Opsæt automatisering af ticket pipeline

Du kan konfigurere automatisering af ticket pipeline til at tilpasse indstillinger for afslutningsdato eller udløse handlinger baseret på e-mails og opdateringer af ticketstatus.

De automatiseringsindstillinger, du kan tilpasse, afhænger af dit HubSpot-abonnement:

• Hvis din konto har gratis værktøjer, kan du oprette billetter via samtalekanaler og tilpasse automatiseringen af afslutningsdatoen.
• Hvis din konto har et Service Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du automatisere ticket-status baseret på e-mails og opsætte automatiserede handlinger baseret på ticket-status.
• Hvis din konto har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også opsætte automatisering i workflows for at automatisere processer baseret på tickets.

Administrer kanaler, der automatisk opretter billetter

Du kan indstille automatisering til automatisk at oprette billetter fra indgående beskeder fra samtalekanaler.

For at se eller fjerne kanaler, der opretter billetter:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objekter > Billetter i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Pipelines.
• Klik på dropdown-menuen Select a pipeline , og vælg derefter den billetpipeline, du vil justere.
• Klik på fanen Automatiser . Hvis den er lukket ned, skal du klikke for at udvide sektionen Templated Automation.
• I sektionen Connected channels kan du se de kanaler, hvor der automatisk oprettes en ticket for alle nye indgående beskeder.
• Hvis du ikke vil have oprettet en ticket for beskeder, der sendes til en kanal, skal du klikke på kanalnavnet for at slå ticket-automatisering fra i kanalens indstillinger.

Få mere at vide om opsætning af kanaler.

Tilpas automatisering af lukkedato (BETA)

Når du flytter en ticket til en lukket status, vil værdien Close date som standard blive opdateret til dags dato. Hvis automatisk opdatering af lukkedatoen ikke fungerer i dine processer, kan du slå automatisering pr. pipeline fra i dine ticket-indstillinger.

Hvis du er superadministrator, kan du se, hvordan du tilmelder din konto til betaversionen.

For at justere automatiseringsindstillingen:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objekter > Billetter i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Pipelines.
• Klik på dropdown-menuen Select a pipeline , og vælg derefter den billetpipeline, du vil justere.
• Klik på fanen Automatiser . Hvis den er lukket ned, skal du klikke for at udvide sektionen Templated Automation.
• Hvis du vil slå automatiseringen fra, skal du slå kontakten fra i rækken Sæt afslutningsdatoen til i dag, når du flytter en sag til lukket status. Når indstillingen er slået fra, vil en tickets afslutningsdato ikke blive opdateret, når du flytter en ticket til en lukket status.

• For at slå automatiseringen til, skal du slå kontakten til. Når indstillingen er slået til, vil en tickets lukkedato blive sat til dags dato, når du flytter en ticket til en lukket status.

Få mere at vide om egenskabenClose date ticket.

Opdater billetstatus baseret på e-mails( kunService Hub Starter, Professional og Enterprise )

Du kan automatisk opdatere status for billetter, når tilknyttede e-mails sendes eller modtages.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objekter > Billetter i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Pipelines.
• Klik på dropdown-menuen Select a pipeline , og vælg derefter den billetpipeline, du vil automatisere.
• Klik på fanen Automatiser . Hvis den er lukket ned, skal du klikke for at udvide sektionen Templated Automation.
• For at slå automatisering af billetstatus til skal du i afsnittet Opdater billetstatus vælge et afkrydsningsfelt for at slå en trigger til:
  • Dersendes en e-mail til en kunde: Status på sagen ændres, når en bruger sender en e-mail til en kontakt fra sagsposten. E-mails, der sendes fra kontaktposten, vil ikke udløse en ændring af status på sagen.
  • En kunde svarer på en e-mail: ticket-status ændres, når en kunde svarer på den samme tråd, som ticket blev oprettet på. Hvis sagen blev lukket og derefter genåbnet, vil eventuelle nye tråde på sagen også opdatere sagens status.

• For at redigere, hvilken status billetten skal have baseret på udløseren, skal du holde musen over rækken og derefter klikke på Rediger handling. Klik på dropdown-menuen Vælg status i højre panel, vælg en status, og klik derefter på Gem.

Bemærk: En tickets status ændres ikke automatisk i følgende scenarier: videresendte e-mails, svar på videresendte e-mails, andre e-mails sendt af kontakten eller svar sendt fra en brugers tilsluttede personlige e-mail.

• Hvis du vil slå en automatisering fra, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
• For at gennemgå automatiseringen i workflow-editoren (kunService HubProfessional og Enterprise ) skal du holde musen over rækken og derefter klikke på Vis workflow.

Automatiser handlinger baseret på ticket-status( kunService Hub Starter, Professional og Enterprise )

Du kan også opsætte brugerdefineret automatisering baseret på ticket-status. Hvis din konto har et Service Hub Starter-abonnement, kan du sende en e-mail eller en intern notifikation, når en tickets status ændres. Hvis din konto har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du konfigurere yderligere handlinger, der er tilgængelige via workflow-værktøjet.

For at automatisere handlinger på ticketstatusser skal du have adgangsrettighederne Super admin eller Account.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objekter > Billetter i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Pipelines.
• Klik på dropdown-menuen Select a pipeline , og vælg derefter den billetpipeline, du vil automatisere.
• Klik på fanen Automate , og klik derefter på for at udvide afsnittet Create workflows from scratch.
• I afsnittet Trigger actions when a ticket reaches a certain status skal du klikke på +plus-ikonet for at tilføje en handling til en ticket-status.

• I højre panel skal du konfigurere din handling:
  • Hvis du vil sende en intern notifikation til dit team, når en ticket når en bestemt status, skal du vælge Send intern e-mail-notifikation. Indstil notifikationsdetaljerne, og klik derefter på Gem.

• • Hvis du vil sende en e-mail, når en billet åbnes eller lukkes, skal du vælge Send e-mail. Klik på Automatiseret e-mail, vælg en e-mail, og klik derefter på Gem .Du kan vælge mellem følgende typer af e-mails:
    • Hvis du vil vælge en HubSpot-skabt e-mailskabelon, skal du vælge Ticket received eller Ticket closed. Hvis du vil redigere standardskabelonen, skal du klikke på Edit ved siden af e-mailens navn, foretage dine ændringer og derefter klikke på Save email. Hvis din konto har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også klikke på e-mailens navn for at redigere den i værktøjet til marketing-e-mails.
    • Hvis din konto har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du vælge en brugerdefineret automatiseret e-mail. For at redigere en brugerdefineret e-mail skal du klikke på navnet på e-mailen. Du kommer til værktøjet til marketing-e-mails.

Bemærk: Standard-e-mailene Ticket received og Ticket closed er transaktions-e-mails oprettet af HubSpot .Transaktionsmails bruges til relationsbaserede interaktioner, som f.eks. en bekræftelsesmail efter et køb. Kontakter behøver ikke at være indstillet som marketing for at få tilsendt en transaktionsmail. Hvis du i stedet vælger at sende en ikke-transaktionsbaseret automatiseret e-mail , skal kontakterne være indstillet som marketing for at modtage e-mailen. Hvis din konto har add-on'en til transaktionsmails, kan du se, hvordan du opretter tilpassede transaktionsmails.

• • Hvis din konto har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du også vælge andre ticket-baserede workflow-handlinger, herunder forsinkelser, filialer, kommunikation, CRM og datahandlinger. Konfigurer handlingen, og klik derefter på Gem.

• For at redigere en eksisterende handling skal du klikke på handlingsboblen. Foretag ændringer i højre panel, og klik derefter på Gem.
• Hvis du vil skrive en kommentar til andre brugere om en handling, skal du holde musen over handlingen og derefter klikke påikonet comments comment. Skriv din besked, og klik på Kommentar.

• For at slette en handling skal du holde musen over handlingen og derefter klikke påsletteikonet delete . Vælg Slet kun denne handling for kun at slette den valgte handling, eller vælg Slet denne handling og alle efterfølgende handlinger for at slette den valgte handling og alle handlinger under den.
• For at navigere til workflow-editoren( kunService Hub Professional eller Enterprise ) skal du klikke på Åbn i Workflows under statusens handlinger. I workflow-editoren kan du tilføje flere handlinger og redigere workflowets indstillinger.

Bemærk: Som standard gælder ovenstående automatiserede handlinger ikke for live chat eller Facebook Messenger-samtaler. Hvis du vil have billetautomatisering til live chat eller Facebook Messenger, kan du oprette og tilpasse et workflow og tilpasse workflowets tilmeldingsudløsere til at omfatte samtaler, hvor kilden er lig med Chat.