Asociar actividades con registros

Las actividades de la línea temporal de un registro pueden asociarse a otros registros, de forma automática o manual. Las actividades incluyen llamadas, correos electrónicos individuales, reuniones, notas, tareas, correo postal, LinkedIn, SMS y mensajes de WhatsApp. Cuando una actividad está asociada a un registro de contacto, empresa, negocio, ticket u objeto personalizado, la actividad aparecerá en la cronología de actividadesde ese registro.

También puedes ver el historial de actividades asociadas a un registro, o asociar registrosentre sí. 

Nota: el número de asociaciones que puede tener una actividad depende del objeto, del tipo de actividad y de tu suscripción a HubSpot.

Comprender la asociación automática de actividades

Las actividades de un registro se asocian automáticamente a determinados registros asociados. El hecho de que una actividad se asocie automáticamente depende del tipo de actividad, de dónde se haya registrado por primera vez y de los objetos que estén asociados. A continuación, aprende qué actividades se asocian automáticamente en función del objeto donde se registró originalmente la actividad.

Actividades de la empresa

Si se registra por primera vez una llamada, un correo electrónico individual, una reunión, una nota, una tarea, un correo postal, un mensaje de LinkedIn, un SMS o un mensaje de WhatsApp en el registro de una empresa, se asociará automáticamente a los cinco negocios abiertos asociados más recientes de la empresa (es decir, negocios que no estén en las fases de cerrado-ganado o cerrado-perdido). Loscorreos electrónicos individuales enviados y las llamadas realizadas desde una empresa también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó. 

Actividades de contacto

Si se registra por primera vez una llamada, un correo electrónico individual, una reunión, una nota, una tarea, un correo postal, un mensaje de LinkedIn, un SMS o un mensaje de WhatsApp en el registro de un contacto, se asociará automáticamente a la empresa principal del contacto y a los cinco negocios abiertos asociados más recientes (es decir, negocios que no estén en las fases de cerrado-ganado o cerrado-perdido).

Hay algunas excepciones para determinadas actividades registradas en los registros de contactos:

• Las respuestas de correo electrónico uno a uno enviadas desde un registro en la aplicación de escritorio se asociarán a los mismos registros que el primer correo electrónico del hilo (por ejemplo, si a un contacto se le envió el primer correo electrónico del hilo, pero no se le enviaron las respuestas del hilo, ese contacto seguirá asociado a los correos electrónicos de respuesta). Si se envía un nuevo correo electrónico o una respuesta desde un registro de contacto en la aplicación móvil de HubSpot , el correo electrónico sólo se asociará con los contactos a los que se envió el correo electrónico. No se asociará automáticamente a ningún otro registro asociado, aunque los registros estuvieran asociados al primer correo electrónico del hilo. Aprende a editar las asociaciones de un correo electrónico en el escritorio.

• En la aplicación móvil de HubSpot, las llamadas realizadas en un registro de contacto se asocian automáticamente a la empresa asociada principal del contacto , excepto las llamadas que se registran manualmente en la aplicación para Android.
• Si un registro de contacto estaba previamente asociado a otra empresa, las actividades pasadas del contacto no se asociarán automáticamente a la nueva empresa asociada. Las actividades anteriores seguirán asociadas al registro de empresa anterior.
• Las tareas creadas desde la extensión HubSpot Sales Chrome para Gmail no se asociarán automáticamente a la empresa asociada del contacto ni a los cinco negocios abiertos más recientes.
• Las tareas creadas a partir de secuencias en registros de contactos no se asociarán automáticamente a ninguno de los registros asociados al contacto. Las llamadas, correos electrónicos y reuniones creadas como resultado de una secuencia se asociarán automáticamente a la empresa principal asociada del contacto y a los cinco registros de negocios abiertos más recientes.

Actividades de negocio

Si una llamada, correo electrónico individual, reunión, nota, tarea, correo postal, LinkedIn, SMS o mensaje de WhatsApp se registra por primera vez en un registro de negocio, se asociará automáticamente a la empresa principaldel negocio. Loscorreos electrónicos individuales enviados y las llamadas realizadas a partir de un negocio también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó.

Actividades de entradas

Si una llamada, un correo electrónico individual, una reunión, una nota, una tarea, un correo postal, LinkedIn, un SMS o un mensaje de WhatsApp se registra por primera vez en un registro de ticket, se asociará automáticamente a la empresa principaldel ticket. Loscorreos electrónicos individuales enviados y las llamadas realizadas desde un ticket también se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó.

Actividades de registro de objetos personalizados

Las actividades registradas en los registros de objetos personalizados no se asocian automáticamente a ningún registro asociado, sin embargo, los correos electrónicos uno a uno enviados y las llamadas realizadas desde un registro de objetos personalizado se asociarán a los contactos a los que se envió el correo electrónico o se llamó.

Asociar una actividad existente a otro registro

Si tus actividades no se asocian automáticamente a determinados registros, puedes asociarlas manualmente a otros registros de contactos, empresas, negocios, tickets u objetos personalizados.

• Dirígete hacia tus registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio al cliente > Tickets.
  • Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > [Objetos personalizados]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que deseas ver.
• Haz clic en el nombre del registro con la actividad que deseas asociar.
• Localiza la actividad que quieres asociar a un registro. Si los detalles de la actividad están contraídos, haz clic en la flecha right flecha derecha de la parte superior izquierda de la actividad para expandirla.
• En la parte inferior derecha de la actividad, haz clic en las asociaciones [x].

• En el cuadro emergente, puedes ver todos los registros asociados a la actividad en la pestaña Asociaciones, o hacer clic en las pestañas de los objetos para ver sólo los registros de ese objeto que están asociados a la actividad.

• Para asociar registros adicionales, haz clic en la pestaña del objeto que deseas asociar y luego introduce el nombre del registro en el campo Buscar [objeto]. Selecciona la casilla de comprobación junto al registro. La actividad aparecerá ahora en la línea temporal de ese registro.

• Para eliminar una asociación de una actividad, desactiva la casilla situada junto al nombre del registro.

Aprende a crearmanualmente una nueva actividad y a añadir asociaciones.

Asociar actividades pasadas a un nuevo negocio o entrada

Al crear un nuevo negocio o ticket, puedes asociar el nuevo negocio/ticket a otro registro y añadir automáticamente las actividades pasadas de ese registro a la línea temporal del nuevo negocio/ticket. 

Nota: sólo las llamadas, correos electrónicos, notas, reuniones y tareas anteriores se añadirán automáticamente a la cronología del nuevo negocio/ticket. No se añadirá ningún otro tipo de actividad (por ejemplo, clics en correos electrónicos de marketing, envíos de formularios, visitas a páginas).

• Navega hasta tus negocios o entradas:
  
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio al cliente > Tickets.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear [negocio/billete].
• En el panel derecho, en la sección Asociar negocio/ticket con, haz clic en los menús desplegables[Empresa/Contacto ]y, a continuación, busca y selecciona laempresa/contacto que quieras asociar al nuevo registro.

• Para asociar las actividades de estos registros al nuevo registro, selecciona la casilla de verificación Añadir actividad cronológica de [registro existente] a este [negocio/billete]. Haz clic en el menú desplegable Últimos 30 días y selecciona el periodo de tiempo dentro del cual las actividades pasadas del registro se asociarán al nuevo registro.

• Introduce los demás campos y haz clic en Crear. El objeto resultante incluirá las actividades de los registros asociados en función del marco temporal seleccionado.

Más información sobre la creación de negocios, la creación de tickets y la personalización del formulario de creación de registros.