Registrar el correo electrónico en CRM con la CCO o la dirección de reenvío

Con la extensión de correo electrónico de HubSpot Sales, puedes registrar automáticamente los correos electrónicos enviados desde fuera de HubSpot en CRM. Si no estás usando la extensión o el complemento de ventas, puedes usar la dirección CCO de HubSpot o la dirección de reenvío para registrar manualmente los correos electrónicos.

El correo electrónico que se registra en HubSpot usando la dirección CCO o la dirección de reenvío incluirá el contenido del correo electrónico y cualquier adjunto incluido en el correo. El correo electrónico registrado se asociará automáticamente al registro de contacto del destinatario, su registro de empresa asociado y los cinco registros de negocio abiertos más recientes asociados al contacto. Más información sobre el registro de respuestas de correo electrónico a HubSpot. 

Nota: los adjuntos de correo electrónico que tienen más de 30 MB no se registrarán en el CRM. El correo electrónico se registra en el CRM, pero sin un archivo adjunto. También recibirás un error de entrega de correo electrónico en tu bandeja de entrada.

Usar la dirección CCO

Cuando envías un correo electrónico desde tu cliente de correo electrónico, agrega la dirección CCO a la línea CCO del correo electrónico. El contenido del correo electrónico se registrará automáticamente en el registro del contacto en HubSpot.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Actividades.
• Haz clic en la pestaña Registro de correo electrónico.

• A la derecha del campo Dirección CCO, haz clic en Copiar.

• Navega a la bandeja de entrada de correo electrónico y redacta un nuevo correo electrónico.
• Agrega la dirección CCO copiada a la línea CCO del correo electrónico.

El correo electrónico enviado se registra en el registro del contacto en HubSpot. Si el destinatario del correo electrónico no está asociado a un registro de contacto en HubSpot, se crea un nuevo registro.

Requisitos para registrar correos electrónicos al CRM usando la dirección CCO

• El usuario que envía el correo electrónico tiene acceso de ventas.
• La dirección de correo electrónico desde la que envías el correo electrónico debe ser una de las siguientes:
  • Un usuario en tu cuenta.
  • Uno de tus correos electrónicos personales conectados.
  • Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias que se configuró en tu bandeja de entrada de Gmail conectada o un alias agregado a tu Perfil y preferencias).
• La dirección de correo electrónico del destinatario no está detallada en la lista Nunca registrar.

Nota: si usas manualmente la dirección CCO en un cliente de correo electrónico sin hacer seguimiento, esto solo registra el correo electrónico en un registro de contacto en HubSpot. Esto no te va a permitir monitorizar las aperturas o clics en los correos electrónicos.

Usar la dirección de reenvío

Usa la dirección de reenvío para registrar una respuesta de correo electrónico a la cronología del registro de contacto. La dirección de reenvío es útil cuando necesitas registrar un correo electrónico después de recibirlo. Antes de comenzar, asegúrate de que tu cliente de correo electrónico sea compatible con la característica de reenvío. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Actividades.
• Haz clic en la pestaña Registro de correo electrónico.
• A la derecha del campo Dirección de reenvío haz clic en Copiar.

• Navega a tu bandeja de entrada de correo electrónico y abre el correo electrónico que deseas registrar en HubSpot.
• Reenvía el correo electrónico a la dirección de reenvío copiada.

El correo electrónico reenviado se registra en el registro del contacto en HubSpot. Si el destinatario del correo electrónico no está asociado a un registro de contacto en HubSpot, se crea un nuevo registro.

Requisitos para registrar respuestas al CRM usando la dirección de reenvío

El correo electrónico debe cumplir con los siguientes criterios para que sea registrado en CRM:

• Reenvías el correo electrónico de respuesta individual (no otras partes de la cadena de correo electrónico). El encabezado de mensaje reenviado generado por tu cliente de correo electrónico debe estar presente:

• La dirección de correo electrónico que usas para enviar el correo electrónico reenviado debe ser una de las siguientes:
  • Un usuario en tu cuenta.
  • Una de tus bandejas de entrada de correo electrónico conectadas.
  • Un alias en tu cliente de correo electrónico (ya sea un alias que se configuró en tu bandeja de entrada de Gmail conectada o un alias agregado a tu Perfil y preferencias).
• El correo electrónico del contacto no aparece en tu lista Nunca registrar.
• El correo electrónico reenviado aparecerá en la cronología del contacto de la siguiente manera:

• Si la persona que te envió el correo electrónico original no está en tu CRM, reenviar el mensaje creará un registro de contacto, siempre y cuando su correo electrónico o dominio de correo electrónico no aparezca en tu lista Nunca registrar.
• El mensaje reenviado debe estar en uno de los idiomas compatibles de HubSpot.  
• El mensaje reenviado debe incluir la sección HTML y texto sin formato del correo electrónico.
• Tu servidor de correo electrónico debe permitir el envío externo. 

No hay formato estándar para un correo electrónico reenviado. Si HubSpot no puede procesar tu formato de correo electrónico, el correo electrónico no se registra en HubSpot. Descubre cómo registrar manualmente un correo electrónico a HubSpot. 

Nota: si recibes una respuesta de correo electrónico de un contacto o prospecto, y copian a otros destinatarios, HubSpot no agrega esos destinatarios en copia como contactos en tu cuenta.

Clientes de correo electrónico compatibles con la característica de reenvío

Si tu correo electrónico reenviado cumple con los requisitos anteriores, pero aún no está registrado en HubSpot, tu cliente de correo electrónico es incompatible con la característica de reenvío de HubSpot. Si tu cliente de correo electrónico no es compatible con la característica de reenvío, no podrás reenviar un correo electrónico a un registro en HubSpot.

Los clientes de correo a continuación son compatibles con la herramienta de reenvío 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook para equipos de escritorio 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iad
• Google Android
• Windows Live Mail
•  Outlook.com
• Thunderbird

Atribución de remitente para BCC y correos electrónicos reenviados

Al enviar correos electrónicos usando la CCO o la dirección de reenvío, las siguientes reglas determinan qué usuario se atribuye como el remitente del correo electrónico registrado en el CRM. Estas reglas, en orden de prioridad, determinan qué correos electrónicos se cuentan para la actividad total de un usuario en sus informes de ventas. 

1. Si solo un usuario tiene la dirección de correo electrónico de envío como una dirección de correo electrónico personal conectada, atribuir a ese usuario.
2. Si solo un usuario tiene la dirección de correo electrónico de envío como su correo electrónico de cuenta de usuario de HubSpot, atribuir a ese usuario.
3. Si solo un usuario tiene la dirección de correo electrónico de envío como un alias, atribuir a ese usuario.
4. Si varios usuarios tienen la dirección de correo electrónico de envío como una dirección de correo electrónico personal conectada, atribuir al usuario que ha tenido la dirección de correo electrónico conectada durante más tiempo.