Tietueiden synkronointi HubSpotin ja Salesforcen välillä

Salesforce-integraation avulla voit luoda ja käyttää sisällyttämissegmenttejä, joilla voit hallita, mitkä tietueet synkronoidaan HubSpotin ja Salesforcen välillä.

Sisällyttämissegmenteissä määritellään, mitkä tietueet voidaan synkronoida HubSpotista Salesforceen tiettyjen kriteerien perusteella. Tietueet, jotka eivät kuulu segmenttiisi, eivät synkronoi HubSpotin ja Salesforcen välillä.

Voit esimerkiksi luoda sisällyttämissegmentin synkronoidaksesi vain tietyssä elinkaaren vaiheessa olevat yritykset tai vain määrätyn tilan omaavat liput.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn sisällyttämissegmenttien kanssa, varmista, että ymmärrät, miten ne vaikuttavat Salesforcen synkronointikäyttäytymiseen.

• Voit käyttää sisällyttämissegmenttejä synkronoidessasi yhteystietoja, yrityksiä (kun olet päivittänyt uuteen yrityssynkronointiin), lippuja ja mukautettuja objekteja.
• Vain aktiiviset segmentit voidaan määrittää Salesforce-integraatiosegmentiksi, sillä ne päivittyvät dynaamisesti, kun tietueet täyttävät tai eivät täytä segmenttikriteerejäsi.
• Segmentin valitseminen sisällyttämissegmentiksi ei synkronoi segmenttiä automaattisesti Salesforcen kanssa. Segmentin jäsenet synkronoidaan Salesforceen vasta, kun synkronointi käynnistetään. Lue, miten segmentti synkronoidaan manuaalisesti uudelleen Salesforcen kanssa.
• Jos uudet tai olemassa olevat Salesforce-johdot tai -kontaktit on määritetty luomaan automaattisesti HubSpot-kontakteja integraatioasetuksissa, uusi kontakti luodaan tai olemassa oleva kontakti synkronoidaan HubSpotissa, kun Salesforce-johto tai -kontakti luodaan, vaikka HubSpot-kontakti ei olisikaan sisällyttämissegmentissäsi. Yhteystiedon tai liidin lisäpäivitykset joko HubSpotista tai Salesforcesta synkronoidaan toiseen alustaan vasta, kun ne täyttävät segmenttikriteerit.
• Harvoissa tapauksissa, kun ominaisuuden päivitys muuttaa tietueen sisällyttämissegmentin jäsenyyttä, tietueen päivitys saattaa synkronoitua ennen kuin sisällyttämissegmentti arvioidaan uudelleen. Tämän seurauksena tietue saattaa synkronoitua sen sijaan, että se ohitettaisiin. Näin voi tapahtua vain silloin, kun ominaisuuden päivitys poistaisi tietueen sisällyttämissegmentistä, koska synkronointi voi tapahtua nopeammin kuin sisällyttämissegmentin arviointi.

Sisällytyssegmentin määrittäminen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta Salesforce.
3. Siirry tietojen synkronointi -välilehdelle.
4. Valitse [Object](esim. yhteystiedot, yritykset jne.) > Synkronointisäännöt.
5. Napsauta Pudotusvalikossa Rajoita synkronoitavia tietoja -osiossa ja valitse olemassa oleva aktiivinen segmentti. Voit luoda uuden aktiivisen segmentin valitsemalla + Luo sisällyttämisluettelo.

• • Jos valitset olemassa olevan aktiivisen segmentin, asetus päivittyy automaattisesti.
  • Jos valitset + Luo sisällyttämisluettelo, sinut ohjataan luomaan uusi segmentti segmenttityökalussa.
    
    • Napsauta vasemmassa yläkulmassa kynäkuvaketta edit ja anna segmentille nimi ja valitse sitten kriteerit. Lisätietoja segmenttikriteerien määrittämisestä.
    • Napsauta oikeassa yläkulmassa Review (Tarkista) ja tallenna. Segmentin käsittely voi kestää jonkin aikaa.
    • Palaa Salesforce-integraatioasetuksiin. Napsauta Inclusion List (Sisällyttämisluettelo ) -asetuksessa pudotusvalikkoa ja valitse juuri luotu aktiivinen segmentti. Asetus päivittyy automaattisesti.

Salesforce-tuonnin ja sisällyttämissegmenttien ymmärtäminen

Tuomalla Salesforce-tietueita HubSpotiin voit tuoda olemassa olevia tietoja Salesforce-instanssistasi suoraan HubSpot-tilillesi.

Jos tuot liidit tai yhteystiedot Salesforce-tietueesta, vain liidien tai yhteystietojen sähköpostiosoite synkronoidaan Salesforce-tietueesta tuontihetkellä. HubSpot-tileillä, joilla ei ole sisällyttämissegmenttiä, tai sisällyttämissegmentissä olevien yhteystietojen osalta synkronointi käynnistyy automaattisesti tuonnin jälkeen, jolloin loput Salesforce-kenttien arvot synkronoidaan. Niiden yhteystietojen osalta, jotka eivät ole sisällyttämissegmentissä, kaikki muut yhteystiedon ominaisuudet pysyvät tyhjinä alkuperäisen tuonnin jälkeen.

Miten sisällyttämissegmentit käyttäytyvät ensimmäisellä synkronoinnilla ja kaksoiskappaleiden kanssa?

Kun käytät sisällyttämissegmenttejä HubSpotissa, on tärkeää ymmärtää niiden rooli ensimmäisen synkronoinnin aikana ja kaksoiskappaleiden hallinnassa.

Ensimmäisen synkronoinnin käyttäytymisen ymmärtäminen

Kun tietue synkronoidaan ensimmäisen kerran HubSpotin ja Salesforcen välillä, kartoitetut kentät saattavat päivittää Salesforcen tietuetta, vaikka tietue ei olisi vielä osa sisällyttämissegmenttiä HubSpotissa. Näin tapahtuu, kun HubSpot tietää Salesforce-tietueen ID:n, mutta vastaavaa HubSpot-tietuetta ei ole vielä olemassa. Koska sisällyttämissegmentit perustuvat HubSpotin tietoihin, HubSpot ei voi arvioida sisällyttämiskriteerejä ennen kuin HubSpot-tietue on luotu ja synkronoitu. Tämän seurauksena ensimmäisen synkronoinnin aikana kartoitetut kentät saattavat synkronoida tietoja takaisin Salesforceen.

Ymmärrä päällekkäiset tietueet

Jos HubSpot-tietue liitetään toiseen Salesforce-tietueeseen, integraatio käsittelee tätä uutena synkronointiparina. Aina kun uusi HubSpot-Salesforce-pariliitos luodaan, integraatio pitää sitä ensimmäisenä synkronointina, joten kenttien kartoitukset saattavat synkronoida tietoja takaisin Salesforceen.