Última actualización: diciembre 23, 2024
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Crea facturas en HubSpot para cobrar pagos digitales a través del procesamiento de pagos con Stripe o de HubSpot, o para realizar un seguimiento de los pagos realizados fuera de HubSpot. Los Superadministradores y los usuarios con permisos de objeto facturas pueden crear una factura:
- Directamente desde un registro de contacto, empresa, negocio o cotización, o desde la página de índice de facturas.
- A partir de una cotización publicada para copiar los datos de la cotización en una nueva factura.
- Uso automático de las suscripciones.
- Automáticamente cuando los pagos se realizan a través de enlaces de pago o cotizaciones.
Antes de comenzar
Usa esta guía de configuración para ver cómo configurar las facturas para tu cuenta, incluyendo cómo personalizar prefijos, agregar información fiscal y configurar facturas para suscripciones. También puedes consultar propiedades predeterminadas de las facturas de HubSpot.
Comprender las limitaciones y consideraciones
- Puedes crear y finalizar facturas sin necesidad de configurar un procesador de pagos y proceder al cobro manualmente.
- Si quieres aceptar pagos online, tendrás que ajustar el procesamiento de pagos con Stripe (disponible para todas las suscripciones) o los pagos con HubSpot( sólo paraStarter, Professional o Enterprise).
- La divisa de una factura puede establecerse como cualquier divisa admitida por HubSpot. Aprenda a ajustar las divisas de su cuenta.
- Si utiliza los pagos de HubSpot, puede crear facturas en cualquier divisa, pero sólo puede aceptar pagos online en USD. Para otras divisas, puede registrar pagos manuales contra la factura.
- Si utiliza Stripe como procesador de pagos, puede crear facturas en cualquier divisa, pero sólo puede aceptar pagos online en las divisas que se indican aquí. Para otras divisas, puede registrar pagos manuales contra la factura.
Nota:
- Si utilizas Stripe como procesador de pagos, al crear facturas en HubSpot, las facturas no se crearán en Stripe.
- Los requisitos de facturación pueden variar de una jurisdicción a otra. Debes consultar a tus asesores legales o fiscales para determinar si Facturas de HubSpot cumple con tus obligaciones.
Crear facturas manualmente
Utilice los métodos siguientes para crear una factura manualmente.
Crea una factura desde la página índice
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- En la parte superior derecha, haz clic en Crear factura.
Crea una factura a partir de un registro de contacto, empresa o negocio:
- Ve a los registros:
- Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
- Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
- Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
- Haz clic en el nombre del registro.
- Para contactos y empresas, la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona Crear factura.
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- Para negocios, en la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona una de las siguientes opciones:
- Convertir negocio en factura: crea una factura utilizando la información del negocio, incluyendo elementos de pedido asociados.
- Crear factura en blanco: crea una factura nueva desde cero.
- Agregar factura existente: selecciona una factura existente para asociarla al negocio.
- Para negocios, en la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona una de las siguientes opciones:
Crear una factura a partir de una cotización publicada
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
- Coloca el cursor sobre el nombre de la cotización, haz clic en Acciones y luego selecciona Convertir en factura. Esta acción creará una nueva factura utilizando la información de la cotización.
Accederás al editor de facturas para configurar los detalles de la factura. Si tu cotización tiene más de un contacto, se te pedirá que elimines los contactos adicionales en el editor de facturas.
Nota: por opción predeterminada al crear una factura, utilizará un prefijo estandarizado de INV seguido de un número que aumenta secuencialmente para cada factura creada (por ejemplo, INV-1001 luego INV-1002). Puedes actualizar el prefijo y el número inicial de las facturas en tu configuración.
Configurar la facturación
Una vez creada la factura, en la sección Facturar a del editor de facturas, ajuste los registros asociados a la factura, las condiciones de pago, etc.
Para asociar la factura a un contacto:
- Haz clic en Agregar contacto.
- En el panel derecho, busca un contacto existente o crea uno nuevo.
- Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
- Haz clic en Guardar.
Durante la creación, cada factura se puede asociar a un contacto. Una vez creados, puedes añadir contactos adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.
Para asociar la factura a una empresa:- Haz clic en Agregar empresa.
- En el panel derecho, busca una empresa existente o crea una nueva.
- Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
- Haz clic en Guardar.
Durante la creación, cada factura se puede asociar a una empresa. Una vez creadas, puede añadir empresas adicionales utilizando las asociaciones de la barra lateral derecha.
Para agregar una dirección de facturación a la factura:
- Haz clic en Editar en Dirección de facturación.
- En el panel derecho, introduce la información de facturación.
- Haz clic en Aplicar.
- Haz clic en Agregar dirección de envío.
- En el panel derecho, introduce la información de facturación.
- Haz clic en Guardar.
- Haga clic en el campo Fecha de factura y utilice el selector de fecha para seleccionar una nueva fecha.
Por opción predeterminada, el pago de la factura vencerá en el momento de la recepción de la misma. Para seleccionar diferentes condiciones de pago:
- Haga clic en el menú desplegable Condiciones de pago y seleccione una condición de pago. El campo Fecha de vencimiento se actualizará automáticamente para coincidir con el plazo seleccionado.
- Si se ha activado el ajuste para enviar correos electrónicos de recordatorio automatizados, los correos se enviarán en función de esta fecha.
Agregar elementos de pedido
En la sección Elementos de pedido, agrega los elementos de pedido que adquirirá tu comprador. Aprende a utilizar elementos de pedido con facturas.
Agregar comentarios
Si quieres agregar alguna nota para tu comprador en la factura, puedes hacerlo en el campo Comentarios. Puedes utilizar las opciones de texto situadas en la parte inferior del campo de texto para dar formato a tu texto, agregar un hipervínculo o insertar un fragmento. Puedes agregar un comentario predeterminado que aparecerá en cada factura en la configuración de la factura.
Configurar opciones de facturación
En la sección Facturación, elige si quieres aceptar pagos en línea, establece qué opciones de pago estarán disponibles para el comprador y elige si deseas recopilar información de facturación y dirección de envío. Los ajustes de pago Online se heredan de los ajustes de su caja de pago.
Para aceptar pagos online:- Active el interruptor de pago . Si el interruptor de pago está desactivado, las siguientes opciones no estarán disponibles.
- Selecciona las casillas de verificación que aparecen junto a las formas de pago que deseas aceptar (por ejemplo, Tarjeta de crédito o débito o pagos de débito bancario, como ACH).
- Para recopilar información sobre la dirección de facturación al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de facturación para compras con tarjeta de crédito.
- Para recopilar información sobre la dirección de envío al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de envío. Cuando el comprador introduzca sus datos de envío, sólo podrá seleccionar uno de los países que haya establecido en los ajustes de pago.
- Para permitir que los clientes introduzcan una cantidad personalizada en el momento del pago, selecciona la casilla de verificación Permite que tu cliente pague una cantidad menor que el saldo adeudado. Si desea registrar un pago manual o existente como pago parcial, puede hacerlo desde la página de índice de facturas. Las cantidades de pago personalizadas deben ser inferiores al saldo total adeudado.
Nota:
- Si no tienes HubSpot Payments o Stripe como procesador de pagos configurado en tu cuenta, puedes aceptar pagos parciales contra facturas al registrar pagos manuales sin necesidad de activar un ajuste específico.
- Cuando se realice un pago parcial en una factura, los elementos de pedido no se asociarán automáticamente al pago. Por ejemplo, si hay dos elementos de pedido de $100 incluidos en una factura, el importe total de la factura será de $200. Si un cliente realiza un pago parcial de $100 con cargo al importe total de la factura, el pago no se conciliará con un elemento de pedido específico.
Configuración avanzada
En la sección Configuración avanzada, puedes personalizar el idioma y la configuración regional de la factura, así como la URL de la factura. Para acceder a la configuración avanzada, haz clic en Configuración avanzada.
- Por opción predeterminada, el idioma de los títulos y etiquetas de la página es el inglés. Para actualizarlo a otro idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y luego selecciona un idioma.
- Por opción predeterminada, para la fecha y dirección se utilizará el formato de Estados Unidos. Para actualizarlo a otro formato, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y luego selecciona una configuración regional.
- Para configurar una URL de factura personalizada utilizando cualquiera de tus dominios conectados, haz clic en el menú desplegable Dominio y luego selecciona un dominio. También puedes introducir un slug personalizado al final de la URL introduciendo un valor en el campo Slug de contenido. Debajo de los campos URL se muestra una vista previa de la URL de la factura.
- Si tienes NIF configurados en tu cuenta y deseas incluirlos en la factura, selecciona las casillas de verificación NIF correspondientes.
Guardar y finalizar
En cualquier momento de la creación de la factura, puedes hacer clic en Guardar en la parte superior izquierda para guardar la factura como borrador. Puedes volver a un borrador de factura en cualquier momento para editarlo o eliminarlo. También puedes hacer clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver cómo le aparecerá la factura al comprador.
Si todo está listo para finalizar la factura y poder enviarla al comprador:
- En la parte superior derecha, haz clic en Finalizar. Una vez finalizada, una factura no se puede eliminar.
- En el cuadro de diálogo, revisa el descargo de responsabilidad y luego haz clic en Finalizar.
Envía la factura
Tras finalizar la factura, aparecerá un cuadro de diálogo con opciones para enviar la factura a tu comprador a través de un correo electrónico. Puede cerrar el prompt pulsando la X, y enviarlo más tarde. Los correos electrónicos recordatorios se gestionan a través de la configuración de tu factura.
En primer lugar, ajuste los campos de su dirección de correo electrónico:- El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto para él después del envío.
- Para agregar más direcciones al campo Cc, haz clic en el menú desplegable, selecciona los contactos o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
- Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en la configuración de la factura, el campo De se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido un correo electrónico predeterminado, pero se ha activado la opción que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personal o desde otros correos electrónicos del equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar un correo electrónico diferente.
- Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
- Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que se está utilizando para una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot.
- Haz clic en Enviar factura. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura junto con un enlace para ver la factura en su navegador, y una versión PDF de la factura como adjunto.
- Para redactar manualmente un correo electrónico individual con un enlace a la factura, haz clic en Escribir correo de forma manual.
Creación automatizada de facturas
Crea y envía automáticamente facturas recurrentes, utilizando suscripciones
Para automatizar la facturación basada en una suscripción, siga estos pasos.
Ver facturas creadas automáticamente a partir de pagos mediante enlaces de pago o cotizaciones
Cuando se crea automáticamente una factura a partir de un enlace de pago o cotización, la factura se asociará al pago.
Puede visualizar las facturas desde la página de índice de facturas, o bien, puede visualizar la factura asociada desde el propio registro de pago . La factura no se envía al cliente automáticamente. Si desea enviar la factura, siga estos pasos.
Pasos siguientes
