Synkronisera poster mellan HubSpot och Salesforce

Med Salesforce-integrationen kan du skapa och använda inkluderingssegment för att styra vilka poster som ska synkroniseras från HubSpot till Salesforce.

Inkluderingssegment definierar vilka poster som är berättigade att synkroniseras från HubSpot till Salesforce utifrån specifika kriterier. Poster som inte ingår i ditt segment kommer inte att synkroniseras mellan HubSpot och Salesforce.

Du kan till exempel skapa ett inkluderingssegment för att endast synkronisera företag i ett specifikt livscykelstadium, eller endast ärenden med en viss status.

Om du vill begränsa vilka poster som synkroniseras från Salesforce till HubSpot kan du läsa mer om hur du använder selektiv synkronisering.

Innan du börjar

Innan du börjar arbeta med inkluderingssegment bör du se till att du förstår hur de påverkar synkroniseringen med Salesforce.

• Du kan använda inkluderingssegment när du synkroniserar kontakter, företag (efter uppgradering till den nya företagssynkroniseringen), affärer (efter uppgradering till den nya affärssynkroniseringen), ärenden och anpassade objekt.
• Endast aktiva segment kan ställas in som ditt Salesforce-inkluderingssegment, eftersom de uppdateras dynamiskt när poster uppfyller eller inte uppfyller dina segmentkriterier.
• Att välja ett segment som ditt inkluderingssegment innebär inte att segmentet automatiskt synkroniseras med Salesforce. Medlemmar i segmentet synkroniseras endast med Salesforce när en synkronisering utlöses. Läs mer om hur du manuellt synkroniserar ett segment med Salesforce.
• Om nya eller befintliga Salesforce-leads eller -kontakter är inställda på att automatiskt skapa HubSpot-kontakter i dina integrationsinställningar kommer en ny kontakt att skapas eller en befintlig kontakt att synkroniseras i HubSpot när en Salesforce-lead eller -kontakt skapas, även om HubSpot-kontakten inte ingår i ditt inkluderingssegment. Ytterligare uppdateringar av kontakten eller leadet från antingen HubSpot eller Salesforce synkroniseras inte till den andra plattformen förrän de uppfyller segmentkriterierna.
• I sällsynta fall, när en egenskapsuppdatering ändrar en postens medlemskap i inkluderingssegmentet, kan en postuppdatering synkroniseras innan inkluderingssegmentet omvärderas. Som ett resultat kan posten synkroniseras istället för att hoppas över. Detta kan endast inträffa när egenskapsuppdateringen skulle ta bort en post från inkluderingssegmentet, eftersom synkroniseringen kan bearbetas snabbare än utvärderingen av inkluderingssegmentet.

Konfigurera ett inkluderingssegment

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Salesforce.
3. Gå till fliken Datasynkronisering.
4. Klicka på [Objekt] (t.ex. kontakter, företag osv.) > Synkroniseringsregler.
5. I avsnittet Begränsa vad som synkroniseras klickar du på rullgardinsmenyn och väljer ett befintligt aktivt segment. För att skapa ett nytt aktivt segment klickar du på + Skapa inkluderingslista.

• • Om du väljer ett befintligt aktivt segment uppdateras inställningen automatiskt.
  • Om du klickar på + Skapa inkluderingslista omdirigeras du till verktyget för segment där du kan skapa ett nytt segment.
    
    • Klicka på pennikonen edit uppe till vänster och ange ett namn på segmentet, välj sedan dina kriterier. Läs mer om hur du fastställer dina segmentkriterier.
    • Klicka på Granska och spara uppe till höger. Det kan ta lite tid att bearbeta ditt segment.
    • Gå tillbaka till dina inställningar för Salesforce-integrationen. I inställningen Inkluderingslista klickar du på rullgardinsmenyn och väljer det nyskapade aktiva segmentet. Inställningen uppdateras automatiskt.

Lär dig mer om Salesforce-importer och inkluderingssegment

Genom att importera Salesforce-poster till HubSpot kan du föra över befintliga data från din Salesforce-instans direkt till ditt HubSpot-konto.

Om du importerar leads eller kontakter från Salesforce kommer endast leadets eller kontaktens e-postadress att synkroniseras från Salesforce vid importtillfället. I HubSpot-konton utan inkluderingssegment, eller för kontakter i ett inkluderingssegment, utlöses en synkronisering automatiskt efter importen, vilket synkroniserar de återstående fältvärdena från Salesforce. För kontakter som inte ingår i inkluderingssegmentet förblir alla andra kontaktegenskaper tomma efter den initiala importen.

Hur inkluderingssegment fungerar vid den första synkroniseringen och vid dubbletter

När du använder inkluderingssegment i HubSpot är det viktigt att förstå deras roll vid den första synkroniseringen och vid hantering av dubbletter.

Förstå hur den första synkroniseringen fungerar

När en post synkroniseras för första gången mellan HubSpot och Salesforce kan mappade fält uppdatera Salesforce-posten även om posten ännu inte ingår i inkluderingssegmentet i HubSpot. Detta inträffar när HubSpot känner till Salesforce-postens ID, men motsvarande HubSpot-post ännu inte finns. Eftersom inkluderingssegment baseras på data från HubSpot kan HubSpot inte utvärdera inkluderingskriterierna förrän HubSpot-posten har skapats och synkroniserats. Som ett resultat av detta kan mappade fält synkronisera data tillbaka till Salesforce under den första synkroniseringen.

Förstå dubbletter

Om en HubSpot-post mappas till en annan Salesforce-post behandlar integrationen detta som en ny synkroniseringsparning. Varje gång en ny HubSpot-Salesforce-parning skapas betraktar integrationen det som en initial synkronisering, vilket innebär att fältmappningar kan synkronisera data tillbaka till Salesforce.

Använd selektiv synkronisering för Salesforce-objekt

Med selektiv synkronisering kan du styra vilka Salesforce-poster som ska synkroniseras från Salesforce till HubSpot genom att tillämpa filter direkt i inställningarna för Salesforce-integrationen i HubSpot.

Selektiv synkronisering är tillgänglig för följande objekt:

• Anpassade objekt
• ärenden
• Företag (efter uppgradering till den nya företagssynkroniseringen)
• Affärer (efter uppgradering till den nya affärssynkroniseringen)
• Aktiviteter

Så här aktiverar du selektiv synkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Sök efter och välj Salesforce.
3. Klicka på fliken Datasynkronisering.
4. Klicka på [objekt] > Synkroniseringsregler.
5. I avsnittet Selektiv synkronisering klickar du på Lägg till filter.
6. I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Fält och väljer ett filter.
7. Klicka på Spara och tillämpa filter. Lägg till fler filter efter behov. Flera filter kombineras med AND-logik.
8. Slå på strömbrytaren för selektiv synkronisering.
9. Klicka på Spara.

När filtret har sparats kommer endast Salesforce-poster som uppfyller filterkriterierna att synkroniseras till HubSpot. Poster som inte uppfyller kriterierna kommer att hoppas över.