Ställ in automatisering av ärendepipeline

Du kan ställa in automatisering av ärendepipelinen för att anpassa inställningar för slutdatum eller utlösa åtgärder baserat på e-postmeddelanden och statusuppdateringar för ärenden.

Vilka automatiseringsinställningar du kan anpassa beror på din HubSpot-prenumeration:

• Om ditt konto har kostnadsfria verktyg kan du skapa ärenden via konversationskanaler och anpassa automatiseringen av stängningsdatum.
• Om ditt konto har en Service Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du automatisera ärendestatus baserat på e-postmeddelanden och ställa in automatiserade åtgärder baserat på ärendestatus.
• Om ditt konto har en Service Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du också ställa in automatisering i arbetsflöden för att automatisera processer baserade på ärenden.

Hantera kanaler som automatiskt skapar ärenden

Du kan ställa in automatisering för att automatiskt skapa ärenden från inkommande meddelanden från konversationskanaler.

Visa eller ta bort kanaler som skapar ärenden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Biljetter.
• Klicka på fliken Pipelines.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill justera.
• Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du för att expandera avsnittet Automatisering med mallar.
• I avsnittet Anslutna kanaler kan du se de kanaler där ett ärende automatiskt skapas för alla nya inkommande meddelanden.
• Om du inte vill att ett ärende ska skapas för meddelanden som skickas till en kanal klickar du på kanalnamnet för att stänga av ärendeautomatiseringen i kanalens inställningar.

Läs mer om hur du ställer in kanaler.

Anpassa automatisering av stängningsdatum (BETA)

När du flyttar ett ärende till en stängd status uppdateras som standard värdet för ärendets stängningsdatum till dagens datum. Om automatisk uppdatering av stängningsdatumet inte fungerar för dina processer kan du stänga av automatiseringen per pipeline i dina ärendeinställningar.

Om du är superadministratör kan du lära dig hur du aktiverar ditt konto i betaversionen.

För att justera automationsinställningen:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Biljetter.
• Klicka på fliken Pipelines.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den biljettpipeline som du vill justera.
• Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du för att expandera avsnittet Automatisering med mallar.
• För att stänga av automatiseringen, i raden Ställ in stängningsdatum till idag när du flyttar ärendet till stängd status, växla omkopplaren till av. När inställningen är avstängd uppdateras inte ärendets stängningsdatum när du flyttar ett ärende till en stängd status.

• För att aktivera automatiseringen, slå på strömbrytaren. Med inställningen aktiverad kommer ett ärendes stängningsdatum att sättas till dagens datum när du flyttar ett ärende till en stängd status.

Läs mer om egenskapenClose date ticket.

Uppdatera ärendestatus baserat på e-postmeddelanden( endastService Hub Starter, Professional och Enterprise )

Du kan automatiskt uppdatera statusen för ärenden när tillhörande e-postmeddelanden skickas eller tas emot.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Biljetter.
• Klicka på fliken Pipelines.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den ärendepipeline som du vill automatisera.
• Klicka på fliken Automatisera . Om den är hopfälld klickar du för att expandera avsnittet Automatisering med mallar.
• För att aktivera automatisering av ärendestatus, markera en kryssruta i avsnittet Uppdatera ärendestatus för att aktivera en trigger:
  • Ett e-postmeddelande skickas till en kund: ärendets status ändras när en användare skickar ett e-postmeddelande till en kontakt från ärendeposten. E-postmeddelanden som skickas från kontaktposten leder inte till att ärendets status ändras.
  • En kund svarar på ett e-postmeddelande: ärendets status ändras när en kund svarar på samma tråd som ärendet skapades på. Om ärendet stängdes och sedan öppnades igen kommer alla nya trådar i ärendet också att uppdatera ärendets status.

• Om du vill redigera vilken status ärendet ska ha baserat på triggern håller du muspekaren över raden och klickar sedan på Redigera åtgärd. I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Välj status, väljer en status och klickar sedan på Spara.

Observera: Ett ärendes status ändras inte automatiskt i följande scenarier: vidarebefordrade e-postmeddelanden, svar på vidarebefordrade e-postmeddelanden, andra e-postmeddelanden som skickas av kontakten eller svar som skickas från en användares anslutna personliga e-post.

• Avmarkera kryssrutan för att stänga av en automatisering.
• Om du vill granska automatiseringen i arbetsflödesredigeraren (endastService HubProfessional och Enterprise ) håller du muspekaren över raden och klickar sedan på Visa arbetsflöde.

Automatisera åtgärder baserat på ärendestatus( endastService Hub Starter, Professional och Enterprise )

Du kan också ställa in anpassad automatisering baserat på ärendestatus. Om ditt konto har en Service Hub Starter-prenumeration kan du skicka ett e-postmeddelande eller ett internt meddelande när statusen för ett ärende ändras. Om ditt konto har en Service Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du ställa in ytterligare åtgärder som är tillgängliga via arbetsflödesverktyget.

För att kunna automatisera åtgärder för ärendenas status måste du ha behörigheterna Superadministratör eller Konto.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Biljetter.
• Klicka på fliken Pipelines.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den ärendepipeline som du vill automatisera.
• Klicka på fliken Automatisera och klicka sedan för att expandera avsnittet Skapa arbetsflöden från grunden.
• I avsnittet Utlös åtgärder när ett ärende uppnår en viss status klickar du påikonen +plus för att lägga till en åtgärd till ett ärendes status.

• I den högra panelen ställer du in din åtgärd:
  • Om du vill skicka ett internt meddelande till ditt team när ett ärende uppnår en viss status väljer du Skicka internt e-postmeddelande. Ställ in detaljerna för meddelandet och klicka sedan på Spara.

• • Om du vill skicka ett e-postmeddelande när ett ärende öppnas eller stängs väljer du Skicka e-post. Klicka på Automatiserat e-postmeddelande, välj ett e-postmeddelande och klicka sedan på Spara .Du kan välja mellan följande typer av e-postmeddelanden:
    • Om du vill välja en HubSpot-skapad e-postmall väljer du Ticket received eller Ticket closed. Om du vill redigera standardmallen klickar du på Edit bredvid e-postmeddelandets namn, gör dina ändringar och klickar sedan på Save email. Om ditt konto har en Marketing Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du också klicka på e-postmeddelandets namn för att redigera e-postmeddelandet i verktyget för e-postmarknadsföring.
    • Om ditt konto har en Marketing Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du välja ett anpassat automatiserat e-postmeddelande. Om du vill redigera ett anpassat e-postmeddelande klickar du på e-postmeddelandets namn. Du kommer till verktyget för e-postmarknadsföring.

Observera: standardmejlen för mottagna och stängda ärendenär transaktionsmejl som skapats av HubSpot .Transaktionsmeddelanden används för relationsbaserade interaktioner, t.ex. ett bekräftelsemeddelande efter ett köp. Kontakter behöver inte vara inställda som marknadsföring för att få ett transaktionsmejl. Om du istället väljer att skicka ett automatiserat e-postmeddelande som inte är ett transaktionsmeddelande måste kontakterna vara inställda som marknadsföring för att ta emot e-postmeddelandet. Om ditt konto har tillägget för transaktionsmejl kan du läsa mer om hur du skapar anpassade transaktionsmejl.

• • Om ditt konto har en Service Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du även välja andra ärendebaserade arbetsflödesåtgärder, inklusive förseningar, filialer, kommunikation, CRM och dataåtgärder. Ställ in åtgärden och klicka sedan på Spara.

• Om du vill redigera en befintlig åtgärd klickar du på åtgärdsbubblan. Gör ändringar i den högra panelen och klicka sedan på Spara.
• Om du vill lämna en kommentar till andra användare om en åtgärd håller du muspekaren över åtgärden och klickar sedan påikonen comments kommentar. Skriv ditt meddelande och klicka på Kommentar.

• Radera en åtgärd genom att hålla muspekaren över åtgärden och sedan klicka påikonen delete delete. Välj Ta bort endast denna åtgärd om du bara vill ta bort den markerade åtgärden, eller välj Ta bort denna åtgärd och alla efterföljande åtgärder om du vill ta bort den markerade åtgärden och alla åtgärder under den.
• Om du vill navigera till arbetsflödesredigeraren( endastService Hub Professional eller Enterprise ) klickar du på Öppna i Arbetsflöden under statusens åtgärder. I arbetsflödesredigeraren kan du lägga till fler åtgärder och redigera arbetsflödets inställningar.

Observera: Som standard gäller inte ovanstående automatiserade åtgärder för konversationer via livechatt eller Facebook Messenger. Om du vill automatisera ärenden för livechatt eller Facebook Messenger kan du skapa och anpassa ett arbetsflöde och anpassa arbetsflödets registreringsutlösare så att de inkluderar konversationer där källan är lika med Chatt.