Määritä puhelukanava asiakastukeen

Voit määrittää puhelukanavan asiakaspalvelukeskukseen keskusteluketjun aloittamiseksi, jota voidaan käyttää chatin, sähköpostin ja muiden jaettujen kanavien rinnalla. Voit määrittää tiettyjä käyttäjiä ja tiimejä sekä mukauttaa viestejä työaikojen mukaan. ServiceHub in Professional- jaEnterprise-käyttäjille saapuvat puhelut tukevat samanaikaista soittoa jopa 100 käyttäjälle. 

Soittokanavan määrittäminen

Jotta voit soittaa ja vastaanottaa puheluita Help Deskissä, tarvitset HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron.

Määritä kanava seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Saapuneet viestit ja Help Desk > Kanavat.
3. -sivun Team channels -osiossa napsauta Calling.
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa Yhdistä puhelinnumero.
5. Napsauta Lähetä saapuvat keskustelut -pudotusvalikosta ja valitse asiakaspalvelu.
6. Napsauta Seuraava.
7. Valitse puhelinpalveluntarjoaja: 
   • Muut palveluntarjoajat: noudata ohjeita, kun haluat tutustua markkinapaikan puhelu-sovelluksiin ja yhdistää ne. Lue lisää puhelu-sovellusten yhdistämisestä. 
   • HubSpot-puhelut: määritä HubSpot-puhelut asiakaspalvelussa seuraavien ohjeidenmukaisesti . 
8. Jos valitsit HubSpot-puhelutoiminnon, valitse, miten puhelinnumero liitetään. Voit joko luoda uuden numeron, käyttää olemassa olevaa HubSpot-numeroa tai siirtää numeron HubSpotiin:

Huomaa: jos valitset olemassa olevan numeron, kaikki kyseiseen numeroon määritetyt käyttäjät poistetaan.

• • Uuden numeron luominen:
    • NapsautaLuo uusi numero.
    • Luo numero käyttämälläMaa- jaAluekoodi/etuliite-pudotusvalikoita. HubSpotin tarjoamat puhelinnumerot luodaan kolmannen osapuolen palvelunTwilionavulla, ja niiden on täytettävämaakohtaiset määräykset.
    • Napsauta Luo numero. Uusi puhelinnumerosi näkyy alla.

• • • Napsauta oikeassaalakulmassa olevaa Hanki tämä numero ja jatka -painiketta.
    • NapsautaJatka asetusten määrittämiseen.
  • Jos haluat käyttää olemassa olevaa numeroa:
    • NapsautaKäytä olemassa olevaa HubSpot-numeroa.
    • Napsauta taulukosta haluamaasi puhelinnumeroa.

6. • • Napsauta oikeassa alakulmassa olevaa Seuraava-painiketta.
   • Numeron siirtäminen HubSpotiin: 
     • Napsauta Siirrä numero HubSpot-palveluun. 
     • Sinut ohjataan Puhelut -asetuksiin, joissa voit siirtää numeron HubSpot-palveluun. 
7. Syötä Mukauta tiedot -sivulla nimi, joka näkyy puhelinnumeron vieressä HubSpotissa. 
8. Napsauta Tallennuslupaviesti-osiossa avattavaa valikkoa ja valitseoletustallenne tai napsauta Lisää/muokkaa ääniviestiä lisätäksesi oman ääniviestisi. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliinviesti, josta luodaan ääniversio viestistäsi. NapsautaTallenna.
9. NapsautaKanavan aukioloajat-kohdassa+ Lisää aukioloajat määrittääksesi puhelukanavasi aukioloajat.
10. Napsauta kohdassa Reititys aukioloaikoinaavattavaa valikkoa Tietyt käyttäjät ja tiimit ja valitsevalintaruudut niiden käyttäjien tai tiimien vieressä, joille haluat reitittää puhelut aukioloaikoina. Lue, miten aukioloajat määritetään.
11. Napsauta Seuraava. 
12. Napsauta Määritä osoitus -sivulla Muokkaa tiketin tietoja laajentaaksesi osion. Valitse sitten, mitkä ominaisuudet tämän kanavan uudet tiketit sisältävät. Jos et määritä kanavakohtaisia ominaisuuksia, sovelletaan asiakaspalvelutiketin asetuksia.
13. Napsauta Määritys-osiossa Tiettyjä käyttäjiä ja tiimejä -pudotusvalikkoa ja valitseruudut niiden käyttäjien tai tiimien vieressä, joille haluat ohjata puhelut työaikana. Lue, miten työajat määritetään.
14. Napsauta seuraavaksi Aseta vastaaja. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliinviesti, josta luodaan ääniversio. NapsautaTallenna.
15. Napsauta Jakelu-kohdassaavattavia valikoitaja valitse ääniviesti työajan ulkopuolella soitettaviin tai vastaamattomiin puheluihin. NapsautaTallenna.
16. Napsauta Seuraava.

Puheluiden soittaminen ja vastaanottaminen puhelukanavassasi

Kun puhelukanavasi on määritetty, voit soittaa ja vastaanottaa puheluita muiden asiakaspalvelukeskukseesi liitettyjen kanavien ohella. Lue, miten voit käyttää asiakaspalvelukeskusta yhteydenpitoon yhteyshenkilöidesi kanssa.

Jos sinut on määritetty puhelukanavalle, voit vastaanottaa saapuvia puheluita eri reitityskohteisiin asetuksistasi riippuen. Lue ohjeetosoitteesta yksilöllisten soittoasetusten määrittämisestä ja tutustu selainpohjaisten puheluiden erityisohjeisiin ja rajoituksiin.

Voit vastaanottaa puheluita puhelukanavassasi seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Palvelu > Käyttötuki. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Palvelu > Käyttötuki.
2. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Olet käytettävissä -kytkintä kytkeäksesi sen päälle. Jos tämä kytkin ei ole päällä, et voi vastaanottaa saapuvia puheluita jaetussa puhelukanavassasi. Saapuvat puhelut soivat samanaikaisesti enintään 100:lle puhelukanavalle määritetylle käytettävissä olevalle käyttäjälle. Tutustu ohjeisiin saapuvien puheluiden vastaanottamisesta ja hallinnasta HubSpot-selaimessa.

3. Saapuvat puhelut:
   • Kun käyttäjä vastaa puheluun, soittoääni lakkaa kaikille muille käyttäjille. Napsauta puhelun kaukosäätimessä mitä tahansa seuraavista:
     • Avustaja: napsauta Breeze Assistant -kuvaketta saadaksesi hyödyllistä tekoälykontekstia ilman, että joudut odottamaan transkriptin käsittelyä.
     • Muistiinpanot: voit tehdä muistiinpanoja keskustelun aikana.
     • Tarkastele tikettiä (BETA): siirry tikettiketjuun.

4. Lähtevät puhelut:
   • Lähtevän puhelun soittaminen lippuketjusta:
     • Napsauta taulukossa olevantiketin nimeä.

3. • • Napsauta vasemmassa alakulmassa kohtaa Sähköposti. Napsauta ponnahdusikkunassakohtaa Soita ja valitse sitten ohjeiden mukaisesti yhteyshenkilönulosmenevä puhelinnumero sekä numero , josta haluat soittaa.
4.  
   • • Toimi samalla tavalla kuin yllä on kuvattu.
5. Jos keskusteluketjua ei vielä ole, tukipalveluun avautuu uusi keskusteluketju, joka osoitetaan puhelun vastaanottaneelle käyttäjälle. 
6. (BETA) Puhelun aikana voit tehdä seuraavia asioita tikettiketjussa:
   • Tee muistiinpanoja puhelusta.
   • NapsautaLive-tekstitys -välilehteä nähdäksesi reaaliaikaisen transkriptin nykyisestä puhelusta.
   • NapsautaBreeze Q&A -painiketta aloittaaksesi keskustelun nykyisestä puhelustasi. Pikatoimintoihin kuuluu kehotuksia: tiivistää keskustelu tähän mennessä, tiivistää seuraavat vaiheet ja ehdottaa selventäviä kysymyksiä. Voit jatkaa keskustelua Breezen avulla oikeassa sivupalkissa.

1. • (BETA) Kun puhelu päättyy, siitä luodaan transkriptio ja yhteenveto. Napsauta Mallit-pudotusvalikkoa ja valitse Tuki, jolloin näet räätälöidyn yhteenvedon. Manuaaliset muistiinpanot säilyvät Muistiinpanot-välilehdellä. Yhteenvetoja voi muokata, ja niissä on Kysy mitä tahansa -osio, jonka avulla voit esittää Breezelle kysymyksiä tallennetusta puhelustasi.

7. Käytä vastauksen muokkausominaisuutta sähköpostin kirjoittamiseen tai ”Kommentti”-välilehteä ilmoittaaksesi tiketistä toiselle tiimin jäsenelle. ”Kommentti”-välilehti näkyy vain, jos lähtevä sähköposti on luonnoksena tai lähetetty.
8. Jos puheluun ei vastata, luodaan uusi määrittämätön keskusteluketju ja asiasta ilmoitetaan kaikille kyseiselle puhelukanavalle määritetyille käyttäjille. NapsautaOmistaja -pudotusvalikkoa määrittääksesi vastaamattoman puhelun omistajan.

Puhelujen pitäminen jonossa ja siirtäminen puhelukanavassasi

Kun olet vastannut puheluun, voit laittaa soittajan jonotilaan. Voit myös siirtää puhelun muille käyttäjille samassa puhelukanavassa tai muihin työtiloihin.

1. Voit laittaa soittajan pitoon napsauttamalla Pidä-painiketta Call Remote -valintaikkunassa tai Call-välilehdellä. Pitoon asetettuna soittajat kuulevat pito-musiikkia.
2. Voit poistaa soittajan pitoon asettamisesta napsauttamalla uudelleen Pito-painiketta.
3. Voit siirtää puhelun napsauttamalla Siirrä-kuvaketta . Kirjoita Etsi edustaja -kenttään sen edustajan tai työtilan nimi, jolle haluat siirtää puhelun. Napsauta sitten Viimeistele siirto. Kun edustaja on valmis, hän voi lopettaa puhelun. Siirron vastaanottava edustaja voi sitten napsauttaa Viimeistele siirto -painiketta poistaakseen soittajan pitoon ja jatkaakseen keskustelua.

Soittokanavien hallinta

Voit muokata, poistaa tai poistaa käytöstä soittokanavan seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Saapuneet ja tukipalvelu > Kanavat. 
3. ValitseTiimin sähköpostit-kohdasta Puhelut. 
4. Vie hiiri kanavan päälle ja tee sitten jokin seuraavista:
   • Voit muokata kanavaa napsauttamalla puhelinnumeroa. Voit hallita tikettiasetuksia, reititystä ja kokoonpanoa sekä muokata vastaajaviestejäsi. Napsauta sitten Tallenna.
   • Voit poistaa kanavan viemällä hiiren sen päälle ja napsauttamalla Katkaise yhteys. Napsauta valintaikkunassa Katkaise yhteys. 
   • Voit poistaa kanavan käytöstä napsauttamalla Tila -kytkintä. Napsauta valintaikkunassa Poista käytöstä.