Crear y administrar facturas

Crea facturas en HubSpot para cobrar pagos digitales a través del procesamiento de pagos con Stripe o de HubSpot, o para realizar un seguimiento de los pagos realizados fuera de HubSpot. Esta guía de configuración explica cómo configurar las facturas para tu cuenta, incluyendo cómo personalizar prefijos, agregar información fiscal y configurar facturas para suscripciones. También puedes consultar propiedades predeterminadas de las facturas de HubSpot.

Puedes crear y finalizar facturas sin necesidad de configurar un procesador de pagos y proceder al cobro manualmente. Sin embargo, si quieres aceptar pagos online, tendrás que ajustar el procesamiento de pagos con Stripe (disponible para todas las suscripciones) o los pagos con HubSpot( sólo paraStarter, Professional o Enterprise). 

La moneda de una factura se puede establecer como cualquier moneda soportada por HubSpot. Aprenda a configurar divisas para su cuenta.

Nota: Los requisitos de facturación de pueden variar de una jurisdicción a otra. Debes consultar a tus asesores legales o fiscales para determinar si HubSpot Invoices cumple con tus obligaciones de cumplimiento.

Crear una factura

Hay varias formas de crear una factura:

• Los superadministradores y los usuarios con permisos de objeto factura pueden crear una factura directamente desde un registro de contacto, empresa, negocio o cotización, o desde la página de índice de facturas.
• Desde un presupuesto publicado, para copiar los detalles del presupuesto en una nueva factura.
• Crea y envía automáticamente facturas recurrentes, utilizando suscripciones.
• Las facturas se crean automáticamente cuando se realizan pagos a través de enlaces de pago o presupuestos.

Crea una factura desde la página índice

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear factura.

Crea una factura a partir de un registro de contacto, empresa o negocio:

• Ve a los registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Haz clic en el nombre del registro.
  • Para contactos y empresas, la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona Crear factura. 

• • Para negocios, en la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona una de las siguientes opciones:
    
    • Convertir negocio en factura: crea una factura utilizando la información del negocio, incluyendo elementos de pedido asociados.
    • Crear factura en blanco: crea una factura nueva desde cero.
    • Agregar factura existente: selecciona una factura existente para asociarla al negocio.

• • • También puede crear una factura desde el editor de partidas de una operación.

Crear una factura a partir de una cotización publicada

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
• Coloca el cursor sobre el  nombre de la cotización, haz clic en Acciones y luego selecciona Convertir en factura. Esta acción creará una nueva factura utilizando la información de la cotización.

Accederás al editor de facturas para configurar los detalles de la factura. Si tu cotización tiene más de un contacto, se te pedirá que elimines los contactos adicionales en el editor de facturas.

Nota: por opción predeterminada al crear una factura, utilizará un prefijo estandarizado de INV seguido de un número que aumenta secuencialmente para cada factura creada (por ejemplo, INV-1001 luego INV-1002). Puedes actualizar el prefijo y el número inicial de las facturas en tu configuración.

Configurar la facturación

En la sección Facturar a del editor de facturas, configura primero los registros asociados a la factura, las condiciones de pago, etc.

• Durante la creación, cada factura puede asociarse a un contacto. Una vez creados, puede añadir contactos adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.
  
  Para asociar la factura a un contacto:
  • Haz clic en Agregar contacto.
  • En el panel derecho, busca un contacto existente o crea uno nuevo.
  • Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
  • Haz clic en Guardar. 
• Durante la creación, cada factura puede asociarse a una empresa. Una vez creadas, puede añadir empresas adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.
•  Para asociar la factura a una empresa:
  • Haz clic en Agregar empresa.
  • En el panel derecho, busca una empresa existente o crea una nueva.
  • Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
  • Haz clic en Guardar.
• Para agregar una dirección de facturación a la factura:
  • Haz clic en Editar en Dirección de facturación.
  • En el panel derecho, introduce la información de facturación.
  • Haz clic en Aplicar.
• Para añadir una dirección de envío a la factura:
  • Haga clic en add Añadir dirección de envío.
  • En el panel derecho, introduce la información de facturación.
  • Haz clic en Guardar.
• Por opción predeterminada, la fecha de facturación se fijará en el día actual. Para actualizarla, haz clic en el campo Fecha de factura y luego utiliza el selector de fecha para seleccionar una nueva fecha.
• Por opción predeterminada, el pago de la factura vencerá en el momento de la recepción de la misma. Para seleccionar diferentes plazos de pago, haz clic en el menú desplegable Plazos de pago y luego selecciona un plazo de pago. El campo Fecha de vencimiento se actualizará automáticamente para coincidir con el plazo seleccionado.
• Cualquier propiedad personalizada que se haya configurado en la configuración de la factura se mostrará a la derecha, en Fecha de vencimiento. Si se ha activado la opción que permite a los usuarios anular estos campos, puedes modificarlos durante la creación de la factura.

Agregar elementos de pedido

En la sección Elementos de pedido, agrega los elementos de pedido que adquirirá tu comprador. Aprende a utilizar elementos de pedido con facturas.

Agregar comentarios

Si quieres agregar alguna nota para tu comprador en la factura, puedes hacerlo en el campo Comentarios. Puedes utilizar las opciones de texto situadas en la parte inferior del campo de texto para dar formato a tu texto, agregar un hipervínculo o insertar un fragmento. Puedes agregar un comentario predeterminado que aparecerá en cada factura en la configuración de la factura.

Configurar las opciones de facturación

En la sección Facturación, elige si quieres aceptar pagos en línea, establece qué opciones de pago estarán disponibles para el comprador y elige si deseas recopilar información de facturación y dirección de envío. Los ajustes de pago Online se heredan de los ajustes de su caja de pago.

• Para aceptar pagos en línea, activa el interruptor Pago. Si el interruptor de pago está desactivado, las siguientes opciones no estarán disponibles.
  • Selecciona las casillas de verificación que aparecen junto a las formas de pago que deseas aceptar (por ejemplo, Tarjeta de crédito o débito o pagos de débito bancario, como ACH).
  • Para recopilar información sobre la dirección de facturación al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de facturación para compras con tarjeta de crédito.
  • Para recopilar información sobre la dirección de envío al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de envío. Cuando el comprador introduzca sus datos de envío, sólo podrá seleccionar uno de los países que haya establecido en los ajustes de pago.
  • Para permitir que los clientes introduzcan una cantidad personalizada en el momento del pago, selecciona la casilla de verificación Permite que tu cliente pague una cantidad menor que el saldo adeudado. Si quieres registrar un pago manual o existente como pago parcial, puedes hacerlo desde la página de índice de facturas. Las cantidades del pago personalizado deben ser inferiores al saldo total adeudado.

Configuración avanzada

En la sección Configuración avanzada, puedes personalizar el idioma y la configuración regional de la factura, así como la URL de la factura. Para acceder a la configuración avanzada, haz clic en Configuración avanzada.

• Por opción predeterminada, el idioma de los títulos y etiquetas de la página es el inglés. Para actualizarlo a otro idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y luego selecciona un idioma.
• Por opción predeterminada, para la fecha y dirección se utilizará el formato de Estados Unidos. Para actualizarlo a otro formato, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y luego selecciona una configuración regional.
• Para configurar una URL de factura personalizada utilizando cualquiera de tus dominios conectados, haz clic en el menú desplegable Dominio y luego selecciona un dominio. También puedes introducir un slug personalizado al final de la URL introduciendo un valor en el campo Slug de contenido. Debajo de los campos URL se muestra una vista previa de la URL de la factura.
• Si tienes NIF configurados en tu cuenta y deseas incluirlos en la factura, selecciona las casillas de verificación NIF correspondientes.

Guardar y finalizar

En cualquier momento de la creación de la factura, puedes hacer clic en Guardar en la parte superior izquierda para guardar la factura como borrador. Puedes volver a un borrador de factura en cualquier momento para editarlo o eliminarlo. También puedes hacer clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver cómo le aparecerá la factura al comprador.

Si todo está listo para finalizar la factura y poder enviarla al comprador:

• En la parte superior derecha, haz clic en Finalizar. Una vez finalizada, una factura no se puede eliminar.

• En el cuadro de diálogo, revisa el descargo de responsabilidad y luego haz clic en Finalizar.

Envía la factura

Tras finalizar la factura, aparecerá un cuadro de diálogo con opciones para enviar la factura a tu comprador a través de un correo electrónico. Puedes cerrar el prompt haciendo clic en X, y enviarlo luego. Los correos electrónicos recordatorios se gestionan a través de los ajustes de su factura.

• En primer lugar, configura tus campos de dirección de correo electrónico:
  • El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto para él después del envío.
  • Para agregar más direcciones al campo Cc, haz clic en el menú desplegable, selecciona los contactos o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
  • Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en la configuración de la factura, el campo De se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido un correo electrónico predeterminado, pero se ha activado la opción que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal o desde otros correos electrónicos del equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar un correo electrónico diferente.
    • Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
    • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que se está utilizando para una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot. 
• Haz clic en Enviar factura. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura junto con un enlace para ver la factura en su navegador, y una versión PDF de la factura como adjunto.
• Para redactar manualmente un correo electrónico individual con un enlace a la factura, haz clic en Escribir correo de forma manual.

Creación automática de facturas

Crea y envía automáticamente facturas recurrentes, utilizando suscripciones

Para automatizar la facturación basada en una suscripción, siga estos pasos.

Ver facturas creadas automáticamente a partir de pagos mediante enlaces de pago o presupuestos

Cuando se crea automáticamente una factura a partir de un enlace de pago o presupuesto, la factura se asociará al pago.

Puede ver las facturas desde la página de índice de facturas , o bien, puede ver la factura asociada desde el propio registro de pago . La factura no se envía automáticamente al cliente. Si desea enviar la factura, siga estos pasos .

Administrar facturas

Una vez creadas las facturas, puede gestionarlas desde la página de índice de facturas, al igual que gestiona otros registros de CRM.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En el panel derecho, puede establecer el propietario de la factura utilizando el campo Owner, ver sus propiedades, ver los pagos realizados y gestionar las asociaciones de la factura, incluyendo la adición de contactos y empresas adicionales.

Administrar facturas en borrador 

• Editar: seguir configurando la factura.
• Ver historial de propiedades: comprueba los valores anteriores de las propiedades de la factura.
• Clonar: crear una nueva factura con los mismos datos.
• Eliminar: eliminar el borrador de factura. 

Administrar facturas finalizadas

Para las facturas finalizadas, puedes acceder a las siguientes opciones haciendo clic en el menú desplegable Acciones situado en la parte superior derecha:

• Editar: si se ha activado la opción para editar facturas, los superadministradores y los usuarios con permiso de edición de facturas pueden editar facturas finalizadas desde la página de índice de facturas. Una vez guardados los cambios, se recomienda enviar una comunicación al cliente para informarle de que la factura ha cambiado, incluyendo los detalles de los cambios.

• Registrar pago: marca manualmente la factura como pagada creando un nuevo registro de pago o aplicando uno existente. Tras seleccionar esta opción:
  • Para crear un nuevo registro de pago, rellena los campos detalle del pago en la barra lateral derecha y luego haz clic en Registrar pago. El pago aparecerá entonces en Pagos al ver los detalles de la factura.
  • Para aplicar un pago existente a la factura, en la barra lateral derecha haz clic en la pestaña Aplicar existente. A continuación, busca un registro de pago por la cantidad del pago, el ID o la dirección de correo electrónico de contacto asociada al pago. Selecciona el pago y luego haz clic en Aplicar pago. El pago aparecerá entonces en Pagos al ver los detalles de la factura.

Nota: al marcar manualmente la factura como pagada, los contactos no recibirán un recibo automáticamente. Si se requiere un recibo, puede enviar uno al contacto desde la página de índice de pagos.

• • Para eliminar un pago:

• • • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
    • Haz clic en el nombre de la factura.
    • En la barra lateral derecha, en la sección Pagos, haga clic en Ver pago asociado. 
    • Haz clic en el valor del pago.
    • Haga clic en el menú desplegable Acciones situado en la parte superior derecha y, a continuación, en Eliminar.
    • Pulse Borrar registro para confirmar.

• Ver factura: abrir la factura en otra pestaña del navegador.
• Ver historial de propiedades: comprueba los valores anteriores de las propiedades de la factura.
• Copiar enlace: copiar la URL de la factura para enviarla a un comprador.
• Enviar: enviar la factura a través de un correo electrónico. Más información sobre el envío de facturas por correo electrónico.
• Descargar: descargar un PDF de la factura.
• Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.

• Borrar: si se ha activado la opción para borrar facturas, los superadministradores y los usuarios con permiso de edición de facturas pueden borrar las facturas finalizadas impagadas de la página de índice de facturas. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Nota: Los números de factura de continuarán incrementándose secuencialmente desde la última factura creada (incluso si esa factura o cualquier otra ha sido eliminada). Así, la supresión de facturas puede crear un vacío permanente en la numeración de las facturas. La numeración sólo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debe consultar con su equipo de contabilidad para asegurarse de que funcionará con sus sistemas actuales.

• Anular: marcar la factura como nula. Después de marcar una factura como nula, ya no podrás cobrar el pago de la factura ni anularla. Esta acción no se puede deshacer.
  • Si se ha efectuado un pago en línea contra la factura, no es posible anular la factura, aunque se emita un reembolso.
  • Si se registró un pago manual contra la factura, el pago se debe eliminar antes de poder anular la factura.

Filtrar y exportar facturas

• Haz clic en Filtros avanzados en la parte superior izquierda.
• En el panel derecho, haz clic en + Agregar filtro para configurar un nuevo filtro.
• Busca y selecciona la propiedad por la que deseas filtrar y luego establece los criterios de filtrado.
• Para seleccionar otra propiedad, haz clic en Y u O. Más información sobre configuración de filtros y guardado de vistas.
  
  
• Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haz clic en Editar columnas en la parte superior derecha.
• Haz clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla para exportar todas tus facturas, o selecciona las casillas de verificación situadas junto a las facturas que deseas exportar y luego haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.

Enviar facturas

Después de crear una factura, puedes compartirla a través de un enlace directo o un correo electrónico, o insertar facturas mientras redactas mensajes en los registros de CRM y en la bandeja de conversaciones.

Para enviar la factura por correo electrónico:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Enviar.
• En el cuadro de diálogo, configura los campos de tu dirección de correo electrónico y luego haz clic en Enviar factura.

• El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura junto con un enlace para ver la factura en su navegador, y una versión PDF de la factura como adjunto.

También puedes enviar manualmente un correo electrónico con un enlace a la factura, o insertar el enlace en los mensajes.

Nota: si envías una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Fecha de último envío no se actualizará. Más información sobre propiedades de la factura.

Para enviar manualmente un correo electrónico individual con un enlace a la factura:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Enviar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Escribir correo de forma manual. A continuación, se te redirigirá al registro del negocio asociado a la factura, donde podrás redactar tu correo electrónico. En el cuerpo del correo electrónico se incluirá automáticamente un enlace a la factura.
• Una vez redactado el mensaje, haz clic en Enviar.

Para compartir un enlace directo a una factura:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Copiar enlace.

• A continuación, puedes insertar el enlace en tu plataforma de mensajería preferida, y el comprador puede hacer clic en el enlace para ver la factura en la URL que configuraste durante la creación de la factura. 

Para insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones:

• En el compositor de mensajes, haz clic en Insertar y luego selecciona Facturas.
• Selecciona una factura o haz clic en Administrar para navegar a la página de índice de facturas.

Tras seleccionar una factura, se agregará un hiperenlace al mensaje utilizando el número de factura.

Revisar el historial de ediciones

Puedes ver el historial de ediciones de una factura, incluidos los cambios de estado, y cuándo se enviaron los correos electrónicos de la factura, qué usuarios realizaron la acción y la fecha y hora en que se produjo una acción.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En el panel derecho, desplázate hacia abajo hasta el panel del historial.

Nota: actualmente, las integraciones de cuentas creadas por HubSpot, como Quickbooks Online y Xero, no admiten la sincronización de facturas desde HubSpot. Sin embargo, puedes exportar tus registros de facturas y cargarlos en tu sistema contable. Para suscribirte a las actualizaciones sobre nuevas funciones de integración de facturas, como la sincronización de facturas, llena este formulario.