Aktivitäten zu einem Datensatz erstellen oder protokollieren

In HubSpot werden bestimmte Aktivitäten in Datensätzen automatisch protokolliert, aber Sie können auch manuell neue Aufrufe, E-Mails, Besprechungen und Nachrichten erstellen oder Aktivitäten protokollieren, die außerhalb von HubSpot stattfanden (z. B. eine Besprechung mit einem Kunden, die nicht gebucht wurde, oder eine über LinkedIn gesendete Nachricht).

Die Aktivitäten umfassen:

• Aufrufe
• E-Mails
• Meetings
• Notizen
• LinkedIn-Nachrichten
• WhatsApp-Nachrichten
• SMS-Nachrichten
• Briefpost

Sie können auch importieren, um neue Aktivitäten zu erstellen und sie in großen Mengen mit Datensätzen zu verknüpfen .

Bitte beachten Sie: Die Anzahl der Aktivitäten, die Sie für einen Datensatz protokollieren können, hängt von dem Objekt, der Art der Aktivität und Ihrem HubSpot-Abonnement ab.

Aktivitäten auf dem Desktop erstellen oder protokollieren

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das Symbol für die Aktivität, die Sie erstellen oder protokollieren möchten. Die angezeigten Symbole können variieren, wenn Sie die Reihenfolge der Symbole angepasst haben. Wenn ein bestimmtes Symbol nicht im linken Bereich angezeigt wird, klicken Sie auf More und wählen Sie dann die Aktivität aus dem Dropdown-Menü.

• • Um eine Notiz zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol description Notiz.
  • Um eine E-Mail zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol email E-Mail. Der E-Mail-Editor wird geöffnet, damit Sie eine E-Mail verfassen und versenden können.

• • Um einen Aufruf zu tätigen, klicken Sie auf das Symbol calling Aufruf. Das Tool zum Anrufen wird geöffnet, damit Sie einen Aufruf tätigen können.
  • Um ein Meeting zu planen, klicken Sie auf das Symbol meetings Meeting. Der Besprechungsplaner wird geöffnet, damit Sie eine Besprechung in Ihrem Kalender buchen können.
  • Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol tasks Aufgabe. Erfahren Sie mehr über Aufgaben erstellen.
  • Um eine WhatsApp-Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol socialWhatsapp WhatsApp. Der Nachrichteneditor wird geöffnet, damit Sie Ihre Nachricht verfassen und versenden können. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie Ihren Account mit WhatsApp verbunden haben und der Kontakt einen Wert für die Eigenschaft WhatsApp-Nummer hat.
  • Um eine gesendete E-Mail zu protokollieren, klicken Sie auf das Symbol logEmail E-Mail protokollieren.
  • Um einen getätigten Aufruf zu protokollieren, klicken Sie auf das Symbol logCall Aufruf protokollieren.
  • Um eine teilnehmende Besprechung zu protokollieren, klicken Sie auf das Symbol logMeeting Besprechung protokollieren.

• • Um eine gesendete LinkedIn-Nachricht zu protokollieren, klicken Sie auf das Symbol logLinkedInMessage Log LinkedIn.
  • Um eine gesendete WhatsApp-Nachricht zu protokollieren, klicken Sie auf das Symbol logWhatsAppMessage Log WhatsApp.
  • Um eine gesendete SMS-Nachricht zu protokollieren, klicken Sie auf das Symbol logSMS Protokoll SMS.
  • Um gesendete Post zu protokollieren, klicken Sie auf das Symbol logPostalMail Log postal mail.

• Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs „Datum“ und „Uhrzeit“, um das Datum und die Uhrzeit der Aktivität zu aktualisieren.
• Klicken Sie auf die Symbole, um Ihren Text zu formatieren oder ein Snippet, einen Link oder ein Bild einzufügen. 
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabe zur Weiterverfolgung erstellen, um eine neue Aufgabe für die Aktivität zu erstellen .
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Verknüpft mit, um Datensätze zu suchen und auszuwählen, die Sie mit der Aktivität verknüpfen möchten, oder heben Sie die Auswahl der Datensätze auf, um sie von der Aktivität zu trennen. Die Aktivität erscheint auf der Zeitachse der von Ihnen ausgewählten Datensätze.

• Bei der Protokollierung eines Anrufs oder einer Besprechung gibt es zusätzliche Schritte:
  • Bei der Protokollierung eines Anrufs:
    • Um das Ergebnis des Anrufs zu kategorisieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Anrufergebnis.
    • Um das Ziel des Anrufs zu kategorisieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Typ, um das Ziel des Anrufs zu kategorisieren. Erfahren Sie, wie Sie Anruftypen erstellen können( nur Sales Hub Professional und Enterprise ).
    • Um anzugeben, ob es sich um einen eingehenden oder ausgehenden Anruf handelt, klicken Sie auf das Dropdown-MenüRichtung . Erfahren Sie mehr über die Verwendung einer von Hub Spot bereitgestellten Telefonnummer, um eingehende Anrufe auf Ihr persönliches Gerät weiterzuleiten, oder wie Sie ausgehende Anrufe von HubSpot aus tätigen können. 

• • Bei der Protokollierung einer Besprechung:
    • Um eine weitere Person zur Besprechung hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Teilnehmer und wählen Sie den Kontaktaus. Bei einer protokollierten Besprechung können maximal 50 Teilnehmer angezeigt werden. Wenn Sie mehr als 50 Teilnehmer hinzufügen, werden bestimmte Kontakte nicht in der Besprechung erscheinen, aber die Besprechung wird in ihrem Kontaktdatensatz protokolliert.
    • Um das Besprechungsergebnis zu kategorisieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü " Ergebnis" und wählen Sie das Ergebnisaus.
    • Um das Ziel der Besprechung zu kategorisieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Typ und wählen Sie den Typaus. Erfahren Sie, wie Sie Besprechungstypen erstellen können( nur Sales Hub Professional und Enterprise ).

• Sobald Sie Ihre Aktivität oder Notiz ausgefüllt haben, klicken Sie auf Aktivität protokollieren oder Notiz speichern. Die Aktivität erscheint nun in der Zeitleiste des Datensatzes.

Erstellen oder Protokollieren von Aktivitäten in der mobilen HubSpot-App

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät.
• Um eine Aktivität in einem Datensatz zu protokollieren, navigieren Sie zu dem Objekt, für das Sie eine Notiz, Aktivität oder Aufgabe protokollieren möchten:
  • Kontakte: Tippen Sie auf Menü und dann auf Kontakte in der linken Seitenleiste.
  • Unternehmen: Tippen Sie auf Menü und dann auf Unternehmen in der linken Seitenleiste.
  • Deals: Tippen Sie auf Menü und dann auf Deals in der linken Seitenleiste.
  • Tickets: Tippen Sie auf Menü und dann auf Tickets in der linken Seitenleiste.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Tippen Sie in der Android-App auf Menü und dann auf Benutzerdefinierte Objekte. Wenn Sie mehrere benutzerdefinierte Objekte haben, tippen Sie auf die Registerkarte des benutzerdefinierten Objekts, das Sie anzeigen möchten. In der iOS-App sind benutzerdefinierte Objektdatensätze auf die Ansicht beschränkt und können nur über verknüpfte Datensätze aufgerufen werden .

• Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Tippen Sie auf Notiz hinzufügen, Aufgabe erstellen oder Aktivität protokollieren. Wenn Sie auf Aktivität protokollieren getippt haben, wählen Sie eine der Optionen Anruf, E-Mail, Besprechung, SMS, WhatsApp, LinkedIn-Nachricht oder Postnachricht.

• Geben Sie die Details für Ihre Notiz, Aktivität oder Aufgabe ein. Wenn Sie die Mobile-App auf einem Android-Gerät verwenden, können Sie Snippets verwenden, um einen kurzen, wiederverwendbaren Textblock zu den Aktivitätsdetails einzugeben. 
• Klicken Sie auf den Schalter „Follow-up-Aufgabe“, um ihn zu aktivieren und eine neue Aufgabe als Follow-up-Aktion von Ihrer Aktivität zu erstellen.
• Wenn Sie einen Anruf oder eine Besprechung protokollieren, können Sie das Ergebnis und den Typ des Anrufs oder der Besprechung auswählen. Sie müssen die Ergebnisse und Typen in Ihrer Desktop-Anwendung eingerichtet haben, bevor Sie sie auf Ihrem mobilen Gerät auswählen können. 
  • Tippen Sie auf Anrufergebnis oder Anrufart und wählen Sie ein ergebnis oder typ.
  • Tippen Sie auf Besprechungsergebnis oder Besprechungstyp und wählen Sie ein ergebnis aus oder typ. 

• Tippen Sie auf „Speichern“. Die Notiz, Aktivität oder Aufgabe wird nun in der Zeitleiste des Datensatzes angezeigt.

Erfahren Sie, wie Sie Aktivitäten in Datensätzen in der mobilen App bearbeitenkönnen.