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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Connected Email

Protokollieren von E-Mail-Antworten im CRM

Zuletzt aktualisiert am: September 9, 2021

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Antworten auf eine E-Mail-Nachricht, die von Ihrer verknüpften persönlichen E-Mail-Adresse gesendet wird, werden automatisch im Datensatz des Kontakts in Ihrem CRM protokolliert. Dazu gehören direkte E-Mails, die vom Datensatz im CRM oder mit der E-Mail-Erweiterung oder dem Add-in von HubSpot Sales gesendet werden.
 
Wenn Sie eine Antwort auf eine E-Mail erhalten, die zuvor nicht protokolliert wurde, oder eine neue E-Mail von einem Kunden oder Kontakt erhalten, können Sie sich in HubSpot mithilfe Ihrer Weiterleitungsadresse manuell anmelden. Erfahren Sie mehr über die Anforderungen für zu protokollierende Antworten und Situationen, in denen die Antworten nicht wie erwartet protokolliert werden.
 

Bitte beachten: Die maximale Dateigröße für die Protokollierung von Anhängen für ausgehende und eingehende E-Mails ist 50 MB.Dies gilt für Antworten auf persönliche E-Mails sowie auf eingehende E-Mails, die an eine Team-E-Mail-Adresse im Conversations-Postfach gesendet werden. 

Wenn Ihr E-Mail-Server Sicherheitssoftware verwendet, die Anhänge beim Empfang von E-Mails scannt, kann HubSpot möglicherweise Anhänge, die in E-Mail-Antworten oder in an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten eingehenden E-Mails enthalten sind, nicht protokollieren. Wenn beispielsweise Ihre Office 365-Server Advanced Threat Protection ausführen und dabei Dynamic Delivery aktiviert ist, werden die Anhänge möglicherweise nicht protokolliert. 

Voraussetzungen für eine zu protokollierende Antwort

Antworten auf E-Mails werden automatisch in der Chronik des Kontakts protokolliert, wenn Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse verknüpft haben und Folgendes zutrifft:

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  • Die ursprüngliche E-Mail wurde nicht an eine E-Mail-Adresse oder Domain von Ihrer „Nie protokollieren“-Liste gesendet.
  • Die persönliche E-Mail-Adresse ist noch verknüpft, wenn die Antwort eingeht.
  • Die Antwort wird an eine persönliche E-Mail-Adressen gesendet, die durch den Benutzer verknüpft wurde, der ursprünglich den Thread begonnen hat.
  • Der Absender der Antwort ist ein bestehender Kontakt in HubSpot.

E-Mail-Antworten werden zur Chronik des Kontaktdatensatzes in Ihrem CRM hinzugefügt. Es gibt keine zentrale Position in HubSpot, in der Sie diese E-Mails anzeigen können. Sie müssen zum Kontaktdatensatz des Empfängers oder einem der zugehörigen Datensätze navigieren, um die protokollierte E-Mail anzuzeigen.

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Wenn Sie eingehende E-Mails an einem zentralen Ort anzeigen, verwalten und beantworten möchten, informieren Sie sich über das Verknüpfen einer Team-E-Mail-Adresse mit dem Conversations-Postfach.

Antworten werden nicht wie erwartet protokolliert

Wenn Ihre Antwort nicht wie erwartet protokolliert wird, informieren Sie sich über einige der häufigen Ursachen. In einigen Fällen kann, sofern die Antwort nicht protokolliert wird, die Antwort an die Chronik des Datensatzes im CRM weitergeleitet werden.

Neue eingehende E-Mails

Eingehende E-Mails, die an Ihre verknüpfte persönliche E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht in HubSpot protokolliert, wenn sie die Voraussetzungen für das Protokollieren nicht erfüllen.

Wenn ein Nicht-Kontakt eine neue E-Mail sendet, die nicht Teil eines vorhandenen Threads ist, wird diese E-Mail nicht in HubSpot protokolliert und es wird kein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Wenn Sie auf diese E-Mail antworten und das Kontrollkästchen „Protokollieren“ aktivieren oder die BCC-Adresse einschließen, wird Ihre ausgehende Antwort zwar protokolliert, die ursprüngliche E-Mail des Nicht-Kontakts jedoch weiterhin nicht in HubSpot angezeigt. Die nachfolgenden Antworten in diesem Thread werden so lange protokolliert, wie Ihre persönliche E-Mail-Adresse verknüpft ist.

E-Mails, die von Nicht-Kontakten oder E-Mail-Alias gesendet werden

Wenn eine Antwort von einer E-Mail-Adresse stammt, die keinem vorhandenen Kontakt zugeordnet ist, wird die Antwort nicht protokolliert. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an contacts@domain.com senden, die Kontakte jedoch auf contacts-alias@domain.com antworten, wird die Antwort nicht protokolliert. Sie können die Antwort mithilfe Ihrer Weiterleitungsadresse an das CRM weiterleiten und die beiden Kontaktdatensätze dann zusammenführen.

E-Mails, die in einen anderen Ordner gefiltert werden

Wenn die Antwort nicht in einem Ordner abgelegt ist, den HubSpot synchronisieren kann, oder wenn der Ordner als Spam markiert ist, wird die Antwort nicht protokolliert. Das Verhalten hängt vom E-Mail-Anbieter ab:

  • Gmail: E-Mail-Antworten, die in Gmail als Spam markiert sind, werden nicht protokolliert.
  • Office 365: E-Mail-Antworten, die im SPAM- oder JUNK-Ordner eines Office 365-Posteingangs landen, werden nicht in HubSpot protokolliert.
  • IMAP: HubSpot verfolgt zugehörige Antworten im Ordner „Posteingang“ nur über die E-Mail-Konto-Verknüpfung. Die Antwort muss im Hauptordner des Postfachs enthalten sein, nicht in einem untergeordneten Ordner oder einem vollständig separaten Ordner. Wenn eine Antwort-E-Mail aufgrund von Filterregeln in einen separaten Ordner verschoben wird, wird die Antwort wahrscheinlich nicht protokolliert.
  • Exchange: HubSpot synchronisiert nur E-Mails aus dem Ordner „Posteingang“ und allen Ordnern, die als Zielordner einer Postfachregel angegeben sind. Wenn Sie eine neue Postfachregel hinzufügen oder einen bestehenden Ordner löschen, müssen Sie Ihr E-Mail-Konto erneut verknüpfen, um Synchronisierungsprobleme zu vermeiden.

E-Mails, die von einer Team-E-Mail-Adresse gesendet werden

Wenn ein E-Mail-Thread mit Ihrer Team-E-Mail im Conversations-Postfach beginnt, können Sie nicht mitten im Thread zu Ihrer persönlichen verknüpften E-Mail-Adresse wechseln. Die Antworten werden nicht weiter in HubSpot protokolliert, da dadurch ein neuer Thread erstellt wird, den HubSpot nicht erkennen kann. 

Antworten auf E-Mails nach dem Wechseln des Postfachanbieters

Wenn Sie den Postfachanbieter wechseln, während Sie noch aktive Threads haben, die Ihre vorherige E-Mail-Adresse verwenden, werden E-Mail-Antworten nicht mehr bei HubSpot protokolliert. Wenn Sie Sequenzen verwenden, werden darüber hinaus Kontakte, die derzeit in einer Sequenz aufgenommen sind, nicht automatisch entfernt, da HubSpot die Antworten nicht mehr erkennen kann. Verknüpfen Sie Ihr Postfach erneut mithilfe des richtigen Anbieters, damit Antworten erfolgreich protokolliert werden.

Verknüpfung der persönlichen E-Mail-Adresse mithilfe des falschen E-Mail-Anbieters

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse mithilfe des richtigen E-Mail-Anbietertyps verknüpfen. Ihr E-Mail-Anbieter ist der Service, der Ihnen das Senden und Empfangen von E-Mails ermöglicht. Gängige E-Mail-Anbieter sind zum Beispiel Gmail und Office 365.

Bestätigen Sie, bei welchem E-Mail-Anbieter Ihre E-Mail-Adresse gehostet wird, und befolgen Sie die Anweisungen zum Verknüpfen mit HubSpot über diesen Anbieter. Sie können Ihre IT-Abteilung fragen oder Sie können MxToolbox verwenden, um nach dem E-Mail-Service-Anbieter Ihrer E-Mail-Domain zu suchen. Wenn Sie nicht mit dem richtigen Anbieter verknüpfen, werden E-Mails nicht protokolliert. 

Fehlerbehebung bei der Protokollierung

Wenn Sie die Voraussetzungen für die Protokollierung erfüllen und Ihre Antwort nicht in eine der oben aufgeführten Situationen passt, erfahren Sie, wie Sie Hilfe von HubSpot erhalten. Halten Sie am besten ein Beispiel eines Kontaktdatensatzes bereit, bei dem die Antwort nicht wie erwartet protokolliert wurde, sowie die E-Mail-Header aus der Antwort in Ihrem E-Mail-Konto. Erfahren Sie, wie Sie die E-Mail-Header von einigen gängigen E-Mail-Anbietern erfassen oder diese von einem IT-Mitarbeiter erhalten.