HubSpot Kunskapsbas

Använda integrationen för datasynkronisering av QuickBooks Online för fakturor

Skriven av HubSpot Support | Aug 1, 2024 2:05:22 PM

Om du har konfigurerat integrationen för datasynkronisering av HubSpot och QuickBooks för att synkronisera fakturor från HubSpot till QuickBooks, använd stegen nedan för att skapa och synkronisera en faktura till QuickBooks och granska vanliga frågor om synkronisering av fakturor till QuickBooks.

Synkronisera en faktura

När synkroniseringen har ställts in följer du dessa steg för att synkronisera din första faktura från HubSpot till QuickBooks Online:

  • Skapa din faktura.
  • Klicka på Slutför.
  • Integrationen kommer att upptäcka den nya fakturan, kontrollera fakturadetaljerna mot alla filter som ställts in och om det är berättigat synkroniseras fakturan till QuickBooks Online.
    • Om någon faktura inte synkroniseras visas en banner högst upp på fakturans indexsida. Om du klickar på Synkronisera misslyckade detaljer öppnas panelen Misslyckad synkronisering i inställningarna för QuickBooks Integration.

Visa fakturaobjektet

Fakturor som skapats i HubSpot eller synkroniserats från QuickBooks Online kan visas i HubSpots fakturaobjekt. Du kan också skapa egna egenskaper för fakturaobjektet.

För att visa fakturaobjektet:

  • Då kommer du till din fakturaindexsida, där alla fakturor visas.
  • Använd sökfältet eller klicka på Avancerade filter för att hitta specifika fakturor.
  • Klicka på fakturan för att öppna den högra panelen och visa dess egenskaper, gjorda betalningar och associationer. Bläddra till avsnittet Synkronisering av integrationer för att visa synkroniseringsstatusen.

 

Fakturor som synkroniseras från QuickBooks Online kommer inte automatiskt att associeras till en HubSpot-avtalspost.

Granska betalningar på fakturor

Granska källan, betalningsdatumet och statusen för betalningar på fakturor från fakturaposten:

  • Klicka på den faktura som du vill visa betalningar för.
  • I den högra panelen bläddrar du till Betalningar för att visa tillhörande betalningsinformation och status.
  • Håll muspekaren över betalningen och klicka på Förhandsgranska för att visa mer information om betalningen.

  • Om betalningen gjordes med QuickBooks Online klickar du på Visa betalning i QuickBooks Online för att omdirigeras till betalningsposten i QuickBooks.

Observera: När en betald faktura synkroniseras från HubSpot till QuickBooks kommer de tillhörande betalningsbehandlingsavgifterna för din valda betalningsbehandlare i HubSpot, antingen Stripe-betalningsbehandling eller HubSpot-betalningar, inte att skapa en bokföringskostnad i QuickBooks automatiskt. För att redovisa detta kan du skapa en rapport över alla mottagna fakturor och betalningar och summera egenskaperna Betal ningsavgifter och Plattformsavgifter och sedan ange det totala beloppet som en kostnad i QuickBooks.

  • Om du vill återbetala betalningen klickar du på Åtgärder och väljer sedan Återbetalning. Klicka på Fortsätt för att återbetala. Ange återbetalningsbeloppet i dialogrutan, klicka sedan på rullgardinsmenyn Orsak och välj en orsak till återbetalningen.
  • Om du vill ta bort betalningen klickar du på Åtgärder och väljer Ta bort. I dialogrutan klickar du på Ta bort för att bekräfta.

Vänligen notera detta:

  • Återbetalningar mot betalningar synkroniseras inte automatiskt. För en betalning som görs med en HubSpot Betalningsbehandlare, antingen Stripe eller HubSpot Payments, kan du registrera en kreditnota eller ett återbetalningskvitto i QuickBooks. För en betalning som görs med QuickBooks bör motsvarande betalning i HubSpot återbetalas manuellt med hjälp av steget ovan.
  • Åtgärden "Ta bort" synkroniseras inte med QuickBooks Online. Den är tillgänglig så att du manuellt kan återspegla ändringar som gjorts i QuickBooks.

 

Läs mer om fakturahantering.

Ladda ner en PDF-fil av en synkroniserad faktura

Ladda ner en PDF av en synkroniserad faktura utan att lämna HubSpot.

  • Navigera till ett objekt som är kopplat till en faktura (t.ex. kontakt, företag, betalning).
  • Bläddra till kortet Fakturor i den högra panelen. Om du inte kan se fakturakortet, lär dig hur du lägger till det till ett objekt.
  • Klicka på fakturanumret för att ladda ner PDF-filen.

Skapa anpassade egenskaper för fakturaobjekt

För att skapa anpassade egenskaper för fakturaobjekt:

  • Klicka på Egenskaper.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj Fakturans egenskaper.
  • Skapa dina egenskaper.

Fakturaobjektet kan användas för att segmentera kontakter, utlösa arbetsflöden och skapa anpassade rapporter.

Observera: när du synkroniserar flera fakturor till HubSpot till samma affärspost kommer egenskaperna ovan att uppdateras med den senast uppdaterade fakturan i QuickBooks.

Vanliga frågor

Hur synkroniserar jag PO-nummer eller andra fakturafält till/från Quickbooks?

PO-nummer är inte ett standardfält på QuickBooks-fakturor och måste läggas till som ett anpassat fält. Av denna anledning kan HubSpot QuickBooks Online-integrationen inte definiera en fältmappning för det. Användare i ett Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan definiera anpassade mappningar. Med hjälp av anpassade fältmappningar kan du identifiera QuickBooks-fakturafält (t.ex. spårningsnummer, PO-nummer, leveransmetod) och synkronisera dessa värden till och från HubSpot och Quickbooks.

Hur redovisar jag rabatter, skatter och avgifter på mina fakturor?

När du använder Quickbooks Online-integrationen kan du lägga till engångsrabatter på ordernivå till HubSpot-fakturor, men du kan inte lägga till skatter och avgifter på dina fakturor eftersom QuickBooks Online inte har samma koncept för skatter och avgifter på fakturanivå.

Istället för att använda skatter och avgifter på fakturanivå rekommenderas följande:

  • Skatter: kan läggas till som ett radobjekt på fakturan, helst med en produkt som synkroniseras från QuickBooks och är kopplad till ditt QuickBooks inkomst- / utgiftskonto som spårar det skattebelopp som samlas in. Dessa radobjekt för skatt kommer inte att anslutas till QuickBooks Online Tax Center för skatterapportering.
  • Avgifter (t.ex. fraktavgifter, kreditkortsavgifter, förseningsavgifter): kan läggas till som ett eget radobjekt på fakturan, helst med hjälp av en produkt som synkroniseras från QuickBooks.

Ska jag stänga av arbetsflödesåtgärderna Skapa betald faktura och Skapa betalt försäljningskvitto om jag använder tvåvägs fakturasynkronisering?

Vi rekommenderar att du åtminstone uppdaterar ditt arbetsflöde så att det filtrerar bort betalningar som kommer från fakturor (t.ex. betalningar där källan är en faktura). Om arbetsflödet inte uppdateras kommer duplicering att ske, eftersom fakturabetalningar också kommer att utlösa skapandet av betalda fakturor. Endast en betalning kommer att ske, men det kommer att finnas två fakturor för betalningen.

Visa hela inlägget