Asociar actividades con registros

Las actividades en la línea de tiempo de un registro pueden asociarse a otros registros, de forma automática o manual. Las actividades incluyen llamadas, correos electrónicos individuales, reuniones, notas, tareas, correo postal, LinkedIn, SMS y mensajes de WhatsApp. Cuando una actividad está asociada a un registro de contacto, empresa, trato, ticket u objeto personalizado, la actividad aparecerá en la cronología de actividades de ese registro en .

También puede ver el historial de actividades asociadas en un registro o asociar registros entre sí. 

Nota: el número de asociaciones que puede tener una actividad depende del objeto, del tipo de actividad y de tu suscripción a HubSpot.

Asociaciones automáticas de actividades

Las actividades de un registro se asocian automáticamente a determinados Registros de asociados. El hecho de que una actividad se asocie automáticamente depende del tipo de actividad, de dónde se haya registrado por primera vez y de los objetos que estén asociados.

En la configuración de la actividad, puede ver la configuración de asociación predeterminada para comprender cómo se asocian las actividades o personalizar la lógica de asociación automática para que se adapte mejor a sus necesidades empresariales.

Asociaciones de actividades por defecto

Las siguientes son las asociaciones automáticas por defecto si tiene no ajustes personalizados de asociaciones de actividades. Si ha personalizado asociaciones automáticas de actividad, consulte su configuración para conocer el comportamiento esperado en su cuenta.

• Actividades de la empresa: si una actividad se registra por primera vez en un registro de empresa, se asociará automáticamente a las cinco operaciones abiertas asociadas más recientes de la empresa (es decir, las operaciones que no se encuentren en etapas de operaciones cerradas-ganadas o cerradas-perdidas). Los correos electrónicos individuales enviados a y las llamadas salientes a realizadas a desde una empresa también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó. 
• Actividades de contacto: si se registra una actividad por primera vez en un registro de contacto, se asociará automáticamente a la empresa principal del contacto y a las cinco operaciones abiertas asociadas más recientes (es decir, las operaciones que no se encuentren en etapas de operaciones cerradas-ganadas o cerradas-perdidas).

• Actividades de la operación: si se registra por primera vez una actividad en un registro de operación, se asociará automáticamente a la empresa principal de la operación y a las cinco operaciones abiertas asociadas más recientes (es decir, operaciones que no se encuentran en etapas de operación cerrada-ganada o cerrada-perdida). Los correos electrónicos individuales enviados a y las llamadas salientes a realizadas a desde una operación también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó.
• Actividades del ticket: si una actividad se registra por primera vez en un registro de ticket, se asociará automáticamente a la empresa principal del ticket . Los correos electrónicos individuales enviados a y las llamadas salientes a realizadas a desde un ticket también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó.
• Actividades de los registros de objetos personalizados: las actividades registradas en los registros de objetos personalizados no se asocian automáticamente a ningún registro asociado. Sin embargo, los correos electrónicos uno a uno enviados y las llamadas salientes realizadas desde un registro de objeto personalizado se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o a los que se llamó.

Personalizar las asociaciones automáticas de registros y actividades

En la configuración de sus actividades, los usuarios con permisos de Super Admin pueden personalizar los registros a los que se asocian automáticamente las actividades. Por ejemplo, las reuniones de asociados creadas sobre contactos con sólo la operación asociada más reciente en lugar de las cinco operaciones más recientes.

Aprenda a configurar asociaciones automáticas de actividades personalizadas en este artículo.

Asociar una actividad existente a otro registro

Si tus actividades no se asocian automáticamente a determinados registros, puedes asociarlas manualmente a otros registros de contactos, empresas, negocios, tickets u objetos personalizados.

• Ve a los registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > [Objeto personalizados]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que quieres ver.
• Haz clic en el nombre del registro con la actividad que deseas asociar.
• Localiza la actividad que quieres asociar a un registro. Si los detalles de la actividad están contraídos, haz clic en la flecha right flecha derecha de la parte superior izquierda de la actividad para expandirla.
• En la parte inferior derecha de la actividad, haz clic en las asociaciones [x].

• En el cuadro emergente, puedes ver todos los registros asociados a la actividad en la pestaña Asociaciones, o hacer clic en las pestañas de los objetos para ver sólo los registros de ese objeto que están asociados a la actividad.

• Para asociar registros adicionales, haz clic en la pestaña del objeto que deseas asociar y luego introduce el nombre del registro en el campo Buscar [objeto]. Selecciona la casilla de comprobación junto al registro. La actividad aparecerá ahora en la línea temporal de ese registro.

• Para eliminar una asociación de una actividad, desactiva la casilla situada junto al nombre del registro.

Aprende a crear manualmente una nueva actividad y a Agregar asociaciones.

Asociar actividades pasadas a un nuevo negocio o entrada

Al crear un nuevo negocio o ticket, puedes asociar el nuevo negocio/ticket a otro registro y añadir automáticamente las actividades pasadas de ese registro a la línea temporal del nuevo negocio/ticket. 

Nota: sólo las llamadas, correos electrónicos, notas, reuniones y tareas anteriores se añadirán automáticamente a la cronología del nuevo negocio/ticket. No se añadirá ningún otro tipo de actividad (por ejemplo, clics en correos electrónicos de marketing, envíos de formularios, visitas a páginas).

• Navega hasta tus negocios o entradas:
  
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear [negocio/billete].
• En el panel derecho, en la sección Asociar negocio/ticket con, haz clic en los menús desplegables[Empresa/Contacto ]y, a continuación, busca y selecciona laempresa/contacto que quieras asociar al nuevo registro.

• Para asociar las actividades de estos registros al nuevo registro, selecciona la casilla de verificación Añadir actividad cronológica de [registro existente] a este [negocio/billete]. Haz clic en el menú desplegable Últimos 30 días y selecciona el periodo de tiempo dentro del cual las actividades pasadas del registro se asociarán al nuevo registro.

• Introduce los demás campos y haz clic en Crear. El objeto resultante incluirá las actividades de los registros asociados en función del marco temporal seleccionado.

Más información sobre crear negocios, crear tickets, y personalizar el formulario Crear registro.