Última actualización: enero 18, 2023
Nota: el tamaño máximo del archivo para registrar archivos adjuntos para correos electrónicos salientes y entrantes es de 50MB. Esto se aplica a las respuestas enviadas a correos electrónicos individuales y correos electrónicos entrantes enviados a un correo electrónico de equipo en la bandeja de entrada de conversaciones.
Si tu servidor de correo electrónico está ejecutando software de seguridad que escanea archivos adjuntos cuando recibes correos electrónicos, HubSpot podría no registrar archivos adjuntos que se incluyen en respuestas de correo electrónico o correos electrónicos entrantes enviados a tu dirección de correo electrónico. Por ejemplo, si los servidores de Office 365 están ejecutando la Protección avanzada de amenazas con Entrega dinámica activada, los archivos adjuntos podrían no registrarse.
Requisitos para que una respuesta se registre
Las respuestas a los correos electrónicos se registrarán automáticamente en la cronología del contacto si has conectado tu correo electrónico personal y lo siguiente es verdad:
- El correo electrónico original se envió a través del CRM o se envió desde tu cliente de correo electrónico personal conectado con la extensión de correo electrónico o el complemento de ventas instalado y la casilla de comprobación Registrarseleccionada.
- El correo original no se envió a una dirección de correo electrónico o dominio que aparece en tu lista de Nunca registrar.
- El correo electrónico personal aún está conectado cuando se recibe la respuesta.
- La respuesta se envía a un correo electrónico personal conectada por el usuario que originalmente comenzó la cadena.
- El remitente de la respuesta es un contacto existente en HubSpot.
Las respuestas de correo electrónico se registrarán en la cronología del registro del contacto en tu CRM. No existe una ubicación central en HubSpot donde puedes ver estos correos electrónicos; debes navegar al registro de contacto del destinatario o uno de los registros asociados para ver el correo electrónico registrado.
Si quieres ver, administrar y responder a los correos entrantes en una ubicación centralizada, descubre más información sobre cómo conectar una dirección de correo electrónico de equipo a la bandeja de entrada de conversaciones.
Respuestas no registradas como se esperaba
Si tu respuesta no se registra como esperabas, descubre más acerca de las razones comunes por las que esto ocurre. En algunos casos, si la respuesta no se registra, puedes reenviarla a la cronología del registro en CRM.
Nuevos correos entrantes
Los correos entrantes enviados a tu correo electrónico personal conectado no se registrarán en HubSpot si no cumplen con los requisitos de registro.
Si un no contacto te envía un nuevo correo electrónico que no es parte de una cadena existente, este correo no se registrará en HubSpot y no se creará un nuevo registro de contacto. Cuando respondes este correo electrónico y seleccionas la casilla de comprobación Registrar o incluyes la dirección CCO, tu respuesta saliente se registra, pero el correo electrónico original del no contacto seguirá sin aparecer en HubSpot. Las respuestas posteriores a esta cadena se registrarán siempre y cuando tu correo electrónico personal esté conectado.
Correos electrónicos enviados desde no contactos o alias de correos electrónicos
Si una respuesta proviene de una dirección de correo electrónico que no está asociada a un contacto existente, la respuesta no se registrará. Por ejemplo, si envías un correo electrónico a contactos@domain.com, pero el contacto responde usando contactos-alias@domain.com, la respuesta no se registrará. Puedes reenviar la respuesta al CRM usando tu dirección de reenvío y luego combinar los dos registros de contactos.
Correos electrónicos filtrados a otra carpeta
Si la respuesta no está en una carpeta con la que HubSpot puede sincronizarse o está etiquetada como spam, la respuesta no se registrará en HubSpot. Este comportamiento varía según el proveedor de correo:
- Gmail: las respuestas de correo electrónico que se etiquetan como spam en Gmail no se registrarán.
- Office 365: las respuestas de correo electrónico que se envían a la carpeta SPAM o JUNK en una bandeja de entrada de Office 365 no se registrarán.
- IMAP: HubSpot localiza respuestas relacionadas en la Carpeta de la bandeja de entrada solo a través de la conexión de la bandeja de entrada. La respuesta debe estar en la carpeta de la bandeja de entrada principal, no en una carpeta secundaria o carpeta completamente independiente. Si un correo electrónico de respuesta se mueve a una carpeta separada debido a las reglas de filtrado, probablemente la respuesta no se registrará.
- Exchange: HubSpot solo sincroniza correos electrónicos desde la carpeta de bandeja de entrada y cualquier carpeta que sea la carpeta de destino para una regla de bandeja de entrada. Si agregas una nueva regla de bandeja de entrada o eliminas una carpeta existente, debes volver a conectar tu bandeja de entrada para evitar problemas de sincronización.
Respuestas a los correos electrónicos enviados desde una dirección de correo electrónico de equipo
Si una cadena de correo electrónico comienza con tu correo electrónico de equipo en la bandeja de entrada de conversaciones, no puedes cambiar el interruptor usando tu dirección de correo electrónico personal conectada en medio de la cadena. Las respuestas no se seguirán registrando en HubSpot porque esto creará una nueva cadena que HubSpot no puede detectar.
Respuestas a correos electrónicos después de cambiar a proveedores de bandeja de entrada
Si cambias proveedores de bandeja de entrada mientras aún tienes cadenas activas usando tu dirección de correo electrónico anterior, las respuestas de correo electrónico se continuarán registrando en HubSpot. Además, si usas secuencias, los contactos que actualmente están inscritos en una secuencia no serán los que se inscribirán automáticamente porque HubSpot ya no puede detectar las respuestas. Vuelve a conectar tu bandeja de entrada usando el proveedor correcto para registrar correctamente respuestas.
Correo personal conectado usando un proveedor de correo electrónico incorrecto
Asegúrate de conectar tu correo electrónico personal usando el tipo de proveedor de correo electrónico correcto. Tu proveedor de correo electrónico es el servicio que te permite enviar y recibir correos electrónicos. Los proveedores de correo electrónico comunes incluyen Gmail y Office 365.
Confirma con cuál proveedor de correo electrónico está alojada tu dirección de correo electrónico y luego sigue las instrucciones para conectarte a HubSpot con ese proveedor. Puedes preguntarle a tu recurso de TI o usar MxToolbox para buscar el proveedor de servicios de correo electrónico de tu dominio de correo electrónico. Si no te conectas usando el proveedor correcto, no se registrarán los correos electrónicos.
Resolución de problemas de registro de respuestas
Si cumples con los requisitos para registrar respuestas, y tu respuesta no cumple con una de las situaciones indicadas anteriormente, descubre cómo obtener ayuda de HubSpot. Antes de ponerte en contacto, es recomendable tener un ejemplo de un registro de contacto donde la respuesta no se registró como se esperaba y de los encabezados de correo electrónico de la respuesta recibida en tu cuenta de correo electrónico. Descubre cómo recopilar los encabezados de correo electrónico desde algunos proveedores de correo electrónico comunes o trabajar con tu recurso de TI para recuperar los encabezados.
