Con la extensión de correo electrónico de HubSpot Sales, puedes registrar automáticamente los correos electrónicos enviados desde fuera de HubSpot en CRM. Si no estás usando la extensión de ventas, puedes usar la dirección CCO de HubSpot o la dirección de reenvío para registrar manualmente los correos electrónicos.
El correo electrónico que se registra en HubSpot usando la dirección CCO o la dirección de reenvío incluirá el contenido del correo electrónico y cualquier adjunto incluido en el correo electrónico. El correo electrónico registrado se asociará automáticamente al registro de contacto del destinatario, su registro de empresa asociado y los cinco registros de negocio abiertos más recientes asociados al contacto.
Ten en cuenta: los adjuntos de correo electrónico que tienen más de 30 MB no se registrarán en el CRM. El correo electrónico se registra en el CRM, pero sin un archivo adjunto. También recibirás un error de entrega de correo electrónico en tu bandeja de entrada.
Usar la dirección CCO
Cuando envías un correo electrónico desde tu cliente de correo electrónico, agrega la dirección CCO a la línea CCO del correo electrónico. El contenido del correo electrónico se registrará automáticamente en el registro del contacto en HubSpot.
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración , situado en la barra de navegación principal.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Integraciones > Integraciones de correo electrónico.
- Haz clic en la pestaña Registro y seguimiento.
- A la derecha del campo Dirección CCO, haz clic en Copiar.
- Navega a la bandeja de entrada de correo electrónico y redacta un nuevo correo electrónico.
- Agrega la dirección CCO copiada a la línea CCO del correo electrónico.
El correo electrónico enviado se registra en el registro del contacto en HubSpot. Si el destinatario del correo electrónico no está asociado a un registro de contacto en HubSpot, se crea un nuevo registro.
- HubSpot crea un nuevo registro de contacto para cualquier persona que aparezca en copia en el correo electrónico de seguimiento. Sin embargo, cuando un destinatario es CCO en un correo electrónico, el correo electrónico no creará un nuevo registro y si el destinatario existe como contacto, el correo no se registra en su registro existente.
- Cuando varios usuarios conectan el mismo correo electrónico como su bandeja de entrada personal, los correos electrónicos registrados por la dirección CCO serán atribuidos aleatoriamente a cualquiera de esos usuarios. Esto puede afectar la información sobre la actividad de tu equipo. En este caso, se recomienda enviar correos electrónicos desde CRM o conectar el correo electrónico como una dirección de correo electrónico de equipo en la bandeja de entrada de conversaciones.
Requisitos para registrar correos electrónicos al CRM usando la dirección CCO
El correo electrónico debe cumplir con los siguientes criterios para que sea registrado en CRM:
- El usuario que envía el correo electrónico tiene acceso de ventas.
- La dirección de correo electrónico desde la que envías el correo electrónico debe ser una de las siguientes:
- Un usuario en tu cuenta.
- Una de tus bandejas de entrada de correo electrónico conectadas.
- Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias que se configuró en tu bandeja de entrada de Gmail conectada o un alias agregado en Perfil y preferencias).
- La dirección de correo electrónico del destinatario no está detallada en la lista Nunca registrar.
Nota: si usas manualmente la dirección CCO en un cliente de correo electrónico sin hacer seguimiento, esto solo registra el correo electrónico en un registro de contacto en HubSpot. Esto no te va a permitir monitorizar las aperturas o clics en los correos electrónicos.
Usar la dirección de reenvío
Usa la dirección de reenvío para registrar una respuesta de correo electrónico a la cronología del registro de contacto. La dirección de reenvío es útil cuando necesitas registrar un correo electrónico después de la recepción.
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración , situado en la barra de navegación principal.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Integraciones > Integraciones de correo electrónico.
- Haz clic en la pestaña Registro y seguimiento.
- A la derecha del campo Dirección de reenvío haz clic en Copiar.
- Navega a tu bandeja de entrada de correo electrónico y abre el correo electrónico que deseas registrar en HubSpot.
- Reenvía el correo electrónico a la dirección de reenvío copiada.
El correo electrónico reenviado se registra en el registro del contacto en HubSpot. Si el destinatario del correo electrónico no está asociado a un registro de contacto en HubSpot, se crea un nuevo registro.
Nota: si respondes a un correo electrónico, envía la conversación por correo electrónico a HubSpot, el correo no se registra en el registro del contacto. Después de una respuesta, el encabezado del correo electrónico cambia y la dirección de reenvío no puede respaldar el encabezado de este formato.
Requisitos para registrar respuestas al CRM usando la dirección de reenvío
- Reenvías el correo electrónico de respuesta individual (no otras partes de la cadena de correo electrónico). El encabezado de mensaje reenviado generado por tu cliente de correo electrónico debe estar presente:
- La dirección de correo electrónico que usas para enviar el correo electrónico reenviado debe ser una de las siguientes:
- Un usuario en tu cuenta.
- Una de tus bandejas de entrada de correo electrónico conectadas.
- Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias que se configuró en tu bandeja de entrada de Gmail conectada o un alias agregado en Perfil y preferencias).
- El correo electrónico del contacto no aparece en tu lista Nunca registrar.
- El correo electrónico reenviado aparecerá en la cronología del contacto de la siguiente manera:
- Si la persona que te envió el correo electrónico original no está en tu CRM, reenviar el mensaje creará un registro de contacto, siempre y cuando su correo electrónico o dominio de correo electrónico no aparezca en tu lista Nunca registrar.
- El mensaje reenviado debe estar en uno de los idiomas compatibles de HubSpot.
Ten en cuenta: si recibes una respuesta de correo electrónico de un contacto o prospecto, y hacen copia a destinatarios, HubSpot no agrega esos destinatarios en copia como contactos en tu cuenta.