了解 HubSpot 中的電子郵件發送

HubSpot 提供多種工具，讓您能根據聯絡人與貴公司的關係性質，以及電子郵件的預期觸及範圍，向聯絡人發送電子郵件。例如，您可以向對您提供的特定產品感興趣的新潛在客戶發送一對一電子郵件；或者向希望掌握貴公司最新動態的現有客戶發送行銷電子郵件，推廣電子報。

本文旨在作為 HubSpot 電子郵件發送功能的指南，同時列出您應注意的重要要求與最佳實踐，以確保電子郵件成功送達，並協助您為品牌維持良好的發送聲譽。

了解行銷電子郵件的發送機制

當您使用行銷電子郵件工具發送郵件，或透過工作流程工具發送自動化郵件時，系統會透過 HubSpot 自有的電子郵件發送網路，與收件人的收件匣服務供應商（ISP，例如 Google 或 Outlook）建立 SMTP 連線來傳送郵件。

HubSpot 始終嘗試使用 TLS 1.2 傳送行銷及交易型電子郵件。若收件者的伺服器不支援此協定，HubSpot 將自動降級至收件者允許的最高加密等級。

一旦 HubSpot 的電子郵件發送網路發送了行銷或交易型電子郵件，ISP 便會審查該郵件，並決定是否延遲、拒絕或將郵件送達預定收件人。

ISP 決定接受、拒絕或延遲郵件的依據包含多項因素，例如寄件者的電子郵件信譽、郵件是否經過適當驗證，以及郵件是否違反 ISP 的任何準則與政策。收件者可能已實施額外的電子郵件安全措施，這些措施會影響郵件最終被接受或拒絕的結果。

了解發送行銷電子郵件的相關要求

由於行銷電子郵件工具是透過 HubSpot 自有的電子郵件發送網路進行傳送，因此每次嘗試發送電子郵件時，系統都會強制執行相關要求。若您無法滿足這些要求，建議您考慮是否採用一對一電子郵件或透過序列發送的方式，以更符合您的使用情境。

您透過行銷電子郵件工具寄送郵件的所有聯絡人，必須符合以下條件：

• 他們親自將電子郵件地址直接提供給貴組織。
• 他們親自向貴組織提供了可驗證的訂閱同意。
• 他們未選擇不接收貴組織的電子郵件，亦未在其他工具中將貴組織的電子郵件標記為垃圾郵件。
• 他們已被標記為行銷聯絡人。 

此外，務必確保您的電子郵件意圖與內容不具誤導性。偽裝成一對一通訊的行銷電子郵件，更容易被收件人的 ISP 標記為垃圾郵件；而使用虛假名稱或主旨行則違反HubSpot 的《可接受使用政策》。

選擇電子郵件發送網域

當您開始使用行銷電子郵件工具發送郵件時，請注意：不應計劃使用與部落格、網站頁面或著陸頁等內容託管相同的子網域來發送郵件。您應考慮使用專門用於發送郵件的子網域，以保護主網域的郵件發送聲譽。

若您嘗試將同一網域同時用於內容託管與電子郵件發送，或已為該網域設定 CNAME 記錄，在 HubSpot中設定電子郵件驗證時，下方將出現「該網域已在其他處使用」的錯誤訊息。系統將提示您選擇其他網域。

以下列出一些網域與子網域的組合範例。若您對某些網域術語不熟悉，請參閱本文底部的術語表。

使用共用寄件者

若您尚未購買專用 IP 或交易型電子郵件附加功能，行銷電子郵件將透過 HubSpot 的共用 IP 位址發送。請參閱下表，協助您決定貴組織應使用的電子郵件發送網域：

使用專用 IP 寄件者

若您已購買專用 IP 地址附加功能或交易型電子郵件附加功能，請參閱以下網域組合範例：

設定驗證 

若您未在 HubSpot 帳戶中設定適當的驗證機制，HubSpot將使用電子郵件變數網域作為「寄件者」地址來完成寄送，這可能會被收件者的 ISP 視為可疑。設定適當的驗證機制可讓 HubSpot 在電子郵件標頭中加入資訊，以證明您的網域已授權 HubSpot 代表您進行寄送。

驗證程序需在您的 HubSpot 帳戶的網域設定中設定DKIM、SPF 和 DMARC。 

分析行銷電子郵件成效

發送行銷電子郵件後，您可在「電子郵件成效」頁面分析結果，並確認郵件是否成功送達。除了系統提供的彙總指標外，您還可在「收件者」分頁中檢視每位收件者的送達結果，並點擊不同類型的結果進行查看。

了解超時狀況

若 ISP 未回應 HubSpot 的連線請求，該電子郵件將不被視為退信。相反地，它會顯示在電子郵件成效頁面的「未寄出」區段中。這些聯絡人仍符合未來寄送的資格。

了解退信

當 ISP 拒絕電子郵件時，即視為退信。ISP 會提供退信代碼及相應原因。部分退信代碼代表永久性退信（稱為硬退信），其餘則代表暫時性退信（稱為軟退信）。此退信代碼將在 HubSpot 中被歸類至相關類別，例如「未知使用者」、「政策」或「垃圾郵件」。進一步了解不同類型的退信。

了解延遲

當 ISP 拒絕一封電子郵件時，表示他們在郵件送達當下無法接收該郵件。若發生此情況，ISP 會向 HubSpot 提供延遲原因。根據原因不同，HubSpot 會持續重試寄送，直到 ISP 接受或拒絕該郵件，或自首次嘗試起經過 72 小時為止。一旦郵件被延遲，便無法手動停止向該等收件人寄送。 

了解已送達的電子郵件

一旦 ISP 接受來自 HubSpot 的電子郵件，該郵件即會標記為已送達，這也標誌著 HubSpot 對發送流程的追蹤已告終。隨後，ISP 會將已接受的電子郵件進行分類，決定應將其過濾至主要收件匣、促銷匣、垃圾郵件匣、隔離匣或其他收件匣。由於 ISP 並非總是會將收件匣歸類結果回報給寄件者，因此 HubSpot 無法提供有關歸類位置的報告數據。

進一步了解聯絡人可能無法找到已送達的電子郵件。 

了解主收件匣送達機制

當寄件者擁有良好的發送聲譽，且收件者已表明來自您網域的電子郵件是其收件匣的優先項目時，被接受的電子郵件更有可能被歸類至主要收件匣。收件者透過開啟、點擊、加入收藏、回覆或轉寄電子郵件來表明其優先級。僅向具有可驗證訂閱同意的聯絡人發送電子郵件，並排除未互動的聯絡人，至關重要。

了解垃圾郵件收件匣的分類機制

若寄件者未遵循適當的訂閱同意來源準則、經常向無互動的聯絡人發送郵件，或包含可疑的郵件內容或連結，該郵件較可能被歸類為垃圾郵件或被篩選至其他收件匣。

若您的電子郵件雖被接收卻被過濾至垃圾郵件匣，建議透過修復計畫來提升您的電子郵件發送聲譽。

了解一對一電子郵件的發送機制

透過已連接的收件匣發送的電子郵件（例如對話收件匣、序列工具，或從聯絡人記錄發送的一對一電子郵件），不會使用 HubSpot 的電子郵件發送網路，也不會使用行銷電子郵件所用的發送網域。相反地，這些郵件是透過您所連接的收件匣網路發送的。

將您的收件匣連接到 HubSpot 後，即表示您授權 HubSpot 使用貴公司的電子郵件發送網路來發送電子郵件。例如，若您的收件匣供應商是 Outlook，則由 Outlook 的發送網路完成郵件傳送。

當您從已連接的收件匣發起寄送時，HubSpot 會與您的收件匣服務供應商建立連線。一旦收件匣服務供應商接受該電子郵件，便會嘗試將其送達收件人的收件匣。若您的電子郵件被延遲、退件或因其他原因無法送達，您可能會收到一封發送至「寄件人」地址的退件通知。視乎您的收件匣服務供應商如何分享此資訊，HubSpot 可能無法回報相關的送達問題。

若您希望使用對話收件匣，但無法將收件匣連接到 HubSpot，亦可設定由 HubSpot 託管的收件匣。 設定完成後，所有郵件發送都將透過 HubSpot 的電子郵件發送網路進行。若您已購買專用 IP 附加元件或交易型電子郵件附加元件，從 HubSpot 託管收件匣發送的電子郵件也將使用您的專用 IP 位址。此 HubSpot 託管收件匣僅限於「對話」收件匣中使用，不適用於從聯絡人記錄發送的一對一電子郵件。 

已選擇不接收行銷通訊的聯絡人，仍可透過其聯絡人記錄或對話收件匣向其發送一對一電子郵件。 

電子郵件發送術語表

以下為常見電子郵件發送術語的定義。如需其他 HubSpot 術語與概念的定義，請參閱HubSpot 術語表。

BIMI：一種電子郵件規格（訊息識別品牌指標），為電子郵件發送者提供了一種可選方式，用以提升其發送郵件的品牌辨識度與信任度。完成設定後，您的品牌標誌將出現在支援此功能的收件匣供應商中，位於已驗證訊息的旁邊。

送達率：指電子郵件能送達收件者的主要收件匣，而非被過濾至垃圾郵件或垃圾匣等其他匣中的能力。

DKIM：一種電子郵件驗證標準（DomainKeys Identified Mail），用於驗證電子郵件發送網路是否獲授權代表您的網域發送電子郵件。DKIM 通常針對「友善寄件人」地址進行設定。請參閱本文以進一步了解 DKIM。

DKIM 對齊：DKIM 的額外要求，需同時滿足「友善寄件人」地址與 回傳路徑網域相符。

DMARC：一種電子郵件驗證協定（基於網域的訊息驗證、報告與符合性），用於規範收件者伺服器應如何處理來自您網域的未驗證電子郵件。DMARC 會針對「友善寄件者」地址進行設定。請參閱本文以進一步了解 DMARC。

電子郵件客戶端：收件者用來查看電子郵件的軟體。許多收件者通常會使用與其收件匣服務供應商相同的電子郵件客戶端，但兩者也可能不同。例如，收件者可能會使用 Apple Mail 來查看來自其 Gmail 收件匣的電子郵件。

電子郵件標頭：收件郵件中隱藏的元資料。此元資料包含有關電子郵件傳送方式及其驗證的技術資訊。

電子郵件發送網域：您電子郵件「寄件者」欄位中使用的網域。您可以依照本文中的步驟，透過在 HubSpot 中設定 DKIM 驗證來連結您的電子郵件發送網域。

友善寄件者地址：在電子郵件編輯器中選定作為「寄件者」地址的電子郵件地址。

收件匣服務供應商：為收件人電子郵件提供收件匣的服務。常見的 ISP 包括 Gmail、Yahoo 和 Outlook。

回傳路徑網域：電子郵件發送網路的網域。若使用 HubSpot，此網域可能與「寄件者」地址不同。在 HubSpot 的共用網路中，寄件者無法自訂此網域；但若您已購買專用 IP 附加元件或交易型電子郵件附加元件，則可進行自訂。

根網域：貴組織網站或電子郵件地址的網域名稱。網域名稱前不包含www。例如，網址www.hubspot.com的根網域即為hubspot.com。此項亦可能稱為組織網域或主網域。

SMTP：一種網路通訊協定（簡易郵件傳輸協定），用於電子郵件伺服器之間傳輸訊息。當您在 HubSpot 的電子郵件工具中發送郵件時，系統會與每位收件人的電子郵件伺服器建立連線。這些連線稱為 SMTP 交易。

SPF：一種電子郵件驗證標準（發件人政策框架），用於驗證來自您網域的電子郵件是否預期由外部電子郵件發送網路（例如 HubSpot）發送。SPF 通常針對回傳路徑網域進行設定。請參閱本文以瞭解更多關於設定 SPF 的資訊。

SPF 對齊：SPF 的進階功能，要求「友善寄件者地址」與「回傳路徑網域」完全一致。

子網域：網站網址中位於貴組織名稱之前的文字。在內容託管方面，最常見的子網域是www。電子郵件發送網域雖不需子網域，但通常擁有子網域會帶來好處。例如，help@emails.hubspot.com 的子網域即為emails。