Aby dołączyć odpowiednie zasoby i zapewnić pomocny kontekst, można przesyłać pliki i dołączać je do rekordów (np. kontaktów, transakcji, usług) i powiązanych z nimi działań. Możesz także zmieniać nazwy, filtrować lub usuwać istniejące załączniki.
Zrozumienie wymagań
Uprawnienia wymagane do przeglądania załączników zależą od sposobu ich dodania:
-
- Inne działania (np. indywidualne wiadomości e-mail, połączenia, spotkania): użytkownicy z dostępem do odpowiednich rekordów mogą wyświetlać załączniki.
Dodawanie lub usuwanie załącznika w rekordzie
Aby dodać załącznik do rekordu:
- Przejdź do swoich rekordów (np. kontaktów, projektów):
- Kliknij nazwę rekordu.
- Na prawym pasku bocznym przewiń w dół do karty Załączniki.
- Kliknij Dodaj, a następnie wybierz:
- Twój komputer: prześlij nowy plik ze swojego komputera.
- Istniejący plik w HubSpot: wybierz istniejący plik na koncie HubSpot. W prawym panelu kliknij nazwę pliku, który chcesz załączyć.
Aby usunąć załącznik z rekordu:
- Przejdź do swoich rekordów (np. kontaktów, projektów):
- Kliknij nazwę rekordu.
- Na prawym pasku bocznym przewiń w dół do karty Załączniki.
- Kliknij X w prawym górnym rogu załącznika. W oknie dialogowym wybierz jedną z następujących opcji:
Dodawanie załącznika do działania
Aby dodać , utwórz aktywność i dodaj do niej załącznik:
- Przejdź do swoich rekordów (np. kontaktów, projektów):
- Kliknij nazwę rekordu.
- Na lewym pasku bocznym kliknij ikonę aktywności.
- W edytorze aktywności kliknij ikonę attach attach, a następnie wybierz opcję Upload new (Prześlij nowy ), aby dodać plik z komputera, lub opcję Choose existing (Wybierz istniejący ), aby wybrać plik już dodany do HubSpot.
- Wybierz plik, zakończ dodawanie szczegółów aktywności, a następnie kliknij Log [nazwa aktywności] lub Create note.
Aby dodać załącznik do istniejącej aktywności:
- Przejdź do swoich rekordów (np. kontaktów, projektów):
- Kliknij nazwę rekordu.
- Kliknij kartę Działania.
- Najedź kursorem na aktywność i kliknij pole tekstowe.
- W edytorze tekstu kliknij ikonę dołączania attach, a następnie wybierz opcję Prześlij nowy , aby dodać plik z komputera, lub Wybierz istniejący, aby wybrać plik już dodany do HubSpot.
- Wybierz plik, a następnie kliknij Zapisz.
Uwaga: podczas wysyłania wiadomości e-mail typu one-to-one w HubSpot lub rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą HubSpot Sales, załączone pliki inne niż inline są automatycznie dodawane do sekcji Załączniki w rekordzie. Wszelkie załączniki inline nie zostaną dodane.
Zarządzanie załącznikami
Po dodaniu załączników możesz przeglądać wszystkie załączone pliki w każdym rekordzie, filtrować je w celu zlokalizowania potrzebnych załączników oraz zmieniać ich nazwy lub usuwać.
- Nawigacja do rekordów (np. kontaktów, projektów):
- Kliknij nazwę rekordu.
- W prawym panelu przewiń w dół do sekcji Załączniki.
- Jeśli masz więcej niż 5 załączników, kliknij Pokaż więcej, aby wyświetlić 5 dodatkowych plików.
- Aby wyświetlić pełną listę załączników i zarządzać nią, wybierz opcję Wyświetl wszystkie załączniki.
- W prawym panelu:
- Wprowadź tekst w polu tekstowym Wyszukaj nazwę i typ pliku, aby wyszukać plik według nazwy lub typu.
- Kliknij opcję Typ pliku, a następnie zaznacz pola wyboru typów plików, które chcesz wyświetlić.
- Kliknij opcję Źródło, a następnie zaznacz pola wyboru źródeł, według których chcesz filtrować. Na przykład wybierz Połączenia, aby wyświetlić załączniki dodane w ramach aktywności połączeń lub Ręczne przesyłanie, aby wyświetlić pliki dodane z sekcji Załączniki.
- Kliknij nagłówek kolumny, aby zmienić kolejność sortowania załączników. Na przykład kliknij kolumnę Data przesłania, aby posortować według najstarszego lub najnowszego załącznika.
- Kliknij nazwę załącznika, aby wyświetlić jego podgląd. W podglądzie można wykonać następujące czynności:
- Pobierz. Plik zostanie pobrany na komputer.
- Udostępnij link wewnętrzny: udostępnij link do podglądu pliku w HubSpot. Link zostanie skopiowany do schowka i można go udostępnić innym użytkownikom na koncie.
- Udostępnij łącze24-godzinne: udostępnia łącze, które wygasa po 24 godzinach. Na pasku adresu skopiuj łącze. Ten link do pliku może być udostępniony na zewnątrz i będzie dostępny przez maksymalnie 24 godziny.
- Najedź kursorem na plik, kliknij Akcje, a następnie wybierz opcję:
- Zmień nazwę: w oknie dialogowym wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę, aby potwierdzić.
- Pobierz: pobranie pliku na komputer.
- Wyświetl: podgląd pliku w nowej karcie.
- Usuń: w oknie dialogowym potwierdź chęć usunięcia załącznika.
- W przypadku załączników przesłanych do rekordu lub aktywności kliknij przycisk Usuń, aby trwale usunąć plik.
- W przypadku załączników dodanych do rekordu z narzędzia plików, kliknij Odłącz. Plik zostanie usunięty z rekordu, ale nadal będzie dostępny w narzędziu plików.
- Zaznacz pola wyboru obok załączników, a następnie wybierz opcję:
- Pobierz: pobranie wielu plików na komputer.
- Usuń: usuwanie wielu plików. W oknie dialogowym potwierdź, że chcesz usunąć lub usunąć załączniki i kliknij Usuń wszystko. Pliki zostaną usunięte lub odłączone w zależności od sposobu ich dodania. Dowiedz się więcej o usuwaniu i odłączaniu.