Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów

Po skonfigurowaniu skrzynki odbiorczej rozmów i podłączeniu adresu e-mail zespołu możesz zacząć wysyłać wiadomości do swoich kontaktów bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej HubSpot, dowiedz się, jak odpowiadać na e-maile za pomocą funkcji rozmów na urządzeniach mobilnych.

Uwaga: jeśli nie możesz odpowiedzieć na wątek, upewnij się, że zostałeś dodany jako członek zespołu w ustawieniach dostępu skrzynki odbiorczej. Gdy skrzynka odbiorcza jest widoczna tylko dla określonych użytkowników i zespołów, tylko wybrani użytkownicy i zespoły mogą przeglądać przychodzące rozmowy i na nie odpowiadać. Użytkownicy z uprawnieniami dostępu do konta lub uprawnieniami superadministratora mogą przeglądać dowolną skrzynkę odbiorczą rozmów na koncie, ale nie mogą wykonywać w niej czynności, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną dodani jako członkowie zespołu. Mogą jednak odpowiadać na wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej bezpośrednio z poziomu rekordu.

Aby odpowiadać na wiadomości w centrum pomocy, dowiedz się więcej o tworzeniu zgłoszeń i odpowiadaniu na nie w centrum pomocy.

Utwórz wiadomość

Utwórz wiadomość w skrzynce odbiorczej, aby rozpocząć rozmowę ze swoimi kontaktami.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Skrzynka odbiorcza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym dolnym rogu kliknij przycisk Utwórz.

3. W wyskakującym okienku napisz treść wiadomości.
   
   • Aby rozwinąć edytor odpowiedzi podczas wpisywania odpowiedzi, kliknij „ enlarge ” „Rozwiń”, aby otworzyć go w wyskakującym oknie.

• • Kliknij menu rozwijane „Do” i wyszukaj nazwisko kontaktu. Możesz wysłać wiadomość na adres e-mail lub konto WhatsApp kontaktu, jeśli połączyłeś konto WhatsApp Business ze skrzynką odbiorczą rozmów.

• • Kliknij menu rozwijane „Od” , aby wysłać wiadomość z innego podłączonego adresu e-mail zespołu.
  • W polu „Temat ” wpisz temat wiadomości .

• • Skorzystaj z ikon znajdujących się na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić link, dodać obraz lub przesłać plik.
  • Niewysłane wiadomości, które zaczniesz pisać, zostaną automatycznie zapisane jako wersje robocze. Dzięki temu możesz opuścić rozmowę i wrócić do niej później. Wersje robocze są widoczne tylko dla użytkownika, który je utworzył.

4. Kliknij „Wyślij”. Wysyłana wiadomość zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu odbiorcy.

Wiadomość wychodzącą możesz wyświetlić w widoku „Wysłane” w skrzynce odbiorczej rozmów. Jeśli do wiadomości e-mail dołączyłeś jakiekolwiek załączniki, zostaną one również zarejestrowane na osi czasu rekordu.

Uwaga: jeśli na serwerze poczty e-mail działa oprogramowanie zabezpieczające, które skanuje załączniki podczas odbierania wiadomości e-mail, HubSpot może nie być w stanie zarejestrować załączników zawartych w odpowiedziach na wiadomości e-mail lub w wiadomościach przychodzących wysłanych na adres e-mail Twojego zespołu. Na przykład, jeśli na serwerach Office 365 działa usługa Advanced Threat Protection z włączoną funkcją Dynamic Delivery, załączniki mogą nie zostać zarejestrowane.

Odpowiadanie na rozmowę e-mailową

Odpowiadaj na wszelkie wiadomości wysłane na adres e-mail Twojego zespołu znajdujący się w skrzynce odbiorczej. Dla każdej przychodzącej wiadomości zostanie utworzony nowy rekord kontaktu, jeśli nie istnieje jeszcze rekord kontaktu z tym adresem e-mail.

Uwaga: jeśli przychodząca wiadomość e-mail nie pojawia się w skrzynce odbiorczej rozmów, sprawdź folder SPAM lub JUNK na swoim koncie e-mail w Office 365. Wiadomości e-mail, które trafiły do folderu SPAM lub JUNK w skrzynce odbiorczej Office 365, nie pojawią się w skrzynce odbiorczej rozmów.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Skrzynka odbiorcza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W panelu po lewej stronie kliknij rozmowę e-mailową, aby ją otworzyć.
3. Przejrzyj treść wiadomości e-mail. Jeśli wiadomość ma rozmiar większy niż 100 KB, przewiń do końca wątku i kliknij opcję Wyświetl całą wiadomość, aby otworzyć pełną treść wiadomości w innej karcie przeglądarki.
4. Domyślnie Twoja odpowiedź będzie dotyczyła najnowszej wiadomości w wątku. Aby odpowiedzieć na konkretną wiadomość, kliknij ikonę odpowiedzi w prawym górnym rogu wiadomości.

5. Jeśli chcesz dodać dodatkowych odbiorców w polu „CC” lub „BCC”, dodać kolejnych odbiorców w polu „Do” lub edytować adres e-mail w polu „Od” , kliknij menu „ verticalMenu ” w prawym górnym rogu, aby rozwinąć opcje edycji. Możesz kliknąć przycisk „ down ” obok nazwy nadawcy, aby przełączać się między adresami nadawców w połączonych kanałach e-mailowych zespołu.

6. W edytorze odpowiedzi napisz swoją odpowiedź.
   • Użyj ikon znajdujących się na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić link, dodać obraz, emoji lub załadować plik. Możesz również przeciągać i upuszczać pliki z komputera do edytora odpowiedzi lub kopiować i wklejać tekst z hiperłączami do wiadomości.
   • Aby rozwinąć edytor odpowiedzi podczas pisania odpowiedzi, kliknij i przeciągnij edytor odpowiedzi lub kliknij opcję „ enlarge ” ( Rozwiń ), aby otworzyć go w wyskakującym oknie.
   • Aby dodać do odpowiedzi dokument, fragment tekstu, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, cytat lub film, kliknij przycisk „Wstaw”.
7. Po zakończeniu pisania wiadomości kliknij „Wyślij”.
8. Gdy rozmowa dobiegnie końca, kliknijopcję „ su” „Zamknij rozmowę” w prawym górnym rogu. Jeśli z rozmową powiązany jest zgłoszenie, użytkownik może zamknąć zarówno zgłoszenie, jak i rozmowę jednocześnie, lub po prostu zamknąć rozmowę, klikając menu rozwijane „Więcej ” i wybierając opcję „Zamknij rozmowę”.

Możesz również przypisać rozmowę innemu użytkownikowi, skomentować wątek, przenieść rozmowę do innej skrzynki odbiorczej, przekazać wiadomość e-mail innemu zespołowi lub nawiązać połączenie telefoniczne bezpośrednio z edytora odpowiedzi. Dowiedz się więcej o współpracy z zespołem w skrzynce odbiorczej.

Uwaga: jeśli przekazujesz wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej rozmów, pamiętaj, że wiadomość e-mail z tematem zawierającym „FW” lub „FWD” zostanie zarejestrowana w rekordzie pierwotnego nadawcy. Gdy te przedrostki znajdują się w temacie, HubSpot wyszukuje dane kontaktowe w oryginalnej wiadomości e-mail. HubSpot sprawdzi wersję zwykłego tekstu wiadomości e-mail pod kątem tych informacji. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przekazywania wiadomości.

Odpowiadaj na wiadomości za pomocą integracji ze Slackiem

Jeśli połączyłeś integrację ze Slackiem ze swoim kontem HubSpot i skonfigurowałeś powiadomienia dla skrzynki odbiorczej rozmów, możesz odpowiadać na wiadomości z WhatsApp, Facebook Messenger i czatu na żywo bezpośrednio przez Slack.

Możesz odpowiadać w powiązanym wątku Slacka, a odpowiedź zostanie automatycznie zsynchronizowana z odpowiednią rozmową w skrzynce odbiorczej.

Uwaga: odpowiadanie z poziomu Slacka nie jest obecnie obsługiwane w przypadku połączonych kanałów e-mailowych i formularzy.

Dowiedz się, jak działa grupowanie wiadomości e-mail

HubSpot automatycznie grupuje powiązane wiadomości e-mail w jeden wątek rozmowy. Aby ustalić, czy przychodząca wiadomość e-mail należy do istniejącej rozmowy, czy też należy utworzyć nową, HubSpot porównuje informacje zawarte w nagłówkach wiadomości.

HubSpot porównuje następujące pola nagłówków wiadomości e-mail, aby ustalić, czy przychodząca wiadomość należy do istniejącej rozmowy:

• Temat
• Adresy nadawcy i odbiorcy
• Identyfikator wiadomości „In-Reply-To”
• Nagłówek „References”

Jeśli temat ulegnie zmianie, HubSpot może utworzyć nową rozmowę, nawet jeśli wiadomość e-mail nawiązuje do wcześniejszej wiadomości.

Na przykład wysyłasz wiadomość e-mail o temacie „Witamy”. Klient odpowiada, używając tej samej nitki wiadomości, wpisując w temacie „Re: Witamy ”. Ponieważ temat i nagłówki wiadomości są zgodne, HubSpot dodaje odpowiedź do istniejącej rozmowy. Jeśli klient rozpocznie zupełnie nową wiadomość e-mail z innym tematem, HubSpot utworzy nową rozmowę.

Dowiedz się więcej o tym, jak pobrać nagłówki wiadomości e-mail.