Asociar actividades con registros

Las actividades en la línea de tiempo de un registro pueden asociarse a otros registros, automática o manualmente. Las actividades incluyen llamadas, correos electrónicos individuales, reuniones, notas, tareas, correo postal, y mensajes de LinkedIn, SMS y WhatsApp. Cuando una actividad está asociada a un registro de contacto, empresa, negocio, ticket u objeto personalizado, la actividad aparecerá en la línea de tiempo de actividad de ese registro.

También puedes ver el historial de actividades asociadas a un registro o asociar registros entre sí.

Asociación automática de actividades

Las actividades de un registro se asocian automáticamente a determinados registros asociados. Que una actividad se asocie automáticamente depende del tipo de actividad, de dónde se registró por primera vez y de los objetos asociados.

En tu configuración de actividades, puedes ver los ajustes de asociación predeterminados para entender cómo se asocian las actividades o personalizar la lógica de asociación automática para que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa.

Asociaciones de actividades predeterminadas

Las siguientes son las asociaciones automáticas predeterminadas si no tienes ajustes personalizados de asociaciones de actividades. Si has personalizado las asociaciones automáticas de actividad, consulta tu configuración para conocer el comportamiento esperado en tu cuenta.

• Actividades de la empresa: si una actividad se registra por primera vez en un registro de empresa, se asociará automáticamente a los cinco negocios abiertos asociados más recientes de la empresa (es decir, los negocios que no estén en etapas de negocio cerrado-ganado o cerrado-perdido). Los correos electrónicos individuales enviados y las llamadas salientes realizadas desde una empresa también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó. 
• Actividades de los contactos: si se registra una actividad por primera vez en un registro de contacto, se asociará automáticamente a la empresa principal del contacto y a los cinco negocios abiertos asociados más recientes (es decir, negocios que no estén en etapas de negocio cerrado-ganado o cerrado-perdido).

• Actividades del negocio: si una actividad se registra por primera vez en un registro de negocio, se asociará automáticamente a la empresa principal del negocio y a los cinco negocios abiertos asociados más recientes (es decir, los negocios que no estén en las etapas de negocio cerrado-ganado o cerrado-perdido). Los correos electrónicos uno a uno enviados y las llamadas salientes realizadas desde un negocio también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó.
• Actividades del ticket: si una actividad se registra por primera vez en un registro de ticket, se asociará automáticamente a la empresa principal del ticket. Los correos electrónicos uno a uno enviados y las llamadas salientes realizadas desde un ticket también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó.
• Actividades del registro de objetos personalizados: las actividades registradas en los registros de objetos personalizados no se asocian automáticamente a ningún registro asociado. Sin embargo, los correos electrónicos uno a uno enviados y las llamadas salientes realizadas desde un registro de objeto personalizado se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó.

Personaliza las asociaciones automáticas de registros y actividades

En la configuración de tus actividades, los usuarios con permisos de superadministrador pueden personalizar los registros a los que se asocian automáticamente las actividades. Por ejemplo, asocia las reuniones creadas en los contactos solo con el negocio asociado más reciente, en lugar de con los cinco negocios más recientes.

Aprende a configurar asociaciones de actividades automáticas personalizadas en este artículo.

Asociar una actividad existente a otro registro

Si tus actividades no se asocian automáticamente a ciertos registros, puedes asociar actividades manualmente a otros registros de contacto, empresa, negocio, ticket u objeto personalizado.

El número de asociaciones que puede tener una actividad depende del objeto, del tipo de actividad y de tu suscripción a HubSpot.

• Ve a los registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > [Objeto personalizados]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que quieres ver.
• Haz clic en el nombre del registro con la actividad que deseas asociar.
• Ubica la actividad que te gustaría asociar a un registro. Si los detalles de la actividad están contraídos, haz clic en la right flecha derecha en la parte superior izquierda de la actividad para ampliarla.
• En la parte inferior derecha de la actividad, haz clic en [x] asociaciones.

• En el cuadro emergente, puedes ver todos los registros asociados con la actividad en la pestaña Asociaciones, o hacer clic en las pestañas del objeto para ver solo los registros de ese objeto que están asociados con la actividad.

• Para asociar registros adicionales, haz clic en la pestaña del objeto que deseas asociar y luego introduce el nombre del registro en el campo Buscar [objeto]. Selecciona la casilla de comprobación junto al registro. La actividad aparecerá ahora en la cronología del registro.

• Para eliminar una asociación de una actividad, borra la casilla de verificación junto al nombre del registro.

Aprende a crear manualmente una nueva actividad y a agregar asociaciones.

Asociar actividades pasadas a un nuevo negocio o ticket

Al crear un nuevo negocio o ticket, puedes asociar el nuevo negocio/ticket a otro registro y agregar automáticamente las actividades pasadas de ese registro a la línea de tiempo del nuevo negocio/ticket. 

Nota: Solo las llamadas, correos electrónicos, notas, reuniones y tareas anteriores se agregarán automáticamente a la cronología del nuevo negocio/ticket. Cualquier otro tipo de actividad (por ejemplo, clics de correos de marketing, envíos de formularios, visitas a páginas) no se agregará.

• Para revisar los registros de negocio o ticket:
  
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear [negocio/ticket].
• En el panel derecho, en la sección Asociar negocio/ticket con, haz clic en los menús desplegables [Empresa/Contacto], luego busca y selecciona la empresa/contacto para asociarla al nuevo registro.

• Para asociar actividades en estos registros al nuevo registro, selecciona la casilla de comprobación Agregar actividad de la cronología de [registro existente] a este [negocio/ticket]. Haz clic en el menú desplegable Últimos 30 días y selecciona el período dentro del cual las actividades pasadas del registro se asociarán al nuevo registro.

• Ingresa los otros campos y haz clic en Crear. El objeto resultante incluirá las actividades de los registros asociados según el período seleccionado.

Más información sobre crear negocios, crear tickets, y personalizar el formulario crear registro.