Ställ in samtal

När du konfigurerar ett telefonnummer i HubSpot kan användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub eller Service Hub konfigurera ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot som gör att de kan ringa och ta emot samtal, eller registrera ett utgående telefonnummer för att ringa utgående samtal. Du kan också integrera med en tredjepartsleverantör av samtal.

Observera: du kan inte konfigurera ett telefonnummer om du har ett gratis testkonto för HubSpot.

Läs igenom tabellen nedan för att lära dig mer om skillnaderna mellan HubSpots tillhandahållna telefonnummer och utgående telefonnummer.

Du kan också ställa in samtalsinspelning för ditt konto så att ditt teams samtal spelas in och finns tillgängliga på indexsidan för samtal för granskning. Om du är användare i ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du aktivera Conversation Intelligence (CI) för att automatiskt spela in, transkribera och granska samtal som görs i HubSpot.

Observera: beroende på ditt HubSpot-abonnemang finns det en gräns för antalet telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot som du kan förvärva. Varje HubSpot-konto har också en poolad gräns för tillgängliga samtalsminuter som delas mellan användare baserat på din prenumeration. Superadministratörer i ett Sales Hub- eller Service HubProfessional- eller Enterprise-konto kan köpa ytterligare samtalsminuter och telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot frånavsnittet Tillägg på HubSpots prissida eller genom att kontakta deras Customer Success Manager .

Konfigurera telefonnummer

För att ringa samtal i HubSpot kan du antingen använda ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, registrera ett utgående telefonnummer eller integrera med en tredjepartsleverantör av samtalstjänster.

Konfigurera ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot

Ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot gör att du kan ringa utgående samtal och ta emot inkommande samtal som vidarebefordras till din personliga enhet. Om du är en användare med superadministratörsbehörighet kan du förvärva ett HubSpot-telefonnummer och sedan tilldela det till en teammedlem. Du kan också förvärva numret och tilldela det igen senare. När du har förvärvat ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, se till att konfigurera ett vidarekopplingsnummer att skicka de inkommande samtalen till.

Telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot genereras av tredjepartstjänsten Twilio och måste uppfylla landsspecifika regler. För att få tillgång måste du skicka in information om ditt företag till Twilio som sedan granskar och bekräftar informationen med den lokala telekomleverantören i det landet. Om kraven är uppfyllda kan du registrera det telefonnummer som HubSpot tillhandahåller. Detta behöver bara göras en gång.

På grund av juridiska aspekter och fluktuationer i efterfrågan kan vi inte erbjuda telefonnummer i alla länder. Förvärv av telefonnummer baseras på tillgänglighet. Om ett nummer inte är tillgängligt kan du prova en annan region, ett annat riktnummer eller ett annat prefix. Du kan också vänta och försöka få ett nummer igen om några minuter.

• Navigera till Calling i menyn i vänster sidofält.
• På fliken Telefonnummer klickar du på Hämta ett HubSpot-nummer.

• Granska informationen i den högra panelen och klicka sedan på Nästa.
• Använd rullgardinsmenyerna för att välja land och riktnummer och klicka sedan på Generera ett nummer.

• För Australien, Irland, Finland och Nederländerna måste du verifiera att ditt företag är beläget i det landet för att följa lokala bestämmelser för att få telefonnummer. Under avsnittet Generera ett nummer klickar du på Kom igång.

• • Granska informationen på sidan Business verification och klicka sedan på Continue.

• • Klicka på Skicka.
• Granska telefonnumret som visas. Om du är nöjd med det genererade telefonnumret klickar du på Hämta det här numret.

Observera: när du klickar på Get this number kommer du att använda ett av dina tilldelade HubSpot-telefonnummer.

• Klicka på Fortsätt för att konfigurera.
• Skriv det namn som ska visas bredvid telefonnumret.

Observera: detta namn visas endast internt på ditt HubSpot-konto, inte på det externa nummerpresentatören. Du kan överväga att välja ett namn som anger syftet med linjen. Exempel är supportlinje, återbetalningslinje, spansk linje etc.

• Klicka pårullgardinsmenyn Assignment och välj en användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-plats .

• Lär dig hur du ställer in arbetstider eller anpassar din röstbrevlåda.
• Klicka på Spara.
• Så här redigerar du ett befintligt telefonnummer:
  • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid det befintliga telefonnumret.
  • Du kan redigera namnet eller tilldelningen. Klicka sedan på Spara.
• Så här tar du bort ett befintligt telefonnummer:
  • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid det befintliga telefonnumret.
  • Klicka på Ta bort. Klicka på Ta bort i dialogrutan.
• För att vidarekoppla inkommande samtal från ditt HubSpot-telefonnummer till din mobila enhet eller fasta telefon:

  Observera: om ett telefonnummer är kopplat till din inkorg eller helpdesk måste enhetens rings ignal vara inställd på Ring i HubSpot-webbläsaren.

• Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält. Klicka sedan på fliken Calling.
• Under Ringande enhet klickar du på rullgardinsmenyn och väljer Vidarekoppla till telefonnummer. Klicka sedan på Lägg till bredvid Saknas vidarekopplingsnummer.

• • Skriv in ditt vidarekopplingsnummer i dialogrutan och välj sedan alternativknappen circleFilled bredvid SMS eller Telefonsamtal för att välja verifieringsmetod. Beroende på ditt val klickar du på SMS eller Ring mig.

• • Skriv in verifieringskoden som skickats till ditt vidarebefordringsnummer. Klicka sedan på Verifiera.
  • Ditt vidarekopplingsnummer är nu inställt.
• För att ta emot inkommande samtal i HubSpot-webbläsaren:
  
  • Navigera till Allmänt i menyn till vänster i sidofältet. Klicka sedan på fliken Uppringning.
  • Under Ringande enhet klickar du på rullgardinsmenyn och väljer Ring i HubSpots webbläsare.

Du kan nu använda det här telefonnumret för att ringa utgående samtal eller för att ta emot inkommande samtal till det vidarekopplingsnummer som du har konfigurerat. Inkommande samtal visas på sidan för samtalsindex och du kan granska dem med hjälp av verktyget för samtalsgranskning. De associeras dock inte automatiskt med en post i CRM. Du kan fortfarande manuellt associera samtalet till en motsvarande CRM-post.

Om du missar ett inkommande samtal eller om den som ringer lämnar ett röstmeddelande kommer samtalsinspelningen att visas i HubSpot och röstmeddelandet kommer också att ingå som en del av samtalsinspelningen så länge du aktiverar inspelning i ditt konto. Läs mer om hur du hanterar telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot.

Registrera ett utgående telefonnummer

Du kan registrera ett utgående telefonnummer i dina samtalsinställningar. Detta gör att du kan ringa utgående samtal till dina kontakter, och ditt nummerpresentation visas på kontaktens enhet när de får ett samtal från dig. HubSpot tar dock inte över ägandet av registrerade utgående telefonnummer, och du kan bara ringa utgående samtal när du använder ett utgående telefonnummer i HubSpot.

Processen för att registrera ett telefonnummer är användarspecifik; även om flera användare kan använda samma nummer i ditt konto måste varje användare registrera telefonnumret individuellt. Innan du registrerar ett telefonnummer ska du kontrollera att det finns stöd för samtal i ditt land.

• Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Calling .
• Om uppringning inte har aktiverats i ditt konto klickar du på Anslut uppringning.
• Om du vill registrera ditt telefonnummer klickar du på Lägg till telefonnummer.

• I dialogrutan anger du ditt telefonnummer och en eventuell anknytning.
• Du kommer sedan att uppmanas att verifiera ditt telefonnummer. Du kan välja hur verifieringskoden ska levereras till dig. Välj alternativknappen SMS eller Telefonsamtal.
• Klicka på SMS eller ring mig.

Du får ett sms eller ett telefonsamtal för att verifiera att du har tillgång till telefonnumret. När du uppmanas att göra det anger du verifieringskoden som visas på skärmen.

Ditt telefonnummer kommer då att listas i din användares samtalsinställningar och du kan använda det för att ringa utgående samtal i HubSpot. Lär dig hur du hanterar dina registrerade utgående telefonnummer.

Lägg upp dina arbetstider

Med inställningen för arbetstid kan användarna ange specifika tider och datum då de är tillgängliga för att ta emot samtal.

När du har ställt in dina arbetstider kommer alla inkommande samtal som kommer in utanför dessa tider automatiskt att ringa till din röstbrevlåda eller till en annan tillgänglig teammedlem. Läs mer om inkommande samtal i HubSpot.

För att ställa in dina arbetstider:

• Klicka på Allmänt > Samtal i den vänstra sidofältet.
• I avsnittet Callworking hours väljer du dag,starttid, sluttid och tidszon i rullgardinsmenyerna för att ställa in dina arbetstider. Klicka på + Lägg till timmar för att anpassa dina arbetstider ytterligare och klicka påikonen delete Ta bort för att ta bort arbetstimmar.

• Klicka på Spara.

Anpassa meddelandet i röstbrevlådan och samtycke till inspelning

Du kan skapa ett röstmeddelande med text-till-tal eller uppladdat ljud som spelas upp under och utanför arbetstid. Du kan också anpassa det språk och den röst som används när meddelandet om inspelningstillstånd spelas upp. Röstmeddelanden är endast tillgängliga för inkommande webbläsarsamtal, inte för inkommande vidarekopplade samtal.

• Klicka på Allmänt > Samtal i den vänstra sidofältet.
• Bredvid ett HubSpot-nummer klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Redigera.
• Under textrutan Namn klickar du på rullgardinsmenyerna Språk för inspelningstillstånd och Röst för inspelningstillstånd för att välja det språk och den röst som används när meddelandet om inspelningstillstånd spelas upp. Du kan också välja detta under inställningen av röstbrevlåda med text-till-tal.
• I panelen till höger, under Under arbetstid eller Utanför arbetstid, klickar du på Setup Voicemail.
• Du kan ställa in röstbrevlåda med antingen text-till-tal eller ljudfil:
  • Så här ställer du in ett röstmeddelande med text-till-tal:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Text-till-tal.
    • I textrutan skriver du det meddelande du vill ska spelas upp när ett samtal går till röstbrevlådan.

• • • Klicka på rullgardinsmenyerna Språk och Röst för att välja språk och röst för röstmeddelandet. Detta kommer också att avgöra vilket språk och vilken röst som används för inspelningen av samtyckesmeddelandet. Klicka på knappen playerPlay Play för att höra en förhandsvisning av ditt meddelande.
    • Klicka på Spara.
  • Så här ställer du in röstbrevlåda med ljudfil:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Ladda upp ljud.
    • Klicka på Ladda upp fil om du vill ladda upp en ljudfil på .mp3 eller .wav som är mindre än 5 megabyte.

• • • Klicka på Spara.

Använd en tredjepartsleverantör av samtalstjänster

Om du har en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-plats kan du konfigurera ett Twilio Connect-konto för att ringa samtal i HubSpot, köpa ytterligare samtalsminuter och ringa samtal till länder som inte finns med i listan över länder som stöds.

Eller så kan du ansluta en tredjepartsleverantör till HubSpot för att ringa samtal. Du kan integrera med en leverantör som listas på App Marketplace som stöder tredjepartssamtal och relaterad funktionalitet, eller arbeta med en utvecklare för att ansluta din egen samtalsapp med hjälp av SDK för samtalstillägg.

Kräv loggar över samtalsutfall

Du kan kräva anpassade loggar för samtalsutfall för att organisera hur ditt team loggar samtalsaktiviteter och rapportera om dessa mönster. Den här inställningen gäller för närvarande för utgående samtal från HubSpot-webbläsaren eller loggade samtal. Den här funktionen kräver inte loggning av samtalsutfall för inkommande samtal, mobilsamtal eller importerade samtal.

• Navigera till Calling i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Samtalskonfigurationer .
• Markera kryssrutan Ring upp resultat krävs.

Slå på samtalsinspelning

Du kan aktivera samtalsinspelning för att spela in ljudet från samtalet. Möjligheten att spela in samtal är en kontoomfattande inställning som påverkar alla användare som ringer samtal på kontot. Den kan slås på eller av av en användare med behörigheten Kontoåtkomst . Innan du aktiverar samtalsinspelning bör du läsa på om lagar som gäller för samtalsinspelning för att säkerställa att du följer dessa lagar eftersom de varierar mellan olika jurisdiktioner.

• Navigera till Calling i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
• Markera kryssrutan Tillåt inspelning av samtal . Om den här inställningen är avstängd visas inte knappen Spela in när du ringer ett samtal. Om du inte ser alternativet att spela in, kontrollera med de andra administratörerna på ditt konto för att se om de har stängt av den här inställningen. Tillåt insp elning av samtal kommer att aktiveras som standard på nyskapade HubSpot-konton.

Observera: Inställningen Tillåt inspelning av samtal är aktiverad som standard i alla HubSpot-konton .

Slå på Conversation Intelligence (endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Om du är en användare med superadministratörsbehörighet i ett Sales Hub-eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto kan duockså aktivera Conversation Intelligence (CI) för att automatiskt transkribera och analysera samtal. Detta inkluderar samtal som görs via HubSpots inbyggda samtalsverktyg, via HubSpots integration med Zoom eller med hjälp av en ansluten tredjepartsleverantör som stöder CI. Med hjälp av CI i HubSpot kan du:

• Granska inspelningar med hjälp av högtalarspår, delningsalternativ, transkriptioner och sökfunktioner.
• Du får tillgång till en fullständig lista över teamets samtal på indexsidan för samtal. Samtalen kan filtreras efter samtalsegenskaper som användare, team, samtalsutfall och varaktighet.
• Sök på nyckelord i alla inspelningar med global sökning.
• Förhandsgranska inspelningsdetaljer på associerade poster för extra sammanhang.
• Granska spårade termer och skapa rapporter om samtalsinnehåll ( endastEnterprise).

För att slå på CI i HubSpot:

• Navigera till Calling i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på fliken Transkription och analys .
• I avsnittet Transkription och analys klickar du på Slå på transkription och analys.

• När du aktiverar CI kan du också välja att använda ditt kontos data för att förbättra kvaliteten på dina utskrifter. Markera kryssrutan Help improve your transcriptions i dialogrutan. Om du inte slår på detta när du konfigurerar CI kan du när som helst navigera tillbaka till dina samtalsinställningar för att slå på det senare. Läs mer om hur HubSpot använder data för att förbättra kvaliteten på dina transkriptioner.

• Klicka på Slå på transkription och analys.

För att ställa in språket för samtalstranskriptioner:

• Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält. Klicka sedan på fliken Calling.
• Under Transkription och analys klickar du på rullgardinsmenyn Transkriptionsspråk och väljer önskat språk.

Automatiska associationer (endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Conversation Intelligence får du tillgång till Automatic Associations, ett verktyg som automatiskt associerar samtal till relevanta CRM-poster som kontakter, företag, erbjudanden och ärenden. Nedan följer detaljerade beskrivningar av den logik som används för att göra varje typ av automatisk associering:

• Call to Contact: för varje möte som är kopplat till samtalet kommer upp till 5 kontakter som är kopplade till det mötet att kopplas till samtalet.
• Call to Company: för varje kontakt som är kopplad till samtalet kommer upp till 5 företag som är kopplade till den kontakten att kopplas till samtalet.
• Call to Deal: en AI-modell letar efter kopplingar och likheter mellan samtalet och avtalen i portalen. Modellen kan till exempel titta på om både affären och samtalet är kopplade till samma företag, eller om affärsnamnet finns i samtalsnamnet.
• Call to Ticket: en AI-modell letar efter kopplingar och likheter mellan samtalet och ärendena i portalen. Modellen kan till exempel titta på om både biljetten och samtalet är kopplade till samma kontakt, eller om biljettens ämne finns med i samtalsnamnet.

Som standard kommer HubSpot AI automatiskt att koppla inspelningar till det primära företaget som är associerat med samtalets deltagare. Om du vill stänga av detta avmarkerar du kryssrutan Koppla associerade objekt till inspelade samtal med HubSpot AI .

Återanslut HubSpot-samtal

Om du aktiverade calling för en månad sedan och inte har registrerat några nya nummer eller ringt några samtal under de senaste sju dagarna kommer calling tool automatiskt att stängas av i ditt konto. Innan samtalsverktyget stängs av kommer du att få ett meddelande via e-post och du har sju dagar på dig från det att du fick det första meddelandet att välja bort att samtalsverktyget ska stängas av.

Om du vill behålla ditt samtalsverktyg aktivt klickar du på Keep my calling account activated i e-postmeddelandet. Du kommer då att omdirigeras till ditt kontos samtalsinställningar och se en aviseringsbanderoll som anger om ditt samtalskonto fortfarande är aktivt.

Stäng av samtal för alla användare

Superadministratörer kan stänga av uppringning för alla användare på kontot. Detta är användbart om ditt team byter till ett annat anropsverktyg och du vill se till att alla användare slutar använda det inbyggda anropsverktyget.

• Navigera till Calling i menyn i vänster sidofält.
• På fliken Samtalskonfigurationer klickar du på för att avaktivera alternativet Ringa samtal med HubSpot .

• Skriv turn off i textfältet i dialogrutan och klicka sedan på Turn off.

Användare kommer inte längre att ha tillgång till HubSpots samtalsverktyg och alla registrerade nummer kommer att kopplas bort. Eventuella befintliga samtalsengagemang kommer fortfarande att finnas tillgängliga på dina registers tidslinjer. Du kommer fortfarande att kunna använda Twilio Connect eller en annan tredjepartsleverantör för att ringa samtal.