Använd automatiseringar med formulär

Du kan välja vad som ska hända efter att ett formulär har skickats in genom att aktivera enkla automatiseringsfunktioner. Det kan till exempel handla om att skicka ett uppföljningsmail till en kontakt eller att skicka automatiska interna e-postmeddelanden till andra HubSpot-användare när ett formulär skickas in.

Innan du sätter igång

Innan du börjar använda automatiseringar med formulär bör du notera de steg som bör vidtas i förväg, samt funktionens begränsningar.

Förstå kraven

• För att skapa eller redigera ett enkelt arbetsflöde i formulärverktyget måste användare ha redigeringsåtkomst till arbetsflöden.
• För att visa enkla arbetsflöden på indexsidan för arbetsflöden måste användare med ett Marketing Hub Professional- eller Enterprise-konto ha åtkomst till arbetsflöden. Du kan filtrera dessa enkla arbetsflöden på indexsidan för arbetsflöden genom att använda filtret Skapades i och välja Formulär.

Förstå beteendet för enkla arbetsflöden

Konfigurera ett enkelt arbetsflöde direkt från formulärredigeraren för att automatisera uppföljningsåtgärder, t.ex. skicka ett e-postmeddelande eller skapa en uppgift. När du skapar ett enkelt arbetsflöde:

• Som standard kommer det enkla arbetsflödets registreringstrigger att vara inställd på formulärinlämningen. Denna registreringstrigger kan inte ändras.
• Kontakter registreras i det enkla arbetsflödet varje gång formuläret skickas in, även om de har registrerats tidigare.
• Kontakter måste vara inställda som marknadsföringskontakter för att få e-postmeddelanden som skickas från arbetsflöden. Läs mer om hur du ställer in kontakter som marknadsföring.

När en kontakt har skickat in ett formulär utlöses de åtgärder som du har konfigurerat. Du kan till exempel ställa in ett arbetsflöde så att det automatiskt skickar ett internt e-postmeddelande till en teammedlem.

Förstå enkla arbetsflödesgränser

Antalet enkla arbetsflöden som du kan skapa, antalet åtgärder och typen av åtgärder som du kan lägga till beror på din prenumeration:

• Konton som inte har en Marketing Hub -prenumeration kan bara skapa ett enkelt arbetsflöde för att skicka ett e-postmeddelande när formuläret har skickats in.
• I ett Marketing Hub Starter-konto kan du lägga till upp till 10 åtgärder i ett enkelt arbetsflöde och skapa ett enkelt arbetsflöde för varje formulär.
• I ett Marketing Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du lägga till så många åtgärder som du behöver i ditt enkla arbetsflöde. Du kan också lägga till flera enkla arbetsflöden för varje formulär.

Om du behöver skapa fler arbetsflöden eller lägga till fler åtgärder och har en Marketing Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du bygga anpassade arbetsflöden i arbetsflödesverktyget.

Välj dina åtgärder för enkla arbetsflöden

• Kommunikation: skicka ett marknadsföringsmeddelande, ett internt e-postmeddelande eller ett internt marknadsföringsmeddelande.
• CRM: skapa en ny post, uppgift eller tilldela den registrerade kontakten inom ett valt team eller mellan angivna användare. Den här åtgärden är endast kompatibel med aktiverade, betalda användare.
• Marknadsföring: lägg till eller ta bort från en annonspublik eller statisk lista.
• Data ops: skicka en webhook till en extern applikation. Webhooks kan till exempel skicka information om ett HubSpot-företag (formaterad i JSON) till ett externt CRM-system. Läs mer om hur du utlöser webhooks.

Om du har en Marketing Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du få tillgång till fler åtgärder genom att bygga ett arbetsflöde med hjälp av arbetsflödesverktyget. Läs mer om vilka arbetsflödesåtgärder som är tillgängliga.

Skapa ett enkelt arbetsflöde i formulärredigeraren

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Formulär.
2. Håll muspekaren över namnet på ett befintligt formulär och klicka på Redigera. Du kan också skapa ett nytt formulär.
3. I formulärredigeraren klickar du på automatiseringsikonen workflows i den vänstra panelen. Om du redigerar ett äldre formulär navigerar du till fliken Automation.
4. Skapa ett arbetsflöde för att skicka ett e-postmeddelande efter en formulärinlämning eller skapa ett anpassat arbetsflöde och välj vilka åtgärder som ska vidtas efter en formulärinlämning.

• • Om du automatiskt vill skicka ett uppföljningsmejl efter varje formulärinlämning klickar du på Skapa det här arbetsflödet under Skicka ett mejl efter formulärinlämning.
  • Om du vill skapa ett eget arbetsflöde från en tom mall klickar du på Skapa nytt arbetsflöde under Skapa ett eget enkelt arbetsflöde. I den högra infällbara panelen, under Utlös åtgärden/åtgärderna när, väljer du alternativet En kontakt skickade in ett formulär.

5. Om du vill lägga till andra arbetsflödesåtgärder klickar du på plusikonen+ .
   • Om du vill redigera en åtgärd klickar du på arbetsflödesåtgärden och gör sedan ändringar i den vänstra panelen.

• Om du vill ta bort arbetsflödesåtgärder klickar du på ikonen delete delete på arbetsflödesåtgärden. Välj Denna åtgärd för att bara ta bort den valda åtgärden, eller välj Denna åtgärd och alla efter den för att ta bort den valda åtgärden och alla efterföljande åtgärder.

• Om du vill lämna en anteckning om en arbetsflödesåtgärd som du eller ditt team kan använda som referens håller du muspekaren över åtgärden och klickar på ikonen comments comments. Läs mer om hur du lägger till kommentarer i arbetsflödesåtgärder.

6. Om du vill redigera arbetsflödets namn klickar du på edit edit-ikonen i arbetsflödets rubrik.
7. Om du vill ta bort ett arbetsflöde klickar du på Åtgärder högst upp. Välj sedan Ta bort arbetsflöde.
8. För att aktivera ett arbetsflöde, bredvid arbetsflödets namn, växla mellan att aktivera. Klicka sedan på Got it. När du har publicerat ditt enkla arbetsflöde kommer alla ändringar som görs i arbetsflödet automatiskt att gälla för de kontakter som för närvarande är registrerade.

Lägga till ett annat enkelt arbetsflöde

Så här lägger du till ett annat enkelt arbetsflöde i ditt formulär:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Formulär.
2. Klicka på namnet på ett befintligt formulär och klicka på Redigera .Om du inte har något befintligt formulär kan du läsa om hur du skapar ett nytt formulär.
3. I formulärredigeraren klickar du på automatiseringsikonen workflows i den vänstra panelen. Om du redigerar ett äldre formulär navigerar du till fliken Automatisering.
4. Klicka på + Lägg till ett nytt enkelt arbetsflöde längst upp till höger.
5. I den högra panelen, under Trigger the action(s) when , väljer du alternativet A contact submitted a form.
6. Klicka på Skapa och konfigurera sedan ditt arbetsflöde.

Du kan också använda enkla arbetsflöden med Facebook-, Google- eller LinkedIn-annonskampanjer. Läs mer om hur du använder automatisering med HubSpots annonsverktyg.