Tuontityökalun ymmärtäminen

Olipa HubSpot sitten ensimmäinen CRM-järjestelmäsi tai siirryt toisesta järjestelmästä, tuonti auttaa sinua luomaan tietueita ja toimintoja sekä päivittämään tietokantaasi. Tuontitiedostot ovat tietotaulukoita, joita käytetään yrityksesi suhteiden ja prosessien järjestämiseen.

Ennen kuin aloitat tuonnin, tutustu HubSpotin ehtoihin ja ymmärrä tuontiprosessi.

Sanasto

• CRM-objekti: Yrityksessäsi olevan suhteen tai prosessin tyyppi, kuten yhteystiedot, yritykset, sopimukset ja liput. Tuotaessa objekti on tietokokonaisuuden tyyppi, jonka tuot HubSpotiin.

• Tietue: objektin yksittäinen instanssi (esim. "Tom Smith" on yhteystietue). Yksittäisen objektin tuontitiedostossa jokainen tiedostosi rivi edustaa yhtä objektitietuetta. Jos tuot useita objekteja yhdessä tiedostossa, jokainen rivi edustaa toisiinsa liittyviä tietueita.

• Aktiviteetti: vuorovaikutus, joka voidaan liittää tietueisiin, kuten yhteyshenkilölle lähetetty sähköposti tai tikettitietueeseen kirjattu huomautus. Tuontityökalun tukemia aktiviteetteja ovat puhelut, sähköpostit, kokoukset, muistiinpanot ja tehtävät.
• Ominaisuus: kenttä, joka on luotu tallentamaan tietoja tietueista ja toiminnoista. Tuonnissa ominaisuudet vastaavat tiedostosi sarakeotsikoita.

Seuraavassa esimerkissä tuotava objekti on yhteystiedot. Jokainen rivi edustaa yhteystietoa ja jokainen tietosarake edustaa yhteystiedon ominaisuus(etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite).

Tuetut kohteet ja toiminnot

Seuraavassa on lueteltu tuontityypit, joita voit suorittaa, sekä kunkin tuetut kohteet ja toiminnot.

Yhden objektin tai toiminnon tuonti

Voit tuoda luodaksesi ja/tai päivittääksesi yhden kohteen tai toiminnon kerrallaan. Yhden objektin tuonnissa:

• Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia, lippuja, tapaamisia, kursseja, listauksia, palveluita, puheluita, tuotteita ja mukautettuja objektitietueita.

• Voit luoda tehtäviä, mutta et päivittää niitä.

Useiden objektien ja toimintojen tuonti

Voit luoda, päivittää ja/tai yhdistää useita kohteita ja toimintoja kerralla tuomalla. Voit tuoda useita objekteja ja toimintoja yhdessä tiedostossa tai kaksi objektia/objekti ja toiminto kahdessa erillisessä tiedostossa.

Usean objektin tuonnissa:

• Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia, lippuja, tapaamisia, kursseja, listauksia, palveluita, puheluita ja mukautettuja objektitietueita.
• Voit luoda ja/tai päivittää rivitietoja, mutta ne on liitettävä kauppoihin.
• Voit luoda mutta et päivittää sähköposteja, kokouksia, muistiinpanoja ja tehtäviä. Sähköpostit, kokoukset ja muistiinpanot on liitettävä kohteeseen.

Muunlainen tuonti

Voit myös käyttää muiden työkalujen tuontiprosessia tuontisivulta, mutta niissä noudatetaan eri vaiheita kuin objektien tai toimintojen tuonnissa.

• Opt out -luettelon tuonti
• Mukautettujen tapahtuma tuonti
• Tietokokonaisuuksien tuonti

Tuontitiedostojen määrittäminen

Ennen kuin lataat tiedoston tuontityökaluun, on tärkeää määrittää tiedostot oikein, jotta tiedot lisätään tilillesi oikein. Seuraavissa osioissa on tärkeitä käsitteitä ja vaatimuksia tiedostojesi määrittämiseksi oikein.

Esimerkkitiedostoja on tässä artikkelissa.

Vaatimukset

Tekniset rajoitukset ja yleiset vaatimukset löytyvät tuontitiedostojen määrittämistä koskevasta artikkelista.

Yksilölliset tunnisteet

Yksilöllinen tunniste on ominaisuus arvo, jonka avulla HubSpot tunnistaa jokaisen tietueen ainutlaatuiseksi. Tuonnissa tarvitset yksilöllisen tunnisteen, jotta voit päivittää tietueita, välttää päällekkäisten tietueiden luomisen (esim. kaksi tietuetta "Tom Smithille") ja yhdistää tietueet toisiinsa (esim. tuo "Tom Smith" ja yhdistä hänet hänen yritykseensä "Smith Inc.").

Tuonnin yhteydessä käytettävissä olevat yksilölliset tunnisteet ovat:

• Sähköposti: yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Tätä tarvitaan yhteystietoja tuotaessa, jotta vältetään päällekkäisyyksiä tai jotta yhteystiedot voidaan liittää toiseen kohteeseen. Jos sinulla ei ole yhteystietojen sähköpostiosoitteita, käytä tietueen tunnusta olemassa olevien yhteystietueiden päivittämiseen ja yhdistämiseen.

• Yrityksen verkkotunnus: yrityksen verkkosivuston verkkotunnus (esim. example.com). Tätä tarvitaan yrityksiä tuotaessa, jotta vältetään päällekkäisyyksiä tai jotta yritykset voidaan liittää toiseen kohteeseen. Jos sinulla ei ole yrityksen verkkotunnuksia, käytä tietueen tunnusta olemassa olevien yritystietueiden päivittämiseen ja yhdistämiseen.
• Record ID: HubSpotin jokaiselle tietueelle antama yksilöllinen ominaisuus. Jos viet olemassa olevia tietueita HubSpotista, jokaisella tietueella on tietueen tunnus. Tämä on oletusarvoinen yksilöllinen tunniste sopimuksille, lipuille, tapaamisille, kursseille, listauksille, palveluille, aktiviteeteille ja mukautetuille objekteille, mutta sitä voidaan käyttää myös yhteystietojen ja yritysten yksilöllisenä tunnisteena, jos sinulla ei ole sähköpostiosoitteita tai yrityksen verkkotunnuksia. Jos Record ID on mukana tuonnissa, se korvaa kaikki muut yksilölliset tunnisteet.
• Yksilöllisiä arvoja vaativa mukautettu ominaisuus: Jos olet luonut ominaisuus, joka vaatii yksilöllisiä arvoja, voit käyttää ominaisuus yksilöllisenä tunnisteena tuontitiedostoissa. Tätä tuetaan yhteystiedoille, yrityksille, tarjouksille, lippuille, tapaamisille, kursseille, listauksille, palveluille ja mukautetuille objekteille.

Yhdistykset

Voit myös tuoda tietueita toisiinsa. Jos tililläsi on Professional- tai Enterprise-tilaus, voit myös lisätä assosiointitarroja tietueiden välisen suhteen määrittämiseksi.

Lue lisää siitä, miten voit sisällyttää assosiaatioita oikein tuontitiedostoihin.

Sarakkeiden liittäminen ominaisuuksiin

Kun olet ladannut tiedostosi tuontityökaluun, tuontiprosessissa on vaihe, jossa sinua pyydetään sovittamaan tiedostosi sarakeotsikot HubSpotin ominaisuuksiin. Oikein yhdistäminen varmistaa, että tietosi menevät oikeaan paikkaan (eli oikeaan objektiin ja oikeaan ominaisuus), kun ne lisätään HubSpotiin.

Esimerkiksi yhteystietotiedostossa sarake Etunimi yhdistetään yhteystiedon ominaisuus Etunimi.

Jos tiedostoon liittyy useita objekteja, valitset kunkin sarakkeen vastaavan objektin ja ominaisuus.

Tuontivirheet

Jos maahantuonnissa on virheitä kartoitusprosessin aikana, voit hallita tiettyjä virheitä ja korjata tiedot ennen niiden lisäämistä tilillesi. Jos tuonnin jälkeen on virheitä, voit tarkastella ja korjata virheitä ja lisätä tai päivittää virheelliset tiedot.

Muita tapoja päivittää tietoja HubSpotissa

• Yhteystietojen ja yritysten osalta voit ottaa käyttöön asetuksen, jonka mukaan yritykset luodaan ja yhdistetään yhteystietoihin automaattisesti yhteystiedon sähköpostialueen perusteella. Jos sinulla on yhteystietoja, joiden sähköpostiosoitteet poikkeavat yritysten sähköpostiosoitteista, tai jos tuot muita kohteita, noudata ohjeita tietueiden yhdistämiseksi tuonnin kautta.
• Jos sinulla on tietoja toisessa järjestelmässä ja haluat määrittää kaksisuuntaisen synkronoinnin, opettele, miten yhdistät ja käytät HubSpot-tietojen synkronointia.