźwiękową pocztę głosową do odtwarzania w godzinach pracy i poza nimi. Można również dostosować język i głos używany podczas odtwarzania wiadomości o zgodzie na rekord. Poczta głosowa jest dostępna tylko dla połączeń przychodzących z przeglądarki, a nie dla połączeń przekierowanych.

• Na lewym pasku bocznym kliknij Ogólne > Połączenie.
• Obok numeru HubSpot kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz Edytuj.
• Poniżej pola tekstowego nazwy kliknij menu rozwijane Język zgody na rekord i Głos zgody na rekord, aby wybrać język i głos używany podczas odtwarzania komunikatu zgody na rekord. Można to również wybrać podczas konfiguracji poczty głosowej z zamianą tekstu na mowę.
• W prawym panelu bocznym, w sekcji W godzinach pracy lub Poza godzinami pracy, kliknij Konfiguracja poczty głosowej.
• Możesz skonfigurować pocztę głosową z zamianą tekstu na mowę lub plik audio:
  • Aby skonfigurować pocztę głosową z zamianą tekstu na mowę:
    • Kliknij menu rozwijane Wybierz typ wiadomości i wybierz opcję Zamiana tekstu na mowę.
    • W polu tekstowym wpisz wiadomość, która ma być odtwarzana po połączeniu z pocztą głosową.

• • • Kliknij menu rozwijane Język i Głos, aby wybrać język i głos dla poczty głosowej. Określi to również język i głos używany w wiadomości o zgodzie na rekord. Kliknij przycisk playerPlay Play, aby odsłuchać podgląd wiadomości.
    • Kliknij przycisk Zapisz.
  • Aby skonfigurować pocztę głosową z plikiem audio:
    • Kliknij menu rozwijane Wybierz typ wiadomości i wybierz opcję Prześlij plik audio.
    • Kliknij przycisk Prześlij plik, aby przesłać plik audio .mp3 lub .wav o rozmiarze mniejszym niż 5 megabajtów.

• • • Kliknij przycisk Zapisz.

Korzystanie z zewnętrznego dostawcy połączeń

Jeśli masz przypisane stanowisko Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz skonfigurować konto Twilio Connect, aby wykonywać połączenia w HubSpot, kupować dodatkowe minuty połączeń i wykonywać połączenia do krajów, które nie znajdują się na liście obsługiwanych krajów.

Możesz też połączyć zewnętrznego dostawcę połączeń z HubSpot, aby wykonywać połączenia. Możesz zintegrować się z dostawcą wymienionym na App Marketplace, który obsługuje połączenia telefoniczne innych firm i powiązane funkcje, lub współpracować z programistą, aby połączyć własną aplikację do połączeń za pomocą zestawu SDK Połączenie Extension.

Wymaganie rejestrów wyników połączeń

Możesz wymagać niestandardowych dzienników wyników połączeń, aby uporządkować sposób, w jaki Twój zespół rejestruje działania związane z połączeniami i raportować te wzorce. To ustawienie dotyczy obecnie połączeń wychodzących wykonywanych z przeglądarki HubSpot lub połączeń rejestrowanych. Ta funkcja nie wymaga rejestrowania wyników połączeń dla połączeń przychodzących, mobilnych lub zaimportowanych.

• W lewym menu paska bocznego przejdź do Połączenia.
• Kliknij kartę Konfiguracje połączeń .
• Zaznacz pole wyboru Wymagaj wyniku połączenia.

Włączanie rekordów połączeń

Możesz włączyć nagrywanie połączeń, aby przechwycić dźwięk połączenia. Rekord połączeń jest ustawieniem dla całego konta, wpływającym na wszystkich użytkowników, którzy wykonują połączenia na koncie. Może być włączona lub wyłączona przez użytkownika z uprawnieniami dostępu do konta . Przed włączeniem nagrywania połączeń należy zapoznać się z przepisami dotyczącymi nagrywania połączeń, aby upewnić się, że są one zgodne z tymi przepisami, ponieważ różnią się one w zależności od jurysdykcji.

• W lewym menu paska bocznego przejdź do Połączenia.
• Kliknij kartę Konfiguracje połączeń.
• Zaznacz pole wyboru Zezwalaj na rekord połączenia . Jeśli to ustawienie jest wyłączone, przycisk Rekord nie pojawi się podczas wykonywania połączenia. Jeśli nie widzisz opcji Rekord, sprawdź u innych administratorów na swoim koncie, czy wyłączyli to ustawienie. Opcja Zezwalaj na nagrywanie połączeń będzie domyślnie włączona na nowo utworzonych kontach HubSpot.

Uwaga: ustawienie Zezwalaj na nagrywanie połączeń jest domyślnie włączone na wszystkich kontach HubSpot.

Włącz analizę rozmów( tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise )

Jeśli jesteś użytkownikiem z uprawnieniami superadministratora nakoncie Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , możeszrównież włączyć analizę rozmów (CI), aby automatycznie transkrybować i analizować rozmowy. Obejmuje to połączenia wykonane za pomocą wbudowanego narzędzia do połączeń HubSpot, poprzez integrację HubSpot z Zoom lub przy użyciu połączonego zewnętrznego dostawcy połączeń, który obsługuje CI. Korzystając z CI w HubSpot, możesz:

• Przeglądaj rek ordy, korzystając ze ścieżek mówców, opcji udostępniania, transkrypcji i możliwości wyszukiwania.
• Dostęp do pełnej listy rozmów zespołu na stronie indeksu rozmów. Połączenia te można filtrować według właściwości połączenia, takich jak użytkownik, zespół, wynik połączenia i czas trwania.
• Przeszukiwanie wszystkich rekordów pod kątem kluczowych terminów w ramach wyszukiwania globalnego.
• Podgląd szczegółów rekordu w powiązanych rekordach w celu uzyskania dodatkowego kontekstu.
• Przeglądaj śledzone terminy i twórz raporty dotyczące treści połączeń( tylko w wersjiEnterprise ).

Aby włączyć CI w HubSpot:

• W lewym menu paska bocznego przejdź do Połączenia.
• Kliknij kartę Transkrypcja i analiza .
• W sekcji Transkrypcja i analiza kliknij opcję Włącz transkrypcję i analizę.

• Po włączeniu CI można również wyrazić zgodę na korzystanie z danych konta w celu poprawy jakości transkrypcji. W oknie dialogowym należy zaznaczyć pole wyboru Pomóż poprawić jakość transkrypcji . Jeśli nie włączysz tej opcji podczas konfigurowania CI, możesz w dowolnym momencie wrócić do ustawień połączenia, aby włączyć ją później. Dowiedz się więcej o tym, jak HubSpot wykorzystuje dane do poprawy jakości transkrypcji.

• Kliknij Włącz transkrypcję i analizę.

Aby ustawić język transkrypcji połączeń:

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne. Następnie kliknij kartę Połączenie.
• W sekcji Transkrypcja i analiza kliknij menu rozwijane Język transkrypcji i wybierz preferowany język.

Automatyczne skojarzenia( tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise )

Dzięki analizie rozmów uzyskasz dostęp do Automatycznych Skojarzeń, narzędzia, które automatycznie kojarzy połączenia z odpowiednimi Rekordami CRM, takimi jak kontakty, firmy, Rekordy transakcji i Rekordy zgłoszeń. Szczegółowe opisy logiki używanej do tworzenia każdego typu automatycznych skojarzeń znajdują się poniżej:

• Połączenie z kontaktem: dla każdego spotkania powiązanego z połączeniem, do 5 kontaktów powiązanych z tym spotkaniem zostanie powiązanych z połączeniem.
• Połączenie z firmą: dla każdego kontaktu powiązanego z połączeniem, do 5 firm powiązanych z tym kontaktem zostanie powiązanych z połączeniem.
• Połączenie z transakcją: model sztucznej inteligencji szuka połączeń i podobieństw między połączeniem a transakcjami w portalu. Na przykład model może sprawdzić, czy transakcja i połączenie są powiązane z tą samą firmą lub czy nazwa transakcji znajduje się w nazwie połączenia.
• Połączenie ze zgłoszeniem : model sztucznej inteligencji szuka połączeń i podobieństw między połączeniem a zgłoszeniami w portalu. Na przykład model może sprawdzić, czy zgłoszenie i połączenie są powiązane z tym samym kontaktem lub czy temat zgłoszenia znajduje się w nazwie połączenia.

Domyślnie HubSpot AI automatycznie powiąże rekordy z główną firmą powiązaną z uczestnikami połączenia. Aby to wyłączyć, usuń zaznaczenie pola wyboru Link associated objects to recorded calls with HubSpot AI .

Ponowne połączenie połączenia HubSpot

Jeśli włączyłeś funkcję połączeń miesiąc temu i nie zarejestrowałeś żadnych nowych numerów ani nie wykonałeś żadnych połączeń w ciągu ostatnich siedmiu dni, narzędzie do połączeń zostanie automatycznie wyłączone na Twoim koncie. Zanim narzędzie do połączeń zostanie wyłączone, użytkownik zostanie o tym powiadomiony pocztą e-mail i będzie miał siedem dni od otrzymania pierwszego powiadomienia na rezygnację z wyłączenia narzędzia do połączeń.

Aby zachować aktywne narzędzie do połączeń, kliknij opcję Zachowaj aktywne konto do połączeń w wiadomości e-mail z powiadomieniem. Zostaniesz przekierowany do ustawień połączenia na swoim koncie i zobaczysz baner powiadomienia wskazujący, czy Twoje konto połączeń jest nadal aktywne.

Wyłącz połączenie dla wszystkich użytkowników

Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach mogą wyłączyć połączenie dla wszystkich użytkowników na koncie. Jest to przydatne, jeśli zespół przełącza się na inne narzędzie do połączeń i chcesz mieć pewność, że każdy użytkownik przestanie korzystać z wbudowanego narzędzia do połączeń.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Połączenia.
• Na karcie Konfiguracje połączeń kliknij, aby wyłączyć przełącznik Nawiązuj połączenia przy użyciu połączeń HubSpot .

• W oknie dialogowym wpisz turn off w polu tekstowym, a następnie kliknij Turn off.

Użytkownicy nie będą już mieli dostępu do narzędzia do połączeń HubSpot, a wszystkie zarejestrowane numery zostaną odłączone. Wszelkie istniejące zaangażowania w połączenia będą nadal dostępne na osiach czasu rekordów. Do wykonywania połączeń nadal będzie można używać Twilio Connect lub innego zewnętrznego dostawcy połączeń.