Begræns adgangen til dine HubSpot-aktiver

Du kan begrænse adgangen til indhold, data og meget mere, så kun de rigtige teams og brugere kan se og redigere dem. Det kan være nyttigt, hvis du vil holde dine aktiver adskilt efter afdeling eller team. Det hjælper også dine brugere med at holde fokus og orden.

De aktiver, du kan begrænse adgangen til, afhænger af dit HubSpot-abonnement:

Indstil standardtilladelser( kunCMS Hub og Marketing Hub Enterprise )

Som standard er nyoprettede aktiver tilgængelige for alle brugere, der har tilladelser til aktivet. Det kan dog være, at du kun vil tillade bestemte brugere eller teams at oprette eller redigere aktiver. I dine kontoindstillinger kan du automatisk begrænse adgangen til nyoprettede aktiver, så det kun er aktivets skaber og dennes team, der kan se og redigere dem.

Sådan begrænser du adgangen til nye aktiver:

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• Naviger til Brugere og teams i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Teams.
• Klik for at slå tændingen Slå til for at begrænse adgang til nyt indhold til.

Sådan begrænser du adgangen

Adgang til værktøjer kan begrænses ved at følge nedenstående trin. For dashboards, CRM-visninger og præferencer for e-mailabonnementer skal du gå til det værktøjsspecifikke afsnit nedenfor.

• I din HubSpot-konto skal du navigere til det værktøj, du vil begrænse adgangen til.
• Hvis du vil tildele ét aktiv, skal du holde musen over det aktiv, du vil tildele, og derefter klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Administrer adgang.
• Hvis du vil tildele flere aktiver, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for det aktiv, du vil tildele, og derefter klikke på Administrer adgang.
  
  

• I dialogboksen skal du vælge Tilgængelig for alle eller Vælg brugere og teams, der kan redigere.
• Hvis du vil tildele indholdet til teams eller brugere, skal du klikke på fanen Teams eller Users og derefter klikke på afkrydsningsfeltet ud for de teams og brugere, du vil tildele.
• Klik på Gem. Aktivet vil nu kun være synligt for de valgte brugere og teams. For de værktøjer, der ikke følger ovenstående instruktioner, finder du de værktøjsspecifikke instruktioner nedenfor.
  
  
  

Værktøjsspecifikke instruktioner

CRM-optegnelser

Som standard kan brugere se og redigere alle kontakter, virksomheder, tilbud og billetter. Du kan justere en brugers tilladelser, så de kun kan se og redigere poster, der ejes af dem eller deres team.

Sådan begrænser du adgangen til CRM-poster for dine brugere:

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
• Klik på navnet på den bruger, du vil redigere.
• Klik på Objektadgang på fanen CRM for at udvide sektionen.
  • Klik på dropdown-menuerne ud for tilladelserne Vis, Rediger og Sletfor en bestemt posttype.
  • Vælg Alt, Kun team, Kun ejet eller Ingen.

• Hvis du vil redigere, hvem der kan kommunikere med en post, skal du klikke på CRM-værktøjer for at udvide sektionen.
  • Klik på dropdown-menuen ud for Kommuniker.
  • Vælg Alt, Kun team, Kun ejet eller Ingen.

• Klik på Gem for at gemme dine ændringer.

De opdaterede tilladelser træder i kraft, når brugerne logger ud og derefter logger ind igen. Læs mere om brugertilladelser.

CRM-visninger

Du kan ikke begrænse adgangen til standardvisninger, men tilpassede CRM-visninger kan indstilles til kun at være synlige for dig, synlige for dit team eller synlige for alle.

Sådan begrænser du adgangen til en CRM-visning:

• I din HubSpot-konto skal du navigere til dit kontakt-, firma-, aftale- eller ticket-dashboard.
• Klik på Alle gemte filtre i venstre sidepanel.
• Hold musen over filternavnet, og klik derefter på Indstillinger. Vælg Administrer deling i dropdown-menuen.
• I dialogboksen skal du vælge, om filteret kun skal være synligt for dig, dit team eller for alle.
• Klik på Gem.

Indbakke til samtaler

Når du har oprettet en indbakke, kan du redigere, hvilke brugere og teams der kan se den, ved at redigere dine teamadministrationsindstillinger. Lær, hvordan du administrerer dine indbakkebrugere.

Dashboards

Dashboard-ejere kan indstille, hvilke teams der har visnings- og redigeringsadgang til brugerdefinerede dashboards.

Sådan tildeler du adgang til dashboards:

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Rapporter > Dashboards.
• Klik pålinket Tildelt over dashboard-rapporterne, og klik derefter på Rediger adgang.
  
  
• I højre panel skal du vælge de brugere, du vil tildele adgang.
  • Hvis du kun vil lade dashboardets ejer se dashboardet, skal du vælge alternativknappen Privat for ejer. Klik derefter på Gem.
  • Hvis du vil give alle brugere adgang til dashboardet, skal du vælge radioknappen Alle og derefter vælge radioknappenVis ogrediger eller radioknappen Vis kun. Klik derefter på Gem.
  • Hvis du kun vil give bestemte teams og brugere adgang til dashboardet:
    • Vælgradioknappen Kun specifikke brugere og teams .
    • Vælg radioknappen Vis og rediger eller radioknappen Vis kun.
    • Klik på Næste.
    • Marker afkrydsningsfelterne ud for de teams og brugere, du vil tildele adgang.
    • Klik på Gem.

Deal- og ticket-pipelines

Superadministratorer kan administrere, hvilke brugere og teams der har adgang til specifikke deal- og ticket-pipelines. For hver pipeline kan du give adgang til alle brugere på kontoen eller begrænse adgangen til individuelle brugere og teams.

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• I menuen i venstre side skal du navigere til Objekter > Tilbud eller Objekter > Billetter.
• Klik på fanen Pipelines.
• I afsnittet Vælg en pipeline skal du klikke på rullemenuen og vælge en pipeline , du vil redigere.
• Klik på rullemenuen Handlinger , og vælg derefter Administrer adgang.
• I højre panel skal du vælge Privat for mig, Tilgængelig for alle eller Vælg brugere og teams, der kan redigere.
• Hvis du vælger specifikke brugere eller teams, skal du i søgefeltet søge efter og markere afkrydsningsfeltet til venstre for den bruger eller det team, som du vil give adgang til pipelinen.
• Hvis du vil fjerne adgangen til pipelinen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for brugerens eller teamets navn eller klikke på X 'et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem i bunden af panelet.

Hvis du eksplicit giver en bruger eller et team adgang til en pipeline, begrænses adgangen for alle andre. Hvis en bruger ikke har tilladelse til at se pipelinen:

• Begrænsede pipelines vil være nedtonede i HubSpot-kontoen på computeren og i mobilappen.
• De kan se en specifik aftale- eller billetpost, hvis de får tilsendt et direkte link fra en bruger med adgang til pipelinen.
• De kan se optegnelser fra begrænsede pipelines i rapporter.
• De kan se optegnelser fra begrænsede pipelines som associationer på optegnelser.
• De kan søge efter poster i pipelinen.
• De vil ikke være i stand til at oprette nye poster i pipelinen.

Dokumenter, playbooks, sekvenser og salgsskabeloner

Når du har oprettet et dokument, en playbook, en sekvens eller en skabelon, kan du indstille adgangsniveauet til at være privat for ejeren, delt med alle eller delt med specifikke brugere og teams.

Lær, hvordan du begrænser adgangen til salgsindhold.

Domæner

Som standard kan brugere med brugertilladelsenTilføj og rediger domæner se og redigere alle domæner samt udgive indhold til alle domæner. Hvis du vil begrænse, hvilke brugere der kan redigere eller udgive indhold til bestemte domæner, kan du se, hvordan du tildeler udgivelsestilladelser til domæner til teams.

Sociale konti

Kun superadministratorer kan administrere, hvilke brugere og teams der har adgang til specifikke sociale konti. Hvis du eksplicit giver en bruger eller et team adgang til en social konto, begrænses adgangen for alle andre. Brugere eller teams uden adgang kan ikke se eller administrere opslag fra den pågældende konto i det sociale værktøj.

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• I menuen til venstre skal du navigere til Marketing > Social.
• Klik på Kun mig, Alle eller [antal teams og brugere] under kolonnen Kontoadgang på fanen Konti.
  

• I højre panel skal du vælge Privat for mig, Tilgængelig for alle eller Vælg brugere og teams, der kan redigere. Kun kunder med et Marketing Hub Enterprise-abonnementkan begrænse adgangen for brugere og teams.
  • Hvis du vælger specifikke brugere eller teams, skal du i søgefeltet søge efter og markere afkrydsningsfeltet til venstre for brugeren eller teamet.
  • Hvis du vil fjerne adgangen fra en konto, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for brugerens eller teamets navn eller klikke på X 'et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem i bunden af panelet.

E-mails

Du kan tildele redigeringsadgang til specifikke marketing-e-mails til individuelle brugere eller teams fra e-mail-dashboardet ved hjælp af de generelle instruktioner ovenfor.

E-mails, der er tildelt et team, kan kun redigeres af brugere på det pågældende team. Enhver e-mail, der ikke er tildelt, vil være tilgængelig for alle brugere og teams med e-mailbrugertilladelsen.

Hvis en bruger på din HubSpot-konto ikke har adgang til at redigere en bestemt e-mail, kan vedkommende anmode om adgang til den ved at følge nedenstående trin:

• Naviger i din HubSpot-konto til Marketing > E-mail.
• Klik på navnet på den e-mail, du vil have adgang til at redigere.
• Hold markøren over knappen Review and Send øverst til højre, og klik derefter på Request permission update.

• I dialogboksen skal du klikke på rullemenuen Godkender og vælge en administrator på dit team.
• Du kan eventuelt indtaste en besked for at forklare, hvorfor du har brug for redigeringsadgang til e-mailen.
• Klik på Send anmodning.
• Den godkender, du har valgt, får besked om, at du har anmodet om adgang til e-mailen. Du vil derefter modtage en bekræftelsesmail, når godkenderen har givet dig adgang.

Filer

Administrer adgangen til dine mapper og undermapper i filværktøjet for at styre, hvilke teams der kan se eller redigere mappen og de tilknyttede filer. Du kan også give alle teams adgang til en hovedmappe, men begrænse adgangen til en undermappe.

Du kan ikke konfigurere indstillinger for mappeadgang på systemmapper, der er genereret af HubSpot. Sådan begrænser du adgangen til en mappe:

• Naviger i din HubSpot-konto til Marketing > Filer og skabeloner > Filer.

• Hold musen over en mappe, og klik på Handlinger > Administrer adgang.
  
  

• I panelet til højre kan du konfigurere din mappeadgang:
  • Tilgængelig for alle: alle brugere kan se og redigere mappen og de tilknyttede filer.
  • Vælg teams, der kan redigere: Kun udvalgte teams kan redigere mappen og de tilknyttede filer.
    • Marker afkrydsningsfeltet ud for de teams, du vil give adgang til.
    • Hvis du vil fjerne adgangen fra et team, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for brugerens eller teamets navn eller klikke på X 'et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem i bunden af panelet.

Egenskaber

Superadministratorer kan begrænse adgangen til en egenskab, så kun bestemte brugere og teams kan redigere egenskaben på poster. En begrænset egenskab vil stadig være synlig for alle brugere.

Brugere og teams, der ikke har adgang, vil se beskeden Du har ikke tilladelse til at redigere værdien af dette felt, når du holder musen over egenskaben på en post. Lær, hvordan du begrænser redigeringsadgangen for egenskaber.

Sidebjælker til optegnelser

Du kan tilpasse de sidebjælker, der vises på kontakt-, firma-, aftale- og billetoptegnelser, så forskellige teams har forskellige visninger. Se, hvordan du tilpasser sidebjælkerne til bestemte teams.

Rapporter

Der er flere måder at begrænse adgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er blevet tilføjet til et dashboard, kan du begrænse adgangen til den individuelt fra rapportværktøjet.
• Du kan opdele et rapportdashboard ved at tildele adgang til dashboardet.

Du kan ikke begrænse adgangen til rapporter, der findes i sektionen med analyseværktøjer eller individuelle brugerdefinerede analysevisninger.

Begrænsninger for listeadgang (BETA)

Superadministratorer kan indstille, hvilke teams der har synlighed til hvilke lister ved hjælp af de generelle instruktioner ovenfor.

Når du tildeler adgang til en liste eller aktiverer standardindstillingen for tildeling, skal du huske på følgende:

• Lister med begrænset adgang kan kun ses og vælges af listeopretteren og de tildelte teams. Alle andre brugere vil ikke kunne se eller vælge listen. Dette gælder for alle værktøjer, såsom marketing-e-mail, workflows og rapporter.
• Ud over listefiltrene vil en kontakt kun blive vist på en liste med begrænset adgang, hvis de opfylder et af følgende kriterier:
  
  • Kontakten er ejet af en bruger på det tildelte team.

• • En brugerdefineret HubSpot-brugeregenskab på kontaktposten er indstillet til en bruger på det tildelte team.

• Hvis en bruger flytter til et andet team, vil vedkommende ikke længere kunne få adgang til eller se de lister, som vedkommende kunne tidligere, medmindre det nye team har adgang til de samme lister.

E-mail-abonnementer (BETA)

Ved at begrænse adgangen til dine e-mailpræferencegrupper kan du styre, hvilke teams der kan bruge hvilke abonnementstyper og kontorplaceringer i marketing-e-mails. Når en e-mailpræferencegruppe er begrænset til et team, er det kun det team, der kan vælge præferencegruppen, når de skriver en e-mail.

Sådan tildeler du en præferencegruppe til et team:

• I din HubSpot-konto skal du navigere til Marketing > E-mail.
  
• Klik på den præferencegruppe, du vil redigere, under Præferencegrupper.
  
• Klik på Handlinger, og vælg derefter Rediger.
  
• Klik på rullemenuen Teams (Optional) i højre panel, og vælg derefter de teams, som du vil tildele gruppen til.
  
• Klik på Gem.

Læs mere om, hvordan du begrænser adgangen til dine e-mailabonnementer.

Arbejdsgange

Workflows kan tildeles til et bestemt team fra workflows-dashboardet ved hjælp af de generelle instruktioner ovenfor.

Workflows, der er tildelt et team, kan kun ses og redigeres af brugere på det pågældende team. Alle workflows, der ikke er tildelt, vil være tilgængelige for alle brugere og teams med brugertilladelsen workflows.

Kampagner

Du kan begrænse adgangen til dine marketingkampagner, så bestemte teams kan administrere kampagnens detaljer og ændre, hvilke aktiver der er knyttet til den.

Sådan tildeler du adgang til en kampagne til et team:

• Naviger i din HubSpot-konto til Marketing > Kampagner.
• Hold musen over den kampagne, du vil redigere adgangen til, klik derefter på rullemenuen Handlinger, og klik på Administrer adgang.
• I højre panel skal du vælge Tilgængelig for alle eller Vælg teams, der kan redigere.
• I søgefeltet skal du søge efter og markere afkrydsningsfeltet til venstre for navnet på det team, du vil give adgang til kampagnen.
• Hvis du vil fjerne adgangen til kampagnen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ved siden af teamets navn eller klikke på X 'et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem i bunden af panelet.

Annoncer

Når du har forbundet Google-, Facebook- eller LinkedIn-annoncekonti til HubSpot, kan du tildele dem til specifikke brugere og teams.

Sådan tildeler du adgang til en annoncekonto:

• Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
• Naviger til Marketing > Annoncer i menuen i venstre side.
• Hold markøren over en annoncekonto, du vil redigere adgangen til, og klik derefter på rullemenuen Handlinger. Vælg Administrer adgang.
• I højre panel skal du vælge Tilgængelig for alle eller Vælg teams, der kan redigere.
• I søgefeltet skal du søge efter og markere afkrydsningsfeltet til venstre for navnet på det team, du vil give adgang til annoncekontoen.
• Hvis du vil fjerne adgangen til kampagnen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ved siden af teamets navn eller klikke på X 'et i afsnittet Hvem har adgang.
• Klik på Gem i bunden af panelet.