Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Connected Email

Protokollieren von E-Mail-Antworten im CRM

Zuletzt aktualisiert am: November 12, 2020

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E-Mail-Antworten an eine Nachricht, die über ein verknüpftes E-Mail-Konto gesendet wurde, entweder direkt im CRM oder in der HubSpot Sales-Erweiterung, werden automatisch in Ihrem CRM protokolliert. Wenn Sie eine Antwort auf eine E-Mail erhalten, die zuvor nicht protokolliert wurde, oder eine neue E-Mail von einem Kunden oder Kontakt erhalten, können Sie sich in HubSpot mithilfe Ihrer CRM-Weiterleitungsadresse manuell anmelden. Erfahren Sie mehr darüber, wie E-Mail-Antworten in HubSpot protokolliert werden und wann Antworten nicht wie erwartet protokolliert werden. 

Bitte beachten: Die maximale Dateigröße für die Protokollierung von Anhängen für ausgehende und eingehende E-Mails ist 50 MB.Dies gilt für Antworten auf persönliche E-Mails sowie auf eingehende E-Mails, die an eine Team-E-Mail-Adresse im Conversations-Postfach gesendet werden. 

Wenn Ihr E-Mail-Server Sicherheitssoftware verwendet, die Anhänge beim Empfang von E-Mails scannt, kann HubSpot möglicherweise Anhänge, die in E-Mail-Antworten oder in an Ihre E-Mail-Adresse gesendeten eingehenden E-Mails enthalten sind, nicht protokollieren. Wenn beispielsweise Ihre Office 365-Server Advanced Threat Protection ausführen und dabei Dynamic Delivery aktiviert ist, werden die Anhänge möglicherweise nicht protokolliert. 

Antworten auf E-Mails, die über einen verknüpften E-Mail-Posteingang gesendet werden

Antworten auf E-Mails werden automatisch in der Chronik des Kontakts protokolliert, wenn Sie Ihr Postfach verknüpft haben und Folgendes zutrifft:

  • Die ursprüngliche E-Mail wurde über das CRM oder vom E-Mail-Client Ihres verknüpften Postfachs bei aktiviertem Kontrollkästchen „Protokollieren“ gesendet. Ein verknüpfter E-Mail-Posteingang ist erforderlich, um E-Mails vom CRM zu senden.
  • Die ursprüngliche E-Mail wurde nicht an eine E-Mail-Adresse oder Domain von Ihrer „Nie protokollieren“-Liste gesendet. 
  • Das Postfach ist noch verknüpft, wenn die Antwort eingeht.
  • Die Antwort wird an ein Postfach gesendet, das durch den Benutzer verknüpft wurde, der ursprünglich den Thread begonnen hat.
  • Der Absender der Antwort ist ein bestehender Kontakt in HubSpot.

Bitte beachten: E-Mail-Antworten, die im SPAM- oder JUNK-Ordner eines Office 365-Posteingangs landen, werden nicht in HubSpot protokolliert. 

Antworten auf E-Mails, die bisher nicht protokolliert wurden

Wenn Sie eine E-Mail von Ihrem verknüpften Postfach senden, das Kontrollkästchen „Protokollieren“ beim Senden der Nachricht jedoch deaktiviert ist, wird diese E-Mail nicht in Ihrem CRM protokolliert. Aus diesem Grund werden auch die nachfolgenden Antworten auf diese E-Mail nicht protokolliert. Die Antworten können jedoch über Ihre Weiterleitungsadresse an das CRM weitergeleitet werden.

Antworten auf E-Mails, die von Nicht-Kontakten gesendet wurden

Wenn eine Antwort von einer anderen E-Mail-Adresse in Ihrem Thread gelangt und diese E-Mail-Adresse kein bestehender Kontakt ist, wird die Antwort nicht in Ihrem CRM protokolliert. Wenn beispielsweise eine E-Mail an contacts@domain.com (ein bestehender Kontakt) gesendet wird, der Kontakt jedoch mit contacts-alias@domain.com (kein Kontakt) antwortet, wird die Antwort nicht protokolliert. Die Antworten können jedoch über Ihre Weiterleitungsadresse an das CRM weitergeleitet werden und Sie können die beiden Kontaktdatensätze zusammenführen.

Eingehende E-Mails von Nicht-Kontakten

Wenn ein Nicht-Kontakt eine neue E-Mail sendet, die nicht Teil eines vorhandenen Threads ist, wird diese E-Mail nicht in HubSpot protokolliert und es wird kein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Wenn Sie auf diese E-Mail antworten und das Kontrollkästchen „Protokollieren“ aktivieren oder die BCC-Adresse einschließen, wird Ihre ausgehende Antwort zwar protokolliert, die ursprüngliche E-Mail des Nicht-Kontakts jedoch weiterhin nicht in HubSpot angezeigt. Die nachfolgenden Antworten in diesenm Thread werden so lange protokolliert, wie Ihr Postfach verknüpft ist. 

Antworten auf E-Mails, die in einen anderen Ordner herausgefiltert werden (nur IMAP-E-Mail-Konten)

HubSpot verfolgt zugehörige Antworten im Ordner „Posteingang“ nur über die E-Mail-Konto-Verknüpfung. Die Antwort muss im Hauptordner des Postfachs enthalten sein, nicht in einem untergeordneten Ordner oder einem vollständig separaten Ordner. Wenn eine Antwort-E-Mail aufgrund von Filterregeln in einen separaten Ordner verschoben wird, wird die Antwort wahrscheinlich nicht im CRM protokolliert.

Antworten auf E-Mails, die von einem gemeinsamen Postfach gesendet werden

Wenn ein E-Mail-thread mit Ihrem gemeinsamen Postfach im Conversations-Tool beginnt, können Sie nicht mitten im Thread zum Antworten zu Ihrem persönlichen verknüpften Postfach wechseln. Die Antworten werden nicht weiter in HubSpot protokolliert, da dadurch ein neuer Thread erstellt wird, den HubSpot nicht erkennen kann. 

Antworten auf E-Mails nach dem Wechseln des Postfachanbieters

Wenn Sie den Postfachanbieter wechseln, während Sie noch aktive Threads haben, die Ihre vorherige E-Mail-Adresse verwenden, werden E-Mail-Antworten nicht mehr bei HubSpot protokolliert. Wenn Sie Sequenzen verwenden, werden darüber hinaus Kontakte, die derzeit in einer Sequenz aufgenommen sind, nicht automatisch entfernt, da HubSpot die Antworten nicht mehr erkennen kann. Verknüpfen Sie Ihr Postfach erneut mithilfe des richtigen Anbieters, damit Antworten erfolgreich protokolliert werden.