HubSpot giver flere værktøjer til at sende e-mails til dine kontakter, baseret på arten af deres forhold til din virksomhed og den tilsigtede rækkevidde af dine e-mails. Du kan f.eks. sende en en-til-en e-mail til en ny kunde, der er interesseret i at lære mere om et bestemt produkt, du tilbyder, eller du kan sende en marketing-e-mail, der promoverer et nyhedsbrev, til eksisterende kunder, der ønsker at holde sig orienteret om de seneste tilbud fra din organisation.
Denne artikel fungerer som en guide til, hvordan e-mailafsendelse fungerer i HubSpot. Den indeholder også en liste over vigtige krav og bedste praksis, som du bør have i tankerne for at sikre, at dine e-mails bliver leveret med succes, og hjælpe dig med at opretholde et sundt omdømme for dit brand.
Når du sender en e-mail ved hjælp af marketing-e-mail-værktøjet, sendes den gennem HubSpots eget e-mail-afsendelsesnetværk ved at åbne en SMTP-forbindelse med modtagerens indbakkeudbyder (ISP) som Google eller Outlook. ISP'en gennemgår derefter e-mailen og beslutter, om den skal udskydes, afvises eller leveres til den tiltænkte modtager.
En internetudbyders beslutning om at acceptere, afvise eller udskyde en e-mail er baseret på mange faktorer, f.eks. afsenderens e-mail-omdømme, om e-mailen er korrekt godkendt, og om e-mailen overtræder nogen af internetudbyderens retningslinjer og politikker. Modtagere kan have yderligere e-mail-sikkerhedsforanstaltninger på plads, der påvirker, om en e-mail accepteres eller afvises.
Fordi marketing-e-mail-værktøjet sender via HubSpots eget netværk til afsendelse af e-mails, håndhæves kravene ved hvert forsøg på at sende en e-mail. Hvis du ikke er i stand til at opfylde disse krav, bør du overveje, om en én-til-én e-mail eller afsendelse via en sekvens passer bedre til din brugssituation.
Alle kontakter, som du sender en e-mail til ved hjælp af markedsføringsværktøjet, skal opfylde følgende kriterier:
Det er også vigtigt at sikre, at hensigten med og indholdet af din e-mail ikke er vildledende. Hvis du forklæder e-mails i marketing-e-mail-værktøjet, så det ser ud, som om de er en-til-en, er der større sandsynlighed for, at de bliver markeret som spam af modtagerens internetudbyder, eller de kan være i strid med HubSpots politik for acceptabel brug, hvis der bruges et falsk navn eller en falsk emnelinje.
Når du begynder at sende e-mails ved hjælp af marketing-e-mail-værktøjet, skal du huske, at du ikke bør planlægge at sende e-mails fra det samme underdomæne, der bruges til at hoste indhold som din blog, websider eller landingssider. Du bør overveje at bruge et underdomæne, der er specifikt til din e-mailafsendelse, for at beskytte dit roddomænes omdømme som e-mailafsender.
Hvis du forsøger at bruge det samme domæne til både indholdshosting og e-mailafsendelse, vil du få vist nedenstående fejl, når du konfigurerer din e-mailgodkendelse i HubSpot, og du vil blive bedt om at vælge et andet domæne.
Nogle eksempler på kombinationer af domæner og subdomæner er vist nedenfor. Hvis du ikke er bekendt med visse domæneudtryk, kan du se ordlisten nederst i denne artikel.
Hvis du ikke har købt add-ons til dedikeret IP eller transaktionsmail, sendes marketingmails via HubSpots delte IP-adresser. Gennemgå tabellen nedenfor for at hjælpe dig med at beslutte, hvilket e-mail-domæne der passer til din organisation:
| Domæne til indholdshosting | Domæne til afsendelse af e-mail | Resultater |
| www.example.com | @example.com | De fleste delte afsendere følger dette mønster. Selvom der ikke er DNS-konflikter med denne kombination, kan det være en god idé at bruge et underdomæne til dit e-mailafsenderdomæne for at beskytte din leveringsevne. Bemærk, at underdomænet |
| www.example.com | @news.example.com | Dette er HubSpots anbefalede vej for delte afsendere. Hvis du bruger et unikt subdomæne til hvert roddomæne, undgår du DNS-konflikter og beskytter dit roddomæne mod at blive påvirket af eventuelle marketing-e-mail-aktiviteter. |
| news.example.com | @news.example.com | Din DNS-udbyder kan markere en konflikt og ikke tillade dig at gå videre med godkendelse. Som følge heraf kan du opleve fejl i godkendelsen og bounces. |
Hvis du har købt tillægsmodulet dedikeret IP-adresse eller tillægsmodulet transaktionsmail, skal du se på følgende eksempler på domænekombinationer nedenfor:
| Domæne til indholdshosting | Domæne til afsendelse af e-mail | Retursti-domæne (dedikeret IP-domæne) | Resultater |
| www.example.com | @example.com | 12345m.example.com | De fleste dedikerede IP-sendere følger dette mønster. Selv om der ikke er DNS-konflikter med denne kombination, kan det være en god idé at bruge et underdomæne til dit e-mailafsenderdomæne for at beskytte din leveringsevne. |
| www.example.com | @news.example.com | 12345m.example.com | Dette er HubSpots anbefalede vej for dedikerede IP-afsendere. Hvis du bruger et unikt subdomæne til hvert roddomæne, undgår du DNS-konflikter og beskytter dit roddomæne mod at blive påvirket af eventuelle marketing-e-mail-aktiviteter. |
| www.example.com | @email.example.com | email.example.com | Din DNS-udbyder kan markere en konflikt og ikke tillade dig at gå videre med godkendelse. De kan også markere en modstridende MX-post. Som følge heraf kan du opleve fejl i godkendelsen, bounces og problemer med at sende og modtage e-mails fra din virksomheds e-mailnetværk som følge heraf. Det er meget risikabelt og bør undgås af dedikerede IP-afsendere. |
Hvis du ikke opsætter korrekt godkendelse på din HubSpot-konto, vil HubSpot bruge et domæne med en e-mailvariabel som en fra-adresse for at fuldføre afsendelsen, hvilket kan virke mistænkeligt for modtagerens internetudbyder. Hvis du opsætter korrekt godkendelse, kan HubSpot tilføje oplysninger til e-mailens overskrifter for at bevise, at dit domæne har givet HubSpot tilladelse til at sende på dine vegne.
Godkendelse indebærer opsætning af DKIM, SPF og DMARC i domæneindstillingerne på din HubSpot-konto. Få mere at vide om hver af disse godkendelsesmetoder i denne artikel.
Når du har sendt en markedsføringsmail, kan du analysere resultaterne og se, om mailen blev leveret på siden med e-mailresultater. Sammen med de samlede målinger kan du også gennemgå leveringsresultatet for hver modtager på fanen Modtagere og derefter klikke på en af de forskellige resultattyper.
Hvis en internetudbyder ikke besvarer HubSpots forbindelsesanmodning, vil e-mailen ikke blive betragtet som afvist. I stedet vises den i afsnittet Ikke sendt på siden med e-mailresultater. Disse kontakter er fortsat berettigede til fremtidige afsendelser.
Når en internetudbyder afviser e-mailen, betragtes den som en afvisning. En internetudbyder vil give en afvisningskode og den tilsvarende årsag. Nogle bounce-koder angiver en permanent afvisning, kaldet en hard bounce, mens andre angiver en midlertidig afvisning, kaldet en soft bounce. Denne bounce-kode vil blive tildelt en tilhørende kategori i HubSpot, f.eks. Ukendt bruger, Politik eller Spam. Du kan lære mere om bounces i denne artikel.
Når en internetudbyder afviser en e-mail, er de ikke i stand til at acceptere e-mailen i det øjeblik, den ankommer. Hvis det sker, vil de give HubSpot en årsag til udsættelsen. Afhængigt af årsagen vil HubSpot fortsætte med at forsøge at sende igen, indtil internetudbyderen accepterer eller afviser e-mailen, eller indtil der er gået 72 timer fra det første forsøg.
Når en internetudbyder accepterer en e-mail fra HubSpot, bliver den markeret som leveret, hvilket markerer afslutningen på HubSpots synlighed i afsendelsesprocessen. Internetudbyderen tager derefter den accepterede e-mail og afgør, om den skal filtreres til den primære indbakke, kampagner, spam, karantæne eller en anden indbakke. Internetudbydere rapporterer ikke altid indbakkeplacering tilbage til afsendere, så HubSpot kan ikke levere rapporteringsdata om placeringsoplysninger.
Få mere at vide om, hvorfor en kontakt kan være markeret som leveret i HubSpot, men ikke kan finde e-mailen i sin indbakke.
En accepteret e-mail er mere tilbøjelig til at blive inkluderet i den primære indbakke, når afsenderen har et godt omdømme, og modtagerne har vist, at e-mails fra dit domæne er en prioritet for deres indbakke. Modtagerne viser, at e-mails er en prioritet ved at åbne, klikke, favorisere, svare eller videresende en e-mail. Det er vigtigt kun at sende e-mails til kontakter med verificerbart samtykke og at undertrykke uengagerede kontakter.
Få mere at vide om, hvordan fanen Kampagner fungerer for Gmail-brugere.
En e-mail er mere tilbøjelig til at blive klassificeret som spam eller en anden filtreret indbakke, hvis afsenderen ikke har fulgt retningslinjerne for opt-in-samtykke, regelmæssigt har sendt e-mails til uengagerede kontakter eller har inkluderet mistænkeligt e-mailindhold eller links.
Hvis dine e-mails accepteres, men derefter filtreres til spam, vil du måske gerne forbedre dit omdømme som e-mailsender med en reparationsplan.
E-mails, der sendes via en forbundet indbakke, f.eks. samtaleindbakken, sekvensværktøjet eller en-til-en e-mails fra kontaktoptegnelsen, bruger ikke HubSpots netværk til afsendelse af e-mails. I stedet sendes de via netværket i den indbakke, du har forbundet.
Når du forbinder din indbakke med HubSpot, giver du HubSpot tilladelse til at sende e-mails ved hjælp af din virksomheds e-mail-afsendelsesnetværk. Hvis Outlook f.eks. er din indbakkeudbyder, vil Outlooks afsendernetværk gennemføre afsendelsen.
Når du starter en afsendelse fra en forbundet indbakke, opretter HubSpot forbindelse til din indbakkeudbyder. Når indbakkeudbyderen accepterer e-mailen, vil de forsøge at levere e-mailen til modtagerens indbakke. Hvis din e-mail bliver udskudt, afvist eller på anden måde ikke kan færdiggøres, kan du modtage en afvisnings-e-mail til din Fra-adresse. Afhængigt af, hvordan din indbakkeudbyder deler disse oplysninger, kan HubSpot muligvis ikke rapportere tilbage om det tilknyttede leveringsproblem.
Hvis du gerne vil bruge samtaleindbakken, men ikke kan forbinde din indbakke til HubSpot, kan du også oprette en HubSpot-hostet indbakke. Når den er konfigureret, vil alle afsendelser gå gennem HubSpots netværk til afsendelse af e-mails. Hvis du har købt den dedikerede IP- add-on eller den transaktionelle e-mail add-on, vil e-mails sendt fra en HubSpot-hostet indbakke også bruge din dedikerede IP-adresse.
De følgende almindelige udtryk for e-mailafsendelse er defineret nedenfor. For definitioner af andre HubSpot-termer og -begreber, se HubSpot-ordlisten.
BIMI: en e-mailspecifikation (Brand Indicators for Message Identification), som giver e-mailafsendere mulighed for at øge brandgenkendelsen og tilliden til deres sendte e-mails. Når det er konfigureret, vises dit brands logo ved siden af godkendte meddelelser i understøttede indbakkeudbydere.
Leveringsevne: evnen til at nå en modtagers primære indbakke i stedet for en anden filtreret indbakke som f.eks. spam eller junk.
DKIM: en standard for e-mailgodkendelse (DomainKeys Identified Mail), der bruges til at bekræfte, at et netværk, der sender e-mails, er autoriseret til at sende e-mails på vegne af dit domæne. DKIM sættes typisk op for Friendly From-adressen. Få mere at vide om DKIM i denne artikel.
DKIM alignment: et yderligere aspekt af DKIM, hvor både Friendly From-adressen og retursti-domænet matcher.
DMARC: en e-mail-godkendelsesprotokol (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), der specificerer, hvordan modtagerens servere skal håndtere uautoriserede e-mails fra dit domæne. DMARC er sat op for Friendly From-adressen. Få mere at vide om DMARC i denne artikel.
E-mail-klient: den software, som modtagerne bruger til at se deres e-mails. Mange modtagere vil ofte bruge den samme e-mailklient som deres indbakkeudbyder, men de kan være forskellige. For eksempel kan en modtager bruge Apple Mail til at se e-mails fra sin Gmail-indbakke.
E-mail-overskrifter: skjulte metadata i en modtaget e-mail. Disse metadata indeholder tekniske oplysninger om, hvordan e-mailen blev sendt, og hvordan den blev godkendt.
E-mail-afsenderdomæne: det domæne, der bruges i fra-adressen i dine e-mails. Du kan følge trinene i denne artikel for at forbinde dit e-mailafsenderdomæne ved at opsætte DKIM-godkendelse i HubSpot.
Venlig fra-adresse: den e-mailadresse, der er valgt som fra-adresse i e-maileditoren.
Inbox Service Provider: en tjeneste, der leverer en indbakke til dine modtageres e-mails. Populære internetudbydere omfatter Gmail, Yahoo og Outlook.
Retursti-domæne: domænet for det netværk, der sender e-mailen. Dette kan være forskelligt fra Fra-adressen, når du bruger HubSpot. Dette kan ikke tilpasses af afsendere på HubSpots delte netværk, men kan tilpasses, hvis du har købt den dedikerede IP-add-on eller add-on til transaktionsmail.
Roddomæne: Domænenavnet på din organisations hjemmeside eller e-mailadresse. Det inkluderer ikke www foran navnet. For eksempel har URL'en www.hubspot.com hubspot.com som roddomæne. Det kan også kaldes organisationsdomænet eller hoveddomænet.
SMTP: et netværkssprog (Simple Mail Transfer Protocol), der bruges af e-mailservere til at overføre beskeder mellem hinanden. Når du sender en e-mail i et af HubSpots e-mailværktøjer, åbnes der en session med hver af modtagerens e-mailservere. Disse forbindelser kaldes SMTP-transaktioner.
SPF: En e-mail-godkendelsesstandard (Sender Policy Framework), der bruges til at bekræfte, at e-mails fra dit domæne forventes at blive sendt fra et eksternt e-mail-afsendernetværk (f.eks. HubSpot). SPF sættes typisk op for returvejs-domænet. Få mere at vide om opsætning af SPF i denne artikel.
SPF alignment: et yderligere aspekt af SPF, hvor både Friendly from-adressen og returvejens domæne matcher.
Subdomæne: den tekst, der står foran din organisations navn i din websides URL. Til indholdshosting er det mest almindelige underdomæne www. E-mail-domæner kræver ikke et underdomæne, men kan ofte have gavn af at have et. For eksempel har help@emails.hubspot.com emails som underdomæne.