Zarządzanie płatnościami

Po skonfigurowaniu płatności HubSpot lub połączeniu konta Stripe w celu przetwarzania płatności, możesz rozpocząć zbieranie płatności w HubSpot za pomocą faktur, linków do płatności i ofert. Możliwe jest również rejestrowanie ręcznych płatności na fakturach bez konieczności podłączania procesora płatności, podczas gdy integracje, takie jak QuickBooks Online, będą również rejestrować płatności w stosownych przypadkach.

Gdy pobierasz płatność za pomocą którejkolwiek z tych metod, szczegóły płatności są przechowywane w rekordzie płatności. Możesz zarządzać zebranymi płatnościami w HubSpot, wystawiając zwroty, ponownie wysyłając pokwitowania i pobierając raporty dotyczące płatności i wypłat.

Aby zarządzać płatnościami, musisz być użytkownikiem z uprawnieniami Super Admin lub Zarządzaj płatnościami i subskrypcjami . Każdy użytkownik z uprawnieniami do zarządzania płatnościami i subskrypcjami może przeglądać historię transakcji i wypłat, pobierać raporty płatności i wypłat, ponownie wysyłać pokwitowania, anulować subskrypcje i dokonywać zwrotów.

Aby zmierzyć wydajność płatności, dowiedz się, jak utworzyć pulpit nawigacyjny przychodów z płatności.

Zbieranie płatności

Po pomyślnym przetworzeniu płatności pojawi się następujący komunikat:

• Otrzymasz powiadomienie o płatności. Jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomienia o dokonanej płatności, możesz wyłączyć powiadomienia e-mail o płatnościach w ustawieniach powiadomień.

Uwaga: w przypadku płatności cyklicznych kupujący otrzyma pokwitowanie za każdym razem, gdy zostanie obciążony, ale otrzymasz powiadomienie tylko o pierwszej dokonanej płatności. Możesz użyć przepływów pracy, aby wysyłać wewnętrzne powiadomienia o kolejnych płatnościach.

• Kupujący otrzyma kopię paragonu na swoją skrzynkę e-mail. Dowiedz się więcej o sposobie realizacji transakcji przez kupującego.

Uwaga: powiadomienia i pokwitowania są wysyłane tylko w przypadku płatności zebranych za pośrednictwem HubSpot Payments lub przetwarzania płatności Stripe, a nie innych źródeł integracji, takich jak QuickBooks Online.

• Dla płatności zostanie utworzona faktura.
• Rekord płatności zostanie utworzony i powiązany z odpowiednim rekordem kontaktu, firmy, subskrypcji, faktury i transakcji. Dostęp do rekordów płatności można również uzyskać na stronie indeksu płatności.
• Rekord kontaktu zostanie utworzony przy użyciu adresu e-mail wprowadzonego przez kupującego na stronie płatności, jeśli rekord z tym adresem e-mail jeszcze nie istnieje.
  • Jeśli subskrypcja obejmuje kontakty marketingowe, nowe kontakty zostaną automatycznie ustawione jako kontakty marketingowe. Możesz utworzyć przepływ pracy, aby ustawić istniejące kontakty jako kontakty marketingowe po dokonaniu płatności.
  • Jeśli nie chcesz, aby kontakty dokonujące płatności były ustawiane jako kontakty marketingowe, dowiedz się, jak ustawić kontakty jako niemarketingowe, w tym utworzyć przepływ pracy, aby zautomatyzować ten proces.

Uwaga: narzędzie płatności jest przeznaczone do użytku w standardowych transakcjach płatności online i nie obsługuje zbierania poufnych informacji o płatnościach od klientów ustnie lub telefonicznie. Jeśli dokonałeś płatności w imieniu klienta, może to spowodować powiązanie płatności z niewłaściwym kontaktem. Dzieje się tak, ponieważ wcześniej wypełniłeś formularz HubSpot i przesyłasz płatność, korzystając z nieprywatnego okna przeglądania, co powoduje, że HubSpot używa istniejących plików cookie do powiązania płatności. Aby naprawić nieprawidłowo powiązane płatności, przejdź do rekordu płatności i zaktualizuj powiązany rekord kontaktu.

• Rekord transakcji zostanie utworzony na koncie HubSpot, a kwota transakcji zostanie zaktualizowana do sumy płatności, w tym wszelkich zastosowanych rabatów. W przypadku płatności cyklicznych nowy rekord transakcji nie będzie tworzony za każdym razem, gdy przetwarzane są płatności cykliczne, ale płatności te pojawią się w rekordzie subskrypcji.
• Gdy kupujący kupuje powtarzające się pozycje przy użyciu linku do płatności lub wyceny:
  • HubSpot utworzy jeden rekord subskrypcji, gdy powtarzające się pozycje mają tę samą częstotliwość płatności i długość okresu. Na przykład, jeśli kupujący kupi dwie miesięczne subskrypcje o rocznej długości, HubSpot zgrupuje obie powtarzające się pozycje w tym samym rekordzie subskrypcji. Subskrypcja będzie powiązana z rekordem kontaktu i transakcji.
  • HubSpot utworzy oddzielne rekordy subskrypcji, gdy powtarzające się pozycje mają różne częstotliwości płatności lub długości okresu. Na przykład, jeśli kupujący zakupi jedną miesięczną i jedną roczną subskrypcję z rocznym okresem obowiązywania, HubSpot utworzy dwa rekordy subskrypcji. Subskrypcje będą powiązane z rekordem kontaktu i transakcji.
  • Kupujący będzie obciążany w każdym cyklu rozliczeniowym zgodnie z warunkami określonymi w wycenie lub linku do płatności i będzie powiadamiany za każdym razem, gdy zostanie obciążony. Można również włączyć wiadomości e-mail z przypomnieniem, aby powiadomić kupującego 14 dni przed kolejną płatnością za subskrypcję. Powiązane właściwości subskrypcji zostaną również zaktualizowane w HubSpot. Dowiedz się więcej o zarządzaniu subskrypcjami.
  • Dla każdej płatności cyklicznej zostanie utworzona faktura.
• Gdy wystąpią działania związane z płatnościami, takie jak przesłanie lub zwrot płatności, działania te pojawią się automatycznie w powiązanych kontaktach, transakcjach i rekordach firmy.

Otrzymywanie wypłat

Wypłaty to środki zdeponowane na koncie bankowym z zebranych płatności każdego dnia, pomniejszone o wszelkie opłaty, zwroty lub obciążenia zwrotne. Jeśli korzystasz z przetwarzania płatności HubSpot, możesz wyświetlać wypłaty w HubSpot. Jeśli podłączyłeś Stripe jako procesor płatności, informacje o wypłatach niepojawią się na Twoim koncie HubSpot, a zamiast tegobędziesz musiał pobrać raporty płatności i zarządzać nimi w Stripe.

HubSpot będzie codziennie wysyłać wiadomość e-mail z powiadomieniem o wypłacie, zawierającą całkowitą kwotę wypłaty. Możesz oczekiwać, że środki z wypłat zostaną zdeponowane na Twoim koncie bankowym w ciągu dwóch dni roboczych w przypadku płatności kartą i w ciągu trzech dni roboczych w przypadku płatności ACH.

Jeśli w niektórych dniach suma dziennych wypłat jest niższa niż zwroty lub obciążenia zwrotne przetworzone tego dnia, HubSpot obciąży Twoje konto bankowe, aby pokryć różnicę. W tych dniach otrzymasz od HubSpot wiadomość e-mail z wypłatą, która będzie zawierać kwotę pobraną z Twojego konta.

Dowiedz się więcej o automatycznym obciążaniu konta i wstrzymanych wypłatach w dokumentacji Stripe, partnera HubSpot w zakresie przetwarzania płatności.

Pobieranie raportów płatności

Uwaga: jeśli podłączyłeś Stripe jako procesor płatności, karta Wypłaty nie pojawi się na Twoim koncie HubSpot . Zamiast tego należy pobrać raporty płatności i zarządzać nimi w Stripe.

Możesz pobrać raporty zawierające szczegóły płatności lub wypłat, a także raport uzgadniania płatności.

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Płatności.
• Na karcie Wypłaty można wyświetlić historię wypłat, w tym poszczególne płatności i ich status. Aby wyświetlić więcej szczegółów na temat wypłaty, kliknijdatę wypłaty , a następnie wyświetl szczegóły na prawym pasku bocznym.
• Aby pobrać raport płatności lub wypłat z konta, w prawym górnym rogu kliknij Pobierz raporty, a następnie wybierz jeden z następujących typów raportów:
  • Uzgodnienie płatności: wyświetlenie listy wypłat z wyszczególnionymi szczegółami płatności. Raport zawiera transakcje zawarte w każdej wypłacie, takie jak płatności, zwroty i opłaty, w kolejności malejącej.
  • Szczegóły płatności : wyświetla wszystkie transakcje klientów, takie jak płatności jednorazowe i cykliczne, zwroty, opłaty transakcyjne i spory.
  • Szczegóły wypłaty: wyświetl wszystkie płatności klientów, które są uwzględnione w dziennej sumie wypłat.
• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format, a następnie kliknij przycisk Eksportuj.

Wyświetlanie rekordów płatności

Gdy pobierasz płatność w HubSpot, szczegóły płatności są przechowywane w rekordzie płatności na stronie indeksu płatności.

• Rekordy płatności pojawią się w tabeli na stronie indeksu. W kolumnie Status wyświetlany jest status płatności:
  • Przetwarzanie: czas przetwarzania płatności zależy od zastosowanej metody płatności. Po przetworzeniu płatności jej status zmieni się na Udana lub Nieudana. Dowiedz się więcej o czasie przetwarzania.

• • Pomyślnie: płatność została pomyślnie pobrana od kupującego.
  • Nie powiodło się: metoda płatności kupującego nie została pomyślnie obciążona. Ten status dotyczy tylko płatności dokonanych za pomocą obciążenia rachunku bankowego, takich jak ACH lub płatności subskrypcyjne.
  • Częściowy zwrot: płatność została zwrócona w kwocie niższej niż pierwotnie zapłacona przez kupującego.
  • Zwrócono: całkowita kwota pierwotnej płatności została zwrócona.
  • Przetwarzanie zwrotu: złożono wniosek o zwrot. Przetworzenie zwrotów za płatności dokonane za pośrednictwem obciążenia bankowego, takiego jak ACH, może potrwać od pięciu do dziesięciu dni roboczych.

• Użyj filtrów u góry, aby posegmentować rekordy płatności według właściwości, takich jak status, metoda płatności lub kwota. Dowiedz się więcej o przeglądaniu i filtrowaniu rekordów na stronie indeksu.
• W kolumnie Kwota brutto kliknij kwotę płatności.
• Rekord płatności zostanie otwarty w prawym panelu. Będzie on zawierał podsumowanie kwoty płatności, daty płatności, klienta i metody płatności.
• Rekord zawiera również różne sekcje dotyczące historii płatności, pozycji, subskrypcji i powiązań rekordów. Aby zwinąć lub rozwinąć sekcję, kliknij jej nazwę .
  
  

• • Jeśli używasz Stripe jako procesora płatności i sprzedajesz w wielu walutach, powiązane opłaty będą wyświetlane wraz z kwotą netto otrzymaną w walucie rozliczeniowej, jeśli różni się ona od waluty płatności. Na przykład, jeśli Twoje połączone konto bankowe w Stripe jest w dolarach amerykańskich, ale pobierasz płatność w euro, zobaczysz zarówno kwotę brutto, opłaty, jak i kwotę netto w euro, ale opłaty i kwota netto będą również wyświetlane w dolarach amerykańskich. Kurs walutowy jest stosowany przez Stripe.

• Jeśli powiązanie już istnieje, aby wyświetlić szczegóły powiązanego rekordu, najedź kursorem na powiązany rekord i kliknij Podgląd. Możesz też kliknąć menu rozwijane Więcej i wybrać opcję Edytuj etykiety powiązań lub Usuń powiązanie.

• W razie potrzeby można również edytować skojarzenia. Aby powiązać płatność z istniejącym rekordem kontaktu, firmy lub transakcji, obok odpowiedniej sekcji typu rekordu kliknij przycisk Dodaj.

Uwaga: w przypadku wprowadzenia zmian w istniejących skojarzeniach stare skojarzenie zostanie zastąpione zaktualizowanym skojarzeniem. Z rekordem płatności można powiązać tylko jeden rekord subskrypcji, kontaktu, transakcji i firmy, ale rekord kontaktu, firmy, transakcji lub subskrypcji może mieć wiele powiązanych rekordów płatności.

Wydawanie zwrotów lub wysyłanie pokwitowań

Na stronie indeksu płatności można dokonać zwrotu pieniędzy lub wysłać potwierdzenie kupującemu. Płatność musi zostać pomyślnie przetworzona przed dokonaniem zwrotu.

• Kliknij kwotę płatności. Rekord płatności otworzy się w prawym panelu.
• Aby dokonać zwrotu kosztów, kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Zwrot kosztów. Zwrot kosztów nie ma wpływu na aktywną subskrypcję, a rozliczenia będą kontynuowane zgodnie z harmonogramem.

• • W oknie dialogowym wprowadź kwotę zwrotu, a następnie kliknij menu rozwijane Powód i wybierz powód zwrotu.
  • Kliknij przycisk Zwrot. HubSpot odliczy pierwotną kwotę transakcji od przyszłych wypłat lub pobierze ją z konta bankowego. Należy pamiętać, że pojawienie się zwrotu na wyciągu z konta klienta może potrwać od 5 do 10 dni roboczych.

• Aby wysłać paragon do klienta, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Wyślij paragon.
  • W oknie dialogowym domyślnie pojawi się adres e-mail klienta. Aby zmienić lub dodać innego odbiorcę, w polu Adres e-mail wprowadź inny adres e-mail.
  • Kliknij przycisk Wyślij.
• Aby pobrać kopię autoryzacji bankowej transakcji obciążeniowej jako ACH, kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Pobierz kopię autoryzacji. Otrzymasz wiadomość e-mail ze szczegółami autoryzacji zawartymi w treści wiadomości.

• Aby powrócić do strony indeksu płatności, kliknij przycisk Zamknij.

Za pomocą filtrów na stronie indeksu można podzielić płatności na niestandardowe widoki. Można na przykład utworzyć widok zwróconych płatności, płatności dokonanych za pomocą określonej metody płatności (np. ACH) lub płatności, które nie powiodły się.

Dostosowywanie paragonów

Wygląd paragonów można dostosować w ustawieniach marki konta, w tym nazwę firmy, logo i kolorowy pasek u góry wiadomości e-mail.

Uwaga: wszelkie zmiany wprowadzone w nazwie firmy, logo lub kolorach w ustawieniach brandingu konta będą miały zastosowanie do każdego linku do płatności, niezależnie od tego, który użytkownik utworzył link. Zmiany te będą miały również zastosowanie do wszystkich narzędzi korzystających z domyślnego brandingu, w tym stron planowania, dokumentów sprzedaży, ofert i przepływów czatu.

• W menu na lewym pasku bocznym wybierz opcję Domyślne ustawienia konta.
  • Aby zaktualizować nazwę firmy wyświetlaną na paragonie, w polu Informacje o firmie wprowadź nazwę firmy.
  • Aby zaktualizować logo i kolory, kliknij kartę Branding , a następnie dowiedz się, jak przesłać nowe logo lub wybrać nowy kolor podstawowy.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Dowiedz się więcej o raportowaniu płatności za pomocą raportów pojedynczych obiektów i raportów niestandardowych.

Korzystanie z płatności w innych narzędziach HubSpot

Dane dotyczące płatności można wykorzystywać w innych narzędziach, takich jak przepływy pracy i listy.

• Utwórz przepływ pracy oparty na płatnościach, aby automatycznie wysyłać powitalną wiadomość e-mail do kupujących, gdy tylko zostanie dokonana pomyślna płatność, lub tworzyć opłacone faktury za pomocą akcji przepływu pracy QuickBooks. Na przykład:
  • Użyjwłaściwości Source lub Source ID , aby wyzwolić przepływ pracy, gdy płatność zostanie dokonana przy użyciu dowolnego lub określonego łącza płatności.
    
    
    
  • Użyj właściwości Status, aby wyzwolić przepływ pracy, gdy płatność nie powiodła się.
    
    
• Utwórz listę kontaktów, które dokonały płatności przy użyciu karty kredytowej lub listę kontaktów, które kupiły produkt lub usługę przy użyciu określonego linku do płatności.