Sette opp automatisering av ticket-pipeline

Du kan sette opp automatisering av saksbehandlingsprosessen for å tilpasse innstillinger for avslutningsdato, eller utløse handlinger basert på e-poster og oppdateringer av saksstatus.

Hvilke automatiseringsinnstillinger du kan tilpasse, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:

• Hvis kontoen din har gratisverktøy, kan du opprette saker via samtalekanaler og tilpasse automatiseringen av sluttdatoen.
• Hvis kontoen din har et Service Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du automatisere billettstatus basert på e-postmeldinger og sette opp automatiserte handlinger basert på billettstatuser.
• Hvis kontoen din har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du også sette opp automatisering i arbeidsflyter for å automatisere prosesser basert på tickets.

Administrer kanaler som automatisk oppretter billetter

Du kan konfigurere automatisering slik at det automatisk opprettes tickets fra innkommende meldinger fra samtalekanaler.

Slik viser eller fjerner du kanaler som oppretter billetter:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Tickets i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Pipelines-fanen.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en rørledning , og velg deretter billettrørledningen du vil justere.
• Klikk på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, klikker du på for å utvide delen Templated Automation.
• I delen Connected channels kan du se kanalene der det automatisk opprettes en ticket for alle nye innkommende meldinger.
• Hvis du ikke vil at det skal opprettes en billett for meldinger som sendes til en kanal, klikker du på kanalnavnet for å slå av automatiseringen av billetter i kanalens innstillinger.

Finn ut mer om hvordan du setter opp kanaler.

Tilpass automatisering av lukkedato

Som standard forventes følgende oppførsel:

• Når du flytter en sak til statusen Avsluttet, oppdateres verdien for Dato for avslutning til dagens dato.
• Når du flytter en sak fra en lukket status til en åpen status, slettes verdien for Lukk-dato.

Du kan justere automatiseringsinnstillingene per pipeline slik at du ikke lenger angir sluttdatoen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Tickets i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Pipelines-fanen.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en rørledning , og velg deretter billettrørledningen du vil justere.
• Klikk på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, klikker du på for å utvide delen Templated Automation.

• Hvis du vil justere automatiseringen for når en sak flyttes til statusen lukket, kan du angi Lukk dato til i dag når du flytter en sak til statusen lukket i raden Angi lukkedato til i dag:
  • Slå av bryteren for å slå av automatiseringen. Når innstillingen er slått av, oppdateres ikke sluttdatoen for en sak når du flytter en sak til statusen lukket.

• • Slå bryteren på for å slå på automatiseringen igjen. Når innstillingen er slått på, vil avslutningsdatoen for en sak bli satt til dagens dato når du flytter en sak til statusen lukket.

Finn ut mer om billettegenskapenLukk dato.

Oppdatering av billettstatus basert på e-post( kunService Hub Starter, Professional og Enterprise)

Du kan automatisk oppdatere statusen til tickets når tilknyttede e-poster sendes eller mottas.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Tickets i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Pipelines-fanen.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en pipeline , og velg deretter billettpipelinen du vil automatisere.
• Klikk på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, klikker du på for å utvide delen Templated Automation.
• Hvis du vil slå på automatisering av billettstatus, merker du av i avmerkingsboksen Oppdater billettstatus for å slå på en utløser:
  • En e-post sendes til en kunde: Saksstatusen endres når en bruker sender en e-post til en kontakt fra saksoppføringen. E-poster som sendes fra kontaktoppføringen, vil ikke utløse en endring av saksstatusen.
  • En kunde svarer på en e-post: Saksstatusen endres når en kontaktperson svarer på den samme tråden som saken ble opprettet på. Hvis saken ble lukket og deretter åpnet på nytt, vil eventuelle nye tråder på saken også oppdatere statusen.

• Hvis du vil redigere hvilken status billetten skal settes til basert på utløseren, holder du musepekeren over raden og klikker på Rediger handling. I høyre panel klikker du på rullegardinmenyen Velg status, velger en status og klikker deretter på Lagre.

• Hvis du vil slå av en automatisering, fjerner du merket i avmerkingsboksen.
• Hvis du vil se gjennom automatiseringen i arbeidsflytredigeringsprogrammet (kunService HubProfessional og Enterprise ), holder du musepekeren over raden og klikker deretter på Vis arbeidsflyt.

Automatiser handlinger basert på statusen til billettene( kunService Hub Starter, Professional og Enterprise)

Du kan også sette opp tilpasset automatisering basert på billettstatus. Hvis kontoen din har et Service Hub Starter-abonnement, kan du sende en e-post eller et internt varsel når statusen til en sak endres. Hvis kontoen din har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du konfigurere flere handlinger som er tilgjengelige via arbeidsflytverktøyet.

For å kunne automatisere handlinger på billettstatuser må du ha tilgangsrettighetene Superadministrator eller Konto.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Objects > Tickets i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Pipelines-fanen.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en pipeline , og velg deretter billettpipelinen du vil automatisere.
• Klikk på fanen Automatiser , og klikk deretter på for å utvide delen Opprett arbeidsflyter fra bunnen av.
• I delen Utløse handlinger når en sak når en bestemt status , klikker du påplussikonet for å legge til en handling til en saksstatus.

• Konfigurer handlingen din i høyre panel:
  • Hvis du vil sende et internt varsel til teamet ditt når en sak når en bestemt status, velger du Send intern e-postvarsling. Konfigurer varslingsdetaljene, og klikk deretter på Lagre.

• • Hvis du vil sende en e-post når en billett åpnes eller lukkes, velger du Send e-post. Klikk på Automatisert e-post, velg en e-post, og klikk deretter på Lagre .Du kan velge mellom følgende typer e-poster:
    • Hvis du vil velge en HubSpot-opprettet e-postmal, velger du Ticket received eller Ticket closed. Hvis du vil redigere standardmalen, klikker du på Edit (Rediger) ved siden av e-postens navn, gjør endringene og klikker deretter på Save email (Lagre e-post). Hvis kontoen din har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også klikke på e-postens navn for å redigere e-posten i e-postverktøyet for markedsføring.
    • Hvis kontoen din har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du velge en egendefinert automatisert e-post. For å redigere en egendefinert e-post klikker du på navnet på e-posten. Du kommer til verktøyet for markedsførings-e-post.

Merk: Standard-e-postene Ticket received og Ticket closed er transaksjons-e-poster opprettet av HubSpot. Transaksjons-e-poster brukes til relasjonsbaserte interaksjoner, for eksempel en bekreftelses-e-post etter et kjøp. Kontakter trenger ikke å være angitt som markedsføring for å få tilsendt en transaksjons-e-post. Hvis du i stedet velger å sende en automatisert e-post som ikke er en transaksjons-e-post , må kontaktene være angitt som markedsføring for å motta e-posten. Hvis kontoen din har tillegget for transaksjonsbasert e-post, kan du lære hvordan du oppretter egendefinerte transaksjonsbaserte e-poster.

• • Hvis kontoen din har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du også velge andre billettbaserte arbeidsflythandlinger, inkludert forsinkelser, filialer, kommunikasjon, CRM og datahandlinger. Konfigurer handlingen, og klikk deretter på Lagre.

• Hvis du vil redigere en eksisterende handling, klikker du på handlingsboblen. Gjør endringer i det høyre panelet, og klikk deretter på Lagre.
• Hvis du vil legge igjen en kommentar til andre brukere om en handling, holder du musepekeren over handlingen og klikker deretter påkommentarikonet på comments. Skriv inn meldingen din, og klikk på Kommenter.

• Hvis du vil slette en handling, holder dumusepekeren over handlingen og klikker påsletteikonet på delete . Velg Slett bare denne handlingen for å slette bare den valgte handlingen, eller velg Slett denne handlingen og alle etterfølgende handlinger for å slette den valgte handlingen og alle handlinger under den.
• For å navigere til arbeidsflytredigeringsprogrammet( kunService Hub Professional eller Enterprise ) klikker du på Åpne i Arbeidsflyter under statusens handlinger . I arbeidsflytredigeringsprogrammet kan du legge til flere handlinger og redigere innstillingene for arbeidsflyten.

Merk: Som standard gjelder ikke de ovennevnte automatiserte handlingene for live chat- eller Facebook Messenger-samtaler. Hvis du vil ha billettautomatisering for live chat eller Facebook Messenger, kan du opprette og tilpasse en arbeidsflyt og tilpasse arbeidsflytens registreringsutløsere til å inkludere samtaler der kilden er lik Chat.