Konfigurowanie automatyzacji potoków dla obiektów

Możesz automatycznie wyzwalać akcje, takie jak zadania i powiadomienia, gdy rekordy przechodzą przez etapy potoku lub statusy zgłoszeń. Na przykład można ustawić status zgłoszenia na Oczekiwanie na klienta, gdy użytkownik wyśle wiadomość e-mail ze zgłoszenia. Niniejszy dokument przedstawia automatyzację specyficzną dla etapu potoku.

Dowiedz się więcej o korzystaniu z pełnego edytora przepływu pracy.

Uwaga: konto może używać spersonalizowanych nazw dla każdego obiektu (np. konto zamiast firmy). Ten dokument odnosi się do obiektów według ich domyślnych nazw HubSpot.

Automatyzacja działań na podstawie etapów pipeline

Automatyzacje można tworzyć na podstawie etapów potoku transakcji, projektów i obiektów niestandardowych. Można na przykład utworzyć zadanie lub wysłać wewnętrzne powiadomienie, gdy zmieni się etap transakcji.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Przejdź do żądanego obiektu:
   1. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Transakcje.
   2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Projekty.
   3. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Obiekty niestandardowe.
3. Kliknij kartę Pipelines.
4. W sekcji Wybierz potok kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz potok do zautomatyzowania.
5. Kliknij kartę Automate.
6. Jeśli jest zwinięta, kliknij opcję Utwórz przepływy pracy od podstaw, aby rozwinąć sekcję.
7. W sekcji Wyzwalaj akcje, gdy [nazwa obiektu] przechodzi do nowego etapu kliknij ikonę + plus, aby dodać akcję do etapu potoku.
8. W lewym panelu skonfiguruj akcję, taką jak:
   • Aby wysłać wewnętrzne powiadomienie, gdy transakcja wejdzie w etap, wybierz opcję Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
   • Aby utworzyć zadanie, gdy projekt wejdzie w określony etap, wybierz opcję Utwórz zadanie. Wprowadź szczegóły zadania, a następnie kliknij Zapisz.
9. Kliknij dymek działania, aby edytować istniejące działanie. Wprowadź zmiany w lewym panelu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
10. Najedź kursorem na istniejące działanie, a następnie kliknij ikonę komentarza comments, aby zostawić komentarz dla innych użytkowników na temat działania. Wpisz wiadomość i kliknij opcję Komentarz.
11. Najedź kursorem na istniejące działanie, a następnie kliknij ikonę usuwania delete, aby usunąć działanie. Wybierz opcję Usuń tylko to działanie, aby usunąć tylko wybrane działanie, lub wybierz opcję Usuń to działanie i wszystkie następujące działania, aby usunąć wybrane działanie i wszystkie działania poniżej.
12. Kliknij przycisk Open in Workflows poniżej akcji etapu, aby otworzyć je w pełnym edytorze przepływu pracy.
13. Przełącz przełącznik Workflow is [status], aby włączyć lub wyłączyć przepływ pracy.

Automatyzacja działań na podstawie statusu zgłoszenia

Konfigurowanie statusu zgłoszenia na podstawie powiązanych wiadomości e-mail

Możesz automatycznie aktualizować status zgłoszeń, gdy powiązane wiadomości e-mail są wysyłane lub odbierane. Oznacza to wiadomości e-mail wysyłane ze zgłoszenia i odpowiedzi klientów na zgłoszenie. Status zgłoszenia to domyślna właściwość HubSpot, która śledzi zgłoszenia w potoku (np. statusOczekiwanie na kontakt ).

Aby włączyć lub edytować automatyzację statusu zgłoszenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Bilety.
3. Kliknij kartę Rurociągi.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
5. Kliknij kartę Automate . Jeśli jest zwinięta, kliknij rightIcon, aby rozwinąć sekcję Szablony automatyzacji.
6. Aby włączyć automatyzację statusu zgłoszenia, w sekcji Aktualizuj status zgłoszenia zaznacz pole wyboru, aby włączyć wyzwalacz:
   • Wysłano wiadomość e-mail do klienta: status zgłoszenia zmieni się, gdy użytkownik wyśle wiadomość e-mail do kontaktu z rekordu zgłoszenia. Wiadomości e-mail wysłane z rekordu kontaktu nie spowodują zmiany statusu zgłoszenia.
   • Klient odpowiada na wiadomość e-mail: status zgłoszenia zmieni się, gdy kontakt odpowie w tym samym wątku, w którym zgłoszenie zostało utworzone. Jeśli zgłoszenie zostało zamknięte, a następnie ponownie otwarte, wszelkie nowe wątki dotyczące zgłoszenia również zaktualizują jego status.

7. Aby edytować status, do którego zostanie ustawiony bilet na podstawie wyzwalacza, najedź kursorem na wiersz, a następnie kliknij Edytuj akcję. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Wybierz status, wybierz status, a następnie kliknij Zapisz.

Aby wyłączyć lub przejrzeć automatyzację statusu zgłoszenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Bilety.
3. Kliknij kartę Pipelines.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
5. Kliknij kartę Automate . Jeśli jest zwinięta, kliknij rightIcon, aby rozwinąć sekcję Szablony automatyzacji.
6. Wyczyść pola wyboru Aktualizuj status zgłoszenia.

Konfigurowanie niestandardowych akcji potoku zgłoszeń

Możesz skonfigurować niestandardową automatyzację w oparciu o zmiany wartości właściwości statusu zgłoszenia. Można wysłać wiadomość e-mail lub powiadomienie wewnętrzne. Za pomocą narzędzia przepływów pracy można skonfigurować inne działania (np. rozgałęzienia, opóźnienia).

Aby skonfigurować akcje oparte na statusach zgłoszeń:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Zgłoszenia.
3. Kliknij kartę Rurociągi.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok zgłoszeń, który chcesz zautomatyzować.
5. Kliknij kartę Automate , a następnie kliknij, aby rozwinąć sekcję Create workflows from scratch.
6. W sekcji Wyzwalaj akcje, gdy zgłoszenie osiągnie określony status kliknijikonę +plus, aby dodać akcję do statusu zgłoszenia.
7. W lewym panelu skonfiguruj działanie zgodnie z celami:
   • Wybierz opcję Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail, aby wysłać wewnętrzne powiadomienie do zespołu, gdy zgłoszenie osiągnie określony status. Skonfiguruj szczegóły powiadomienia, a następnie kliknij Zapisz.

• Wybierz opcję Wyślij wiadomość e-mail , aby wysłać wiadomość e-mail, gdy zgłoszenie zostanie otwarte (np. status Nowe ) lub zamknięte (np. status Zamknięte ). Kliknij opcję Automatyczna wiadomość e-mail, wybierz wiadomość e-mail, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Do wyboru są następujące typy wiadomości e-mail:
  • Wybierz opcję Ticket received lub Ticket closed , aby użyć domyślnej wiadomości e-mail HubSpot. Aby edytować domyślny szablon, kliknij Edytuj obok nazwy wiadomości e-mail, wprowadź zmiany, a następnie kliknij Zapisz wiadomość e-mail.
  • Wybierz niestandardową automatyczną wiadomość e-mail. Aby edytować niestandardową wiadomość e-mail, kliknij jej nazwę. Zostaniesz przeniesiony do narzędzia marketingowych wiadomości e-mail.

Uwaga: domyślne wiadomości e-mail dotyczące otrzymanych i zamkniętych zgłoszeń to wiadomości transakcyjne tworzone przez HubSpot. Transakcyjne wiadomości e-mail są używane do interakcji opartych na relacjach, takich jak wiadomość e-mail z potwierdzeniem po zakupie. Kontakty nie muszą być ustawione jako marketingowe, aby otrzymywać transakcyjne wiadomości e-mail. Jeśli zamiast tego wybierzesz wysyłanie nietransakcyjnych automatycznych wiadomości e-mail, kontakty muszą być ustawione jako marketingowe, aby otrzymać wiadomość e-mail. Jeśli Twoje konto ma dodatek do transakcyjnych wiadomości e-mail, dowiedz się, jak tworzyć niestandardowe transakcyjne wiadomości e-mail.

• Możesz także wybrać inne akcje przepływu pracy oparte na biletach, w tym opóźnienia, gałęzie, komunikację, CRM i akcje danych. Skonfiguruj akcję, a następnie kliknij Zapisz.

8. Przełącz przełącznik Workflow is [status], aby włączyć lub wyłączyć przepływ pracy.

Aby edytować lub usunąć istniejące działanie lub dodać komentarz:

1. Przejdź do przepływu pracy potoku zgłoszeń.
2. Kliknij dymek akcji, aby edytować istniejącą akcję. Wprowadź zmiany w lewym panelu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
3. Kliknij ikonę komentarza comments, aby zostawić komentarz dla innych użytkowników na temat działania. W oknie dialogowym wprowadź wiadomość i kliknij przycisk Komentarz.
4. Kliknij ikonę usuwania delete, aby usunąć działanie. Dostępne są dwie opcje:
   • Usuń tylko to działanie: usuwa tylko wybrane działanie.
   • Usuń to działanie i wszystkie następujące działania: usuwa wybrane działanie i wszystkie działania znajdujące się pod nim.
5. Kliknij przycisk Otwórz w przepływach pracy poniżej pól akcji, aby przejść do edytora przepływów pracy. W edytorze przepływu pracy można dodać więcej akcji i edytować ustawienia przepływu pracy.

Uwaga: domyślnie powyższe zautomatyzowane działania nie mają zastosowania do czatu na żywo ani rozmów w Facebook Messenger. Aby zautomatyzować bilet dla czatu na żywo lub komunikatora Facebook, możesz utworzyć i dostosować przepływ pracy oraz dostosować wyzwalacze rejestracji przepływu pracy, aby uwzględnić rozmowy, których źródło jest równe Chat.