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Cómo registrar las respuestas de correo electrónico en la CRM

Última actualización: noviembre 12, 2020

Requisitos

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Las respuestas por correo electrónico a un mensaje enviadas a través de una bandeja de entrada conectada, enviadas directamente en el CRM o usando la extensión de HubSpot Sales, se registrarán automáticamente en tu CRM. Cuando recibes una respuesta a un correo electrónico que no se registró previamente o un nuevo correo electrónico de un cliente o contacto, puedes registrarlo manualmente en HubSpot usando tu dirección de correo electrónico de reenvío. Más información sobre cómo se registran las respuestas de correo electrónico a HubSpot y cuándo las respuestas no se registrarán como se espera. 

Nota: el tamaño máximo del archivo para registrar archivos adjuntos para correos electrónicos salientes y entrantes es de 50MB. Esto se aplica a las respuestas enviadas a correos electrónicos individuales y correos electrónicos entrantes enviados a un correo electrónico de equipo en la bandeja de entrada de conversaciones.  

Si tu servidor de correo electrónico está ejecutando software de seguridad que escanea archivos adjuntos cuando recibes correos electrónicos, HubSpot podría no registrar archivos adjuntos que se incluyen en respuestas de correo electrónico o correos electrónicos entrantes enviados a tu dirección de correo electrónico. Por ejemplo, si los servidores de Office 365 están ejecutando la Protección avanzada de amenazas con Entrega dinámica activada, los archivos adjuntos podrían no registrarse. 

Respuestas a los correos enviados usando una bandeja de entrada conectada

Las respuestas a los correos electrónicos se registrarán automáticamente en la línea de tiempo del contacto si has conectado tu bandeja de entrada y lo siguiente es verdad:

  • El correo electrónico original se envió a través del CRM o se envió desde tu cliente de correo electrónico conectado con la casilla de comprobación Registrarseleccionada. Se requiere una bandeja de entrada conectada para enviar correos desde el CRM.
  • El correo original no se envió a una dirección de correo electrónico o dominio que aparece en tu lista de Nunca registrar
  • La bandeja de entrada aún está conectada cuando se recibe la respuesta.
  • La respuesta se envía a una bandeja de entrada conectada por el usuario que originalmente comenzó la cadena.
  • El remitente de la respuesta es un contacto existente en HubSpot.

Nota: las respuestas de correo electrónico que se envían a la carpeta SPAM o JUNK en una bandeja de entrada de Office 365 no se registrarán en HubSpot.  

Respuestas a correos que no fueron registrados previamente

Si envías un correo electrónico desde tu bandeja de entrada conectada, pero no seleccionas la casilla de comprobación Registrar cuando envías el mensaje, este correo electrónico no se registrará en tu CRM y, por lo tanto, las respuestas posteriores a ese correo electrónico no se registrarán. Sin embargo, las respuestas se pueden reenviar al CRM usando tu dirección de reenvío.

Respuestas a correos electrónicos que enviaron remitentes que no son contactos

Si una respuesta proviene de otra dirección de correo electrónico a tu cadena y esta dirección de correo electrónico no es un contacto existente, la respuesta no se registra en tu CRM. Por ejemplo, si se envía un correo electrónico a contactos@dominio.com (un contacto existente), pero el contacto responde usando contactos-alias@dominio.com (no un contacto), la respuesta no se registrará. Sin embargo, las respuestas se pueden reenviar al CRM usando tu dirección de reenvío y puedes decidir combinar los dos registros de contacto.

Correos electrónicos entrantes desde no contactos

Si un no contacto te envía un nuevo correo electrónico que no es parte de una cadena existente, este correo no se registra en HubSpot y no se creará un nuevo registro de contacto. Cuando respondes este correo electrónico y seleccionas la casilla de comprobación Registrar o incluyes la dirección CCO, tu respuesta saliente se registra, pero el correo electrónico original del no contacto seguirá sin aparecer en HubSpot. Las respuestas posteriores a esta cadena se registrarán siempre y cuando tu bandeja de entrada esté conectada. 

Respuestas a correos electrónicos filtrados a otra carpeta (solo bandejas de entrada IMAP)

HubSpot localiza respuestas relacionadas en la Carpeta de la bandeja de entrada solo a través de la conexión de la bandeja de entrada. La respuesta debe estar en la carpeta de la bandeja de entrada principal, no en una carpeta secundaria o carpeta completamente independiente. Si un correo electrónico de respuesta se mueve a una carpeta separada debido a las reglas de filtrado, probablemente la respuesta no se registra en el CRM.

Respuestas a correos electrónicos enviados desde una bandeja de entrada compartida

Si una cadena de correo electrónico comienza con tu bandeja de entrada compartida en la herramienta de conversaciones, no puedes cambiar a responder usando la bandeja de entrada personal conectada en medio de la cadena. Las respuestas no se seguirán registrando en HubSpot porque esto creará una nueva cadena que HubSpot no puede detectar. 

Respuestas a correos electrónicos después de cambiar a proveedores de bandeja de entrada

Si cambias proveedores de bandeja de entrada mientras aún tienes cadenas activas usando tu dirección de correo electrónico anterior, las respuestas de correo electrónico se continuarán registrando en HubSpot. Además, si usas secuencias, los contactos que actualmente están inscritos en una secuencia no serán los que se inscribirán automáticamente porque HubSpot ya no puede detectar las respuestas. Vuelve a conectar tu bandeja de entrada usando el proveedor correcto para registrar correctamente de manera satisfactoria.