Konfiguracja automatyzacji potoku zgłoszeń

Możesz skonfigurować automatyzację potoku zgłoszeń, aby dostosować ustawienia daty zamknięcia lub wyzwalać działania na podstawie wiadomości e-mail i aktualizacji statusu zgłoszeń.

Ustawienia automatyzacji, które można dostosować, zależą od subskrypcji HubSpot:

• Jeśli Twoje konto posiada darmowe narzędzia, możesz tworzyć bilety za pośrednictwem kanałów konwersacji i dostosować automatyzację daty zamknięcia.
• Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Service Hub Starter, Professional lub Enterprise, możesz zautomatyzować status zgłoszeń na podstawie wiadomości e-mail i skonfigurować automatyczne działania na podstawie statusów zgłoszeń.
• Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Service Hub Professional lub Enterprise, możesz także skonfigurować automatyzację w przepływach pracy, aby zautomatyzować procesy oparte na zgłoszeniach.

Zarządzanie kanałami, które automatycznie tworzą bilety

Możesz skonfigurować automatyzację, aby automatycznie tworzyć bilety z wiadomości przychodzących z kanałów konwersacji.

Aby wyświetlić lub usunąć kanały tworzące bilety:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Bilety.
• Kliknij kartę Pipelines (Rurociągi ).
• Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok biletów, który chcesz dostosować.
• Kliknij kartę Automatyzacja . Jeśli jest zwinięta, kliknij, aby rozwinąć sekcję Templated Automation.
• W sekcji Połączone kanały można wyświetlić kanały, w których automatycznie tworzony będzie bilet dla wszystkich nowych wiadomości przychodzących.
• Jeśli nie chcesz, aby dla wiadomości wysyłanych do kanału tworzony był bilet, kliknij nazwę kanału, aby wyłączyć automatyzację biletów w ustawieniach kanału.

Dowiedz się więcej o konfigurowaniu kanałów.

Dostosuj automatyzację daty zamknięcia

Domyślnie oczekiwane jest następujące zachowanie:

• Po przeniesieniu zgłoszenia do statusu zamkniętego, wartość Data zamknięcia zgłoszenia zostanie zaktualizowana do dzisiejszej daty.
• Po przeniesieniu zgłoszenia ze statusu zamkniętego do otwartego, wartość Data zamknięcia zostaje wyczyszczona.

Możesz dostosować ustawienia automatyzacji dla każdego potoku, aby zatrzymać ustawianie daty zamknięcia.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Bilety.
• Kliknij kartę Pipelines (Rurociągi ).
• Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok biletów, który chcesz dostosować.
• Kliknij kartę Automatyzacja . Jeśli jest zwinięta, kliknij, aby rozwinąć sekcję Templated Automation.

• Aby dostosować automatyzację, kiedy zgłoszenie jest przenoszone do statusu zamkniętego, w wierszu Ustaw datę zamknięcia na dziś podczas przenoszenia zgłoszenia do statusu zamkniętego:
  • Aby wyłączyć automatyzację, wyłącz przełącznik. Przy wyłączonym ustawieniu data zamknięcia zgłoszenia nie będzie aktualizowana po przeniesieniu zgłoszenia do statusu zamkniętego.

• • Aby ponownie włączyć automatyzację, włącz przełącznik. Przy włączonym ustawieniu data zamknięcia zgłoszenia zostanie ustawiona na dzisiejszą datę po przeniesieniu zgłoszenia do statusu zamkniętego.

Dowiedz się więcej o właściwości biletuZamknij datę.

Aktualizacja statusu zgłoszenia na podstawie wiadomości e-mail( tylkoService Hub Starter, Professional i Enterprise )

Możesz automatycznie aktualizować status zgłoszeń, gdy powiązane wiadomości e-mail zostaną wysłane lub odebrane.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Bilety.
• Kliknij kartę Pipelines (Rurociągi ).
• Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
• Kliknij kartę Automatyzacja . Jeśli jest zwinięta, kliknij, aby rozwinąć sekcję Templated Automation.
• Aby włączyć automatyzację statusu zgłoszenia, w sekcji Aktualizuj status zgłoszenia zaznacz pole wyboru, aby włączyć wyzwalacz:
  • Wiadomość e-mail jest wysyłana do klienta: status zgłoszenia zmieni się, gdy użytkownik wyśle wiadomość e-mail do kontaktu z rekordu zgłoszenia. Wiadomości e-mail wysłane z rekordu kontaktu nie spowodują zmiany statusu zgłoszenia.
  • Klient odpowiada na wiadomość e-mail: status zgłoszenia zmieni się, gdy kontakt odpowie w tym samym wątku, w którym zgłoszenie zostało utworzone. Jeśli zgłoszenie zostało zamknięte, a następnie ponownie otwarte, wszelkie nowe wątki dotyczące zgłoszenia również zaktualizują jego status.

• Aby edytować status, do którego zostanie ustawiony bilet na podstawie wyzwalacza, najedź kursorem na wiersz, a następnie kliknij Edytuj akcję. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Wybierz status, wybierz status, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

• Aby wyłączyć automatyzację, usuń zaznaczenie pola wyboru.
• Aby przejrzeć automatyzację w edytorze przepływu pracy (tylkoService HubProfessional i Enterprise ), najedź kursorem na wiersz, a następnie kliknij Wyświetl przepływ pracy.

Automatyzacja działań w oparciu o statusy zgłoszeń( tylkoService Hub Starter, Professional i Enterprise )

Można również skonfigurować niestandardową automatyzację w oparciu o statusy zgłoszeń. Jeśli Twoje konto posiada subskrypcję Service Hub Starter, możesz wysłać wiadomość e-mail lub wewnętrzne powiadomienie, gdy status zgłoszenia ulegnie zmianie. Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Service Hub Professional lub Enterprise, możesz skonfigurować dodatkowe akcje dostępne za pośrednictwem narzędzia przepływu pracy.

Aby zautomatyzować działania na statusach zgłoszeń, musisz mieć uprawnienia Super administratora lub dostępu do konta.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Bilety.
• Kliknij kartę Pipelines (Rurociągi ).
• Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
• Kliknij kartę Automatyzacja , a następnie kliknij, aby rozwinąć sekcję Tworzenie przepływów pracy od podstaw.
• W sekcji Wyzwalaj akcje, gdy zgłoszenie osiągnie określony status , kliknijikonę +plus, aby dodać akcję do statusu zgłoszenia.

• W prawym panelu skonfiguruj działanie:
  • Aby wysłać wewnętrzne powiadomienie do zespołu, gdy zgłoszenie osiągnie określony status, wybierz opcję Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij Zapisz.

• • Aby wysłać wiadomość e-mail po otwarciu lub zamknięciu zgłoszenia, wybierz opcję Wyślij wiadomość e-mail. Kliknij opcję Automatyczna wiadomość e-mail, wybierz wiadomość e-mail, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Do wyboru są następujące typy wiadomości e-mail:
    • Aby wybrać szablon wiadomości e-mail utworzony przez HubSpot, wybierz Ticket received lub Ticket closed. Aby edytować domyślny szablon, kliknij Edit obok nazwy wiadomości e-mail, wprowadź zmiany, a następnie kliknij Save email. Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Marketing Hub Professional lub Enterprise, możesz również kliknąć nazwę wiadomości e-mail, aby edytować wiadomość e-mail w narzędziu do obsługi marketingowych wiadomości e-mail.
    • Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Marketing Hub Professional lub Enterprise, możesz wybrać niestandardową automatyczną wiadomość e-mail. Aby edytować niestandardową wiadomość e-mail, kliknij jej nazwę. Zostaniesz przeniesiony do narzędzia marketingowych wiadomości e-mail.

Uwaga: domyślne wiadomości e-mail dotyczące otrzymanych i zamkniętych zgłoszeń to wiadomości transakcyjne tworzone przez HubSpot. Transakcyjne wiadomości e-mail są używane do interakcji opartych na relacjach, takich jak wiadomość e-mail z potwierdzeniem po zakupie. Kontakty nie muszą być ustawione jako marketingowe, aby otrzymywać transakcyjne wiadomości e-mail. Jeśli zamiast tego wybierzesz wysyłanie nietransakcyjnych automatycznych wiadomości e-mail, kontakty muszą być ustawione jako marketingowe, aby otrzymać wiadomość e-mail. Jeśli Twoje konto ma dodatek do transakcyjnych wiadomości e-mail, dowiedz się, jak tworzyć niestandardowe transakcyjne wiadomości e-mail.

• • Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Service Hub Professional lub Enterprise , możesz także wybrać inne akcje przepływu pracy oparte na biletach, w tym opóźnienia, oddziały, komunikację, CRM i akcje dotyczące danych. Skonfiguruj akcję, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

• Aby edytować istniejące działanie, kliknij dymek działania. Wprowadź zmiany w prawym panelu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Aby zostawić komentarz dla innych użytkowników na temat działania, najedź kursorem na działanie, a następnie kliknijikonę komentarza comments. Wpisz wiadomość i kliknij przycisk Komentarz.

• Aby usunąć działanie, najedź na nie kursorem, a następnie kliknijikonę usuwania delete . Wybierz opcję Usuń tylko to działanie, aby usunąć tylko wybrane działanie, lub wybierz opcję Usuń to działanie i wszystkie następujące po nim działania, aby usunąć wybrane działanie i wszystkie działania znajdujące się pod nim.
• Aby przejść do edytora przepływu pracy( tylkoService Hub Professional lub Enterprise ), kliknij przycisk Otwórz w sekcji Przepływy pracy poniżej akcji stanu. W edytorze przepływu pracy można dodawać kolejne akcje i edytować ustawienia przepływu pracy.

Uwaga: domyślnie powyższe zautomatyzowane działania nie mają zastosowania do konwersacji na czacie na żywo lub w komunikatorze Facebook Messenger. Aby zautomatyzować zgłoszenia dla czatu na żywo lub komunikatora Facebook Messenger, można utworzyć i dostosować przepływ pracy oraz dostosować wyzwalacze rejestracji przepływu pracy, aby uwzględnić konwersacje, w których źródło jest równe Chat.