Konfigurera ett interaktivt röstsvarssystem

Interaktiv röstsvarstjänst (IVR) är ett system som möjliggör automatiserad interaktion med uppringare genom röstmeddelanden och tangenttryckningar. IVR effektiviserar och förenklar samtalshanteringen. Med IVR kan man hantera ett stort antal samtal samtidigt som man säkerställer korrekt vidarekoppling, anpassade självbetjäningsalternativ och tillgänglighet dygnet runt för kunderna.

Välj ett namn och ett nummer

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält klickar du på Samtal > Interaktivt röstsvarssystem.
3. Klicka på Lägg till IVR-meny.
4. I fältet Namn anger du en etikett för din IVR-meny.
5. Klicka på rutan för utlösare för inkommande samtal, klicka sedan på rullgardinsmenyn Telefonnummer och välj det nummer du vill använda för inkommande samtal som ska leda uppringarna till IVR-menyn.

Observera: du kan endast välja ett nummer som inte är tilldelat en användare eller en samtalskanal. Om alla dina nummer är tilldelade klickar du på Skaffa ett HubSpot-nummer så att du kan justera dina telefoninställningar eller skaffa ett nytt HubSpot-nummer.

6. Klicka på Fortsätt. Du omdirigeras till IVR-redigeraren där du kan konfigurera dina menyer.

Konfigurera menyer

När telefonnumret ringer måste du ställa in en IVR-meny för att vidarekoppla samtalen till en användare, ett team eller en undermeny.

Observera: för attkunna välja ett team som samtalen ska vidarebefordras till måste dina kanaler för teamsamtal redan vara konfigurerade. Följ stegen här för att konfigurera teamsamtal i inkorgen eller helpdesken.

• Knappsatsmeny (IVR): den som ringer kan trycka på siffrorna på knappsatsen för att gå vidare.
• Röstmeny (IVR): den som ringer kan säga ett avdelningsnamn eller nyckelord relaterade till en avdelning för att gå vidare. Knapptryckning används som reservalternativ.
• Ring till (endast tillgängligt på en gren): ringer till en användare med en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-licens, helpdesk eller inkorgsnummer.

Meny via knappsats (IVR)

1. Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande och välj det ljud du vill använda för menyn.
2. Klicka för att expandera avsnittet ”Keypad-inställningar ”. I avsnittet ”Keypad-inställningar ” klickar du på ”Lägg till tangenttryckning ” för att lägga till fler filialmenyer. Klicka på ikonen ” delete ” för att ta bort en tangenttryckning. Se till att tangentkommandona stämmer överens med ditt ljudmeddelande.
3. Klicka på rullgardinsmenyerna för tangenttryckningar för att ändra numret som är kopplat till varje gren.
4. Klicka på " Spara".

Röstmeny (IVR)

1. I fältet Ange ditt meddelande skriver du in ett meddelande som boten ska lägga fram för dem som ringer. Detta bör vara så specifikt som möjligt. Till exempel: Tack för att du ringer HubSpot Support. Behöver du hjälp med möten eller samtal idag?
2. Klicka på rullgardinsmenyn Språk och välj det språk du vill att meddelandet ska läsas upp på. Detta måste vara samma språk som det du skrev meddelandet på.
3. Klicka på rullgardinsmenyn ”Röst” och välj den röst du vill att meddelandet ska läsas upp på. Klicka påikonen ” playerPlay” för att förhandslyssna på varje röst.
4. Klicka för att expandera avsnittet ”Keypad settings ”. I avsnittet ”Keypad settings ” klickar du på ”Add branch” för att lägga till fler grenmenyer. Klicka på ikonen ” delete Delete” för att ta bort ett tangenttryck.
5. Klicka påredigeringsikonen edit för att redigera grenens namn. Den som ringer kan säga grenens namn för att navigera till den grenen.
6. Klicka på rullgardinsmenyerna för tangenttryckningar för att ändra numret som är kopplat till varje gren.
7. I fältet ”Beskrivning” anger du nyckelord eller fraser som kunderna kan säga för att kopplas vidare till denna gren. Till exempel: ”Jag behöver hjälp med möten”, ”mötesverktyg”, ”HubSpot-möten” osv.
8. Klicka på Spara.

Ring till

1. För att välja var ett samtal ska ringa in inom den filialen klickar du på +-ikonen för den filialen.

2. Klicka på ”Ring till” i panelen till höger.
   • Under Inställningar för inspelningsmedgivande klickar du på rullgardinsmenyn för att välja det meddelande som uppringare kommer att höra och som informerar dem om att samtalet spelas in.
   • Under ”Inställningar för röstbrevlåda” klickar du på rullgardinsmenyerna för att välja det röstmeddelande som uppringarna kommer att höra under och utanför arbetstid för den specifika filialen.
   • Under ”Inställningar för Ring till” klickar du på rullgardinsmenyn ”Ring till” för att välja en användare, ett helpdesknummer eller ett inkorgsnummer att ringa upp inom filialen. Klicka på rullgardinsmenyn Ringvaraktighet för att välja hur länge numret ska ringa innan det går vidare om det inte besvaras. Du kan välja upp till fem telefonnummer som ska ringas upp i tur och ordning. För att lägga till fler, klicka på Lägg till en ringsignal till.

3. Klicka på Spara.
4. För att spara dina inställningar klickar du på Spara uppe till höger. Välj sedan Spara utan att publicera.

Skapa och redigera röstmeddelanden

Ditt röstmeddelande är det ljud som uppringarna hör när de ringer ditt IVR-nummer eller kopplas vidare till en specifik filial. Du kan skapa dina röstmeddelanden när som helst under processen. Så här skapar eller laddar du upp röstmeddelanden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster klickar du på Samtal > Interaktiv röstsvarstjänst.
3. Klicka på Redigera röstmeddelanden.
4. I fältet Meddelandets namn anger du namnet på ditt ljudmeddelande.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Välj meddelandetyp och välj Text-till-tal eller Ladda upp ljud.
6. Om du valde Text-till-tal:
   • I fältet Ange ditt meddelande anger du den text du vill använda för att skapa ett röstmeddelande.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Språk och välj det språk som du vill att meddelandet ska läsas upp på.
   • Klicka på rullgardinsmenyn " Voice " och välj den röst du vill att ditt meddelande ska läsas upp med. Klicka påuppspelningsikonen " playerPlay " för att förhandslyssna på varje röst.

7. Om du har valt ”Ladda upp ljudfil”:

• • Klicka på ”Ladda upp fil” för att ladda upp den ljudfil du vill använda. Välj sedan din ljudfil.
  • Klicka påikonen ” playerPlay” (Spela upp) för att förhandsgranska ljudet.
  • Klicka på raderingsikonen ( delete ) för att radera ljudfilen.

8. Klicka på Spara.

Så här redigerar du ljudmeddelanden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält klickar du på Samtal > Interaktiv röstsvarstjänst.
3. Klicka på Redigera röstmeddelanden.
4. Klicka på fliken Redigera befintliga röstmeddelanden.
5. Håll muspekaren över det röstmeddelande du vill ändra och klicka på Redigera.
6. När du har gjort dina ändringar klickar du på Spara.

Du kan också skapa eller redigera ett röstmeddelande från menyn Knappsats (IVR) genom att klicka på rullgardinsmenyn Välj ett röstmeddelande och välja Lägg till/redigera röstmeddelande.

Publicera IVR

När du har skapat din IVR-meny, konfigurerat knappsatsmenyn och tilldelat dina ”Ring till”-nummer kan du publicera din IVR. För att publicera din IVR klickar du på ”Spara och publicera” i IVR-redigeraren.

Observera: du måste åtgärda alla varningar innan du publicerar.

Om du har sparat en IVR-meny utan att publicera den, men nu är redo att publicera den:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster klickar du på Samtal > Interaktiv röstsvarstjänst.
3. Aktivera statusknappen bredvid den IVR-meny som du vill publicera.

När ditt IVR har publicerats är du redo att ta emot inkommande samtal till IVR-telefonlinjen.

4. För att stänga av IVR-menyn ställer du in statusknappen på av.

Visa IVR-registrerings- och ändringshistorik

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster, under Verktyg, klickar du på Samtal. Klicka sedan på Interaktivt röstsvar.
3. Klicka på den IVR-tjänst som du vill visa statistik för.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Visa längst upp till vänster och välj ett alternativ:
   • Revisionshistorik: i den högra panelen kan du visa en lista över dina revisioner. Använd datumintervallet och filtren för att filtrera de revisioner som visas. För att visa konfigurationen för en specifik revision, håll muspekaren över en revision och klicka på Visa revision.
   • Registreringshistorik: I den högra panelen kan du se samtal som har använt detta IVR-system. Använd datumintervallet för att filtrera de registreringar som visas. För att visa detaljer om en specifik registrering klickar du på samtalet.