Ymmärrä ja käytä projects-objektia

Käytä projekti-objektia työn järjestämiseen ja seurantaan. Liitä projekteihin muita CRM-tietueita, kuten tehtäviä, kauppoja ja yhteyshenkilöitä. Määritä asetukset, kuten myyntiputket ja projektitunnisteet, tarkastele projekteja eri näkymissä (esim. Gantt-kaavio, taulu) ja hyödynnä projektitietoja HubSpot-työkaluissa, kuten raporteissa tai työnkuluissa

.

Lue lisääprojektien käytöstä palvelujen toimittamisessa.

Aktivoi projektit

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tietojenhallinta > Tietomalli. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tietojenhallinta > Tietomalli.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Muokkaa tietomallia.
3. Siirry projekteihin ja napsauta Aktivoi objekti.
4. Napsauta valintaikkunassa Vahvista. 

Määritä projektien asetukset

Projektien aktivoinnin jälkeen voit määrittää asetuksia, jotka tukevat projektien organisointia ja seurantaa. Näitä asetuksia ovat esimerkiksi prosessit, liitännät, mukautetut ominaisuudet, tunnisteet ja ilmoitukset.

• Luo assosiaatioita tietomallissa.
• Luo mukautettuja projektin ominaisuuksia.
• Määritä putkistojen säännöt.
• Mukauta putkistokohtaisia automaatioita.
• Luo värikoodatut projektitunnisteet.

Määritä projektin ilmoitukset

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa paneelissa Ilmoitukset.
3. Siirry kohdassaIlmoitusten kohteet kohtaanProjektit.
4. Valitse valintaruudut, joilla haluat ottaa haluamasi ilmoitukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä (esim. Projektin tilapäivitys).

Lue lisää ilmoitusten määrittämisestä profiilissasi.

Tarkastele projekteja

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Projektit. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Projektit.
2. Napsauta projektinnimeä.

Tarkastele projekteja Gantt-indeksinäkymässä (BETA)

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Projektit. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Projektit.
2. Napsautanäkymä tyyppipainiketta ja valitseGantt-näkymä.
3. Napsauta aikajanan yläpuolella olevia avattavia valikoita hallitaksesi aika- ja tehtäväsuodattimia.
4. Napsauta sen projektinnimeä, jota haluat tarkastella.

Tarkastele projekteja asiakastuen työtilassa

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Palvelu > Asiakassuhteet. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Palvelu > Asiakassuhteet.
2. NapsautaProjektit -välilehteä.

Lue lisää projektien käytöstä asiakastyytyväisyyden työtilassa.

Käyttötapaus: projektien käyttö palvelujen toimittamisessa

Sprocket-yritys haluaa seurata palvelujen toimittamista ja pitää myyntiputkensa myyntikeskeisenä. Aiemmin myyntitiimi käytti ”sopimus suljettu ja voitettu” -vaihetta valmiiden töiden seurantaan, mutta tämä aiheutti ongelmia tietojen laadussa. Tämän korjaamiseksi Sprocketin operatiivinen johtaja käyttää projekteja seuratakseen tehtyä työtä selkeällä tavalla säilyttäen samalla tarvittavan kontekstin sopimuksesta.

Määritä myyntiputkesi tietojen syöttämisen standardoimiseksi

Operatiivinen johtaja luo erillisen projektiputken, jonka vaiheet heijastavat toimitusvaiheita ja sääntöjä, joilla tiedot pidetään järjestyksessä. Jokainen vaihe edustaa tiettyä virstanpylvästä (esim. käynnistys, lopullinen hyväksyntä). Tämä antaa palvelutiimille selkeän kuvan kunkin projektin tilanteesta.

Ota projektit käyttöön ja määritä putkistosi

1. Aktivoi projektit.
2. Muokkaa putkilinjan oletusvaiheiden nimiä:
   • Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta. 
   • Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietohallinta- osiossa Objekti-kohtaa.
   • Napsauta Objektit- sivulla Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Projektit.
   • Napsauta Pipelines-välilehteä.
   • Napsauta prosessin nimeä.
   • Kirjoita Vaiheen nimi -tekstikenttään uudet nimet (esim. aloitus, asetukset).
3. Ota käyttöönRajoita projektien vaiheiden ohittamista -putkisääntö ja valitse ensimmäinen vaihe oletukseksi, kun projekti luodaan.

Määritä kauppapohjainen työnkulku projektien luomista varten

1. Luo kauppapohjainen työnkulku.
2. Napsauta”Täyttää suodatuskriteerit” ja valitse ”Kauppa”.
3. Napsauta ponnahdusikkunassaKaupan ominaisuudet ja valitseKaupan vaihe.
4. NapsautaHaku- pudotusvalikkoa ja valitseSuljettu, voitettu tai voitetun vaiheen nimi. 
5. NapsautaSeuraava.
6. NapsautaTallenna ja jatka.
7. Lisää Luo tietue -toiminto.
8. ValitseProjekti ja määritä tiedot.
9. NapsautaTallenna.
10. Määritä työnkulun asetukset ja ota työnkulku käyttöön.

Pidä korkean prioriteetin projektit aikataulussa Gantt-näkymän avulla

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Projektit. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Projektit.
2. Napsauta näkymä tyyppipainiketta ja valitse Gantt-näkymä.
3. Voit luoda projektin tilaa ja omistajaa koskevan tallennetun näkymän seuraavasti:
   • Napsauta + Lisää näkymä -kuvaketta ja valitse sitten Luo uusi näkymä.
   • Valitse Gantt-näkymä.
   • Anna näkymälle nimi ja napsauta sitten vahvistuskuvaketta.
   • ValitseTila-pudotusvalikko ja valitseAikataulussa,Viivästynyt jaPysäytetty.
   • ValitseOmistaja -pudotusvalikko ja valitseMinä, jotta omistaja määritetään dynaamisesti sen mukaan, kuka käyttäjä näkymää käyttää.
   • Napsauta oikeassa alakulmassaTallenna. 
4. Tarkista projektin tiedot ja niihin liittyvät tehtävät:
   • Vie hiiri projektin päälle ja napsauta + Lisää-kuvaketta luodaksesi tehtävän. Tämä liittää tehtävän automaattisesti projektiin.
   • Napsautalaajennuskuvaketta, jotta tehtävät näkyvät aikajanalla.
   • Napsauta aikajanalla olevaa palkkia avataksesi projektin tai tehtävän oikean paneelin esikatselussa.

Laadi neljännesvuosittainen tilanneraportti

Sprocketin johtajien on tarkasteltava projektien toimituksia neljännesvuosittain. Operatiivinen johtaja luo mukautetun raportin, jossa näkyvät projektien tilat, vaiheissa keskimäärin käytetty aika sekä suodatus nykyisen vuosineljänneksen mukaan.

Luo yksittäisiä tai mukautettuja raportteja projektien tilojen tai tiettyihin prosessivaiheisiin käytetyn ajan tarkastelemiseksi. Jos haluat esimerkiksi raportoida projekteista ja niihin liittyvistä tehtävistä, luo mukautettu raportti, jossa projektit ovat ensisijainen tietolähde ja tehtävät toissijainen.

Projektin tilanneraportin luominen:

1. Luo mukautettu raporttija valitse tietolähteeksiProjektit.
2. Lisää y-akselille ”Kumulatiivinen aika [vaiheen nimi] ”.
3. Lisää x-akselille ”Omistaja ”.
4. Voit muuttaa y-akselin keskiarvoksi seuraavasti:
   • Napsauta y-akselin ominaisuudessa olevaa aggregoinnin muokkauskuvaketta.
   • Napsauta Aggregointi -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Keskiarvo.
   • Napsauta Käytä.
5. Voit lisätä suodattimen neljännesvuosikohtaista yhteenvetoa varten seuraavasti:
   • Napsauta Suodatin -välilehteä.
   • Lisää suodatinvälilehteen Luontipäivä.
   • Napsauta Luontipäivä ja valitse sitten toinen avattava valikko.
   • Valitse Tämä neljännes tai toinen päivämääräväli.
   • Napsauta Käytä.
6. Napsauta Tallenna raportti.

Voit luoda projektivaiheen raportin, jossa esitetään kumulatiivinen aika projektin tilan mukaan seuraavasti:

1. Luo yksikohteinen raportti ja valitse tietolähteeksiProjektit.
2. Napsauta Lisää ominaisuuksia ja valitse Kumulatiivinen aika [projektivaiheessa].
3. Napsauta Visualisointi- välilehteä ja vedä Kumulatiivinen aika [projektivaiheessa] näyttö alueelle.
4. Valitseaggregointitapa (esim. keskiarvo, summa).
5. Määritä raportin suodattimet (esim. tiheys, luontipäivä).
6. Kun olet valmis, napsautaTallenna raportti.

Seuraavat vaiheet

Käytä projekteja muissa HubSpot-työkaluissa, kuten:

• Raportit
• Työnkulut
• Segmentit