Conectar HubSpot y Salesforce

Utiliza la integración HubSpot-Salesforce para sincronizar datos entre HubSpot y Salesforce. Después de conectar la aplicación, puede sincronizar contactos, empresas, negocios, tickets y actividades entre ambos sistemas, garantizando la coherencia entre sus equipos.

Por ejemplo, cuando se crea un contacto en HubSpot, se sincroniza con el lead o contacto correspondiente en Salesforce. Las actualizaciones realizadas en cualquiera de los dos sistemas se reflejarán en el otro, según la configuración de sincronización. 

Si se traslada a una nueva organización de producción de Salesforce, aprenda a conectar una nueva organización de producción. 

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.

Comprender los requisitos

Debes tener permisos de acceso a tu cuenta de HubSpot, junto con las siguientes suscripciones, accesos y permisos en tu cuenta de Salesforce:

• Tener una edición de Salesforce con acceso a la API o Salesforce Pro. La integración HubSpot-Salesforce también admite y puede conectarse a la nube de gobierno de Salesforce. Sin embargo, no es compatible con Salesforce Group Edition. 
• Ser administrador de sistemas de Salesforce.

• Tener todos los siguientes permisos administrativos de perfil de usuario:
  • API activado.
  • Ver Configuración y Configuración activados.
  • Modificar todo en cualquier objeto (cuentas, campañas, contactos, leads u oportunidades) que quieras sincronizar con HubSpot. 
  • Tener el permiso Modificar metadatos (para ver datos en la ventana HubSpot Insertar en registros de leads o contactos de Salesforce). Esto solo es necesario si quieres utilizar la ventana HubSpot Embed, y sincronizar negocios con HubSpot. 
  • Tener el permiso de Descarga de paquetes de AppExchange.
  • Debes tener el permiso para personalizar el perfil de la aplicación. Esto es necesario para instalar la ventana de HubSpot Embed y para las actualizaciones automáticas a la ventana de HubSpot Embed. 
  • Tener el campo Tipo de tarea configurado como Visible en su perfil de usuario.

Nota: si configuras Sincronización selectiva de Salesforce, tu configuración específica puede variar según los requisitos estándar, la configuración y el comportamiento que se describen a continuación.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Hay un límite para el número de llamadas de API utilizadas por la integración por día. Una única sincronización de contactos puede tomar hasta cuatro llamadas API por registro, pero este número puede variar.
• Para conectar varias cuentas de HubSpot a una instancia de Salesforce, debes configurar e instalar la integración en cada cuenta de HubSpot. Sólo puedes conectar una instancia de Salesforce por cuenta de HubSpot. 

Nota: si estás integrando varias cuentas de HubSpot con un entorno de Salesforce, para el valor de configuración Creación de contactos en HubSpot, se recomienda seleccionar No crear automáticamente contactos en HubSpot. Si seleccionas cualquiera de las otras opciones, las oportunidades de venta de Salesforce o los contactos creados por una cuenta de HubSpot pueden crear contactos en la otra cuenta de HubSpot.

• Los registros no se sincronizarán automáticamente después de instalar y configurar la integración con Salesforce. Puedes importar tus registros de Salesforce a HubSpot o permitir que se sincronicen gradualmente en función de los activadores de sincronización automática.

Instalar la aplicación Salesforce

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono Mercado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de HubSpot.
2. Utilice la barra de búsqueda para localizar y seleccionar Salesforce.
3. Haz clic en Instalar.
4. Si conectas HubSpot a un entorno de prueba de Salesforce, selecciona la casilla de comprobación Sí, esto se conectará a un entorno de pruebas.
5. Haz clic en Iniciar sesión en Salesforce.

6. En la ventana emergente, introduce las credenciales de Salesforce y haz clic en Iniciar sesión. Después de iniciar sesión, serás redireccionado de vuelta al proceso de instalación en HubSpot.
7. En la pantalla Lleve el poder de HubSpot a Salesforce , haga clic en Omitir este paso para instalar la ventana HubSpot Embed más adelante. Obtenga más información sobre cómo añadir la ventana HubSpot Embed a sus diseños de página de Salesforce.
8. En la pantalla Elige tu configuración de sincronización de datos , elige cómo se sincronizarán tus datos entre HubSpot y Salesforce.

• • HubSpot creará asignaciones entre las propiedades de HubSpot y los campos de Salesforce independientemente de la configuración que elijas.
  • Si el campo de Salesforce no tiene una propiedad de HubSpot coincidente, el usuario desconocido creará una nueva propiedad en HubSpot.

9. Si seleccionas Configuración recomendada, haz clic en Revisar configuración.

10. Si seleccionas Configuración avanzada, haz clic en Siguiente.

• • En la siguiente pantalla, ajusta la configuración de sincronización de los contactos:
    • Haz clic en el menú desplegable Elegir qué contactos sincronizar y selecciona Todos los contactos para sincronizar todos los contactos con Salesforce o selecciona un segmento de HubSpot para usar como segmento de inclusión para sincronizar solo esos contactos con Salesforce.
    • Haz clic en Siguiente.
  • En la siguiente pantalla, ajusta la configuración de sincronización de actividades y tareas:
    • Haz clic para activar el interruptor de sincronización de tareas de Salesforce para crear automáticamente una tarea en HubSpot cuando la tarea se crea en Salesforce.
    • En la tabla de Sincronización de cronología, selecciona la casilla de comprobación Sincronizar junto a Eventos de HubSpot para sincronizar con Salesforce como tareas y haz clic en el menú desplegable Tipo de tarea de Salesforce para seleccionar el tipo de tarea que se creará en Salesforce.
    • Haz clic en Siguiente.
  • En la siguiente pantalla, ajusta la configuración de sincronización de los objetos y propiedades:
    • Haz clic en la pestaña Contactos, Empresas o Negocios para configurar el tipo de sincronización de las propiedades estándar para ese objeto. En las pestañas Empresas y Negocios, tal vez debas hacer clic para activar el interruptor Activar sincronización de empresa/negocio antes de que puedas crear las asignaciones del campo.
    • La tabla muestra las propiedades estándar del objeto de HubSpot y los campos equivalentes de Salesforce. Para cada sincronización de propiedades, selecciona el tipo de sincronización: Preferir Salesforce (opción predeterminada), Usar siempre Salesforce o Bidireccional. Aprende más sobre los tipos de sincronización para las asignaciones de campo de Salesforce.
    • Haz clic en Siguiente.

11. Por último, revisa la configuración de sincronización de los datos seleccionados. Para cambiar la configuración de un tipo de sincronización de datos, haz clic en Cambiar.
12. Cuando hayas terminado, haz clic en Finalizar configuración y comenzar sincronización. Serás redirigido a la configuración de integración de Salesforce y los datos entre HubSpot y Salesforce se comienzan a sincronizar.

Conecte una nueva organización de producción de Salesforce a HubSpot

Si está migrando de una organización de producción de Salesforce en la que se instaló el paquete de integración de HubSpot a una nueva organización de producción de Salesforce, deberá conectar la nueva organización de producción de Salesforce a HubSpot. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Salesforce. 
3. En la parte superior derecha, haz clic para activar el interruptor para desactivar la integración.
4. Instale el paquete de integración en su nueva organización de producción de Salesforce.
5. Exporta los contactos de HubSpot que deseas seguir sincronizando con tu nueva organización de producción de Salesforce.
6. Importa los contactos exportados de HubSpot a tu nueva organización de producción de Salesforce.
7. Crea o edita cualquier asignación de campo personalizada que se haya asignado previamente entre tu antigua organización de producción de Salesforce y HubSpot.

Nota: las asignaciones de campos personalizados existentes se pueden mantener si la propiedad de HubSpot se asigna a un campo de Salesforce que también existe en la nueva organización de producción. El nombre interno del campo de Salesforce en la nueva organización de producción también debe coincidir con el nombre interno del campo Salesforce en la antigua organización de producción. Si no, crea nuevas asignaciones de campos y elimina las antiguas asignaciones de campos para evitar errores de sincronización.

8. Una vez transcurrida una hora, conecte su nueva organización de producción de Salesforce a HubSpot.
9. En la parte superior derecha, haz clic para activar el interruptor para activar la integración.
10. Importa los leads/contactos de Salesforce de nuevo a HubSpot. La importación desduplicará los leads y contactos de Salesforce contra los contactos existentes de HubSpot. También actualizará los ID de registro de Salesforce de los contactos de HubSpot existentes para asociarlos con los leads y contactos de Salesforce en la nueva organización de producción.

Cambiar el usuario de integración de Salesforce

Para cambiar su usuario de integración de Salesforce, debe actualizar sus credenciales de Salesforce en la configuración de integración.

Nota: antes de cambiar los usuarios de integración, compruebe que el nuevo usuario de integración tiene permisos de Salesforce iguales o superiores a los del usuario de integración anterior.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Salesforce. 
3. En la parte superior derecha, haga clic en el menú desplegable Acciones y haga clic en Conectar otro usuario de producción. 

4. Se te redireccionará a la página de inicio de sesión de Salesforce en una nueva pestaña del navegador. Introduce tus credenciales de Salesforce y haz clic en Iniciar sesión.
5. Si previamente conectaste esta cuenta de Salesforce con HubSpot, serás redirigido a tu configuración de integración de Salesforce en HubSpot.
6. Si nunca has conectado esta cuenta de Salesforce con HubSpot, haz clic en Permitir para darle acceso a HubSpot a tu cuenta de Salesforce.