Crear y administrar facturas

Crea facturas en HubSpot para cobrar pagos digitales a través de Procesamiento de pagos con Stripe o Pagos de HubSpot, o para hacer seguimiento de los pagos realizados fuera de HubSpot. Esta guía de configuración explica cómo configurar las facturas para tu cuenta, incluyendo cómo personalizar prefijos, agregar información fiscal y configurar facturas para suscripciones. También puedes consultar propiedades predeterminadas de las facturas de HubSpot.

Puedes crear y finalizar facturas sin necesidad de configurar un procesador de pagos y proceder al cobro manualmente. Sin embargo, si quieres aceptar pagos en línea, tendrás que configurar el procesamiento de pagos con Stripe (disponible para todas las suscripciones) o Pagos de HubSpot (solo Starter, Pro o Enterprise).

Crear una factura

También puedes crear una factura a partir de una cotización publicada para copiar los datos de la cotización en una nueva factura.

Nota: si utilizas Pagos de HubSpot, puedes crear facturas si la moneda predeterminada de tu cuenta está establecida en USD. Si no tienes un procesador de pagos configurado o tienes configurado Stripe como tu procesador de pagos, puedes crear facturas si tu moneda predeterminada aparece aquí.

Para crear una factura desde la página índice:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear factura.

Para crear una factura a partir de un registro de contacto, empresa o negocio:

• Ve a los registros:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Haz clic en el nombre del registro.
• En la barra lateral derecha, en la sección Facturas, haz clic en Agregar y luego selecciona Crear factura. En los negocios, para crear una factura utilizando la información del negocio, incluyendo elementos de pedido asociados, haz clic en Convertir negocio en factura.

• Para asociar una factura existente al registro, haz clic en Agregar y luego selecciona Agregar factura existente.

Para crear una factura a partir de una cotización publicada:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
• Coloca el cursor sobre el nombre de la cotización, haz clic en Acciones y luego selecciona Convertir en factura. Esta acción creará una nueva factura utilizando la información de la cotización.

Accederás al editor de facturas para configurar los detalles de la factura.

Nota: por opción predeterminada al crear una factura, utilizará un prefijo estandarizado de INV seguido de un número que aumenta secuencialmente para cada factura creada (por ejemplo, INV-1001 luego INV-1002). Puedes actualizar el prefijo y el número inicial de las facturas en tu configuración.

Configurar la facturación

En la sección Facturar a del editor de facturas, configura primero los registros asociados a la factura, las condiciones de pago, etc.

• Cada factura debe estar asociada al menos a un contacto. Para asociar la factura a un contacto:
  • Haz clic en Agregar contacto.
  • En el panel derecho, busca un contacto existente o crea uno nuevo.
  • Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
  • Haz clic en Guardar. 
• Cada factura se puede asociar a una empresa. Para asociar la factura a una empresa:
  • Haz clic en Agregar empresa.
  • En el panel derecho, busca una empresa existente o crea una nueva.
  • Haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación necesarias.
  • Haz clic en Guardar.
• Para agregar una dirección de facturación a la factura:
  • Haz clic en Editar en Dirección de facturación.
  • En el panel derecho, introduce la información de facturación.
  • Haz clic en Aplicar.
• Por opción predeterminada, la fecha de facturación se fijará en el día actual. Para actualizarla, haz clic en el campo Fecha de factura y luego utiliza el selector de fecha para seleccionar una nueva fecha.
• Por opción predeterminada, el pago de la factura vencerá en el momento de la recepción de la misma. Para seleccionar diferentes plazos de pago, haz clic en el menú desplegable Plazos de pago y luego selecciona un plazo de pago. El campo Fecha de vencimiento se actualizará automáticamente para coincidir con el plazo seleccionado.
• Cualquiera de las propiedades personalizadas de que se haya configurado en en los ajustes de la Factura se mostrará a la derecha, en Fecha de vencimiento. Si en se ha activado el ajuste que permite a los usuarios anular estos Campos, puedes modificarlos durante la creación de la factura.

Agregar elementos de pedidos

En la sección Elementos de pedido, agrega los elementos de pedidos que adquirirá tu comprador. Aprende en a utilizar Elementos de pedido con facturas.

Agregar comentarios

Si quieres agregar alguna nota para tu comprador en la factura, puedes hacerlo en el campo Comentarios. Puedes utilizar las opciones de texto situadas en la parte inferior del campo de texto para dar formato a tu texto, agregar un hipervínculo o insertar un fragmento. Puedes agregar un comentario predeterminado que aparecerá en cada factura en la configuración de la factura.

Configurar las opciones de facturación (solo Starter, Pro y Enterprise)

En la sección Facturación, elige si quieres aceptar pagos en línea, establece qué opciones de pago estarán disponibles para el comprador y elige si deseas recopilar información de facturación y dirección de envío. Los ajustes de pago en línea se heredan de tu configuración de pago.

• Para aceptar pagos en línea, activa el interruptor Pago. Si el interruptor de pago está desactivado, las siguientes opciones no estarán disponibles.
  • Selecciona las casillas de verificación que aparecen junto a las formas de pago que deseas aceptar (por ejemplo, Tarjeta de crédito o débito o pagos de débito bancario, como ACH).
  • Para recopilar información sobre la dirección de facturación al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de facturación para compras con tarjeta de crédito.
  • Para recopilar información sobre la dirección de envío al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de envío. Cuando el comprador introduzca su información de envío, solo podrá seleccionar uno de los países que hayas establecido en tu configuración de pago.
  • Para permitir que los clientes introduzcan una cantidad personalizada en el momento del pago, selecciona la casilla de verificación Permite que tu cliente pague una cantidad menor que el saldo adeudado. Si quieres registrar un pago manual o existente como pago parcial, puedes hacerlo desde la página de índice de facturas. Las cantidades de pago personalizadas deben ser inferiores al saldo total adeudado.
    
    

    Nota: Si no tienes Pagos de HubSpot o Stripe como procesador de pagos configurado en tu cuenta, puedes aceptar pagos parciales contra facturas cuando registres pagos manuales sin necesidad de activar una configuración específica.

Configuración avanzada

En la sección Configuración avanzada, puedes personalizar el idioma y la configuración regional de la factura, así como la URL de la factura. Para acceder a la configuración avanzada, haz clic en Configuración avanzada.

• Por opción predeterminada, el idioma de los títulos y etiquetas de la página es el inglés. Para actualizarlo a otro idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y luego selecciona un idioma.
• Por opción predeterminada, para la fecha y dirección se utilizará el formato de Estados Unidos. Para actualizarlo a otro formato, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y luego selecciona una configuración regional.
• Para configurar una URL de factura personalizada utilizando cualquiera de tus dominios conectados, haz clic en el menú desplegable Dominio y luego selecciona un dominio. También puedes introducir un slug personalizado al final de la URL introduciendo un valor en el campo Slug de contenido. Debajo de los campos URL se muestra una vista previa de la URL de la factura.
• Si tienes NIF configurados en tu cuenta y deseas incluirlos en la factura, selecciona las casillas de verificación NIF correspondientes.

Guardar y finalizar

En cualquier momento de la creación de la factura, puedes hacer clic en Guardar en la parte superior izquierda para guardar la factura como borrador. Puedes volver a un borrador de factura en cualquier momento para editarlo o eliminarlo. También puedes hacer clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver cómo le aparecerá la factura al comprador.

Si todo está listo para finalizar la factura y poder enviarla al comprador:

• En la parte superior derecha, haz clic en Finalizar. Una vez finalizada, una factura no se puede eliminar.

• En el cuadro de diálogo, revisa el descargo de responsabilidad y luego haz clic en Finalizar.

Enviar la Factura

Después de finalizar la factura, aparecerá un cuadro de diálogo con opciones para enviar la factura a tu comprador a través del correo electrónico.

• En primer lugar, configura tus campos de dirección de correo electrónico:
  • El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del primer contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto para él después del envío.
  • El campo Cc se rellenará automáticamente con las direcciones de cualquier otro contacto asociado a la factura en el momento de su creación. Para agregar más direcciones a este campo, haz clic en el menú desplegable, selecciona los contactos o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas.
  • Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en los ajustes de la Factura, el campo De se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo personal. Si se ha establecido un correo predeterminado, pero se ha activado la opción para permitir que los usuarios envíen facturas desde su correo personal o desde otros correos del equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar un correo diferente.
    • Si no se ha establecido ninguna dirección de correo predeterminada, la dirección de correo que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero puede cambiarse antes de cada envío.
    • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que se está utilizando para una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot. 
• Haz clic en Enviar factura.
• Para redactar manualmente un correo electrónico individual con un enlace a la factura, haz clic en Escribir correo de forma manual.

Administrar facturas

Una vez creadas las facturas, puedes gestionarlas desde la página de índice de facturas, de forma similar a como gestionas otros registros de CRM.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En el panel derecho, puedes establecer el propietario de la factura utilizando el campo Propietario, ver sus propiedades, ver los pagos realizados y gestionar las asociaciones de la factura.

Administrar facturas en borrador 

• Editar: seguir configurando la factura.
• Eliminar: eliminar el borrador de factura. 
• Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.
  
  

Administrar facturas finalizadas

Para las facturas finalizadas, puedes acceder a las siguientes opciones haciendo clic en el menú desplegable Acciones situado en la parte superior derecha:

• Una vez guardados los cambios, se recomienda enviar una comunicación al cliente para informarle de que la factura ha cambiado, incluyendo los detalles de los cambios.

• Ver factura: abrir la factura en otra pestaña del navegador.
• Copiar enlace: copiar la URL de la factura para enviarla a un comprador.
• Enviar: enviar la factura a través de un correo electrónico. Más información sobre el envío de facturas por correo electrónico.
• Descargar: descargar un PDF de la factura.
• Registrar pago: marca manualmente la factura como pagada creando un nuevo registro de pago o aplicando uno ya existente. Tras seleccionar esta opción:
  • Para crear un nuevo registro de pago, rellena los campos detalle del pago en la barra lateral derecha y luego haz clic en Registrar pago. El pago aparecerá entonces en Pagos al ver los detalles de la factura.
  • Para aplicar un pago existente a la factura, en la barra lateral derecha haz clic en la pestaña Aplicar existente. A continuación, busca un registro de pago por la cantidad del pago, el ID o la dirección de correo electrónico de contacto asociada al pago. Selecciona el pago y luego haz clic en Aplicar pago. El pago aparecerá entonces en Pagos al ver los detalles de la factura.

Si se requiere un recibo, puedes enviar uno al contacto desde la página de índice de pagos.

• • Para eliminar un pago:
    • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
    • Haz clic en el nombre de la factura.

• • • En la barra lateral derecha, en la sección Pagos, haz clic en Ver pago asociado. 
    • Haz clic en el valor del pago.
    • En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego en Eliminar.
    • Haz clic en Eliminar registro para confirmar.

• Anular: marcar la factura como nula. Después de marcar una factura como nula, ya no podrás cobrar el pago de la factura ni anularla. Esta acción no se puede deshacer.
  • Si se efectuó un pago en línea contra la factura, no es posible anular la factura, aunque se emita un reembolso.
  • Si se registró un pago manual contra la factura, el pago se debe eliminar antes de poder anular la factura.
• Clonar: crear una nueva factura con los mismos detalles.

Filtrar y exportar facturas

• Haz clic en Filtros avanzados en la parte superior izquierda.
• En el panel derecho, haz clic en + Agregar filtro para configurar un nuevo filtro.
• Busca y selecciona la propiedad por la que deseas filtrar y luego establece los criterios de filtrado.
• Para seleccionar otra propiedad, haz clic en Y u O. Más información sobre configuración de filtros y guardado de vistas.
  
  
• Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haz clic en Editar columnas en la parte superior derecha.
• Haz clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla para exportar todas tus facturas, o selecciona las casillas de verificación situadas junto a las facturas que deseas exportar y luego haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.

Enviar facturas

Después de crear una factura, puedes compartirla a través de un enlace directo o un correo electrónico, o insertar facturas mientras redactas mensajes en los registros de CRM y en la bandeja de conversaciones.

Para enviar la factura por correo electrónico:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Enviar.
• En el cuadro de diálogo, configura los campos de tu dirección de correo electrónico y luego haz clic en Enviar factura.

También puedes enviar manualmente un correo electrónico con un enlace a la factura, o insertar el enlace en los mensajes.

Nota: si envías una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Fecha de último envío no se actualizará. Más información sobre propiedades de la factura.

Para enviar manualmente un correo electrónico individual con un enlace a la factura:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Enviar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Escribir correo de forma manual. A continuación, se te redirigirá al registro del negocio asociado a la factura, donde podrás redactar tu correo electrónico. En el cuerpo del correo electrónico se incluirá automáticamente un enlace a la factura.
• Una vez redactado el mensaje, haz clic en Enviar.

Para compartir un enlace directo a una factura:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En la barra lateral derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona Copiar enlace.

• A continuación, puedes insertar el enlace en tu plataforma de mensajería preferida, y el comprador puede hacer clic en el enlace para ver la factura en la URL que configuraste durante la creación de la factura. 

Para insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones:

• En el compositor de mensajes, haz clic en Insertar y luego selecciona Facturas.
• Selecciona una factura o haz clic en Administrar para navegar a la página de índice de facturas.

Tras seleccionar una factura, se agregará un hiperenlace al mensaje utilizando el número de factura.

Revisar el historial de ediciones

Puedes ver el historial de ediciones de una factura, incluidos los cambios de estado, y cuándo se enviaron los correos electrónicos de la factura, qué usuarios realizaron la acción y la fecha y hora en que se produjo una acción.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En el panel derecho, desplázate hacia abajo hasta el panel del historial.

Nota: actualmente, las integraciones de cuentas creadas por HubSpot, como Quickbooks Online y Xero, no admiten la sincronización de facturas desde HubSpot. Sin embargo, puedes exportar tus registros de facturas y cargarlos en tu sistema contable. Para suscribirte a las actualizaciones sobre nuevas funciones de integración de facturas, como la sincronización de facturas, llena este formulario.