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Nettoyez vos listes de contacts pour améliorer la délivrabilité des e-mails

Dernière mise à jour: février 19, 2019

Disponible avec :

Hub Marketing Starter, Professional, Enterprise
Basique

Tenir à jour vos listes de contacts est la meilleure façon de tirer le meilleur parti de vos efforts d’email marketing. Les filtres anti-spam peuvent identifier et filtrer les e-mails que vos contacts n’ouvrent pas ou ne cliquent pas. En vous concentrant sur les contacts qui s’occupent de vos e-mails, vous atteindrez les boîtes de réception qui comptent le plus.

Ce guide décrit les étapes que vous pouvez suivre pour nettoyer vos listes de contacts en fonction de leur source d’origine. Vous pouvez apprendre comment supprimer les contacts qui ont généré un rejet permanent ou qui se sont désabonnés ici.

Identification de la source d’origine des contacts

Avant d’importer vos contacts, vous devriez effectuer quelques étapes afin de garantir que vous pouvez leur envoyer des e-mails via HubSpot. Consultez les recommandations ci-dessous pour chaque type de source.

Remarque : si vous avez encore des questions concernant vos contacts après avoir consulté ces types de sources et recommandations, vous pouvez vous adresser directement à votre Customer Success Manager ou à la communauté HubSpot.

Ancienneté du contact

L’absence de source se justifie le plus souvent par l’ancienneté des contacts Si vos contacts sont trop anciens pour savoir d’où ils proviennent, utilisez ces propriétés pour obtenir davantage de contexte (à partir de n’importe quel CRM ou ESP, pas seulement HubSpot) : 

  • Date de création
  • Date de conversion récente
  • Dernière soumission de formulaire
  • Dernier e-mail ouvert
  • Dernier clic dans un e-mail
  • Dernière réponse
  • Date du dernier achat
  • Date de la dernière activité 

Si le champ de date d'un contact ne contient aucune valeur connue, consultez la section Source inconnue ci-après.

Soumission d'un formulaire sur votre site web

Les contacts convertis sur votre site Web proviennent d’une source de haute qualité parce qu’il est clair que ces contacts :

  • comprennent ce que fait votre entreprise ;
  • reconnaissent le nom et/ou le domaine de messagerie de l'expéditeur de votre e-mail ;
  • s'intéressent à ce que vous avez à offrir.

Remarque : assurez-vous que les adresses électroniques recueillies par le biais d’un formulaire autorisent clairement la réception de futurs e-mails de votre part. Par exemple, un contact peut soumettre un formulaire pour recevoir une offre de contenu, mais peut ne pas souhaiter recevoir de mises à jour régulières par e-mail. Une case à cocher du formulaire est un moyen courant d’inclure une étape supplémentaire pour confirmer que le contact souhaite recevoir de futurs e-mails marketing.

En cas de problèmes de délivrabilité parmi les contacts qui ont soumis un formulaire sur votre site, vous devez effectuer quelques étapes pour passer en revue et vérifier vos contacts.

  • Examinez les engagements récents pour vous assurer que ces contacts sont toujours intéressés à avoir de vos nouvelles. Recherchez la date du dernier engagement pour les propriétés suivantes dans HubSpot :
    • Date du dernier e-mail
    • Date de création
    • Date de conversion récente
    • Dernière soumission de formulaire
    • Dernier e-mail ouvert
    • Dernier clic dans un e-mail
    • Dernière réponse
    • Date du dernier achat
  • Les contacts qui ont interagi avec vos e-mails ou votre site web au cours de l'année passée peuvent être inclus dans vos futures campagnes marketing.
  • Si la valeur associée à l'une des propriétés ci-dessus est inconnue ou date de plus d'un an, lancez une campagne de réengagement pour confirmer que ces contacts s'intéressent toujours à votre contenu. 
    • Dans votre campagne e-mail, essayez d'inclure du contenu pertinent par rapport aux centres d'intérêt des contacts.
    • L'engagement par e-mail (ouvertures ou clics) peut prendre une à deux semaines.
    • Dressez la liste des contacts qui n'ont pas interagi avec votre e-mail de réengagement, puis supprimez cette liste.

Autre CRM ou fournisseur de services de messagerie

Lorsque vous commencez à utiliser HubSpot, il est courant d’importer des contacts d’une autre base de données de contacts ou d’un autre fournisseur de services de messagerie. Avant d’importer les contacts dans HubSpot, vérifiez les informations que vous possédez déjà sur leurs intérêts et leur historique d’engagement.

  • Rassemblez les contacts qui ont généré un rejet permanent ou qui se sont désabonnés dans l’autre système et importez-les dans HubSpot en tant que liste de désabonnements.
  • Déterminez la dernière fois que ces contacts ont interagi avec votre contenu en examinant les détails suivants dans votre base de données actuelle :
    • Date du dernier e-mail
    • Date de création
    • Date de conversion récente
    • Dernière soumission de formulaire
    • Dernier e-mail ouvert
    • Dernier clic dans un e-mail
    • Dernière réponse
    • Date du dernier achat
  • Les contacts qui ont interagi avec vos e-mails ou votre site web au cours de l'année passée peuvent être inclus dans vos futures campagnes marketing.
  • Si la valeur associée à l'une des propriétés ci-dessus est inconnue ou date de plus d'un an, lancez une campagne de réengagement pour confirmer que ces contacts s'intéressent toujours à votre contenu. 
    • Dans votre campagne e-mail, essayez d'inclure du contenu pertinent par rapport aux centres d'intérêt des contacts.
    • L'engagement par e-mail (ouvertures ou clics) peut prendre une à deux semaines.
    • Dressez la liste des contacts qui n'ont pas interagi avec votre e-mail de réengagement, puis supprimez cette liste.

Votre équipe commerciale ou une autre équipe interne

Les équipes de vente évoluent à un rythme rapide, et parfois vous pouvez recevoir des leads de votre équipe sans information complète sur la façon dont ils ont choisi de s’inscrire et ce à quoi ils se sont abonnés. Suivez les étapes suivantes pour passer en revue les contacts de cette source afin de vous assurer qu’ils sont bons à inclure dans vos listes d’e-mail marketing pour l’avenir :

  • Renseignez-vous auprès de votre équipe commerciale afin d'en savoir plus sur la façon dont la prise de contact s'est déroulée et sur le contenu de leurs échanges.
  • Élaborez avec cette équipe un processus de suivi de la source initiale des contacts pour l’avenir. Envisagez d’utiliser une propriété personnalisée pour aider à étiqueter les contacts afin que vous sachiez quel type de contenu correspond le mieux à leurs intérêts.
  • Consultez les détails enregistrés dans les propriétés des contacts pour tenter d'identifier les formulaires spécifiques que ces contacts ont soumis ou ce qui les intéresse. Même l’intervalle de temps pendant lequel votre équipe est entrée en contact avec eux peut fournir des indices sur ce dont ils ont pu discuter.
  • Créez une propriété de contact personnalisée pour commencer à libeller ces contacts provenant d'une source spécifique.
  • Dans HubSpot, examinez les propriétés des contacts pouvant vous renseigner sur leur niveau d'engagement :
    • Date du dernier e-mail
    • Date de création
    • Date de conversion récente
    • Dernière soumission de formulaire
    • Dernier e-mail ouvert
    • Dernier clic dans un e-mail
    • Dernière réponse
    • Date du dernier achat
  • Les contacts qui ont interagi avec vos e-mails ou votre site web au cours de l'année passée peuvent être inclus dans vos futures campagnes marketing.
  • Si la valeur associée à l'une des propriétés ci-dessus est inconnue ou date de plus d'un an, lancez une campagne de réengagement pour confirmer que ces contacts s'intéressent toujours à votre contenu. 
    • Dans votre campagne e-mail, essayez d'inclure du contenu pertinent par rapport aux centres d'intérêt des contacts.
    • L'engagement par e-mail (ouvertures ou clics) peut prendre une à deux semaines.
    • Dressez la liste des contacts qui n'ont pas interagi avec votre e-mail de réengagement, puis supprimez cette liste.

Visiteurs de votre stand à l'occasion d'une conférence, d'un événement ou d'un salon professionnel

Les Contacts qui ont fait une connexion en personne avec votre équipe à une conférence ou un salon commercial ont démontré un intérêt pour votre entreprise. N’oubliez pas que s’arrêter à un stand n’équivaut pas nécessairement à accepter de recevoir des e-mails, à moins que le contact n’ait rempli un formulaire d’inscription ou n’ait manifesté un intérêt à recevoir des mises à jour par e-mail. 

La meilleure pratique consiste à n’entrer en contact qu’avec des personnes qui ont délibérément choisi de recevoir des e-mails. Vous pouvez vérifier les propriétés de contact suivantes dans HubSpot pour vérifier l’historique d’engagement du contact. 

  • Si les valeurs de ces propriétés de date sont inférieures à un an, vous pouvez continuer d'envoyer des e-mails à ces contacts via HubSpot. 
    • Date du dernier e-mail
    • Date de création
    • Date de conversion récente
    • Dernière soumission de formulaire
    • Dernier e-mail ouvert
    • Dernier clic dans un e-mail
    • Dernière réponse
    • Date du dernier achat
  • Si les contacts n'ont pas interagi avec votre contenu au cours de l'année passée sur la base des propriétés ci-dessus, vous pouvez lancer une campagne de réengagement afin de confirmer que ces contacts s'intéressent toujours à ce que vous avez à leur offrir.
    • Dans votre campagne e-mail, essayez d'inclure du contenu pertinent par rapport aux centres d'intérêt des contacts.
    • L'engagement par e-mail (ouvertures ou clics) peut prendre une à deux semaines.
    • Dressez la liste des contacts qui n'ont pas interagi avec votre e-mail de réengagement, puis supprimez cette liste.

Source tierce

Certaines sources tierces offrent la possibilité aux contacts de s’inscrire pour recevoir du contenu pertinent d’un partenaire. Si un tiers ou un partenaire fournit des adresses électroniques à votre équipe, il y a quelques éléments à prendre en compte avant d’envoyer des e-mails à ces contacts :

  • Ces contacts savent-ils qu'ils sont susceptibles de recevoir des e-mails marketing de votre part ?
  • Une option leur permettait-elle de refuser de recevoir des e-mails lorsque leurs informations ont été collectées par un tiers ?
  • Envoyez-vous du contenu pertinent par rapport à leurs centres d'intérêt exprimés depuis la source d'origine ?

La meilleure pratique consiste à n’entrer en contact qu’avec des personnes qui ont délibérément choisi de recevoir vos e-mails. Si les coordonnées des contacts sont partagées avec vous à votre insu, examinez les recommandations concernant d’autres sources de contacts et supprimez cette liste de votre base de données.

  • Dans HubSpot, examinez les propriétés des contacts pouvant vous renseigner sur leur niveau d’engagement : Les contacts qui ont interagi avec vos e-mails ou votre site web au cours de l’année passée peuvent être inclus dans vos futures campagnes marketing.
    • Date du dernier e-mail
    • Date de création
    • Date de conversion récente
    • Dernière soumission de formulaire
    • Dernier e-mail ouvert
    • Dernier clic dans un e-mail
    • Dernière réponse
    • Date du dernier achat
  • Si les contacts n'ont pas interagi avec votre contenu au cours de l'année passée sur la base des propriétés ci-dessus, ou si le processus d'abonnement auprès de ce tiers n'était pas assez clair, lancez une campagne de réengagement afin de confirmer que ces contacts s'intéressent toujours à ce que vous avez à leur offrir.
    • Dans votre campagne e-mail, essayez d'inclure du contenu pertinent par rapport aux centres d'intérêt des contacts.
    • L'engagement par e-mail (ouvertures ou clics) peut prendre une à deux semaines.
    • Dressez la liste des contacts qui n'ont pas interagi avec votre e-mail de réengagement, puis supprimez cette liste.

Source inconnue

Dans certains cas, il est possible qu’il vous manque un contexte historique sur la source de certains contacts dans votre base de données. Chaque importation dans votre compte HubSpot créera une nouvelle liste statique, et vous pouvez passer en revue les contacts de chaque liste en détail jusqu’à ce que des modèles commencent à apparaître qui vous aident à comprendre leur source originale. 

Quelques méthodes peuvent vous aider à obtenir des informations sur les sources de vos contacts :

Méthode 1

  • Consultez les détails enregistrés dans les propriétés des contacts pour tenter d'identifier les formulaires spécifiques que ces contacts ont soumis ou ce qui les intéresse. 
  • Mettez à jour les fiches d'informations des contacts au moyen d'une propriété personnalisée afin de les libeller pour référence ultérieure et d'identifier le type de contenu le plus pertinent par rapport à leurs centres d'intérêt.
  • Dans HubSpot, examinez les propriétés de contact suivantes pour trouver des indices sur le niveau d’engagement du contact. Les contacts qui ont interagi avec vos e-mails ou votre site web au cours de l’année passée peuvent être inclus dans vos futures campagnes marketing.
    • Date du dernier e-mail
    • Date de création
    • Date de conversion récente
    • Dernière soumission de formulaire
    • Dernier e-mail ouvert
    • Dernier clic dans un e-mail
    • Dernière réponse
    • Date du dernier achat
  • Si la valeur associée à l'une des propriétés ci-dessus est inconnue ou date de plus d'un an, lancez une campagne de réengagement pour confirmer que ces contacts s'intéressent toujours à votre contenu. 
    • Dans votre campagne e-mail, essayez d'inclure du contenu pertinent par rapport aux centres d'intérêt des contacts.
    • L'engagement par e-mail (ouvertures ou clics) peut prendre une à deux semaines.
    • Dressez la liste des contacts qui n'ont pas interagi avec votre e-mail de réengagement, puis supprimez cette liste.  

Méthode 2

  • Dans votre compte HubSpot, sélectionnez Contenu > E-mail et cliquez sur le nom de l'adresse e-mail affichant le taux de rejets permanents le plus élevé pour connaître les détails postérieurs à l'envoi.
  • Cliquez sur l'onglet Destinataires, puis sur Rejeté.
  • Cliquez sur la fiche d'informations d'un contact ayant généré un rejet permanent.
  • Trouvez la source de ce contact à l'aide des méthodes suivantes : 
    • Faites défiler jusqu'au début de la chronologie de ce contact.
    • Examinez le début de l'historique de la propriété du contact en cliquant sur Afficher > Afficher l'historique de la propriété dans la section À propos du contact.
    • Voir les propriétés telles que Source d’origine (explorations 1 et 2). Vous pouvez également rechercher ces propriétés en particulier en cliquant sur Afficher > Afficher toutes les propriétés. Dans la barre de recherche de gauche, recherchez la Source d’origine, puis survolez l’une des propriétés de la source d’origine et cliquez sur Voir l’historique.]
    • Vous pouvez découvrir des contacts avec une source d’origine de BCC_TO_CRM ou de connexion à la boîte de réception. Il s’agit des contacts qui ont été inclus dans un e-mail envoyé par votre client de messagerie à l’aide du plugin HubSpot Sales. Découvrez comment créer une liste de tous les contacts en fonction de cette valeur de propriété de contact.
    • Si vous utilisez Salesforce, reportez-vous à la propriété intitulée Statut du prospect, synchronisée automatiquement.
    • Dans le volet de gauche, consultez la liste des abonnements du contact. Lorsqu’un contact est importé, il est ajouté à une liste statique. La liste statique porte le nom du CSV importé. Souvent, le nom de ce fichier révèle la source. 
  • Notez toutes les propriétés de contact permettant d'identifier d'autres contacts provenant de la même source.
  • Répétez ce processus jusqu'à découvrir la source de la majorité des contacts ayant généré un rejet permanent.

Connexion via les réseaux sociaux (LinkedIn, par exemple) 

Envoyer des e-mails à des contacts non engagés ou inconnus peut sembler inoffensif, mais travailler avec ce type de sources peut nuire gravement à votre réputation en matière d’envoi d’e-mails. Imaginez comment vous réagiriez si une connexion LinkedIn vous abonnait à sa newsletter. Vous avez une relation avec eux, mais recevoir ce contenu inattendu que vous n’avez pas demandé créera une expérience négative et déroutante, ce qui entraînera un taux plus élevé de plaintes et de désabonnements de spam.

Reportez-vous à la section suivante sur les autres sources de contact ci-dessous pour plus d’informations sur les dangers de l’envoi d’e-mails à des contacts qui ne sont pas engagés ou qui ne le savent pas.

Autres sources de contact

Tous les contacts associés aux types de sources suivants doivent être supprimés de votre base de données, car le fait d'envoyer des e-mails à des contacts non engagés ou qui ne s'y attendent pas peut nuire à votre réputation d'envoi d'e-mails :

  • Participants à une conférence ou un salon professionnel
  • Adresses e-mail déduites du format utilisé par l'entreprise
  • Listes louées, empruntées, récupérées ou achetées 

Voici quelques points importants à prendre en compte lors de l'examen des contacts provenant de ces sources :

  • Nombre de ces sources contiennent des filtres anti-spam, des e-mails conçus pour aider les fournisseurs de services de messagerie à identifier les spammeurs. 
  • Toute communication avec des contacts provenant de ces autres sources constitue également une violation directe de notre Politique d'utilisation équitable et de la loi CAN-SPAM
  • Un score de spam de 0,1 % pour un seul e-mail est un signal d'alarme et augmentera les chances que vos communications soient rejetées ou atterrissent dans le dossier de spam.
  • Un manque d'enthousiasme parmi vos destinataires peut également nuire à votre réputation d'envoi, car un e-mail marketing dont le taux d'ouverture est inférieur à 15 % signale aux fournisseurs de services de messagerie que l'expéditeur envoie du spam. 

Remarque : les listes achetées doivent être immédiatement supprimées de HubSpot ou importées en tant que listes de désabonnement afin de garantir qu'elles sont automatiquement supprimées de tous les e-mails marketing.