Logga e-postmeddelanden i ditt CRM med BCC- eller vidarebefordringsadress

Med e-posttillägget eller tilläggsprogrammet HubSpot Sales kan du automatiskt logga e-postmeddelanden som skickas från utanför HubSpot till CRM-systemet. Om du inte använder försäljningstillägget eller tilläggsprogrammet kan du använda HubSpots BCC-adress eller vidarebefordringsadress för att manuellt logga e-postmeddelanden.

E-postmeddelanden som loggas i HubSpot med hjälp av BCC-adressen eller vidarebefordringsadressen kommer att inkludera e-postinnehållet och eventuella bilagor som ingår i e-postmeddelandet. Det loggade e-postmeddelandet kommer automatiskt att kopplas till mottagarens kontaktpost, dess primära associerade företagspost och de fem senaste öppna affärsposterna som är kopplade till kontakten. Läs mer om att logga e-postsvar i HubSpot. 

Begränsningar och överväganden

• Användare med en läsbehörighet kan inte logga e-postmeddelanden med BCC- eller vidarebefordringsadressen. Läs mer om hantering av licenser.
• Den totala storleksgränsen för e-postmeddelanden som loggas med BCC eller en vidarebefordringsadress är 40 MB. Denna gräns gäller den sammanlagda storleken på e-postmeddelandets brödtext, rubriker och alla bilagor.

Använd BCC-adressen

När du skickar ett e-postmeddelande från din e-postklient lägger du till BCC-adressen i e-postmeddelandets BCC-rad. E-postinnehållet registreras automatiskt i kontaktens post i HubSpot.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. I menyn i vänster sidfält, under Datahantering, navigerar du till Objekt.

3. Högst upp på Objekt klickar du på Välj ett objekt och välj Aktiviteter.

4. Påfliken E-postloggning och spårning( ), i avsnittet Manuell loggning, klickar du på Kopiera bredvid fältetBCC-adress .

5. Gå till din e-postinkorg och skapa ett nytt e-postmeddelande.
6. Lägg till den kopierade BCC-adressen i BCC-raden i e-postmeddelandet.

Det skickade e-postmeddelandet loggas i kontaktens post i HubSpot. Om e-postmottagaren inte är kopplad till en kontaktpost i HubSpot skapas en ny post.

Krav för att logga e-postmeddelanden i CRM med hjälp av BCC-adressen

• Användaren som skickar e-postmeddelandet måste ha tillgång till sin personliga e-post.
• E-postadressen som du skickar e-postmeddelandet från måste vara en av följande:
  • En användare i ditt konto.
  • En av dina anslutna personliga e-postadresser.
  • Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din profil och inställningar).
• Mottagarens e-postadress finns inte med i din lista över adresser som aldrig ska loggas.
• E-postadressen har inte tidigare raderats permanent. 
• Om du har aktiverat GDPR-sekretessinställningarna i ditt HubSpot-konto måste du ha en rättslig grund för att kommunicera med e-postmottagarna.

Observera: om du manuellt använder BCC-adressen i en e-postklient utan spårning kommer detta endast att logga e-postmeddelandet på en kontaktpost i HubSpot. Detta gör att du inte kan spåra öppningar eller klick på dina e-postmeddelanden.

Använd vidarebefordringsadressen

Använd vidarebefordringsadressen för att logga ett e-postsvar i kontaktpostens tidslinje. Vidarebefordringsadressen är användbar när du behöver logga ett e-postmeddelande efter att du har tagit emot det. Innan du börjar, se till att din e-postklient stöder vidarebefordringsfunktionen. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. I menyn i vänster sidofält, under Datahantering, navigerar du till Objekt.

3. Högst upp på sidan Objekt klickar du på Välj ett objekt och välj Aktiviteter.

4. Påfliken E-postloggning och spårning , iavsnittet Manuell loggning, klickar du på Kopiera bredvid fältet Vidarebefordringsadress.

5. Gå till din e-postinkorg och öppna det e-postmeddelande som du vill logga in i HubSpot.
6. Vidarebefordra e-postmeddelandet till den kopierade vidarebefordringsadressen.

Det vidarebefordrade e-postmeddelandet loggas i kontaktens post i HubSpot. Om e-postmottagaren inte är kopplad till en kontaktpost i HubSpot skapas en ny post.

Krav för att logga svar i CRM med hjälp av vidarebefordringsadressen

Ditt e-postmeddelande måste uppfylla följande kriterier för att loggas i CRM:

• Användaren som skickar e-postmeddelandet måste ha tillgång till sin personliga e-post.

• Du vidarebefordrar det enskilda svarsmeddelandet (inte andra delar av e-postkedjan). Den vidarebefordrade meddelandehuvudet som genereras av din e-postklient måste finnas med:

• E-postadressen du använder för att skicka det vidarebefordrade e-postmeddelandet måste vara en av följande:
  • En användare i ditt konto.
  • En av dina anslutna e-postinkorgar.
  • Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din profil och inställningar).
• Kontakt-e-postadressen finns inte med i dinlistan Aldrig logga.
• Om du har aktiverat GDPR-sekretessinställningarna i ditt HubSpot-konto måste du ha en rättslig grund för att kommunicera med e-postmottagarna.
• Om personen som skickade det ursprungliga e-postmeddelandet inte finns i ditt CRM-system kommer vidarebefordran av meddelandet att skapa en kontaktpost, förutsatt att personens e-postadress eller e-postdomän inte finns med på din listaöver undantagna adresser.
• Det vidarebefordrade meddelandet måste vara skrivet på ett av de språk som HubSpot stöder. 
• Det vidarebefordrade meddelandet måste innehålla både HTML- och ren textdelen av e-postmeddelandet.
• Din e-postserver måste tillåta extern vidarebefordran. 

Det finns ingen standardformatering för vidarebefordrade e-postmeddelanden. Om HubSpot inte kan bearbeta ditt e-postformat kommer e-postmeddelandet inte att loggas i HubSpot. Läs om hur du manuellt loggar ett e-postmeddelande i HubSpot. 

Observera: om du får ett e-postsvar från en kontakt eller en potentiell kund och de har angett mottagare i CC, kommer HubSpot inte att lägga till dessa mottagare som kontakter i ditt konto.

E-postklienter som stöds av vidarebefordringsfunktionen

Om ditt vidarebefordrade e-postmeddelande uppfyller kraven ovan men fortfarande inte registreras i HubSpot kan det hända att din e-postklient inte är kompatibel med HubSpots vidarebefordringsfunktion. Om din e-postklient inte är kompatibel med vidarebefordringsfunktionen kommer du inte att kunna vidarebefordra ett e-postmeddelande till en post i HubSpot.

Följande e-postklienter är kompatibla med vidarebefordringsverktyget: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010–2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Avsändarattribution för BCC- och vidarebefordrade e-postmeddelanden

När du skickar e-postmeddelanden med BCC- eller vidarebefordringsadressen avgör följande regler vilken användare som tillskrivs som avsändare av det e-postmeddelande som loggas i CRM. Dessa regler, i prioritetsordning, avgör vilka e-postmeddelanden som räknas in i en användares totala aktivitet i dina försäljningsrapporter. 

1. Om endast en användare har den avsändande e-postadressen som en kopplad personlig e-postadress, tilldela den till den användaren.
2. Om endast en användare har avsändaradressen som sin e-postadress för HubSpot-användarkontot, tilldela den användaren.
3. Om endast en användare har avsändaradressen som ett alias, tillskriv den användaren.
4. Om flera användare har avsändaradressen som en ansluten personlig e-postadress, tillskriv den användare som var inloggad när e-postmeddelandet skickades. Om avsändningen sker via BCC-adressen med hjälp av försäljningsutvidgningen, tillskriv den användare som var inloggad i försäljningsutvidgningen vid tidpunkten för avsändningen. 

Om du loggar ett e-postmeddelande från utanför HubSpot med hjälp av BCC-adressen och du skickar från en e-postadress som är ansluten som ett team-e-postkonto i HubSpot, kommer e-postmeddelandet alltid att tillskrivas den användare som ursprungligen anslöt team-e-postkontot. Om e-postmeddelandet däremot skickas med hjälp av BCC-adressen via försäljningsutvidgningen, kommer e-postmeddelandet att tillskrivas den användare som var inloggad på försäljningsutvidgningen vid tidpunkten för avsändningen.